1内部文件及档案管理制度(YZLZG-1-2012-20).doc

芝林大药房ZHILINDYF遵义芝林大药房零售连锁有限公司 程序文件编号：YZL/ZG-1-2012/2.0修订：第 次修改主 题内部文件及档案管理制度生效日期：2012/3/10一、目的有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。二、适用范围适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理1、文件编号要素编号要素编码对照表公司代码部门代码文件代码文件编号文件版本YZL总经办ZB1991.0-2.0综合管理部ZG1991.0最初版本（试行版） 2.0最终版本（执行版）采购部CG199财务信息部CX199开发部KF199营运部YY199审计监察部SJ199质量管理部ZL199中药部ZY199物流部WL199备注：程序文件所涉及相关表格按该文件编号版本号码改成“D多少”为表格编号，例如：“D01”即为该程序文件的第一份用表。（二）、文件的编写管理流程：1、文件的起草、编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。 2、文件的审批2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经总经理对文件进行审批。2.2技术文件落实技术责任制，由起草、核对、审核、标准化和审定等责任人签字，由总经理批准。3、由综合管理部负责统一编号、印制、下发。4、发放4.1各种文件须严格按照会签程序进行批准签发。4.2 公司程序文件分为保密文件、内部文件及公开文件三种。4.3按发放范围发放文件。保密文件由综合管理部管理，参阅须经总经理以上管理层同意；内部文件由综合管理部管理，各部门备复印版本参阅；公开文件由各部门自行管理。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到综合管理部办理领用手续。4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。5、文件的更改5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。5.3文件换版和作废5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。6、文件的管理6.1文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入文件登记表中。6.2需借阅文件、资料的人员，需填写借阅申请单，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在文件借阅表上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。7、文件的保管7.1存放条件：文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。7.2存放方式：文件可以以卷宗、纸张、软盘等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。7.3文件的保存地点及职责凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由综合管理部或者相关部门归口保管。7.4文件的保存期限各类文件的保存期限以文件归档清单的规定为准。7.5文件的归档文件归档前须附文件清单，所有存档的文件必须有明确的编号。7.6人员离职时，应整理好手头文件，统一归还档案室，下一人员到任时由部门负责人代领。7.7文件的发放与回收7.8任何文件发放时标明发放编号；7.9更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写文件收回登记表，进行留用或作废或销毁等处理。二、档案管理8.1综合管理部为档案管理室，部门档案人员应履行职责，做到：保存有帐、发放登记、借阅审批、月底核查；8.2档案员将月底核查情况的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至综合管理部部长一份；8.3各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；8.4所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；8.5每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；8.6档案编号示例:YZL/ZB-1-2012/1.0 ，其中：（1）、YZL企业标准代码（2）、ZB总经办代码（3）、1代表文件编号（用1-99表示）（4）、2012文件发行年（5）、1.0代表文件版本 用1.0-2.0表示，1.0最初版本（试行版），2.0最终版本（执行版） 六、处罚 1、违反档案管理制度，按照每次至少10元处罚；2、文件遗失、损毁，按照资料的重要程度给于10-1000元的处罚； 3、资料泄密按照保密制度处理，严重者给予辞退并追究刑事责任；本制度经呈总经理签批后颁布实施，修改时亦同。本制度自签发之日起生效，解释部门为综合管理部。 遵义芝林大药房零售连锁有限公司 综合管理部2012年3月8日 主题：内部文件及档案管理制度 抄报：总经理 抄送：遵义芝林大药房零售连锁有限公司各部门负责人芝林大药房ZHILINDYF遵义芝林大药房零售连锁有限公司程序文件管制流程图编 号：YZL/ZG-1-2012/D01生效期：2012/3/10文件管制流程圖：责任人/部门 流 程 图 使 用 表 单文件制（修）定文件编号及内容审核初审通过文件发行文件内容宣贯核准执 行定期审核监察内容检讨改善 文件需修订文件过时无效文件维护维护文件回收及销毁YES 起草部门 相关部门会签 文件发行会签单 总经理审批 NO YES综合管理部 综合管理部 文件发行签收表各相关部门 各相关部门综合管理部审计监察部 制定部门 审计监察部 各制定部门负责人 文件修订会签单 各相关部门 交综合管理部处理 附表一：程序文件发行会签单芝林大药房ZHILINDYF遵义芝林大药房零售连锁有限公司程序文件发行会签单编 号：YZL/ZG-1-2012/D02生效期：2012/3/10文件名称编 号会签部门流程起草部门各相关部门综合管理部总经办综合管理部（发行）会签部门会签意见部长签名会签日期采购部营运部开发部财务信息部中药部物流部质量管理部审计监察部综合管理部总经办 总经理审批： 日期：附表二：程序文件发行签收表芝林大药房ZHILINDYF遵义芝林大药房零售连锁有限公司程序文件发行签收表编 号：YZL/ZG-1-2012/D03生效期：2012/3/10文件名称编 号发行部门文件级别签收部门宣贯时限及方式部长签名签收日期采购部营运部开发部财务信息部中药部物流部质量管理部审计监察部综合管理部附表：程序文件修订会签单芝林大药房ZHILINDYF遵义芝林大药房零售连锁有限