文件管理流程.doc

精品文档*有限公司文件编号: LT/LC0012013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码: 1/61、目的 对本公司所有文件进行控制，确保各部门所使用的文件均为有效版本。2、范围 适用于本公司所有文件的控制。3、职 责 3.1 行政部为文件控制的归口管理部门，负责公司文件、国家法律法规、技术标准的标识、发放、归档管理。3.2 总经理负责各项流程、标准、操作规范、技术工艺、制度等文件的批准、发布及修改的审批；3.3 生产厂长负责工艺文件、产品标准、检验规范、操作规程等作业指导文件的审核；3.4 各职能部门负责本部门文件(含外来文件)的实施、管理控制，保证只能使用有效文件。4、文件的分类及定义：4.1 受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进行控制的文件，其封面文档有红色“受控”标识。对需更改的受控文件更改后应对原文件进行收回，作销毁处理或加盖“作废”标识。4.2 非受控文件：非受控文件不再使用时,该类文件其封面或页面上无“受控”印章标识，文件更改不必通知文件持有者。4.3 流程文件：指导员工如何进行和完成工作内容的文件。（如：采购管理流程、文件管理流程、不合格品管理流程等涉及多个部门的流程性文件。）4.4 外来文件：指来源于公司外部的与公司有关的文件。（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等。）4.5 作业指导文件：要求、说明、规范、工艺或产品标准、指南等详细说明特定作业是如何有效运作的文件。（如：各工序的操作规程和各工序的作业指导书。）4.6 其它管理制度：制度、规定、岗位说明书等。5、工作流程：5.1文件的分类及编号 流程性文件： 分类编号: LT/LC；*有限公司文件编号: LT/LC0012013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码: 2/6 记录、表格： 分类编号: LT/JB； 作业指导文件： 分类编号: LT/ZD； 标准类文件： 分类编号: LT/BZ；其它类（管理制度）： 分类编号：LT/QT；公司红头文件按照年度及顺序号进行编号；外来文件依据外来自有编号存档。5.2 部门代号（受控号）：A龙腾公司 A0董事长 A1总经理 A3安委会；B营销中心 B0营销部 B1客服部；C行政中心 C0行政部 C1人力资源部；D技术中心 D0技术部 D1质保部；E采购部；F财务部；G生产中心 G1生产车间 G2仓库。5.3 文件的编写和审批：（1）公司规划由总经理提出，行政部起草，高层管理例会审核，董事长批准。（2）各类流程、标准、工艺、规程、方法、制度由文件所属部门编写，部门最高领导审核，总经理批准。（3） 各部门内部文件由各部门负责编写，部门主管审核，部门最高领导批准。（4） 外来文件由行政部负责发放，对于个人的信件、信函不留存档，其它文件（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等文件）由行政部确定发放范围，并加印受控章、标识部门编号后予以发放至对应部门。（5）公司所有文件（除部门内部的非受控文件外）必须由行政部统一发放、归档管理。5.4 文件的编号、登记、标识和编目：5.4.1 编号规定：流程性文件： LT / LC -年号顺序号流程文件 企业代号 *有限公司文件编号: LT/LC0012013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码: 3/6记录、表格： LT / JL - 顺序号 部门代码 记录、表格企业代号作业指导文件：年号 LT / ZD - - 顺序号 部门代码 作业指导书、检验规范 企业代号标准类文件：企业代号部门代码顺序号年号 LT / BZ - - 标准类文件 其它类（管理制度）文件：企业代号其它类文件部门代码顺序号年号 LT / QT - - *有限公司文件编号: LT/LC0012013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码: 4/6外来文件按其原编号或名称作为分类编号。公司红头文件编号：德龙字第号文件顺序号年代号5.4.2 发放和登记：文件和资料正本由行政部存档,有关副本应严格按文件要求发放范围和数量，填写文件发放登记表，复印后发放至相关部门,相关部门收到文件后在文件发放登记表上签字。受控文件由相关部门确定发放范围，由行政部统一发放。记录、表格类文件由表格使用部门负责存档和保管，受控的表格文件必须将文件样本、编号和名称报行政部，由行政部负责编制公司所有受控表格文件的目录，将表格样本进行存档，并每月对各部门的保存情况进行检查。各部门的受控文件必须附有受控文件目录表。5.4.3标识： 文件分为“受控”和“非受控”两类。 a）受控文件的标识流程类文件、作业指导类文件、标准类文件、记录、表格、订单、合同、客户档案为受控文件，其它管理制度根据其内容，涉及公司机密信息的设为受控文件，一般性制度可为非受控文件。受控文件由行政部负责加盖红色“受控”印章（记录、表格、订单、合同、客户档案为便于管理可不加盖受控印章，但使用部门必须确保文件的安全，防止泄密），每份文件均标注部门代号。发放到各个部门的受控文件严禁丢失，文件作废后要及时配合行政部收回。b) 非受控文件不加盖标识章。5.4.4 所有受控的内部文件、外来标准、法律法规，必须编制受控文件目录表。5.5 文件的作废、回收和处理：作废的文件由起草部门填写文件作废申请表，经总经理批准后，由行政部按原发放范围收回后加盖“作废” 印章，进行统一销毁，销毁时，必须由2人以上人员共同销毁，监销人员必须在文件销毁记录表上签字。如需作资料保留的,加盖“作废留存” 印章后进行分类存档。作废留存文件由行政部负责存档，并附作废留存文件目录。5.6 持有受控文件的人员, 因工作调动或其它原因离开原工作岗位,应将受控文件交回本部门。5.7 文件的修改：*有限公司文件编号: LT/LC0012013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码: 5/65.7.1 受控文件修改由编制人填写文件更改申请单, 按以下方式经领导批准后, 由行政部持文件更改申请单按发放范围进行修改或更换新页。a) 流程类文件由根据公司发展或需要，任何人均可提出修改意见,高层例会审议通过后，由总经理批准。 b) 其它文件的修改,由部门提出修改意见, 部门最高领导审核，总经理批准。 c) 由公司领导指定部门进行修改时,原文件审批部门提供有关的背景材料。5.7.2 文件一般以换页或换版的形式进行修改。 a) 换页:当一页中出现更改内容时,应换页。在修改状态栏中标识1、2表示修改次数。 b) 文件经过原则性、大幅度修改或整体结构发生变化后,应换版。在版本号中标识A、B、C表示版次。5.8 文件的使用和保护：5.8.1 当使用的文件破损严重影响使用时,可到原发文部门办理更换手续,交回破损文件,换取新文件。新文件仍沿用原发放号码,旧文件交行政部销毁。 5.8.2 当文件使用人因所持的文件丢失需要补发和再复印的, 填写文件复印/补发申请单,由文件使用部门领导审核，根据文件的不同分别由以下领导进行批准：a) 公司合同、客户档案、操作规程、工艺、质量标准由总经理审核，董事长批准。 b) 流程类文件由编写部门领导审核，总经理批准。 c) 各部门文件由文件编写部门主管审核，部门最高领导批准。需要补发的文件必须在文件上编制发放号（在原文件编号后标注01、02表示新发放次数）, 同时注明丢失文件的发放号作废。5.9 文件的复印和借阅：5.9.1 受控文件的复印由需求部门根据需要提出申请,根据5.8.2批准权限经批准后,由行政部复印,并填写文件发放登记表。5.9.2 文件的借阅必须填写文件借阅申请表，并注明归还时间，经部门最高领导审核，行政部最高领导批准后方可借阅。5.10 媒体形式文件的管理：5.10.1 光盘、移动硬盘类文件存档要以不干胶标记标识，并做好文件目录，文件的打印、复印必须按照本控制程序执行。5.10.2 当文件发生修改时, 应对呈媒体形式保存的文件同时进行修改。 *有限公司文件编号: LT/LC0012013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码: 6/66、本流程相关的记录文件及保存时限：编号 文件名称 保存期限6.1 LT/JBC0-001 受控文件目录表 长期6.2 LT/JBC0-002 文件发放登记表 长期6.3 LT/JBC0-003 文件更改申请单 三年6.4 LT/JBC0-004