房企风险管理中的档案管理.doc

明源分享176期房企风险管理中的档案管理 借用一位企业高管的话：一个公司的管理水平取决于这个公司的档案管理水平。档案是企业的无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识。档案是企业在各项工作活动中形成的真实的历史记录，档案不仅记录了工作活动的历史过程，而且记载了其形成和积累的经验和教训，是企业重要的知识资源。 每个部门有一项共同的质量目标，就是知识成果转化率。这几年来，公司在管理层的领导下，在项目发展、营销策划、工程管理、财务管理等许多方面都取得了显著的成绩，但是从前几次质量目标达成情况看，各部门的前期工作成绩几乎都没有以文字总结的形式转化为可以指导后续业务的知识成果。而且，档案管理是质量管理体系的基础，我们在历次质量管理体系内审中发现，公司的业务基本上都在按照流程文件的规定有序开展，但是我们执行流程文件所形成的记录和文件却未能得到充分的重视和妥善的保管。比如，我们在检查个别部门的质量记录时，发现XXX城的部分质量记录已经无处可寻。 档案还具备教育功能，房地产行业人才流动性很强，我们也每年都会进行校招和社招，这些新员工进来我们不可能手把手对他们进行单独培训，那么部门形成的业务档案就对他快速熟悉部门业务有很大的帮助。 从法律层面上讲，无论诉讼还是仲裁，都是“以法律为依据，以事实为准绳。”庭审现场的所谓事实，并不全是反映事物本原的客观事实，而是当事人和律师用证据链条回放的法律事实。如果证据不充分或者证明力不够强，客观上占据天道公理的一方，可能在法庭上处于完全劣势的地位。法律证据来自于企业日积月累、点点滴滴形成的档案资料，因此健全完整的档案体系和运行有效的档案管理，对于公司的诉讼维权，有至关重要的影响。 业务类档案的主要作用是证明前期工作过程和工作结果，并为以后的工作提供参考，促使后续工作能够事半功倍。例如我们在可行性研究报告中调查分析了当地的房地产市场情况和客户购房偏好等，那么将来在这个地方再拿地的时候就可以借鉴参考，这样就做到了资源重复利用、提高工作效率。同时也能为公司的决策提供系统、连续的数据信息作为依据。 系统、连续的数据信息是公司决策的重要依据，也是与合同对方谈判维权的重要依据。前段时间规划设计部提出要解除设计合同请风险管理部出具法律意见，律师请规划设计部提供解除合同的具体理由以及对方违反合同的证据。规划设计部仅仅向律师提供了合同原件、设计成果评审资料、我方要求解除合同的函件，以及对方的回函。并且规划设计部提出的理由是因为设计不合理影响我方销售和招商效果，但设计评审表、实施户型确认表等证明对方的设计已通过我方审验。所以仅凭规划设计部提供的资料，公司很难依靠法律手段来解除设计合同。试想，如果规划设计部门平时充分重视设计任务、设计成果的档案，严格认真的开展设计评审工作并详细记录评审意见，建立与设计公司的日常沟通往来信息备查簿。那么，规划设计部就能够有依有据的提出对方存在的不足和过错，公司才能够有力维权。 在建筑工程中，工程资料是建设施工的一项重要部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理的原始依据。住建部曾明确指出：任何一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该工程不合格，对工程质量具有否决权。档案文件能够有效对项目进行监控，例如施工、监理单位检查表，检查归档后还要持续关注改正情况，并避免犯同样的错误。 前面我们主要是站在质量管理体系和法律的角度来说明档案管理的重要性，接下来我们从公司日常管理的角度来进一步认识档案管理的重要性。 档案必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企事业单位的工作效率；能够使企事业单位更好地贯彻落实好上级领导的精神；为员工提供工作和学习的信息，使员工工作能力不断提高，有效保证工作进程和结果，保证企事业单位经济效益。只有以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。五步做好档案管理 档案管理非常重要，那么档案管理究竟应该怎么管呢？简要的说档案管理工作要点就是： 一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。 二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案信息网络和数据库建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。 三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子信息系统建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。 四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。 五要严把档案归档质量关。这是做好档案管理的关键。高质量的档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱等重要工作内容。 作为一名档案管理人员必须严把档案的归档质量，归档的档案必须达到完整、准确、系统的要求。以工程档案为例，完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、直到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律