企业证照管理制度.doc

企业证照管理制度 公司证照管理制度 第一条加强公司证照的管理，制定本制度。 第二条司证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件。 第三条公司证照包括：法人营业执照、行业经营许可证、组织机构代码证、税务登记证、行业资质证、房产证、土地证、及其它证件。 第四条公司应依据政府职能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。 第五条总公司办公室是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案；经营场所悬挂有关证照的检查。在办理证照过程中有关科室根据职责承办部分事项和全部事项。 第六条证照的管理 一、公司证照的管理范围：公司的法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证。 二、公司证照的管理内容：证照的保管、登记、备案、归档和根据公司经营变化需加强管理的其它内容。 第七条证照管理的具体要求 一、证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律交由办公室妥善保管，按发证机关的要求在经营地点的显著部位正照上墙，副本、副证入柜。 二、如需使用证照必须经主管领导或办公室主任同意批准，说明使用范围和使用时间，办理外出携带手续后，方可携带外出。 三、公司证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借。 四、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。 五、不许擅自使用公司的证照进行各种担保。 六、企业证照交办公室保管，管理人员要及时登记证照管理台帐。证照的登记内容包括：企业名称、住所、注册资金、企业类型、主要经营范围、税务登记证号、注册号、组织机构代码证号、使用期限等。 第八条证照的备案 一、经有关部门核准后的证照每年均需到公司办公室进行备案。（连续使用的证照除外） 二、备案内容：法人营业执照、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、企业资质证书、企业荣誉认证及相关的认证手续、特种行业经营许可证和对外租赁场地、房屋、设备的协议书。 三、凡备案内容涉及到的企业证照，各单位均需将复印1份报公司办公室备案。未能通过年检和未经有关部门核准的证照要及时说明原因。 第九条证照的归档 一、各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整，自申报到各种相关手续办完的资料都要归入档案。 二、归档的证照要复印全套资料随法人执照、营业执照一并归档。 重庆市合川区港九汽车维修有限公司 重要证照管理制度 第一章总则 第一条为加强*地产有限公司（以下简称“公司”）各类重要证照的管理，严肃公司管理流程，规范重要证照的保管和使用，控制经营风险，特制订本制度。 第二章列入管理的重要证照 第二条列入公司管理的重要证照主要包括公司基础证照、行业资质类证照、财务类证照、资产权益类证照四大类。 第三条公司基础证照主要包括：（一）公司工商营业执照正、副本； （二）公司组织机构代码证正、副本、信息卡；（三）公司印章管理信息卡。第四条行业资质类证照主要包括：（一）经营金融业务许可证；（二）经营外汇业务许可证；（三）经营证券业务许可证；（四）房地产开发资质证书；（五）物业管理资质证书； （六）其他特许经营行业的资质证书。第五条财务类证照主要包括： （一）税务登记证（国、地税）正、副本，代交税款证书；（二）银行开户许可证、银行帐户管理卡； （三）贷款使用证正、副本、贷款卡。第六条资产权益类证照主要包括：（一）房、地产证； （二）上海、深圳证券交易所股东代码卡；（三）股权证书。 第七条公司认为有必要列为重要证照管理范围的其他证照。 第三章管理部门及人员 第八条公司及所属企业的基础证照由公司综合管理部负责统一登记保管。 第九条行业资质类证照、资产权益类证照由公司综合管理部负责登记保管；财务类证照由公司财务部负责登记保管。 第十条重要证照必须存放于保险柜内，由相关部门负责人掌握保险柜的密码和钥匙。重要证照在未使用的情况下不得放于他处。 第十一条保管重要证照的部门负责人协调并督办相关部门做好各项证照的年检工作。 第十二条重要证照发生意外毁损或丢失，保管人应立即向公司领导报告，并迅速采取相应的补救措施。 第四章重要证照使用规定 第十三条使用公司重要证照复印件，须经所属部门负责人审批同意后，由公司综合管理部机要文秘专员在复印件上加盖“本复印件仅限用于办理，有效期自年月日至年月日”印章，并由使用人如实填写后方可提供。 第十四条借用公司重要证照原件，须经所属部门负责人、主管领导审批同意报公司总经理签批后方可借用。借用人使用完公司证照后应及时归还证照保管人。 第十五条公司重要证照的借用期限原则上不得超过一周，如需超过时限应在审批手续上注明。 第十六条公司综合管理部机要文秘专员必须对重要证照复印件和原件的使用（借用）情况详细登记，登记内容包括但不限于日期、使用（借用）人、用途、审批、归还时间等（详见附件）。 第五章重要证照停用 第十七条公司重要证照无法年检或即将停用、失效的，证照保管人应立即向公司主管领导汇报。 第六章附则 第十八条本制度由公司总办会授权综合管理部负责解释。第十九条本规定自颁布之日起执行。 证照借用审批表 编号：号 注：1、审批表的编号由北大资源武汉地产有限公司综合管理部统一填写。2、按证照借用审批权限，经有权签字人审批后，即可借用。3、此表复印有效。 1.目的： 印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，保障公司的合法权益与经营活动的正常运行，特制定本制度。2.适用范围： 本制度适用于公司各部门、各子公司所有的印章和证照。3.职责范围：3.1集团总裁办 3.1.1负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。3.1.2负责本制度的实施与监督。3.2集团其它各部门、子公司3.2.1负责按本制度规定执行4.印章、证照分类：4.1公司印章、证照的分类 4.1.1公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行U盾等。 4.1.2证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本）、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。 5印章的刻制与注销: 5.1.1凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写刻制印章申请表向总裁办或财务室提出申请，经集团领导确认同意并批准后方可刻制或更换。 5.1.2印章刻制或新证照办理或更换由总裁办及财务室统一负责，刻制标准或证照办理应符 合国家相关规定。 5.1.3申请新办的印章或证照须在总裁办及财务室进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由总裁办进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由总裁办办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并留好印章样图。6.印章、证照的管理6.1印章、证照的管理 6.1.1公司印章、证照由公司总裁授权以下部门分别管理： （一）公司的所有印章、证照，均由总裁办负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。（二）由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由公司总裁办及财务室登记、留样或办理年检年审手续。公司总裁办及财务室应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。（三）所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向公司总裁办及财务室报告。 6.1.2公司营业执照（正副本）、公司公章、税务登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本）由总裁办主任负责管理及使用。 6.1.3银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用。 6.1.4财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。 6.1.5总裁办及财务室专人保管印章规范使用表，财务专用章、法人代表私章统一收归集团财务部专管，行政公单统一收归集团公司总裁办专管，不得授权委托管理。 6.1.6部门撤销或重组，原使用部门有关印章、证照应交回公司总裁办，由公司总裁办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。 6.1.7印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向公司总裁办及财务室书面报告，并与总裁办 及财务室商量补救措施。 6.1.8各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。6.2印章遗失处理 6.2.1印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报总裁办备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向总裁办部出具书面申请，经总裁办报送集团领导审批通过后，由总裁办（或指派人员）办理。6.3印章注销 6.3.1公司印章如果需要注销的，先填写印章注销申请报告，上报总裁办，由总裁办报送集团领导审批。印章注销申请报告批准之后，由总裁办派专人与需要注销印章部门管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。7.印章、证照的使用：7.1印章、证照的使用 7.1.1所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写用印申请表。 7.1.2按用印申请表内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。7.2主要用印文件审批流程： 7.2.1合同：主办部门负责人签字确认公司总裁办及财务室审核集团总裁级以上领导审批总裁办及财务室盖章（合同原件存档公司总裁办，复印件由相关部门存档）返回主办部门。 7.2.2对外公文及证明：主办部门签字确认公司总裁办及财务室确认集团总裁级以上领导审批公司总裁办及财务室盖章（用印申请表、复印件存档）返回主办 部门。 7.2.3支票等其他用印文件：主办部门财务部审核报集团总裁批准返回财务部（用印申请表、复印件存档）返回主办部门（注：支票等需在用印申请表标注票号）。 8.印章、证照的使用要求：8.1印章、证照的使用要求 8.1.1印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。8.1.2盖章确保规范、清晰，上不压正文，下骑年盖月。 8.1.3财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需经上述程序，但内部须建立用印登记表备查。 8.1.4公司印章（一般为行政专用公章、法人代表私章）不允许随意带出公司，确因工作需要将印章或证照带出使用的，应按规定填写用印申请表说明事项，经总裁授权批准后携带使用；使用完毕，立即归还印章保管部门。 8.1.5对外使用证照，一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必须使用证照原件，需总裁授权批准后携带使用，或者由证照保管部门授权相当人员陪同前往办理相关业务。8.1.6公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因（用途），并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准，公司总裁办及财务室做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。9.附则 9.1.1严禁未经批准私自刻制公章或挪用证照，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。任何人员必须严格依照本制度和程序使用印章或办理证照借用。 9.1.2未严