行政部岗位职责.doc

集团行政人员工作岗位分工细化集团行政办公室主任江滔：一、 主持集团行政部各项日常工作1、负责监督各项行政管理制度的执行情况2、负责集团员工的考勤、工资审核，监管检查员工的工作状况3、所有行政类发票报销把关签字和提交OA 流程。4、安排集团环境卫生的清理及维护，环境绿化管理。5、根据政府劳动部门的规定，制定统一的劳动社会保障体系，为员工办理各项社会保险。6、安排并监督集团所有车辆的维修、保险、违章处理（公司有指定的维修厂）。7、安排集团的公务车辆用车8、处理领导交办的各类烟酒、购物卡、茶叶、办公桌椅的采购（指定供应商）。二、协助总经理开展公共关系1、协助做好各职能部门的联络、协调工作。做好上情下达2、配合公司各部门，协调公司与政府职能部门的关系。3、协助总经理进行对外事务联络，协调与行业管理机构及其他单位的关系。4、协助总经理进行与集团各职能部门、分公司进行联络与沟通。5、对分公司的行政管理工作进行检查与监督。三、负责办理各公司的营业执照及变更维护1、新公司成立的营业执照、刻章办理,后期各种的变更（如：法人变更、股权变更、公司经营范围增减及经营住所的变更）。2. 安排原有公司名下所有法人、股东的沟通联络（签字身份证及授权文件等）。集团行政办公室副主任、人事专员邓晓敏：一、行政日常工作：1. 车辆调度：每日做好派车登记，油卡充值明细登记、车辆续保、及时通知司机年检处理违章。2. 维修厂车辆费用统计及请款3. 办公用品申购、入库、日常领用登记。4. 会议安排：购买会议接待水果、茶水、桌椅摆放。5. 花草、鱼缸养护及费用请款，茶水间净水器滤芯耗材更换，请款6. 打印机使用张数登记，请款及跟通知换硒鼓墨盒加碳粉。7. 集团有关电信费用的对接、办理8. 协助办公室主任开展行政其它工作二、人力资源工作1. 承担人事招聘、入职、离职工作2.及时办理劳动合同签订、续签、解除等工作3. 每月失业动态检测系统人员申报，不定期参加培训4. 每月做好员工生日补贴、工龄调薪、过节费申请三、配合经营部工作1. 配合经营部投标需要，查询人员状态及打印社保凭证。2. 配合泉州、厦门、漳州、莆田分公司投标需要查询人员社保状态，社保增员、代缴费用清算3. 外挂人员三金费用统计，制表、开收据、催收款项、财务对账。4. 平潭公积金管理中心交请款缴费凭证四、市政、化正建筑工作1. 警声市政及化正建筑：每月地税网社保报税、失业险申报、医保缴款、公积金请款。2. 警声市政及化正建筑：每月在职薪酬制表，一号帐制表、三金费用，挂证费用等各类报表编制。（集团、建设、贸易、市政工资及法人补贴费用上传OA）。3. 市政名下各项目部工资及伙食补贴制表。集团行政办公室副主任、资质部主管林任：一、负责公司资质维护、升级工作1. 负责消防、市政、化正、汇鑫资质维护，公司证件和人员证件的汇总、优化、调整。2. 配合处理其他公司证照的年检、变更等。二、协助开展市政公司日常经营、投标工作1. 配合处理市政工程方面的问题2. 配合处理市政分公司管理及投标事宜三、行政日常工作1. 配合处理集团办公室的行政事宜2. 领导交办的事项贸易公司行政专员林坤：一、负责贸易公司日常行政工作1. 负责贸易部下面10家公司的各类证件的年检（到行政服务中心办理营业执照年检和各类证书的网络年检）与变更（法人、经营范围、住所、注册资本和实收资本等）。二、 负责贸易公司日常事务1. 贸易走账的合同接收与保管等事宜。2. 负责贸易公司的各类报销3. 统计工资、每月人员生日费及过节费。4. 做好工资报表供给财务审核5. 良辰公司的月报、半年报与年报6. 负责上报贸易公司良辰、永盛隆和进出口三家公司的个人所得税7. 每月完成库存统计，并做好电子档与填写库存表，交给财务审核8. 具体承担新设立公司的手续办理，以及现有公司的有关事宜9. 定期检查办公用品的库存情况，及时补充三、兼做门业营销部工作1门业零散销售的下单2门业的材料款到贸易银行账户上及时上OA制作材料汇款单以及发票签收集团行政专员凌旭1、集团文秘、文件、会议纪要的整理、待发2、负责公司印章管理工作3、负责公司财务服务器、OA服务器、办公设备及网络维护工作4、公司网站信息更新、维护工作5、配合做好人力资源工作6、做好公司各部门组织协调工作7、行政日常工作事宜、领导交待的其它任务 警声建设公司行政专员卓梦嘉：一、 合同管理日常工作1、整理日常合同、上OA合同（以及查找合同与存档）（合同包含挂靠、自营、二装、分包、验收、班组等）2、合同的档案管理二、医、社保相关工作1、社保申报缴费（包括失业险）（三金的增减员）2、公积金缴款3、整理挂名公司代缴人员的三金费用（个人缴费）三、分公司相关工作1、统计分公司每个月的投标项目查找相关人员社保近半年的缴费情况2、统计分公司的挂证人员的三金费用（需向分公司收回）四、日常行政工作1、警声建设公司员工的工龄、工资报批2、日常开销的报销流程以及采购办公用品3、安排每周五的会议（统计到场人员以及会议纪要）4、ISO的年检、审核5、领导交办事宜资质部专员吴珊：一、 管理警声市政和警声建设公司的所有人员证件，包括1、一、二级建造师注册、继续教育、延期注册2、三类人员考试申报、变更、继续教育、延期注册3、八大员岗位证考试申报、变更、继续教育、延期注册4、造价工程师、监理工程师的变更、延期注册二、 警声市政和警声消防公司基本大证管理，包括：营业执照、资质证书、安全生产许可证等变更、延期、增项等。三、 资质、投标人员证件的招收，合同签订集团行政前台吴培琴：一、 日常行政事务1. 每日董事长办公室卫生清洁工作2. 新员工入职考勤信息