公司接待工作流程规范细则(草案).doc

公司接待工作流程规范细则（草案） 一、总则为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，标准化，高效化。恰当、节俭地开展好公司对外接待和公共关系工作，更好地塑造企业形象，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本细则。二、接待的主要任务1、安排上级部门、合作单位、投资机构等来公司人员的来访及吃、住、行事务。2、安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。3、协助办理公司大型会议的会务工作。4、协助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。三、接待工作的基本原则1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。2、接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性；既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，又要增加合作单位之间的感情，同时也要完成领导交办的工作任务以及接待中不可预见的突发事件。3、接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到、也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。4、坚持办公室归口管理与对口部门配合相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由办公室安排有关项目部牵头对口接待。5、接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损公司形象的现象发生。四、 接待工作的具体分类，并按类别区分接待标准及工作分工。 1、来宾级别分类：1）、一类接待：主要来宾为副厅级及以上领导，地方政府一把手、院士专家等。该类接待由办公室负责编制活动计划和安排食宿，由公司董事长或总经理陪同，并上报产业集团及学校办公室。 2）、二类接待：重要合作伙伴、机床厂家的董事长、总经理，该类接待由办公室负责编制活动计划和安排食宿。涉及工作或业务的活动内容,由相关部门(中心)根据办公室统筹安排负责接待并指定专人陪同,公司领导视情况参加相应活动。 3）、三类接待：地方相关部门正、副县（处）级领导。重要合作伙伴、机床厂家的副总经理，该类接待办公室负责编制活动计划和安排食宿,由各部门(中心)指派专人接待,公司领导视情况参加相应活动。 4）、四类接待：主要来宾合作公司各专业项目经理或其他与公司有业务联系的相关部门人员。该类接待由工作对口部门(中心)提出接待计划经办公室审定后实施，相关部门陪同。 2、来宾属性分类1）、主要来宾为证券公司、投资机构、董事、股东代表等与公司上市相关的领导，此类接待由董事会秘书安排接待工作，由办公室负责安排食宿。2）、主要来宾为重大专项组院士、专家等与重大专项工作相关的领导，该类接待办公室负责编制活动计划和安排食宿，公司分管重大专项的副总经理负责接待。3）、主要来宾为上级审计部门、税务部门、财政部门等与公司财务工作相关的领导，此类接待由财务部负责编制活动计划，由办公室负责安排食宿。公司财务总监负责接待。4）市场营销归口的接待工作由分管市场（含市场、机械、红外）的副总经理负责安排接待以上接待由各归口副总经理介定接待的标准，原则上可按照二类或三类标准执行。 接待标准 1）、 对照公司接待类别和标准，将接待住宿及就餐酒店进行了相应分级，接待时按照主要来宾级别确定接待类别后，在相应级别的酒店安排就餐、住宿。 2）、对于来宾级别较低或非公职人员、但对公司非常重要的来宾，对口接待部门在审批时应及时向办公室说明情况，并经主管副总以上领导同意后，可适当提高接待标准。 3）、桌餐费标准（含酒水消费），来宾一般宴请一次： （一）一类接待宴请标准原则为每人每次300元以内。 （二）二类接待宴请标准原则为每人每次150元以内。 （三）三类接待宴请标准原则为每人每次100以内。 （四）四类接待宴请标准为每人每次50元以内。 （5） 五接待宴请之外工作餐由办公室统一安排。（6） 市场销售经理宴请及招待，费用由相关的片区承担。（7） 副总以上领导招待费使用的情况每季度向公司办公会提交一次。 五、接待工作的的规定：1、常规接待1、）接打电话时，要使用文明语言如您好、请问贵姓、您找哪位、请稍候、谢谢等等之类的礼貌用语。2、）在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。3、 ）当客人来访时，应热情迎接。重要客人，在前台登记后，前台通知有关人员引客人到办公室或接待室交谈。一般客人，前台通知有关人员后指引客人进入大楼。忌让客人长久等候无人过问。接待人员因接待任务离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。4、）宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为桌餐、工作餐；根据来宾的身份，确定不同的人坐陪，有必要时要准备座席牌。2、 参观线路接待1、）各部门必须高度重视参观、接待工作的重要性，全力配合公司办公室搞好接待工作，服从公司办的安排和调配。2、）各部门必须按照办公室通知的参观时间，在各自负责的区域提前准备就位，特殊原因不能就位的必须及时通知部门经理和公司办公室。3、）在没有接到公司办宣布参观结束的通知以前，任何参与接待的部门和人员不得自行离开所在的负责接待区域。如有特殊原因需通知公司办，并做好交接工作后方能离开。如遇参观时间推迟或参观线路的调整，导致与公司下班时间冲突，是否正常下班，以办公室的通知为准。自行打卡下班的员工按早退或矿工处理。六、常规接待工作的程序：1、接待前的准备工作1）、各部门应及时书面报告公司办公室，并填写来访登记表。2）、制定和落实接待计划。3）、做好接待前的细节工作。2、接待中的服务工作1）、安排专人迎接来宾。2）、妥善安排来宾的生活。3）、商订活动日程。4）、安排公司领导看望来宾。5）、精心组织好活动。6）、安排宴请和参观。7）、为客人订购返程车船或飞机票。3、接待后的工作1）诚恳地向来宾征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情。2）把已经订好的返程车（船、机）票送到客人手中，并商量离开招待所或宾馆的具体时间。3）安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行。七、接待工作的有关要求1、根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。2、严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用，一律不予签字报销。3、着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、