课目录及价格表数据理处理(数据清单与管理).ppt

计算机基础案例教程 徐州工业职业技术学院 2020 2 5 计算机基础案例教程 2 课程导入 我们已经对Excel的基本操作有了一定的基础 从本单元开始 我们将进一步了解Excel强大的数据组织 计算 分析和统计功能 另外还我们还可以通过图表 图形等多种形式对处理结果加以形象地显示 能够更方便地与Office2003其它组件相互调用数据 实现资源共享 掌握这些技能 能使我们更好的完成任务 对投标书中价目表和销售表的数据进行更有效的处理 更直观的显示 2020 2 5 计算机基础案例教程 3 任务驱动 任务2产品目录及价格表中数据的处理 2020 2 5 计算机基础案例教程 4 知识点掌握 掌握单元格地址的相对引用与绝对引用 掌握公式和函数的区别与联系 会对数据进行简单处理 掌握数据的管理方法 掌握排序 自动筛选方法 2020 2 5 计算机基础案例教程 5 Excel中数据的简单计算和管理 3 1输入和编辑公式3 2引用单元格3 3Excel中的函数3 4公式和函数的关系3 5数据管理 2020 2 5 计算机基础案例教程 6 3 1输入和编辑公式 3 1 1公式的概念3 1 2公式中的运算符3 1 3输入公式 2020 2 5 计算机基础案例教程 7 3 1 1公式的概念 公式的表达形式 公式是由运算符 数据 单元格引用 函数等组成 公式必须以等号 开头 系统将 号后面的字符串识别为公式 公式的计算结果显示在单元格中 公式本身显示在编辑栏中 例如 100 3 22常量运算 A3 25 B4引用单元格地址 SUM B5 B16 C3使用函数 2020 2 5 计算机基础案例教程 8 3 1 2公式中的运算符 Excel公式中有三类运算符 算术运算符 字符运算符 比较运算符 表3 1 3 2 3 3分别列出了三类运算符的使用及有关说明 2020 2 5 计算机基础案例教程 9 表3 1算术运算符 2020 2 5 计算机基础案例教程 10 表3 2字符运算符 2020 2 5 计算机基础案例教程 11 表3 3比较运算符 2020 2 5 计算机基础案例教程 12 运算符的优先级 由高到低分别是 算术运算符字符运算符比较运算符注意 括号内的运算优先 2020 2 5 计算机基础案例教程 13 3 1 3输入公式 选定要输入公式的单元格 存放计算结果 在工作表编辑栏中按照公式格式输入公式 或在需要输入公式的单元格中直接输入公式按Enter键或单击编辑栏上的 确认 按钮公式输入完毕 单元格将显示公式计算的结果 而公式本身只能在编辑框中看到 2020 2 5 计算机基础案例教程 14 示例 2020 2 5 计算机基础案例教程 15 输入公式要注意公式中可以包括 数值和字符 单元格地址 区域 区域名字 函数等 不要随意包含空格 公式中的字符要用半角引号括起来 公式中运算符两边的数据类型要相同如 ab 25出错 VALUE 2020 2 5 计算机基础案例教程 16 3 2引用单元格 3 2 1什么是公式的引用位置3 2 2相对引用3 2 3绝对引用3 2 4混合引用3 2 5引用同一工作簿中不同工作表中的单元格3 2 6引用不同工作簿工作表中的单元格 2020 2 5 计算机基础案例教程 17 3 2 1什么是公式的引用位置 引用位置表明公式中用到的数据在工作表的哪些单元格或单元格区域 通过引用位置 可以在一个公式中使用工作表内不同区域的数据 也可以在几个公式中使用同一个单元格中的数据 还可以引用同一个工作簿上其它工作表中的数据 单元格地址的引用 方法1 使用鼠标选定单元格或单元格区域 单元格地址自动输入到公式中方法2 使用键盘在公式中直接输入单元格或单元格区域地址 2020 2 5 计算机基础案例教程 18 3 2 2相对引用 所谓相对地址 是使用单元格的行号或列号表示单元格地址的方法 例如 A1 B2 C1 C6等 引用相对地址的操作称为相对引用 相对引用的特点 将相应的计算机公式复制或填充到其它单元格时 其中的单元格引用会自动随着移动的位置相对变化 2020 2 5 计算机基础案例教程 19 3 2 3绝对引用 一般情况下 拷贝单元格地址使用的是相对地址引用 但有时并不希望单元格地址变动 这时 就必须使用绝对地址引用 绝对地址的表示方法是 在单元格的行号 列号前面各加一个 符号 与相对引用正好相反 当我们复制公式时 单元格不会随着移动的位置相对变化 2020 2 5 计算机基础案例教程 20 3 2 4混合引用 在一个单元格中即有绝对引用 同时也含有相对引用 称为混合引用 即 列号用相对地址 行号用绝对地址 或行号用相对地址 列号用绝对地址 也就是说 若公式所在单元格的位置变化 则相对引用改变 绝对引用不变 混合引用 在绝对引用的行或列前加 如 C4 D4 2020 2 5 计算机基础案例教程 21 小技巧 相对引用绝对引用和混合引用的切换 首先选中包含公式的单元格 其次在编辑中选择要更改的引用 然后按F4在组合中切换 2020 2 5 计算机基础案例教程 22 3 2 5引用同一工作簿中不同工作表中的单元格 需要用到同一工作簿文件中其它工作表中的数据时 可在公式中引用其它工作表中的单元格 也称为三维引用 格式 sheet1 C 11 2020 2 5 计算机基础案例教程 23 3 2 6引用不同工作簿工作表中的单元格 引用不同工作簿文件中工作表中的单元格 称为外部引用 格式 工作簿名称 xls 工作表 F 3 2020 2 5 计算机基础案例教程 24 3 3Excel中的函数 3 3 1函数的概念3 3 2函数的语法3 3 3函数的参数3 3 4输入和使用函数3 3 5函数的类型3 3 6常用函数 2020 2 5 计算机基础案例教程 25 3 3 1函数的概念 函数是Excel预先定义好的 经常使用的内置公式 与直接使用公式进行计算相比 使用函数进行计算速度更快且不易出错 Excel提供了200多个内部函数 用户需要时 可按照函数的格式直接引用 我们不详细讨论每个函数的功能 只对常用函数的使用方法和参数设置等内容进行简要介绍 帮助大家正确使用函数 2020 2 5 计算机基础案例教程 26 3 3 2函数的语法 函数由函数名和参数组成 其形式为 函数名 参数1 参数2 函数名可以大写也可以小写 当有两个以上的参数时 参数之间要用逗号隔开例如 sum B2 E3 表示对单元格区域B2 E3进行求和运算 2020 2 5 计算机基础案例教程 27 3 3 3函数的参数 函数的参数指一个函数体中括号内的部分 使用函数必须输入有效的函数参数 它使函数有意义并返回一个有效值 在使用函数时 必选的参数用粗体字表示 任选的参数用非粗体字表示大多数函数的参数名能直观地告诉使用者该参数的类型信息 如在函数中出现了num ref text array或logical 那它对应的参数必定是数字 引用值 文本 逻辑值或错误值 如出现了value 则说明该参数可以是任何的单值结果 注意不带参数的函数 括号不能省略 例如 PI RAND NOW TODAY 2020 2 5 计算机基础案例教程 28 3 3 4输入和使用函数 在工作表中 函数的输入可以采用下面的方法 方法一 手工输入 通过键盘将需要的函数按正确格式输入 方法二 使用粘贴函数输入 插入 函数 出现函数向导 根据提示进行操作 2020 2 5 计算机基础案例教程 29 3 3 5函数的类型 Excel2003内部的函数包括常用函数 财务函数 日期与时间函数 数学与三角函数 统计函数 查找与引用函数 数据库函数 文本函数 逻辑函数和信息函数共九大类 我们要熟练掌握常用函数的使用方法 2020 2 5 计算机基础案例教程 30 3 3 5函数的类型 数学函数 introundmodpirandsqrt字符函数leftmidrightsearchfind逻辑函数And a b 与Or a b 或Not a 非 2020 2 5 计算机基础案例教程 31 3 3 5函数的类型 日期函数datedaymonthyearnowtime统计函数 averagecountcountacountifcountblanksumsumifmaxmin 2020 2 5 计算机基础案例教程 32 3 3 5函数的类型 条件函数IF X N1 N2 X为函数判断表达式 当X值为true时 函数返回N1的值 当X值为false时 函数返回N2的值IF函数可以嵌套使用 最多为7层 如 IF C2 18 优 IF C2 15 良 IF C2 10 中 差 2020 2 5 计算机基础案例教程 33 3 3 6常用函数 常用函数就是经常使用的函数 如以下各种函数 在日常数据处理中使用非常广泛 实例 简单函数的使用 1 求和 2 求算术平均数 3 求最大 最小值 4 计数 5 IF函数 2020 2 5 计算机基础案例教程 34 3 4公式和函数的关系 分析和处理数据离不开公式和函数 公式是函数的基础 是单个或多个函数的结合运用 函数是预先定义好的内置公式 是简化的公式 使用函数可以提高编辑速度 允许 有条件地 运行公式 使之具备更强的判断能力 2020 2 5 计算机基础案例教程 35 3 5数据管理 3 5 1数据清单3 5 2数据清单的建立 修改3 5 3数据排序3 5 4数据筛选 2020 2 5 计算机基础案例教程 36 3 5 1数据清单 Excel2003中的工作表中某一范围内的数据 称为数据库 数据清单 在Excel2003中可以对数据清单实现排序 汇总 筛选 分类汇总等操作 2020 2 5 计算机基础案例教程 37 3 5 1数据清单 数据库 的基本概念 字段 数据清单中的每一列 称为一个字段 数据清单中的第一行 标题行 称为各字段名 记录 数据清单中字段名 标题行 以下的各行 每一行称为一个记录 记录是同一行中各个相关字段数据的集合 反映一个人或事物的基本情况 2020 2 5 计算机基础案例教程 38 3 5 2数据清单的建立 数据库中不能有空行或空列 每个数据库最好独占一张工作表 如果需要在一张工作表上输入多个数据库 则数据库和数据库之间必须用空行或空列隔开 2020 2 5 计算机基础案例教程 39 步骤 建立标题行 在确定的标题行输入各个字段名 输入完成后 进行各种格式设置 如使用粗体字 加颜色等 以突出标题行 输入记录数据 输入数据有两种方法 一种是直接在单元格中输入 另一种是利用 记录单 输入 2020 2 5 计算机基础案例教程 40 3 5 2数据清单的修改和插入 数据清单中数据的修改 插入 删除和追加都可以用两种方法进行 方法一 直接在数据清单的选定单元格中进行编辑修改方法二 使用记录单进行编辑修改使用Tab键可以在字段中移动 使用Shift Tab可以往回移动 2020 2 5 计算机基础案例教程 41 3 5 3数据排序 数据排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据 这样能更方便地管理数据 排序的方式有两种 升序和降序 2020 2 5 计算机基础案例教程 42 3 5 3a 一级排序 一级排序是指只根据某一列数据排序操作步骤 打开工作表选择要排序的关键字单击常用工具栏上的 升序 或 降序 按钮 将完成排序操作 2020 2 5 计算机基础案例教程 43 3 5 3b 多级排序 多级排序 是指根据多列数据排序 选择 数据 下拉菜单中的 排序 命令 屏幕弹出如图所示的 排序 对话框 选择要排序的关键字 是按照递增还是递减顺序排序 有无标题行 关键字可以选多级 主要关键次要关键字第三关键字 2020 2 5 计算机基础案例教程 44 注意 排序前后处于同一行的数据记录不会改变 改变的只是行的顺序关键值的大小 数值数据以数值的大小为依据 英文字母以顺序为依据 且小写字母比大写字母小 汉字默认是以第一个拼音的顺序为依据在 当前数据清单 框中选择 有标题行 此时标题行不参加排序 数据库记录一般应选择此项 或选择 没有标题行 选项 排序包括第一行 2020 2 5 计算机基础案例教程 45 3 5 4数据筛选 筛选是显示工作表中符合条件的数据分为自动筛选和高级筛选 2020 2 5 计算机基础案例教程 46 3 5 4自动筛选 操作步骤 打开工作表 选定一字段名打开 数据 筛选 自动筛选 单击字段名右边的 按钮选择筛选条件即完成 2020 2 5 计算机基础案例教程 47 自定义 的用法 自动筛选中 自定义 的用法说明 在下拉列表中选择 自定义 将出现 自定义自动筛选方式 对话框 在每个下拉