物资采购管理办法.doc

物资采购管理办法1. 目的1.1 物资管理是集团公司系统管理的重要组成部份，加强物资采购供应管理，对保证企业生产经营活动的顺利进行，提高建筑产品的质量，节约企业资金，减少资源浪费，降低材料成本，增加企业效益和增强企业竞争实力都发挥着不可或缺的作用,为此,特制订本办法。2. 适用范围2.1 本办法适用于集团公司所有直营项目的物资采购工作；2.2 供货厂家同时负责施工时，其采购不执行本办法，按分项工程专业及劳务招标管理办法执行，如混凝土、门窗、防水及钢结构等。2.3 集团公司授权子公司对具体项目实施管理的直营项目，由子公司按照本文件的原则或按其自行制订的符合本文件精神的实施细则进行物资采购管理。2.4 本办法中单项合同金额估算价在200万元以上、单个设备估算价在50万元以上以及进口物资设备简称为重要物资。3. 职责3.1 主管副总经理:领导建立集团公司物资采购、物资管理的能力及机制。根据集团公司生产规模、发展定位指导制订集团公司物资管理政策,规划,领导物资系统展开各项工作,主持重要物资集中采购招标和重大、重要物资采购合同评审工作。 3.2 项目管理部:是集团公司物资管理的日常管理部门,具体负责健全完善物资管理体系及相关规章制度；全面负责物资采购供应管理(含物资信息,计划,供方,合同,质量等方面的管理)；全面负责建立与维护物资供应管理数据库和集团公司合格供方名册；对区域公司（直属省市分公司）及项目的物资管理进行服务,指导和直接运营管理。负责招标采购工作。牵头筹划项目物资资源的组织方式。具体业务由项目管理部物资组负责。3.3 合约部：对中标工程土建装饰专业的物资中标量、价进行交底,对项目分包合同中物资采购责任进行交底，对项目土建装饰专业物资总计划进行审核，参与物资集中招标及土建装饰物资合同评审。3.4 项目管理部机电组：对中标工程机电专业的物资中标量、价进行交底, 对项目机电分包合同中物资采购责任进行交底，对项目机电专业物资总计划进行审核，参与物资集中招标及机电物资合同评审。3.5 财务管理部：负责物资系统的业务核算管理，参与重要物资合同评审。3.6 资金部:负责物资货款的使用管理， 参与物资集中招标及重要物资合同评审，重点评审物资采购的支付方式。3.7 质量安全部：负责指导物资管理在三大体系的框架中进行，负责安全防护用品和环保用品供方的评审、评估和建立、更新安全防护用品和环保用品供方名册。3.8 法律事务部:对重要,复杂的物资采购事项提供政策法律支持，对物资采购的示范文本进行评审，参与重要物资合同评审。3.9 纪检稽查部：根据工作需要，受集团公司总经理委托随时对物资采购管理工作进行监督和责任审计。3.10 区域公司（直属省市分公司）：在集团公司项目管理部的指导下，在集团物资管理体系的框架内，负责区域分公司层面的物资采购供应管理(含物资信息,计划,供方,合同,质量等方面的管理)；负责健全完善区域分公司层面的物资管理体系及相关规章制度；按项目管理部规定建立与维护区域分公司物资供应管理数据库；收集本区域供方信息，形成分公司预选供方名册，并报项目管理部审批后，列入集团公司合格分供方名册；负责本区域集中招标采购工作；负责本区域项目固定中标价物资及暂估价（需业主认价）物资的采购工作；依据管理资源情况授权项目经理部执行部分固定中标价物资及暂估价（需业主认价）物资的采购工作。3.11 项目经理部:负责依项目情况提供项目物资总计划及分阶段计划；负责对物资零星材料及低值易耗品的采购与管理；负责物资进场验收、现场管理；在集团公司或区域分公司的授权范围内执行部分固定中标价物资及暂估价（需业主认价）物资的采购工作；负责在物资采购选型及认价过程中对接业主。4. 物资供方管理4.1 对供方管理职责4.1.1 集团公司项目管理部直接负责京内对物资供方进行评价,选择与考核。负责各区域分公司供方信息的评审、审批、汇总及备案，形成集团物资供应管理数据库及集团公司合格供方名册。4.1.2 区域分公司（直属省市分公司）负责本区域内对物资供方进行评价，选择与考核，形成本区域物资供应管理数据库及分公司预选供方名册，每季度交集团公司项目管理部汇总及审批。4.1.3 项目经理部负责对氧气、乙炔的供方进行评价,备案管理。4.1.4 质量安全部负责特种劳动防护用品和环保用品的供方进行评价,备案管理。4.1.5 在项目执行过程中，由顾客、项目经理部或其他相关方推荐的未在合格供方名册中的供方，须由集团公司项目管理部及区域分公司（直属省市分公司）会同项目进行评价合格，列入集团公司合格供方名册后才能与其合作。4.2 供方信息收集4.2.1 供方信息由项目管理部物资主办直接负责京内信息收集管理，对信息进行整理、分析后输入数据库，并对各区域供方信息进行汇总。项目管理部对信息评审管理负责。4.2.2 区域分公司（直属省市分公司）物资人员负责收集本区域供方信息。并对其真实性及准确性负责。4.2.3 信息来源可以是内部信息：专业人员、项目人员、总部部门及其它人员等提供的信息。也可以是外部信息：建材信息网、产品展销会、顾客等提供的信息。4.3 供方评价4.3.1 供方评价准则4.3.1.1 无论供方是否有与本集团公司合作的经历,只要能及时、全面、真实、认真负责地提供所需的书面证明资料及相应承诺,经考察评价合格,都可列为合格供方。4.3.1.2 供方在接受评价时,能够承诺在保证产品质量的前提下,及时提供最新的供应价格,并在价格表定价基础上有一定的下浮,作为对集团公司规模采购和伙伴关系的优惠价;或承诺在市场价基础上给予一定程度的让利,作为集团公司在市场竞争中的价格支持,可优先考虑列为合格供方。4.3.1.3 对供方及产品控制的方式和程度对供方及提供的产品按其对建筑产品的质量,环境,职业安全健康影响程度,按其采购量和资金占用大小,划为A（A1，A2）B（B1，B2），C三大类，进行评价选择，施加环境和职业安全健康影响。见表4.3.1。表4.3.1类型物资名称对质量、环境和职业安全健康影响程度评价及施加影响的方式A1类钢筋，混凝土，钢结构对工程实体质量有严重的危害对供方生产厂进行现场及资信能力考察评价，对生产的产品抽样检验。A2类型材（镀锌管，焊接管，无缝管，工字钢，角钢，槽钢），砌块，砂石，木材，制品，装饰主要材料，保温材料，焊接材料，机电设备电器主要材料，水暖通风主要材料防水材料，混凝土外加剂。对工程的使用功能及装饰效果有严重的影响。对供方提供的产品样品及资信能力进行评价，并根据供方提供的资料（能证实其能力）考察了解产品的使用情况及用户的反映情况，或对供方生产厂进考察评价。B1类易产生扬尘的材料（水泥，白灰粉），含甲笨，甲醛的建材，油漆涂料，稀料，胶及含胶材料，防水材料，氧气，乙炔。对环境产生重大的影响发环境调查函及签订重点施加影响单位环境管理协议书B2类合格供方提供的物资（不含B1类）对环境产生一般影响发信函C类氧气，乙炔及其它化学危险品造成事故的发生签订重点施加影响单位环境，安全管理协议4.3.2 供方评价程序4.3.2.1 资料评价4.3.2.1.1 要求厂家或经销商按表4.3.2提供如下的文件资料，并进行评价。表4.3.24.3.2.1.2 劳动保护用品供方还应提供如下资料：a.供方为生产厂家：必须具备全国工业产品生产许可证、产品安全鉴定证等资料；b.供方为经销单位:必须具备定点经营证书及以上产品生产厂家的资料。c.重要劳动防护用品（安全网、安全带、安全帽、临电用配电箱和开关箱、临电电缆、漏电断路器等）的供方，必须是集团公司质量安全部发布的安全合格供方。新推荐的供方必须经集团公司质量安全部评审后方可与其合作。4.3.2.1.3 易燃易爆化学危险品供方还应提供如下资料：a. 供方为生产厂家：必须具备易燃易爆化学物品消防安全许可证、MSDS-化学物质安全数据表（化学危险品供方提供）、检验报告等；b. 供方为经销单位：必须具备化学危险物品经营许可证及以上产品生产厂家的资料。4.3.2.2 上述要求供方提供的书面说明，资料复印件必须盖章。经销商或代理商提供的生产厂资料复印件可盖生产厂公章，也可盖经销代理单位公章。4.3.3 考察评价（见表4.3.3）4.3.4 对供方产品的检测评价：对A1类产品必须进行抽样检测评价。表4.3.3考察评价对象考察评价内容形成的记录对A1类产品生产厂进行考察(必要时对A2类产品的生产厂进行考察)1.厂家厂貌概况2.核实供方提供的资料真实性3.生产与检测设备的装备4.生产工艺水平5.工序质量控制6.产品(原材料,半成品及产成品)质量7.经营管理状况考察报告表(一)对A2类产品的使用情况进行考察(必要时对A1类产品的使用情况进行考察)1.产品质量(外观)2.用户反映(售后服务,使用情况)考察报告表(二)4.4 供方的审核,审批4.4.1 评价人员填写的供方评价审核表，京内报项目管理部主管物资业务经理审核后,再报项目管理部经理审批。京外报区域分公司（直属省市分公司）物资主管领导审核后，报区域分公司总经理审签，经整理后报集团公司项目管理部审批、备案。4.4.2 经审批同意的供方成为合格供方。4.5 合格供方名册4.5.1 由项目管理部物资主办对评价合格的京内供方按类别进行整理汇总,列入集团公司合格供方名册。各区域分公司（直属省市分公司）按区域分公司供方评价结果建立分公司预选供方名册，每季度报项目管理部审批后，列入集团公司合格供方名册。集团公司合格供方名册中含对其施加环境,安全影响的供方,并给予标识。4.5.2 集团公司合格供方名册每年以电子版的形式发放至集团公司有关部门,区域分公司及项目经理部；4.5.3 项目管理部物资主办根据合格供方的增加与除名情况,每季度对下发的电子版进行补充。4.5.4 不合格供方的公布：对不合格的供方予以除名,并建立和保存有关记录。4.6 建立与维护物资供应管理数据库4.6.1 项目管理部物资主办将京内供方的有关资料输入物资供应管理数据库(分合格供方与不合格供方)。4.6.2 区域分公司（直属省市分公司）应建立本区域物资供应管理数据库，并按期报集团公司项目管理部，由物资主办负责汇总。4.7 对供方的考核4.7.1 经集团公司评定合格的供方,连续两年未能与我集团公司合作,须重新按供方评价程序进行评定。4.7.2 与评价合格的供方进行合作过程中,京内由项目管理部物资组及项目经理部共同对其进行考核。京外由区域分公司（直属省市分公司）及项目经理部共同进行考核并将考核结果报集团公司备案。4.7.3 对供方的日常考核为每一年一次。4.7.4 每个合同结算时由项目经理部提供评估报告，并报项目管理部及区域分公司（直属省市分公司）备案。4.7.5 如有以下情况发生,视为考核不合格,由集团公司项目管理部向供方发出书面通知,告知供方已从集团公司合格供方名册中除名,并在一年之内不予以合作。4.7.5.1 发生质量事故。4.7.5.2 一年内累计出现三次以上环保，安全不符合项。4.7.5.3 不履行合同义务。4.7.5.4 供应能力出现问题。4.7.5.5 合作方在合作过程中未及时按承诺提供最新资料。4.7.5.6 业务人员做出有损于集团公司利益和形象的行为。如行贿，串标等行为。4.7.5.7 被政府部门通报、处罚。4.7.5.8 有可靠信息证明该供方为其他公司供货过程中有严重违约行为。5. 物资采购订货管理5.1 工程中标后，由投标责任单位对项目管理部（京外为分公司物资部门）进行物资中标量、价与采购范围交底。5.2 项目经理部在机构组建一个月内编制物资需用总计划，计划需经项目经理部主任工程师（机电经理）、商务经理审核。京内项目及京外重点项目物资需用总计划报送项目管理部，计划经合约部及项目管理部机电组审批后，由项目管理部划分物资采购方式。京外一般项目物资需用总计划报送区域分公司（直属省市分公司），区域分公司物资主管部门划分物资采购方式，并报主管领导审批。重要物资计划需由区域分公司（直属省市分公司）报项目管理部。5.3 物资采购方式5.3.1 对于具有普遍性的大宗材料（钢材、水泥）、临建电缆、电箱、模板、木枋等适合规模化采购的固定中标价物资，都将在集团公司及区域分公司两个层面逐步推行集中招标采购。京内项目、重点项目由项目管理部负责进行，京外一般项目授权区域分公司（直属省市分公司）负责。5.3.2 对暂估价物资，采用推荐招标的形式。京内项目、京外重点项目由项目管理部牵头组织，项目经理部配合。京外一般项目由区域分公司牵头组织，项目经理部配合。项目管理部及区域分公司可依据管理资源情况填写授权采购签认单，授权项目经理部自行组织。5.3.3 对于单项合同估算价在2万元以上的具有项目特殊性的固定中标价物资，采用单项招标的形式。重要物资由项目管理部牵头组织。非重要物资的招标，京内项目、京外重点项目由项目管理部牵头组织，京外一般项目由区域分公司牵头组织。项目管理部及区域分公司可依据管理资源情况填写授权采购签认单，授权项目经理部自行组织。5.3.4 对于单项合同估算价在2万元以下的常用固定中标价物资，以及现场零星材料和低值易耗品，由项目经理部自行采购。5.3.5 通过以上方式采购的物资供方，必须是列入合格供方名册的供方。5.4 物资供方选定5.4.1 物资招标采购的组织机构5.4.1.1 成立物资采购招标领导小组，由主管副总经理、项目管理部经理、合约部经理、项目管理部机电经理及项目管理部主管物资业务经理组成。由项目管理部经理任组长。领导小组负责对物资采购招标的领导、指导，对投、竟标情况进行评审，并议决最终评定结果。5.4.1.2 重要物资的采购工作小组由集团项目管理部主管物资业务经理、项目管理部物资主办、区域分公司物资主管、项目商务经理、项目技术负责人或机电经理组成。由项目管理部主管物资业务经理任组长。5.4.1.3 京内物资集中采购招标工作小组由项目管理部主管物资业务经理、项目管理部物资主办、合约部主办、项目管理部技术主办、项目管理部机电主办组成。由项目管理部主管物资业务经理任组长。5.4.1.4 京内项目、京外重点项目单项物资招标工作小组及暂估价物资供方推荐审核工作小组由项目管理部主管物资业务经理、项目管理部物资主办、项目商务经理及项目技术负责人或机电经理组成。由项目管理部主管物资业务经理任组长。5.4.1.5 京外物资集中采购工作小组由区域分公司（直属省市分公司）总经理、物资主管经理、商务主管、技术主管及具体业务人员组成，由物资主管经理任组长。5.4.1.6 京外一般项目单项物资招标及暂估价物资供方推荐工作小组由区域分公司物资主管经理、区域分公司物资业务人员、项目商务经理及项目技术负责人或机电经理组成。由区域分公司物资主管任组长。5.4.1.7 招标工作小组在招标领导小组的指导下具体负责招标前的准备，招标文件编制，招标对象推荐，发标，开标，议标及合同谈判等具体工作。5.4.2 物资集中招标采购管理5.4.2.1 前期准备5.4.2.1.1 编制招标工作计划，京内报招标领导小组审批，京外报区域分公司总经理审批。5.4.2.1.2 招标工作小组编制招标文件。招标文件内容包括：购货清单及技术参数、投标须知、投标书格式与附录、合同条件、资料数据及投标方提交的资料清单。招标文件京内报项目管理部经理审批，京外报区域分公司总经理审批。5.4.2.2 投标方预选5.4.2.2.1 招标工作小组以列入集团公司合格供方名册中的供方为基本预选对象，同时也可根据市场需求情况和业主推荐供方的实际情况，扩大供方预选对象（经评价合格的供方）以满足招标采购需要；对预选对象是否需要考察由招标工作小组根据实际情况确定，组织相关人员考察，考察人员应根据考察情况填写考察报告表。5.4.2.2.2 由招标工作小组确定并列出五家以上符合条件的供方为投标方预选对象，由项目管理部经理及合约部经理（京外为区域分公司经理）签认确定三家以上投标方。5.4.2.3 发标及回标：招标工作小组发出招标文件。并按时接收投标文件，检查投标文件是否密封完好。5.4.2.4 开标：由招标工作小组组织开标，填写开标记录。5.4.2.5 初评：初评由招标工作小组进行。在投标方响应招标文件要求的基础上，按投标方的价格、产品质量、服务、承诺、信誉及业绩等方面做出综合评定，排出议标次序，制定议标策略。5.4.2.6 议标：议标由招标工作小组按议标次序与投标单位逐一议标。按议标结果推荐拟中标单位。5.4.2.7 终评：由项目管理部经理及合约部经理（京外为区域分公司总经理）依据初评意见，对拟中标单位进行评审，确定中标单位。5.4.2.8 招标工作小组根据评标结果，向中标单位发出中标通知书。5.4.3 单项招标程序5.4.3.1 招标文件编制：根据项目提供的单项物资招标计划及相应技术、商务交底，招标工作小组编制招标文件。招标文件内容包括：购货清单及技术参数、投标须知、投标书格式与附录、合同条件、资料数据及投标方提交的资料清单。重要物资招标文件报招标领导小组审批。5.4.3.2 投标方预选：招标工作小组以列入合格供方名册中的供方为基本预选对象，同时也可根据市场需求情况和业主推荐供方的实际情况，扩大供方预选对象（经评价合格的供方）以满足招标采购需要；对预选对象是否需要考察由招标工作小组根据实际情况确定，组织相关人员考察，考察人员应根据考察情况填写考察报告表。由招标工作小组确定三家以上投标方。重要物资投标方需报招标领导小组审批。5.4.3.3 发标及回标：招标工作小组发出招标文件。并按时接收投标文件，检查投标文件是否密封完好。5.4.3.4 开标：由招标工作小组组织开标，填写开标记录。5.4.3.5 评标及议评5.4.3.5.1 评标由招标工作小组进行。在投标方响应招标文件要求的基础上，按投标方的价格、产品质量、服务、承诺、信誉及业绩等方面做出综合评定，排出议标次序，制定议标策略。5.4.3.5.2 议标由招标工作小组按议标次序与投标单位逐一议标。按议标结果选定中标单位。重要物资中标单位由招标领导小组审批，其它物资由招标工作小组组长批准。5.4.3.6 招标工作小组根据评标结果，向中标单位发出中标通知书。5.4.4 暂估价（需业主认价）物资供方推荐程序5.4.4.1 招标工作小组责任人员依据项目提供的物资计划、技术交底及商务交底在合格供方名册中预选五家以上供方。5.4.4.2 招标工作小组按单项物资招标程序对预选供方进行招标，从招标结果中优选出三家供方，填写物资供方推荐表，交项目报送业主确认。5.4.4.3 业主在推荐范围内选定供方，由项目填写物资订货会商单，确认该供方为中标单位。5.4.4.4 业主若在我集团公司推荐的供方范围外选择供方时，需业主提供有负责人签字、盖章的函件。如业主无相应函件，且价格高出市场价很多，集团公司又无采购收益时，报招标领导小组（京外为区域分公司总经理）批准，方可确定为中标单位。但不因此影响项目经理部所承担的制造成本责任。5.4.4.5 通过以上程序选定的供方应为经评价的合格供方。业主或其它方推荐的供方如在合格供方名册外时，应按评价程序进行评价。当业主推荐或选定的供方经评价不合格，业主方又不改变意见时，由集团公司项目管理部或区域分公司物资主管部门出具物资订货异议备忘，交项目报业主签认，以明确双方的责任。6. 合同管理 6.1 合同的草拟与谈判6.1.1 由招标工作小组负责拟定合同文本。合同文本格式应是我集团公司编制的物资采购合同或经工商管理部门监制的标准合同文本。原则上不使用供方提供的合同文本。6.1.2 由招标工作小组与供方进行合同谈判。6.2 合同评审：按集团公司分包分供合同评审办法执行。6.3 合同用章：6.3.1 重要物资及京内物资合同使用集团公司合同专用章。6.3.2 京外物资合同使用区域分公司行政章。6.3.3 需使用集团公司合同专用章时，合约部接到由项目管理部主管物资业务经理签字的工作联系单后盖章。6.4 合同存档：按集团公司分包分供合同评审办法执行。6.5 合同履约6.5.1 组织进场6.5.1.1 集中招标采购物资由集团公司项目管理部物资主办（京外为区域分公司物资管理人员），按项目经理部提供的物资进场计划组织进场。6.5.1.2 其它物资由项目经理部按合同要求，自行编制物资进场计划并组织物资进场。6.5.2 合同变更6.5.2.1 在合同执行过程中出现合同的变更，如变更总金额超过20万元或超过原始合同总金额的40，应重新按以上程序进行招标。6.5.2.2 如变更总金额超过10万元（在20万元以下）或超过原始合同总金额20，应重新进行谈判，签订补充合同。6.5.2.3 变更总金额超过2万元（在10万元以下）且不超过原合同总金额20时，项目经理部应提供变更报告，京内经项目管理部物资组、合约部（机电为项目管理部机电组）评审，京外经区域分公司物资主管、商务主管评审后，变更报告作为结算依据。6.5.2.4 变更总金额不高于2万元时，项目经理部提供变更报告，变更报告作为结算依据。6.5.2.5 因变更等原因引起的物资尾料，应按集团公司有关资产的管理办法执行。6.5.3 物资采购款支付6.5.3.1 由合约部将各项目经理部、区域分公司上报的资金实付计划中的物资采购款支付申请转项目管理部。6.5.3.2 由项目管理部审批后返回合约部。6.5.3.3