物资管理办法.doc

中铁十局集团第三建设有限公司东九项目经理部物资管理办法2012年5月20日 第一章 物资管理为规范东九高速公路安徽段项目经理部物资设备管理，降低物资采购成本规范物资核算、工作流程，实现现场管理标准特制定物资管理细则。 本细则适用于本项目部、工区的施工现场物资设备管理工作。本细则对物资设备现场收料、验收、仓储、发放、使用等环节明确了管理要求及控制措施。 第一节 物资计划管理第一条：物资需用量计划的编制。主要包括：1、主要物资总需用量计划；2、月度物资申请计划；3、月度物资采购计划。一、主要物资总需用量计划的编制。工程技术部根据施工图结和试验配合比，按单位、分部、分项工程编制完成主要物资总需用量计划，做到全面、准确。计划范围仅限于构成建筑安装实体的物资，按总需用量计划建立分工号限（定）额供应台账进料及消耗数量。二、主要物资（月）申请计划的编制。工程部根据生产计划，按单位工程编制每月物资需用量计划。物资需用量计划包括构成建筑安装实体的物资、辅助材料、周转材料、施工生产用的低值易耗品，其中构成建筑安装实体的物资开累数量不得超过主要物资总需用量。物资部根据工程技术部提供的月需用量计划编制物资申请计划。物资申请计划按甲供、自购材料分别编制。三、如果项目施工任务发生变化或设计变更，引起需用物资的品种、规格、数量发生变化时，工程技术部及时提报书面追加（核减）计划，物资用量变更计划须经项目部总工审核、项目经理批准。四、物资（月）申请计划有三部分组成1、物资申请计划表是物资计划的依据资料，如：分工号、部位、需要的品种、规格、数量。 2、需用量核算表核算物资需用量的依据资料，如：分工号、部位、需要的品种、规格、数量，由工程技术部提供。3、编制说明是说明编制申请计划的有关问题，准确程度及提供需用料情况的资料，包括编制依据，所需物资的技术要求和质量标准，期初库存情况、供料时间等。五、物资（月）采购计划：辅助材料由物资设备部编制物资采购计划。依据工程技术部按月提供的月度物资需用计划表中辅助材料、低值易耗品等结合库存情况进行编制。 第二条：项目物资设备部按月编制主要物资申请（采购）计划，经相关部门会签、经项目经理批准后，由物资部按程序进行采购。项目物资设备部每月25日编制物资申请计划，如所提材料非一次性购入，而采取分批采购数量不能超过当初所提的计划量，项目部每天对零星用料由工程部或现场零工员提报计划，项目副经理审批，审批同意后交物资部采购，严禁无计划采购。 第二节 物资采购管理第三条：根据调查结果，按照“优质低价”原则拟定供应商。主要物资及其它金额、数量、批量较大的物资应进行招（议）标采购，物资人员要到场后要先进行充分的市场调查。一、对主要物资供方进行评定，经理部物资管理领导小组在供方资质、社会信誉、资金能力、售后服务、材料价格、供应能力、质量、运输方式和运距等方面综合进行考核评价，确定合格供应商，填写物资供方/中间商审批表，定期编制合格供应商名录。合格供应商名录要及时上报公司物资设备部备案。二、定期（按月）对周边的市场进行调查，按主要材料、二三项料分别编制物资市场调查表，市场调查表要定期向项目成本管理领导小组公布。第四条：项目物资设备部每年对供应商进行复评，复评的主要依据：供方供货产品质量、供货能力、价格、服务等。复评合格的供方予以保留，不合格者从合格供方名录中剔除。第五条：认真作好招（议）标采购：一、工程主要材料的采购，工程中需用的主材（如钢材、水泥、砂石料、电缆等）及其它需求量大的材料采购均应实行招标或邀请招标（即议标）采购。由项目经理任组长，物资、预算、财务、工程技术负责人和公司物资设备部及物资公司共同参与组成材料采购竞价招（议）标领导小组，物资部负责按规范组织招标，确定供应商，由项目物资设备部签订采购合同。二、物资招标采购权限（不含设备）：同一品种采购价值在10万元以下的，项目经理部自行组织招（议）标采购；10万元及以上不足50万元的，项目经理部组织招（议）标采购，公司物资设备部参加；50万元及以上的不足500万元的，由公司物资设备部牵头组织项目部招（议）标、报公司领导审批；500万元及以上不足1000万元的，由公司物资设备采购工作组组织招（议）标采购，集团公司物资设备部参加；1000万元及以上的，集团公司物资设备采购工作组组织招（议）标采购。三、达不到上述招标采购条件的应采用议标或竞争性谈判的方式采购。具体操作执行中铁十局集团公司物资设备采购招、议标管理办法。四、招标文件程序（一）、编制招标文件，投标邀请函包括标的用途、数量，获取招标文件的方法及时间，使用地点及环境情况等内容：1、 一般要求：包括投标人的企业营业执照、法人代码证、法定代表人证书(或委托代理人证书)、产品生产许可证、质量体系认证证书、售后服务承诺书、数量及提交方式、地点、截止时问；开标、评标、定标的时间安排。2、 标的内容及要求。包括物资名称、规格型号、性能数量、技术参数、执行标准。3、 其他需要说明的事项。（二）、考核并选择厂家及代理商1、了解生产厂家生产经营情况、价格、性能、质量、配置、售后服务等情况，通过市场调研、双方交流，选择邀请投标单位。2、以招标文件为依据，制定评分标准，根据综合评价的各种因素设定商务条款、产品性能、产品质量、产品价格、付款条件、售后服务等评分项目。3、按招投标程序进行开标、评标，投标人对投标文件进行陈述解释，并进行答疑。4、 对投标文件进行审查。依评分标准进行评标打分，填写评分汇总表，按得分高低推荐为中标候选单位。5、对提供物资的供方，应成立不少于5人的评价小组，对供方满足质量保证要求的能力进行评价。（三）、回标、开标1、 标书必须按照投标文件中规定的时间回到接收处，项目经理部同时填制物资招标采购登记表，超过回标时间仍未送达的标书视为无效标书，不再接收。标书回复后24小时内必须由该项目投招标负责人组织开标，开标时必须有三个（或以上）部门主管同时在场，由开标负责人填写开标情况汇总表，各部门经办人签字确认。2、 招标工作组向中标单位发出中标通知，将未中标情况通知其他投标单位。（四）、签订采购合同。第六条：物资采购必须签订物资采购合同，物资采购内容要符合有关法律法规的要求和中铁十局三建公司物资买卖合同的规定，物资品种、规格、单价、结算方式（由供方提供相应的税务发票、地材要由供方提供矿产资源税完税凭证）、违约责任、纠纷处理方法等等。第七条：签订购销合同人员必须具有授权或委托证明书，所有合同在签订之前要经过公司法事部、物资设备部、财务部、等相关部门的评审报公司领导审批，公司物资设备部备案。对公司各部门的评审意见项目物资部须在合同修改后方可与供应商签订合同。第八条：用于施工生产的辅助性材料（二、三项料）因品种繁杂，单次采购金额较小，项目物资管理小组选择四、五家资信比较好的供应商作为合格供应商，采用多家供应商定期（按旬或月）报价，项目物资设备部先询价，后采购的办法进行供应。程辅助材料各分部要充分利用市场优势，在保证不影响施工生产的情况下，压缩库存，减少资金占用。第九条：物资必须从合格的供应商中采购，并由专职的管库人员验收才可入账。 第三节 物资验收管理第十条：物资的验收一、物资到达现场后，由物资设备部组织、项目试验、工程等部门参加对物资的数量、质量进行验收，资料验证应与到货产品同步进行，验证资料应包括生产厂家的材质证明（包括厂名、品种、出厂日期、出厂编号、试验数据）和出厂合格证，无验证资料，不得进行验收。二、验收后的物资、项目部物资人员填好物资验收入库记录。包括到达日期、供应商、数量、批号、不合格数量、验收人等情况。每天汇总主要物资进料量填写物资进料总台帐。三、大堆料验收：采取计重验收并填写大堆料收方单，必须两人或两人以上人员相互签认，票据采用一车一票制，及时开票，不得拖延。要求详细填明：材料名称、规格、计量单位、数量（精确到两位小数）、供料单位、卸料地点、车号和司机姓名、日期和到达离场时间。在车上量方的还要注明车长、车宽和堆码高度、打折系数等内容。四、大堆料结算：过磅员每天换班时必须将过磅单送一份到预算合同部备份，每月25日由物资部同供应商进行核对计算，交预算合同部进行审核后由预算合同部出据结算清单，无备份过磅单的不予结算。五、大堆料管理工作流程：大堆料收方单与磅单每天18：00由收料员将第三联交合同部；物资部按第一联登记台帐。供应商每月25日凭第二联与物资部对账；物资部核对后交合同部审核；在合同部审核无误后办理结算。供应商开具发票物资部点收入账财务部进账支付。六、二、三项料每天填写物资入库记录，并妥善保管供应清单，每月25日与供应商进行核对后，由供应商出具发票后结算。第十一条：数量验收主要方法一、计件验收。原则上应全部清点件数，如防水材料、止水带等材料。二、计重验收。一律按净重计算，对定量包装的材料，可采用“检斤点数”的方法计数，如袋装水泥、外加剂等；大堆料在有地磅的情况下必须采取计重验收并,填写大堆料收方单，执行一车一票制。钢材中的盘条要采用计重验收。三、按理论换算验收。合同规定按理论换算计重交货的物资，按换算标准计重验收，应记录换算依据、尺寸和件数。一般情况下型钢、螺纹钢筋采用按理论换算验收的方式。四、求积或其他方法计量验收的物资，应按国家有关规定验收，如木材按立方米验收等；大堆料在没有地磅的情况下可采用车上量方的方式进行收料，但必须有二人以上共同收方，并执行一车一票。五、成套交货的物资设备，应检查主件、部件、零配件、配套工具和图纸等。第十二条：物资部负责进场材料的抽样，同时填写材料试验委托单，报送试验部门检验。在现场设置已检合格区和待检区。第十三条：各类物资的抽样频次:钢材同批(炉)号60吨为一个检验批次,不同批(炉)号每个为一个检验批次;相同批号的袋装水泥每200吨为一个检验批次,散装水泥400吨为一个检验批次;砂石料同一生产厂家当日生产的每600吨或400立方米为一个检验批次;防水材料、外加剂按有关要求进行检验。第十四条：物资到场后及时填写点收单，验收采取及时、准确和实物为准的原则，对实物已到而账单未到的主要材料，根据实物预点验收进帐，待结算凭证到达后再做清理冲销。保证每月项目财务成本的真实性、准确性。 第四节 物资仓储管理第十五条：料库（场、棚）设计面积应满足项目施工物资的储存要求，储存场地应铺设15-25cm厚的混凝土进行硬化，设置适当的坡度和排水沟，做到排水畅通。充分考虑施工顺序、进度和物资收发数量的变化，留有余地，充分考虑施工高峰期对物资仓储的需求。第十六条：仓库管理应按照TB/T2631-1995铁路物资仓库技术管理规定、铁道部公布的铁路物资技术保管规程要求进行业务操作。物资存放堆码做到堆码整齐，标志明显，库容整洁，合理循环，实施保护。物资应分区分类进行保管，应有明显、清楚的标识。经检验合格的物资放置标识牌（0.40.3m）,标明名称、规格型号、数量、批号、标号、厂家、出厂日期、检验状态；待检物资、临时存放物资、各类成品、半成品分类单独堆放有序，放置标识牌（0.40.3m）；应急物资区挂“应急材料牌”（0.60.6m）和标识牌（0.40.3m）。一、主要物资的保管防护1、钢材。钢材必须放置在料棚内，应选择承载力大的地方为存放场地，堆码时要垫高底座，下垫架空0.3m高度，有利于通风干燥，防止垛底钢材生锈。要按型号、规格、材质分别堆码，挂牌保管，并做好苫盖工作，以防止钢材表面氧化及锈蚀。2、地材。碎石、砂等地材的料仓设置不宜少于六个仓，砂石料的储备一般情况下，储备量不得低于保证连续施工35天所需的材料数量；制（存）梁场、轨道板场等大型临时设施拌合站的沙石储备量不得低于保证连续施工1015天所需的材料数量。料仓料棚采用钢构件塑钢料棚，净空高度不低于7.5米；堆放场地须全部硬化，坚实、平整、干净，定期清扫，避免二次污染；不同品种、规格的地材要分已检区、待检区，用隔墙分开，分别堆放，标识清楚，堆放高度均不得过高，保证顶部平整，减少级配离析。3、橡胶、塑料制品。防水板、止水带、土工布、土工格栅、软式透水管等要做到防晒、防潮、防污染、防刺破。储存时应集中存放在库房内，不得露天存放，不得日光直射，避免接触有机溶剂；应保持储存环境温度稳定，防止老化；不可重压，堆码高度不超过1.5m，不宜折叠放置。4、水泥、外加剂、粉煤灰等材料。袋装产品应仓储于室内仓库，存放于地势高、排水性好的地方；堆垛高度不高于1.5米，堆垛应设立地面高0.2米厚度的架空层，距四周墙壁0.20.3米；不同生产厂、品种、规格、标号的物资应分别堆放，堆码时每10袋为1垛，每100吨为1区摆放整齐，区与区之间应道路通畅，保证材料循环进出库。散装或液态产品应存放于专用罐内。5、电线电缆。应存放于库房内保存，保持通风干燥，避免生锈、发霉或变质老化；电缆应原滚筒立放，不可卧放，保证每季转动一次，每次转动90度；应避免受压变形，堆码时应层层交叉压缝堆码成梅花形通风垛或圆形垛，堆垛不宜过高，一般在1.5m左右。6、低压电器。应放入干燥通风的库房内保管，保持清洁，防止金属件受潮腐蚀；应包装后放入纸箱或木箱内，防止重压、碰撞冲撞；搬运时轻拿轻放。第十七条：材料要做到日清、月结、定期盘点，做到帐（目）、卡（料签）、物（产品）、资（金）对应相符。盘点要有记录，盈亏有分析报告，做到帐物相符，按月编制月材料动态表。 第五节 物资发放与核算第十八条：物资发放实行“有权领料人”制度，在每个用料单位（施工班组）确定一至两名有权领料人。并将书面委托书、身份证复印件有权领料人签名，交项目物资设备部备存。第十九条：材料发放与使用管理一、为加强作业队材料使用的管理，达到降低消耗的目的，项目部供应的物资都要执行限额发料。二、限定额发料的依据1、必须是有效领料人。2、根据预算部门提供的工程承包合同材料定额为限额发料的依据。3、根据工程技术部门计算的工程量、提供的设计用量定额及各种材料配料表为限额发料的依据。三、限定额领料单的签发1、物资部根据总需用量计划建立分工号的主要物资限额供应台账以控制消耗数量。作业队领用材料时，要及时填写好物资分工号限额台帐，确保发料总量不超出限定额量。2、在材料领发过程中，双方办理领发料（出库）手续，填写发/领料单，注明用料单位，材料名称、规格、数量及领用日期，双方需签字认证。3、如遇工程变更或调整作业队工作量，须调整限定额台帐时，应由工程技术部提供补充（调整）限额材料计划，物资部根据补充计划发料。四、单项工程结束后，作业队应办理剩余材料退料手续。五、项目物资部每月25日要及时将施工作业队（班组）领用的领料单入账。作业队结算，依据材料支出票、对照分工号限定额台账，出据工程用料结算单，合同中所需扣款的材料必须在当月的结算单中扣除。六、施工队结算工作流程：每月25日物资部统计施工队领材料清单合同部审核确定附在结算单后扣款。第二十条：每月底对主要材料进行核算, 具体方法是：一、根据公司责任成本中心提供的物资限价（成本价）或物资目标责任成本价与物资设备部采购的实际材料价对比，列出盈、亏并对盈、亏查找原因，进行分析。二、对量的核算具体方法是：核算要由施工、预算、财务、物资等部门配合，协同完成。核算前必须进行工地材料盘点，本月进料数量加上月盘点量减去盘点库存数量等于实际消耗量。根据施工部门提供的当月物资分工号定额消耗量，与实际物资消耗量进行对比得出盈、亏。盈、亏要查找原因并有文字分析，核算表由核算人签名，物资设备部负责人、工程部负责人，项目经理签字。三、主要材料核算表要在每月月初上报公司物资设备部，由公司物资设备部，根据各项目部主要材料核算表汇总后、在公司网站发布。四、物资核算工作管理流程：工程部按施工队划分的任务量提供主要材料定额量物资部建立限额台帐控制发放数量；每月25日工程部提供施工队当月定额消耗量物资部核算对超耗材料按合同扣款。核算资料的组成：1、盘点表，2、工程提供的定额消耗量，3、核算表，4、分析说明，5、封面（领导及各部门会签） 第六节物资追溯管理第二十一条：物资追溯是按工程部位所需的实际数量进行规格、数量、质量的跟踪记录，发料过程中按规定需要追溯的物资，由项目物资部根据每天填写的物资验证记录及时填写物资追溯表数量依据支出票追溯到具体工号、部位。一、物资追溯的范围：要求对水泥、钢材、外加剂、砼构件、紧急放行的物资、对质量有重要影响的其他物资。二、追溯表内容：物资名称、规格、产地、进货时间和进货单号、进货数量、批号、检验复验报告编号、检验机构、检验人、日期、发料日期、发料单号、发料工程（部位）名称。 第七节 周转材料、小型机具和低值易耗品管理第二十二条：项目物资设备部要根据实施性施工组织设计及进度合理配置周转材料。一、购置的周转材料要在有效施工期间内按季度或实际工程量按比例进行摊销。二、周转材料和小型机具，根据需要也可采用租赁使用的管理方式和架子队自带的形式，满足工程需要。第二十三条：项目物资设备部建立周转材料与小型机具管理台账，发放使用时交给施工队保管。对损坏、丢失的周转材料与小型机具由施工队负责修复或赔偿。项目部外租周转材料（钢管、扣件、建筑钢模板）的同时自购少量同型号材料，在退租时抵扣损坏、丢失的材料。防止支付租金又支付赔偿金，减少项目的成本。第二十四条：项目物资设备部要建立低值易耗品台账、卡片，全面掌握劳保用品的收发使用动态、达到保障作业人员的健康要求。 第八节 物资现场管理第二十五条：物资的存放储备与保