物业客服助理要做的工作内容.doc

物业客服助理要做的工作内容 导语：国内企业的助理和外企助理不一样，外企助理纯粹就是“帮助打理”的意思，国企助理就象上边说的，职位比副职低，在一把手授权的事务上，实权却比副职要高。下面由出的物业客服助理要做的工作内容，一起来看看吧。 第一部分前台操作 熟练地操纵前台的工作是物业助理最基础的工作，前台的工作主要有接待业主（住户）的投诉、和管理业主（住户）的资料、接听电话、开放行条、接待来访和工程出单。 一、接待业主（住户）的投诉，投诉分为有效投诉和沟通性投诉（抱怨）。 （1）、有效性投诉的情况有业主（住户）对物业管理公司在管理服务方面（保洁、车辆管理）、乱收费、设备维修保养方面失职、违规等行为的投诉。 （2）、沟通性投诉： 求助型：业主（住户）有困难或问题需给予帮助解决的（保修服务）。 咨询型：业主（住户）有质疑或建议要向管理部门沟通。 发泄型：业主（住户）带有某种不满，受委屈或误会等造成的内心不满，心理不平衡，要求把问题得到解决的。 沟通性投诉若处理不当，会变成有效投诉，所以必须要认真处理好沟通性投诉，处理各种投诉时注意不能轻易向业主（住户）承诺。 处理投诉的程序：、做好投诉记录；、准确判断投诉的性质；、准确判断投诉事件的负责部门；、带上负责部门的主管到现场了解情况；、由负责部门主管为主要处理问题的中心人物；、回访。 处理沟通性投诉的程序：、做好投诉记录；、确认对方的身份；、查看投诉者的缴费情况；、通知相关部门去处理或给予解答；、回访。 二、和管理业主（住户）的资料： （1）、将旧文件归类存档；（2）、更新业主（住户）的资料；（3）、管理各种合同文件；（4）、负责打印和存档。 三、接听电话，接听电话的程序：、报出己方的地址（大厦管理处）；、问清楚对方的身份；、听清对方表达的内容；、做好记录；向对方解答相关的问题，不能当场解答的，留下对方的联系方式；、挂电话后找相关部门解决；、回访。 四、开放行条，开放行条的程序：、需要对方出示相关证件（身份证）；、查询对方缴费情况；、确定对方需要放行的物品；、确认对方的身份，有必要时打电话让业主确认是否放行。 五、接待来访：、问明来意；、确认对方的身份；、通报相关部门；、引领来访人员到接待区坐定；、送上茶水。 六、工程出单：、出单；、通知工程部；、签领；、跟进；、回访。 七、前台工作的注意事项：（1）、注意穿着整洁；（2）、保持前台整齐干净；（3）、熟练操作办公设备；（4）、非工作需要不得使用电脑、电话、打印机和复印机等办公设备；（5）、注意节约用纸和节能；（6）、注意言谈举止。 第二部分监督和协调部门的工作 一、保安部：（1）、检查保安的穿戴是否规范；（2）、检查各个岗位是否正常；（3）、督促不自觉的员工；（4）、发现不合格，找队长处理或出内部协调单；（5）、跟进检查。 二、工程部：（1）、督促员工及时处理工程维修；（2）、工程跟进；（3）、回访；（4）、发现不合格，找工程部主管处理或者出内部协调单；（5）、跟进。 三、清洁部：（1）、检查楼宇的卫生情况；（2）、监督清洁部的保洁进程；（3）、督促清洁部及时处理卫生事件；（4）、发现不合格，找清洁部主管处理或者出不合格单；（5）、跟进检查。 四、绿化：（1）、跟进绿化的种植进程；（2）、监督绿化的养护情况；（3）、发现不合格，通知绿化公司及时处理；（4）、跟进。 第三部分日常巡查 楼宇的日常巡查工作：（1）、卫生情况；（2）、检查公共设备设施；（3）检查公告栏；（4）、检查保安部巡逻情况表和记事本（5）、发现不合格即通知相关部门及时处理；（6）、跟进检查。 第四部分广告位、仓库管理 对外招租，对外招租包括广告招租、仓库招租和场地使用招租。 一、广告招租：（1）、协商；（2）、签约；（3）、广告管理；（4）、催收广告租金。 二、仓库招租：（1）、协商；（2）、签约；（3）、仓库管理；（4）、催收仓库租金。 三、场地使用招租：（1）、协商；（2）、签约（同时缴纳场地管理费）；（3）、监督和管理场地的使用情况。 第五部分管理费管理 催收管理费，提意见是业主（住户）的权利，缴纳管理费是业主（住户）的义务；业主（住户）可以放弃权利，却不得不履行缴纳管理费的义务。催收管理费分上门催收和电话催收两种方式： 一、上门催收：、表明自己的身份和来意；、若业主（住户）对管理处有什么疑问，可以现场给予解答，无法解答的问题，留下业主（住户）的联系方式（不能做任何的承诺）；、做好催收管理费的记录；、跟进业主（住户）缴纳管理的情况。 二、电话催收：、表明自己的身份；、确认对方的身份；、表明打电话的意图；、与业主（住户）约好缴纳管理费的时间；、做好记录；、跟进业主（住户）缴纳管理费的情况。 物业客服接待岗位职责和工作标准 岗位职责： 一、客服部领班岗位职责 1、加强业务、管理技巧的学习，自觉遵守管理处及客服部的各项规章制度，负责前厅工作，对管理处经理负责； 2、根据管理处经理意见，对客服部进行合理安排； 3、负责检查部门上岗人员仪容仪表是否达标准，工作室内卫生是否达标； 4、负责监督检查本部门人员工作情况，每日查阅各岗位工作记录，准确了解各项工作完成及未完成情况； 5、负责每日向管理处经理汇报前厅工作情况； 6、负责本部门人员班次、假期排定； 7、熟练掌握管辖范围内的操作规程及质量标准； 8、负责关心、爱护员工，及时了解员工动态，及时汇报管理处经理，开展针对性工作； 9、负责对本部门员新到工进行上岗前培训，及定期对在职人员进行岗上培训； 10、熟悉大厦情况，勤巡查，发现问题及时处理； 11、负责组织安排会议中心的服务及接待； 12、认真执行管理部经理交办的其他任务。 二、大厅接待员岗位职责 1、在客服部领班的领导下，严格遵守管理处及本部门各项规章制度； 2、负责有礼貌的接听每一个客户来电，做好登记，并做出相应处理； 3、每日上班时间，主动向各机关主要领导问好致意； 4、会议期间，协助会议服务员为来宾、出入会场人员提供迎送、引领服务； 5、负责协助安全部对大厦出入人员的控制； 6、负责热情、耐心的解答处理客户的问询； 7、负责大厅内设施设备运行状况的巡检、报修； 8、负责保持工作岗位及前厅环境卫生； 9、熟悉大厦结构、各处室分布情况及客户姓名、电话号码； 10、每日认真填写交接班记录表，接班人未到，不得离岗； 11、完成领班交办的其他任务。 三、大厅接待服务标准： 1、服务员上岗要按规定化妆、修饰，着工装，仪容仪表端庄、整洁、精神饱满，禁止面带倦容，情绪低落状态下上岗； 2、班前二十分钟准时上岗； 3、迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑； 4、工作中，始终思想集中，保持工作的谨慎态度； 5、接待台面整洁，所需物品摆放整齐、美观； 6、熟练掌握物业区域内各处室位置，电话号码，主要领导的称谓，做到准确无误； 7、能正确识别来宾是否为本物业区域内业主； 8、合理安排大厅内的滞留人员，保持大厅内始终处于良好秩序； 9、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确； 10、大厅内卫生情况良好，设施设备运行正常，保修及时； 四、会议服务员岗位职责 1、保持会议区域的整洁，准备好会议服务的各种用具，物品，随时准备会议使用。 2、做好会议前的准备工作。 3、做好会议前迎宾工作。 4、会议期间服务： 1）会议开始后，注意维护会议场所的秩序和卫生，防止无关人员进入会议区域。 2）注意音响效果，必要