会议管理规定.doc

会议管理规定 1 总则 1.1 为明确会议方向和提高会议效率，协调部门之间的工作，特制定本规定。 1.2 会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行。 1.3 本规定适用于公司各种类型的会议。 2 会议分类及组织 2.1 公司的会议根据性质分为例会、专题会、研讨会、员工大会及其他会议五类。 2.2 例会 2.2.1 总经理办公例会。每周召开一次，公司总监级管理人员参加。主要为传达董事会决议、主要就公司的管理工作进行研究和讨论、通报各系统状况等。 2.2.2 公司管理例会。每月一次，所有管理人员参加，主要就公司管理工作中的重点问题进行研究和讨论。 2.2.3 调度例会。每天一次，主要是对生产进行安排、人员及设备、物资、能源进行调动的会议。 2.2.4 公司联议例会。每周一次，一般在周三召开。主要针对公司各部门协调、同步会。 2.2.5 每周六工作日上午9:00为公司大调度会，主要总结公司一周来工作情况，布置下周工作内容。 2.2.6 各级工作例会。指各系统、各部门、班组内部工作例会。主要为各级部门布置内部工作，协调内部关系，传达上级指示。 2.3 专题会。可以是在部门内举行，也可以是在部门间举行，主要包括经营活动分析会、营销活动报告分析会等针对专门主题所召开的会议，不定期召开，必须以会议纪要的形式对所分析问题得出相应的结论。 2.4 讨论会。可以是在部门内举行，也可以是在部门间举行，主要针对某个或某类 (如：技术改造难题)问题召开，发动大家集思广意，允许暂时没有结论，不定期召开。 2.5 公司员工大会。每半年一次，通报公司发展战略、经营现状、总结表彰先进等，由公司行政中心组织。 2.6 系统和部门间的工作会议。公司各系统各部门之间需进行工作协调，均可申请召开系统和部门间工作会议，不定期举行，由提出开会需求的部门向行政中心提出申请，由行政中心同相关部门进行联系，如达成统一意见，则由办公室主任安排相关会议通知等开会事宜，如无法达成统一意见，则由提出开会需求的部门视情况向总经理再次提出申请。 2.7 政府有关主管部门或外单位在本公司召开的会议，如现场办公会、报告会、交际业务会、用户座谈会等，由公司行政中心组织，有关业务对口部门协助进行会务工作。 2.8 公司行政中心对各部门的会议管理提供指导意见，各部门级会议纪要要定期上报公司行政中心备案。 3 会议通知 3.1 公司会议、政府有关部门或外单位在公司召开的会议由公司行政中心负责下发通知，系统内、部门内工作会议由召集部门负责下发通知，系统间、部门间会议通知由办公室负责下发通知。 3.2 会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径。 3.3 会议召开时间和地点如有变动，负责通知的部门应提前4小时至一天通知与会人员。 4 会前准备 4.1 会议准备包括议题、议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料，对会议进程的预测和对策。 4.2 会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟就议程及时间分配，确定好主持人及会议记录人。 4.3 与会人员接到通知后就议题认真准备好言简意赅的发言稿。 4.4 会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。 5 会议议程 5.1 主持人事先安排好与会人员座次。 5.2 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。 5.3 会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。 5.4 会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。 5.5 与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。 6 会议纪要 6.1 会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。 6.2 会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。 6.3 会议纪要由记录员送达抄送人员。 7 会议考勤 7.1 会议记录员负责签到。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式请假，紧急情况可以事先口头请假，事后必须补办请假手续。 7.2 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。 8 参会纪律 8.1 与会人员应提前5分钟到会，不得喧哗，不得来回走动。 8.2 迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。 8.3 与会人员应坐(站)姿端正，禁止交头接耳。 8.4 会议期间与会人员应关闭通讯工具或改为振动，不会客(特殊客人除外)，认真听取会议内容并做好记录。 8.5 与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。 8.6 与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者求全责备。 9 保密事项 9.1 会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。重要会议应事先做好保密防范措施。 9.2 与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。 9.3 涉及到秘密事项的会议纪要，记录员应在指定场所整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。 10 违纪处理 10.1 违反8.1条款者,迟到、早退每项扣减绩效考核奖惩得分1分，无故缺席视为旷工，由会议召集人下过失单。 10.2 违反本规定保密事项按保密制度有关规定执行。 11 附则 11