01文件管理程序.doc

文件编号DM-QP-01文件管理程序制订部门工程质量部版本/版次A/0页码7/6版本编制日期编 制 记 要备 注A/02011/12/1新版编制编 制审 核批 准1.目的：通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。 2.范围：本程序适用于与管理体系有关的所有文件控制。3.职责：3.1文件编制（修订）、审核、批准权限文件类型编制（修订）审 核批 准系统文件授权人员管理者代表总经理程序文件授权人员管理者代表总经理作业标准/办法授权人员部门经理管理者代表表单记录授权人员部门经理管理者代表3.2工程质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各部门管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。3.3公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和程序文件的发布。3.4管理者代表负责公司内使用的第三层次文件的批准发布。3.5管理者代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。3.6管理者代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和程序文件。3.7各部门经理负责本部门内的文件、作业标准的审核。3.8工程质量部负责技术性文件的管理，负责检查监督各部门技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。3.9各部门负责建立本部门使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。4.有关术语和定义：4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及其更改、工艺文件及其更改、零件表、检验作业指导书、技术标准等。4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面叙述的文件。4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单：a使用期及保存期超过三个月以上。b正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。 4.7外来文件：包括国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据。5.文件控制工作流程及工作流程说明：5.1文件管理作业流程图作 业 流 程权责部门/领导表 单文件需求文件起草/修改评 审 NOYESNO批 准外来文件接收YES文件归档管理文件发行收集各使用单位意见意见评审NO文件宣贯执行YESNO文件废止审批废止文件处理各部门编写相关部门 管理者代表/授权人员/部门经理总经理/管理者代表 职能部门工程质量部/编制部门/使用部门职能部门文件编制部门/使用部门编制部门管理者代表总经理/管理者代表相关部门/质保部【文件申请单】【外来文件清单】【文件管控记录】【文件管控记录】【文件申请单】【文件管控记录】5.2 文件控制工作流程标准序号流程块工作内容或标准一文件需求各部门根据质量管理体系标准要求，确定所需的文件清单。二文件编写/修订文件编写1.质量手册由管理者代表组织编写。2.程序文件根据质量管理体系要求策划，由管理者代表组织编制程序文件；3.三级文件由部门经理组织编制各作业标准/作业办法、控制计划等。文件修订1.文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写部门提出，并填写【文件申请单】，对其作出相应修订；2.文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换成新版/次，新版次从0次开始。三审 核1.质量手册和程序文件由管理者代表审核.2.各部门内作业标准/办法表单由部门经理审核。四批 准1.编制部门将质量手册、程序文件及其【文件管控记录】送总经理批准。2.各部门内作业标准/办法表单，由编制部门将文件原稿及审批发放表一起报管理者代表批准。3.【文件管控记录】的批准与相应的文件批准程序相同。五外来文件接收1.对于一般的外来文件，如国家、国际标准等统一由职能部门接收、登记、编号、转发，发放加盖“外来文件”印章。六文件归档管理1.文件编号：程序文件的编号由工程质量部在编制【文件管控记录】时按编号方法一编写。其它三级文件的编号由编制部门按编号方法二编写。（技术资料的编号格式不包含在内）。编制人员应确保文件编号和发放号其唯一性。表单记录的编号办法由编制部门按编号方法三编写。质量手册、质量管理体系程序文件的编号方法为：DM- Q- 该类别文件的流水号 质量类文件Q及文件类别号,手册类别号为M,管理程序文件类别号为P 公司缩写代号三级管理性文件编号方法为：DM-QS - 三级文件的二位流水号 公司缩写代号及规范标准类文件QS质量表单记录编号方法为：DM- QS -REV. 质量记录版本号 质量记录流水号 公司缩写代号及规范标准类文件QR 六文件归档管理2.编制部门将审批后的系统文件、程序文件、三级文件及各式表单的原稿、【文件申请表】及电子版一起报工程质量部，由工程质量部系统列帐管理。应注意确保纸版文件与电子版文件的统一。3.编制部门应对本部门编制的文件底稿进行台帐管理。4.各使用部门经理或授权人员，应建立本部门【管理文件】和相关记录，负责文件的归档管理。5.各类质量数据、记录及表单的保存期限依据【记录管理程序】的相关作业内容进行管理。6.任何人均不得于正式文件上加以标记、书写或涂改任何文字、符号，否则视为无效文件。7.各部门设有专人管理，文件的管理纳入内部审核项目中，以确保文件的正确使用。七文件发行1.职能部门将审批后的文件，按【文件管控记录】中由编制部门确定好的印制份数和发放范围，印发到相关人员及部门。2.经发行的文件，由工程质量部以【文件管控记录】列册管理，印适当份数，在纸质文件封面上加盖受控章后发行，并请收文部门于【文件管控记录】上签收(表单除外)。电子版本的文件，设定审批及签收人员的权限，自行打印的无受控章的文件为非受控文件。3.各部门若有发现文件份数不足需求、缺页、破损、字迹模糊，应填写【文件申请单】，向职能部门申请补发。4.当文件、资料已经丢失，持有人应填写【文件申请单】，向职能部门、文件编制部门（或外来文件的职能管理部门）申请补发。经核实无误，职能部门则重新发放并记录。八文件宣贯执行1.文件编制部门负责组织新发文件的培训，同时做好相关培训记录。2.各部门组织本部门员工学习相关的文件，并作好相关学习或培训记录。3.各部门按文件要求指导、执行工作。九收集各部门意见编制部门负责收集各部门的反馈意见。十意见评审文件编制部门负责组织相关部门及领导参与文件意见的评审1.应该修改，则按第二款“文件修订”2.若不需修改则按第八款“文件宣贯执行”。3.应该废止，则按“文件废止审批”。十一文件废止审批1.质量手册和程序文件的废止由管理者代表审核，总经理批准。2.各部门内作业标准废止由部门经理审核，管理者代表批准。3.外来文件的废止由管理者代表审核， 总经理批准。十二废止文件处理1.经过批准废止的文件,应由质保部根据【文件管控记录】发放范围,收回旧版文件,并作好记录。2.工程质量部回收的旧版文件可于文件上画“【】作废”标识供回收用纸，或进行销毁。若因需要保留作废文件时，保存部门应对这些文件进行标识，防止造成错用或误用。6.相关文件/数据