广告宣传物料管理补充规定.doc

广东科龙电器股份有限公司整合传播部管理文件汇编 KZY01-005-01 题目： 有关科龙集团广告促销物料管理的补充规定 经过近阶段物料发运与管理的实践操作，为使促销物料从规划、制作、分配到使用过程有一个更为规范的管理，达到充分合理地利用企业资源，促进销售业务的目的，特此对原科龙集团广告物料管理规定补充如下：1、管理职责1.1整合传播部综合管理科负责物料管理制度的制订与修订，协助冰箱、空调传播科选择、落实发运公司、物料仓库等协调管理；1.2整合传播部冰箱传播科、空调传播科负责广告促销物料的规划、制作、验收、分配、发运和分公司物料管理、使用指导与监督，负责建立全国分印点，以缩短制作发运的周期；1.3各分公司负责按市场实际需求及时申领、及时接收并组织二次分配、作好分公司的库存管理、并按总部所发物料规范使用；1.4冰箱、空调营销本部负责监督执行。2、物料规划2.1整合传播部冰箱、空调传播科根据年度、月度（或阶段性）传播计划制定年度、月度（阶段性）物料规划；物料规划内容包括：物料品种、物料成本、制作周期、使用时间、范围和标准；2.2并要求以图文的形式做成物料一览表，其内容包括统一编号、品名、规格、单价、尺寸和物料使用规范，下达分公司，确保分公司导购人员、营销代表及传播人员人手一份，以便分公司的申领和规范使用。3物料申领3.1分公司向总部申领：3.1.1分公司向总部申领物料时,须根据本区域实际需求及时填写科龙电器广告促销物料领用申请表（原规定已有），由传播科科长审核后报冰箱、空调传播科批准；3.1.2传播科负责核算物料成本，并将相关费用信息知会分公司，同时记录存档,以月份为单位,每月24日前转综合管理科一份入电脑台帐；3.1.3分公司申领物料时间必须提前计划,要预留总部制作时间(指总部无库存的部分)、总部发运时间及分公司二次分发时间；其详情参照附表1总部物料制作及分包、发运周期表；3.2分公司内部物料申领：3.2.1各分公司内部促销物料的领用亦需有计划申报，填写科龙电器广告促销物料领用申请表，经传播科科长或传播科指定人员批准后方可出仓,安排发运。4验收及仓库管理4.1制作交付的物料，须确保到货时间准确，以保物料分拨发运有足够缓冲时间；4.2总部经办人负责对宣传物料的质量按板样进行验收,仓管员或运输公司的委托负责人负责对物料数量及包装验收( 不合格者仓管员有权退回厂家要求其重新打包至合格为止)。4.3分公司物料验收同总部流程：即经办人验收物料质量，传播科其它指定人员或仓管员负责对物料的数量及包装入库进行验收；4.4.广告促销物料须办理进出仓手续; 及时登记入帐，确保物料台帐的一致性；4.5整合传播部冰箱、空调传播科须每月要求仓管员完善科龙集团广告促销物料月度管理台帐（原规定已有），并抄送给整合传播部部长、副部长各一份。5包装要求：5.1总部在组织物料制作之时，须按(附表2)样要求厂家规范张贴（统一编号、品名、规格、重量、单位、制作厂家、等级/小心轻放否、同时要求单张、贴纸类物料在包装箱外粘帖）；5.2制作厂家按传播科设计的便于总部物料分配及分公司二次分配的包装要求来包装，否则不予收货。6分公司二次分配、发运：6.1分公司传播科接到总部下发物料后，根据二次分配计划，组织发运；6.2分公司需根据当地的实际情况建立二次发运网或随产品运输，确保物料及时到位。7使用规范：7.1分公司传播科收到总部下达的物料规范后,必须组织传达到营销主管、代表和导购人员；7.2分公司传播科、营销主管不定期组织普查、抽查，确保物料规范使用。附 物料发运到达各地时刻表（附表1）科龙电器物料张贴标识贴（附表2）备注：l 本规定由整合传播部综合管理科编制并负责解释；l 本规定为原科龙集团广告物料管理规定的补充规定，如同原规定有冲突，以此补充规定为准，如补充规定中未涉及到的，以原规定为准。l 本规定从批准之日起执行。起草：综合管理科 审核： 杨红春 批准：（附表2）附样稿（粘贴于箱体）科龙集团广告物料标识贴编号：品名：规格： 单位：重量：制作厂家：送货时间：备注：（附表1）总部物料制作及分包发运周期表 到站里程制作时间分包时间陆运路途时间空运总部已有库存发运周期总部无库存发运周期顺德起点公里7-10天1时间/天时间/天时间/天时间/天北京 22957-10天132411-14石家庄20177-10天132411-14天津24047-10天132411-14郑州16057-10天122310-13沈阳30387-10天142512-15长春 33417-10天152613-16哈尔滨35827-10天152613-16济南21557-10天142512-15青岛25367-10天152613-16太原21827-10天162714-17西安20937-10天132411-14南京18107-10天132411-14杭州16097-10天122310-13上海18107-10天122310-13合肥18267-10天132411-14无锡19367-10天142512-15武汉10697-10天122310-13长沙7077-10天122310-13南昌10227-10天132411-14南宁8097-10天132411-14福州15887-10天132411-14成都25267-10天132411-14重庆20237-10天132411-14贵阳15607-10天122310-13昆明21997-10天122310-13呼和浩特28227-10天172815-18银川29397-10天142512-15兰州27697-10天142512-15西宁29