采购管理调研

物资采购管理模块编制采购计划1. 物资采购流程交涉、换货中止合同退货办理入库登记手续否是是否合格采购物资验收实施采购填写物资采购申请单签订采购合同审核通过采购部门招标、询价审核没通过重新编制相关领导审核实施合同资金编制计划付款业主：根据项目进度编制采购计划，并由上级领导审批。监理单位：协助业主进行物资采购决策；组织物资供采购标工作；编制、审核和控制物资采购计划。1) 编制采购计划：采购部根据各部门的需求并按照WBS进度计划编制月采购计划或者年采购计划。并上报领导进行审核。2) 相关领导审核：对采购部上报的采购计划进行审核，是否满足工程进度计划和部门需求，如果审核不通过予以驳回，采购部重新编制，审核通过则递回采购部进行下一步工作。3) 采购部门招标、询价：采购部进行厂家筛选询价，根据物资需求也可以招标。4) 采购：按照采购计划进行采购，采购分两种形式：直接采购、合同采购。直接采购所需物资数量相对较少，采购金额较小。合同采购所需物资数量较大，采购金额较大。5) 采购物资验收：对采购到的物资进行质量和数量的检验，查看是否合格，合格进行下一步工作，不和合格可以中止合同退货（相对合同采购），也可以与供应商交涉换货。6) 办理入库手续、登记：仓储部门对验收合格的物资进行登记，并按物资种类办理入库，填写收货表单，上报财政部门。7) 资金编制计划：财政部门根据仓储部门提供的收货单进行资金编制计划。8) 付款：按照资金编制计划给供货商付款。2. 需求计划物资需求计划编制程序：业主按照公司下达的WBS进度计划，依据工程设计文件或施工图纸中的实物工作量和物耗定额，编制单位工程主要物资需求计划。物资需求计划应在开工前一次编制完成，经技术负责人审核，主管领导审批后报送采购部门，做为编制采购计划的依据。1. 物资需求计划的内容：工程消耗的各种原材料、半成品均应编制物资需求计划。物资需求计划应包括封皮、物资需求汇总表及大型工程分部工程物资需求明细表等，其基本内容应包含：a) 工程项目名称、施工单位、计划供货时间。b) 物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式。c) 合同或设计文件有特殊要求时，需注明有关技术参数、标准，提供加工图、规范、图集、图纸或样品生产厂等。d) 对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准。e) 制表人及审批人签字。2. 对于施工过程中的设计变更，应做到变更内容和变更需求计划同时编制、审批，报送物资采购部门。3. 对于构成工程实体的主要材料，严格按照设计工程量和项目执行的定额标准，计算计划需用量。对于无定额依据的，应注明用途，按实际需用量核算。物资需求汇总登记界面如下：3. 采购计划和申请1. 采购部门根据业主提供的工程物资需求计划，将所有同规格、类型的物资需求计划进行汇总，便于集中采购、统一分配。2依据汇总的物资需求计划，盘点库存和其他资源后，按照各部门，编制工程物资采购计划，由相关领导审批后，组织采购订货。对于符合招标采购条件的物资，应进行招标采购，并签订供货合同。3. 工程物资采购计划应包含的基本内容：a) 工程项目名称、施工单位、计划供货时间。b) 物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式。c) 合同或设计文件有特殊要求时，需注明有关技术参数、标准，提供加工图、规范、图集、图纸或样品生产厂等。d) 对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准。e) 制表人及审批人签字。4. 物资采购计划应考虑合理的物资储备，减少不必要的资金占用，在保证现场施工需要的前提下，应适量减少库存。在条件许可的情况下，个别种类的物资可以“零库存”。5. 各部门在编制产品申请计划时，必须充分考虑提供的产品能不能及时到达或规格品种不全等因素，减少其对现场施工进度和工程成本的不利影响。采购订单界面如下：是否具有以下表单：物资采购申请单部门： 年 月 日序号物料名称规格申购数量库存量单位需求日期标准用量123456申请人总经理审批备注：订购记录表部门： 年 月 日序号物料名称型号规格订购数量单位单价金额订购日合同号交货日期交货数量供应商交货情况1345674. 招投标招标程序流程图确定物资招标采购方案确定标底进行市场调查编制招标文件发中标通知，签订合同开标、评标发邀请函及售标书 业主：确定采购招标方案，进行市场调查确定标底，编制招标文件，向物资设备厂家发出邀请，开标、评标，向厂家发出中标通知。 监理单位：组织物资采购招标工作，编制、审核和控制物资采购计划，并审查采购合同是否具有有效性。 承包方：即投标方，向业主提交资格证明文件。1. 编制招标文件招标文件一般应包括：招标邀请书、投标须知、投标书格式、合同主要条款、投标人的资格证明文件及其他事项。a) 招标邀请书：包括招标单位名称；招标步骤和招标物资范围、数量；购买标书的时间、地点；招标单位的联系地址、电话及联系人等。b) 投标须知：包括应明确招标物资名称、规格、数量和质量（技术要求及图纸）、环境及职业健康安全要求的标准，交货期限、交货地点、交货方式、包装标准、各种费用的负担；对招标文件说明及对投标者的投标文件的基本要求；投标文件的递交程序，开标的基本条件；投标保证金和履约保证金；评标、定标的基本原则等内容。投标截止日期和地点、开标日期和地点。c) 投标书格式：含有投标人名称、地址，投标物资名称、规格型号、数量、单价、总价及质量要求的报价清单。d) 合同主要条款：依据合同法，包括价格及付款方式，交货条件及期限，质量验收标准技术服务和验收，保证和违约责任，解决合同纠纷的方式等内容，条款要清晰、全面、严谨，防止以后发生纠纷。e) 投标人的资格证明文件：包括投标人（生产厂或经销商）资格证明，生产厂家的授权书、生产厂家近两年产品业绩等。f) 招标项目的技术要求及附件，技术标准、规范及其它需要说明的事项。2. 招标方案批准后，发出招标邀请书。3. 对投标单位进行资质审查，必须按公司物资供方的评价和选择的要求，对供方进行评价合格后方可参加，参加投标单位必须有三家以上（特殊情况除外）。4. 向合格的投标单位发售招标文件及相关资料。5. 开标a) 招标单位应在投标人参加的情况下，在规定的时间、地点当众开标。b) 投标人姓名、标价、提供的优惠条件将在开标仪式上宣布并记录，投标人应签字确认。6. 评标a) 评标小组应对投标厂家产品的性能、报价、特殊优惠条件、售后服务承诺等内容，针对不同的产品制定出不同的评分标准。并依据评分标准评审标书，确定中标单位。b) 评标过程的保密性：招标单位应采取必要的措施，保证评标在严格保密的状态下进行，有关评标的内容不得透露给投标人。c) 标书预审：评标小组确定各投标书是否符合下列条件，有其中一项不符者，定为废标。a、投标人资格合格；b、按要求加盖公章和签署；c、提供了完整的相关资料；d、实质性响应招标文件要求。d) 评估标书对通过预审的投标人的投标书进行评估，评估时应考虑以下因素：1. 能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准。2. 能够满足招标文件的实质性要求，并且在评审中其投标价格最低。3. 供货组织方案，投标人的财务状况及业绩经验。e) 评标小组将依据标书评审情况，确定中标人。 7发中标通知a) 招标单位应用书面文件通知投标人已被接受以及被接受的条件。同时将中标结果通知所有未中标的投标人，并退回未中标单位的投标保证金。b) 中标人在收到中标通知后，应在规定时间内由法人或法人代表与招标单位签订购销合同，过期将被取消中标资格。 8. 评分标准 下表为招标评分标准，仅供参考招（议）标评分标准表（参考）序号考核项目分值考核内容得分1价格因素80分单价与市场价比较每高出1个百分点扣除0.5分，以此类推2质量、环境及职业健康安全承诺4分质量、环境及职业健康安全保证体系和产品检验手段完善，有质量保证期承诺的4分质量、环境及职业健康安全保证体系和产品检验手段不完善，有质量保证期承诺的2分质量、环境及职业健康安全保证体系和产品检验手段完善，没有质量保证期承诺的1分质量、环境及职业健康安全保证体系和产品检验手段不完善，没有质量保证期承诺的0分3服务承诺4分能提供良好的售后服务承诺4分售后服务承诺一般2分没有售后服务承诺0分4生产能力和信誉4分生产能力和供货能力强，有先进的生产技术和良好的企业信誉4分生产能力、供货能力、生产技术和企业信誉一般2分生产能力、供货能力、生产技术和企业信誉较差0分5企业业绩3分所投货物近两年之内在三个以上类似工程中被使用3分所投货物近两年之内在两个以上类似工程中被使用2分所投货物近两年之内在一个以上类似工程中被使用1分未在类似工程中使用过0分6付款方式2分满足招标要求的2分提出其他付款方式，招标单位可以接受的1分提出其他付款方式，招标单位无法接受的0分7交货地点及时间2分满足招标单位要求的2分不能满足招标单位要求的0分8其他优惠条件1分有优惠条件的1分无优惠条件的0分5. 到货检查货物检查流程开始否是结束换货退货是否合格少多抽样检查数量多少确定检验方案制定检验计划逐一检查入库登记业主：对已到物资设备进行检验，质量和数量上是否满足要求。承包方：即供应商，对不合格物资设备进行换货处理。1) 制定检验计划：根据工程项目进度制定物资检验计划。2) 确定检验方案：根据检验规定，物资检验标准、确定检验样本数量，到待检区进行检验。3) 逐一检查、抽样检查：根据物资的样品、物资检验标准或规格书、检验指导书，进行检验4) 将检验结果填入“物资验收单”。5) 是否合格：检验合格后物资可以入库登记，若不合格，可以办理退货也可以协商换货。上述工作完成后仓库部门填写收货单。是否具有以下表单：物资验收单 订购单编号： 日期：编号名称订购数量规格符合单位实收数量单价总价是否是否分批交货 是 否厂商供应：检验抽样 %不良验收结果： 全数 %不良检查员：采购仓库总经理审批收货单类别厂家名称约交日期收货日期发票号码 材料 半成品 成品项次品名规格申请数量单位实收数量单价金额说明检验结果收货人6. 物资仓储管理描述：对检验合格的物资进行存储管理，入库信息、出库信息录入，物资盘存等。具体功能如下：1. 存放位置维护存放位置即为仓库，仓库基本信息包括：仓库名称、仓库编号、仓库类型（公司仓库、工程仓库）、所属机构、负责人、负责人联系方式、仓库地址、仓库状态（启用、停用）。界面如下：2. 物资分类、材料项维护按照物资种类进行分类，要包括物资编码、物资名称、计量单位、规格型号和功能描述。界面如下：3. 入库记录采购物资入库单包含信息：物资名称、物资入库数量、物资单价、物资分类、规格型号、总价、经办人、校准人、入库日期、单据编号、合同编号、入库名称、供应商名称等信息。界面如下： 4. 物资领用申请物资需求单位，根据之前批准的采购申请，进行货物的领用登记。包括领用基本信息和领用内容等。界面如下：5. 出库记录 通过查看出库记录可以了解出库物资的名称、数量、单价等，还可以看出从哪个仓库调出、申请人、审批人以及出库单据编码等信息。界面如下：6. 仓库库存 对仓库中的物资进行盘查，查看仓库中物资状况。界面如下：7. 采购合同管理描述：对物资采购所产生的合同进行管理，合同记录采购的基本信息，可以根据WBS进行物资采购；采购合同主要需要体现采购明细和费用，可以对采购详情一目了然。功能需求：1. 合同记录：编制采购合同，登记合同主体信息、采购内容、到货批次要求、支付计划、相关附件等。并对采购合同进行分摊，将相关费用分摊到指定WBS和费用科目上，以进行费用分析和后续流程。2. 合同变更：对采购合同进行变更调整。包括，费用变更、采购数量变更、到货时间变更等三种形式。3. 合同支付：根据计划支付，来编制支付申请。4