教学档案管理制度.doc

教学档案管理制度教学档案是学校档案的重要组成部分，是我院师生员工的劳动成果和智慧结晶。为了加强我院教学档案工作，充分发挥教学档案在学院管理、教学活动、教学研究等项工作中的作用，提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更有效地发挥教学档案的作用，根据国家和省档案局的有关文件精神，结合我院实际，特制定本管理办法。一、教学档案工作的基本原则 （一）凡在教学管理及教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料均属教学档案。 （二）教学档案是衡量学院教学管理水平和教学质量的重要标志，是学院档案的主体、核心和重点之一。学院应加强领导，把教学档案工作列入整体工作计划和教务处工作日程。 （三）教学档案实现集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 （四）教务处及所属各科室与业务部门的负责人和全体工作人员均是兼职档案员，日常工作中注意积累档案材料，并按期向档案室移交。 （五）努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步建立教学档案数椐库，并纳入学院信息系统管理和开发利用，成为教学工作信息咨询部门之一。二、教学档案归档范围及确定的原则 （一）归档的教学文件材料，必须对学院和国家具有参考价值和凭证作用。 （二）归档的教学文件材料，必须反映学院管理活动的全过程，力求完整、准确、系统。 （三）归档的教学文件材料主要内容包括综合管理、招生、学籍管理、教学、学科建设、课堂教学和实践、学位、毕业生工作等方面，详见附件。三、教学档案室的基本任务（一）新学年开始后，由分管档案工作的领导在部署新学期工作时，同时布置形成积累教学文件材料的任务。 （二）每学期专职档案员按文件材料类别进行积累，并定期整理。 （三）档案室要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的积累工作。 （四）坚持部门立卷归档的原则，由教务处及所属部门兼职档案员负责向档案室归档。 （五）根据教学文件材料的形成规律及各级颁发的法规和规定进行组卷、上架、保存。四、 档案材料的归档、移交和接收 （一）归档的教学文件材料必须格式统一，字迹清楚（不准有铅笔字和圆珠笔字），完整齐全，教学文件一般归档一份。 （二）组卷时卷内密不可分的文件按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后排列。 （三）卷内文件一律拆掉金属物，并且分别用线装订，不允许出现破损现象。 （四）按顺序编排页号，只要有文字，均应编码，页码位置在材料的右下角，并填写卷内目录与备考表。 （五）办理归档移交。交接双方必须当面检查验收，凡不符合规定者，应改正后再移交。 （六）教学各种材料于每学期初即3-4月、9-10月移交上学期的档案；自考班按学段每年五月、十一月移交。五、教学档案的管理 （一）分类编号 （1）按照高等学校档案实体分类法的规定档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。（2）根据教学档案的内容和特点，类目设置为二级。（3）教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号 模式如下：20XXJX00X1n 案卷号 教学类档案二级类目代号 教学类档案一级类目代号 年度号 说明：案卷号的第一位数字是学制号即计划内-1、学历文凭-2、自学考试- 3、预科-4；第二位是案卷顺序号。 （二）编目（1）每卷档案封面上的项目填写清楚，卷脊上写档案号。（2）按档号顺序，编制教学档案目录。（3）编制各种分类目录和年度总目录及目录卡。 （三）排架保管（1）按教学档案号顺序排架。（2）严格按高校档案部门业务建设规范的要求执行各种制度。（3）库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设 施。 （4）档案部门应纳入学院自动化管理系统，根据工作的需要逐步设置计算机、复印机、去湿机、空调机、吸尘器等。 （5）案卷入库时应检查账、卡、物是否相符。以学年为单位，按不同学制、年级顺序排列。 （6）案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号和档案资料存放标志图、示意图。 （7）档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题及时解决。对破损、褪变的档案要及时修补复制。附件： 教学类档案分类编目、归档范围和保管期限 分类号： JX11 综 合序号类 目 名 称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料 长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久3关于教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期5各种教学方面的统计报表 永久6学生运动会材料 长期分类号： JX12 学科、专业与实验室建设1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3学科、专业、实验室计划、简报、总结材料长期4学科、专业、实验室建设统计表 永久分类号： JX13 招 生1招生简章长期2新生名单、专业分班统计表 长期分类号： JX14 学籍管理1新生入学登记表、学籍卡片、在校生名册永久2学生成绩总册永久3学生学籍变动材料（留级、休学、复学、退学）长期4学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班集体）长期5学生处分材料长期序号类 目 名 称保管期限分类号： JX15 课程教学与教学实践1各专业教学计划、教学大纲永久2教材使用计划长期3教师任课安排表长期4校历、课程表长期5教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料短期6授课计划、短期7教学检查、社会调查计划、总结分析材料短期8考试安排表、考场记录、考场安排表短期分类号： JX16 学 位1上级有