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文件材料立卷归档业务培训 档案馆2008年4月24日 一 立卷归档基本业务知识二 文档一体化立卷归档流程三 文档一体化立卷归档演示 第一部分立卷归档基本业务知识 一 立卷归档制度二 部门立卷制度三 考核评定说明 一 立卷归档制度 立卷归档制度立卷制度归档制度立卷制度 将办理完毕但仍具有查考利用价值的文件材料整理编立成案卷的规定 归档制度 将整理立卷的文件移交档案机构或档案专门人员保存的规定 归档范围归档时间归档制度归档要求归档手续 归档 文书处理工作档案工作 归档制度已成为我国明文规定的一项制度 中华人民共和国档案法 第十条规定 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 国家教育委员会令 第6号 第十条规定 高等学校应建立和完善归档制度 并纳入教学 科研和管理人员的职责范围内 做到每项重要的教学 科研 党政管理等工作 都有完整 准确 系统的文件材料归档保存 一 归档范围 归档范围应当归档不应当归档应归档的文件材料 凡是本单位活动过程中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的文件材料 均属于归档范围 必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档 集中统一管理 请各部门按照已修订的归档范围作为参考进行归档 文件材料是否应当归档 取决于文件材料本身的保存价值 应归档文件材料 1 本单位形成的文件材料包括 本单位形成的制度 规章等有查考利用价值的文件 处理重要问题形成的文件材料 召开重要会议的主要文件材料 重要的请示 报告 总结 综合报表等 2 上级来文包括 直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件材料 非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料 上级机关和同级机关颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 3 平级或不相隶属单位的来文包括 凡与本单位业务工作相关的 具有查考利用价值的文件材料 特别注意 帐外文件 的收集归档 帐外文件 指未经本单位收发文登记的文件材料 会议文件 本单位召开的各种重要会议所形成的文件 包括会议记录 领导人讲话稿 会议所形成的照片 录音和录像材料等 本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型 各种载体的文件材料 本单位的各种规章制度 本单位及内部机构制定的重要的规章制度 办法等 各种声像材料 国家及上级机关领导人来单位视察 处理工作 本单位领导在公务活动中形成的各种声像材料等 单位领导人的信函 凡属于公务活动的有查考利用价值的文件材料 应及时归档 新闻材料 单位向电视台 电台 报社发送的新闻稿件 音像材料等应收集其底稿或复制件 翻录件等 大型活动 一些临时性的大型活动 特别是跨部门举办的大型活动等 在活动结束时 应及时收集有关文件材料 非OA系统电子文件 本单位管理信息系统中应归档的电子文件 不应归档文件材料 重份文件无查考 利用价值的事务性文件材料 如节假日放假通知 临时性事务性的通知等 未成文的草稿及一般文件的历次修改稿 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 同本单位主管业务无关的文件 本单位领导兼任其他单位职务形成的文件材料 二 归档时间 第一时段 文件材料立卷 6月底之前立卷部门 完成实体立卷和网上立卷 移交纸质文件或提交电子文件纸质文件 包括办公自动化系统中流转的电子文件纸质稿 电子文件 包括文件目录 电子文件原文 注意 暂不进行装订 但要求用别针或夹子固定 第二时段 文件材料的数字加工 6月底 9月底档案馆 对无电子文件原文的纸质文件进行数字扫描加工 第三时段 文件材料装订 移交 10月 12月底之前立卷部门 装订移交 办理移交手续 完成与档案馆之间的移交归档任务 三 归档文件质量要求 电子文件齐全与纸质文件配套的电子文件挂接齐全挂接电子文件准确挂接电子文件原文要求准确 避免张冠李戴 电子文件应为最后的定稿 双备份 办公自动化文件材料打印成红头纸质文件 手续完毕 打印的纸质文件应加盖发文机关的公章录入信息准备 手工录入的案卷目录 卷内文件目和归档文件目录准确无误 题名 文号 页码等 纸质文件材料要求卷内文件材料手续完备制作和书写材料利于长期保存 不能有红色 圆珠笔和纯蓝墨水书写 不能使用复印件归档 文件材料的鉴定剔除无保存价值的文件材料 应归档的文件材料 含纸质和电子文件 归档齐全完整 剔除不属于归档的文件材料 确定文件材料的保存价值 根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要 准确进行判断 永久 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌 对学校 国家建设 历史研究有长远利用价值 长期 凡反映学校一般工作活动 在长时期内对学校和社会有查考利用价值的 短期 凡在短时期内对学校工作有查考价值的 注 上级发来的文电 除少数直接针对本校并要执行的重要文件应当永久保管外 其余多数为长期 短期保管 文件材料的整理要求1 去掉卷内文件上的金属物 2 密不可分的文件材料 放在一起归档请示与批复 批复在前 请示在后 排列顺序正件与附件 正件在前 附件在后 结论与依据材料 结论性材料在前 依据性材料在后 3 不同年度的文件材料 一般分年度立卷 跨年度的请示 报告与批复应放在复文年度立卷 集中年度立卷跨年度的规划 计划等放在所对应第一个年度立卷 跨年度会议文件放在开幕年度立卷 跨年度非诉讼案件放在结案年度立卷 4 专题性 成套性文件 教学 科研 产品生产与科技开发 基建 设备 出版档案 按工作阶段 内容等分别组卷 5 编号 页号 以卷为单位整理的案卷 在有文字的页面下方编写页号 件号 以件为单位整理的应在每份文件材料右上方加盖件号章 编写件号 6 填写备考表 填写卷内情况说明 无说明的也要填写立卷人姓名 检查人姓名 立卷时间写上 检查人应是立卷单位的档案工作分管负责人 7 超规格纸张 超过A4的图纸 图表等文件材料应进行规范折叠 二 部门立卷归档制度 国家教委 普通高等学校档案管理办法 第二十条规定 高等学校实行文件材料形成部门 课题组立卷的制度 一般由立卷人按文件材料的自然形成规律 系统整理组卷 编排页号或件号 填写卷内目录 交本部门档案工作人员检查 装订后向学校档案部门移交 档案部门应派人指导立卷工作 一 做好文件平时归卷工作 平时归卷 文件材料的平时管理 集中 统一 分类管理 具体做法 每年初为本单位将要形成的文件分类分别准备一个卷盒 平时在文件办理完毕以后 分门别类地将文件归入相应的卷盒之中 好处 方便平时文件的管理和利用便于第二年文件整理归档内部科室少的单位 由公文管理员集中进行平时归卷工作 不同规模单位的操作内部科室多 规模较大的单位 可以分科室分别做好本科室文件材料的平时归卷工作 第二年统一由兼职档案员立卷归档 二 文件立卷归档流程 1 文件材料的初步集中 立卷 兼职档案员第一步 将2007年形成的需要归档的文件材料集中起来 第二步 对文件材料进行鉴定 剔除不需要归档的文件材料 第三步 将文件材料分类 按问题相对集中 第四步 将文件材料进行排序2 文件材料的检查指导 档案馆第五步 由档案馆专职档案员对文件材料的鉴定 分类 排序进行检查 指导 3 文件材料信息录入 兼职档案员以 卷 整理案卷目录第六步 录入目录信息卷内文件目录以 件 整理归档文件目录第七步 挂接文件原文 将纸质文件原文挂接到对应的目录下4 装订 移交归档 四 考核评定 今年将加大对以下几个方面的考核力度 1 归档时间 6月底档案材料是否移交档案馆作为考核内容之一 在7月份我们将对各立卷部门的档案移交情况进行统计 12月底 档案材料装订是否完成 是否完清移交手续 考核前将对装订移交情况进行统计 2 归档文件的质量要求 在去年考核评定的指标体系上 我们将进一步细化指标体系 特别是对电子文件的归档问题 电子文件挂接齐全率 电子文件挂接的准确率 非OA系统的电子文件归档率 属于归档范围的文件材料归档率 第二部分文档一体化文件材料立卷归档流程 一 网络环境下文档一体化立卷归档工作内容和方法二 OA系统电子文件网上归档三 纸质文件立卷归档 一 网络环境下立卷归档工作内容和方法 电子文件 主要指学校办公自动化系统中流转的公文两类材料本部门形成的电子文件原文纸质文件 平时工作中产生的纸质文件电子公文打印的纸质文件两个平台办公自动化系统平台档案管理信息系统平台OA中转员三类工作人员兼职档案员 职能部处 专职档案员 档案馆 电子文件立卷归档 利用办公自动化系统与档案管理信息系统的无缝链接 完成电子文件从生成系统 OA系统 向最终归宿地 永久存贮系统 档案管理信息系统 的流转 纸质文件的立卷归档 纸质文件立卷归档的工作内容网上立卷文件实体立卷 利用OA系统和档案管理信息系统立卷归档内容 一 电子文件立卷归档 电子文件信息 二 纸质文件立卷归档 网络环境下的纸质文件的立卷归档工作内容 利用一个平台 档案管理信息系统平台完成两方面的立卷两方面的立卷 文件信息网上立卷文件实体立卷 1 纸质文件网上立卷 分四大步骤 由两个部门完成 第一步 信息录入职能部门第二步 审核档案馆第三步 整改提交职能部门兼职档案员第四步 移交入库档案馆 2 文件实体立卷归档 兼职档案员在信息网上立卷基础上完成纸质文件实体立卷归档 其工作内容主要为检索 打印目录 排序 加盖和填写件号章 装订等 工作流程 检索分别检索OA系统网上归档的目录和手工录入目录打印目录以 卷 归档 案卷目录 以 件