办公设备使用管理制度.docx

海南恒源嘉盛酒店管理有限公司海南恒源嘉盛酒店管理有限公司备 忘 录MEMORANDUM致 To : 董事长编号 No. : 办公室【2012】012由 From : 办公室页数 Page : 3抄报 Copy to : 各部门办公室日期 Date : 2012年10月26日事由 Subject : 办公设备使用管理制度一、目的：加强办公设备的维护与管理，使管理服务工作的正常开展，延长办公设备的使用寿命，确保办公设备安全、可靠、稳定的运行，特制定本规定。二、适用范围：公司一切办公设备设施的使用与管理。三、权责1、行政办公室负责统一分配、发放和管理办公设备设施;2、设备的签收人，即设备的第一负责人，坚持“谁签收，谁负责”的责任制度；3、工程部负责公司一切办公设备的维修及保养。四、设备管理规则（一）设备的使用：1、公用设备 范围：指会议室、洽谈室等由各部门公共使用，但无具体签收人的办公 设备；责任： 使用部门负责保持公用设备的清洁整齐；行政办公室负责监管、 检 查使用情况； 公用设备若出现故障、损坏或丢失，由行政办公室 负责清查责任部门或责任人并追究其责任；未能查出责任部门或责 任人时，由行政办公室承担相关责任。2、个人设备范围：个人或部门签收、使用的办公设备；责任：设备的签收人即设备的第一负责人，坚持“谁签收，谁负责”的责任制度; 设备的签收人负责保持相应设备的清洁、整齐；因个人原因出现的故障、 损坏或丢失，由签收人自行承担责任并赔偿。3、使用原则用途：办公室的各项设备设施是为方便工作，处理公务之用，不得用作其他与工 作无关的用途；权限：非本公司工作人员，未经许可，不得使用本公司办公设备；本公司员工只 得使用授权范围内的设施设备，不得违规操作非权限内的办公设备；因工 作需要需通国内、国际长话或发传真时，须经部门负责人批准，否则，所 产生的费用由个人支付；操作：员工须按照设施设备的使用说明书正确使用、操作、关闭办公设备，不得 随意拆卸、移动设备或恶意损坏，凡因个人操作不当或恶意破坏而造成的 设施设备损坏或故障，所产生的维修费用或更换费用，由当事人自行承担。爱护：员工应保持爱惜、爱护办公设备，保持设备的干净整洁；不过度设施设备， 延长办公设备的使用寿命； 节约：及时关闭用电设备电源；节约、回收利用低值易耗品；使用空调时，应关 闭门窗；使用电话、传真时，应做到通话简洁明了，降低办公费用；安全：员工提高办公设备的用电安全、操作安全及网络安全意识，安全使用办公 设备，严禁下载与工作无关的程序及软件，凡因个人原因引起的安全、泄 密、中毒事故及损失，均由个人承担并赔偿； 其他：保密意识：收发、打印、复印的文件、材料及传真不得随意传播；资料安全：存放于电脑的保密文件资料、财务数据等文件须加密保管，不经批准 不得复制或拷贝；重要的资料做好备份，以免丢失。（二）设备的维修维修部门：工程部负责办公设备的日常维护、保养，是公司唯一有权限对办公设 备进行维修的部门；因个人随意安装、拆卸各种硬件和附属设备所引 起的故障、损坏，由个人承担责任并赔偿；维修申报：办公设备出现故障后，相关人员应及时填写报修申请单至公司相 关部门维修；未经批准，擅自送外维修的费用，由个人自行承担。（三）设备的调转权限：行政办公室是负责一切办公设备的分配、发放及使用监督的部门，未经同 意，各部门不得擅自调换办公设备；调转：办公设备内部调转须报行政办公室批准并备案，严禁私自调转；公司一切 办公设备严禁外借至公司以外的范围，否则视为