公司文书管理办法.doc

制度类型行政管理制度制度编号制度标题公司文书管理办法拟案部门人事行政部编制发布人事行政部受控状态发布日期2010.06.01执行日期2010.06.01修改日期试行期1个月制度页数6页附件2页公司文书管理办法拟案部门负责人： 主管副总审批： 总经理审批： 签发日期： 内部保密文件 不得侵犯 未经经纬置地（天津）有限公司书面同意，本文件中的任何一部分内容不得以任何方式或任何手段，如电子、机械、照相、录音或其他方式复制、储存于检索系统或传输。特别提示：本文件内容仅供经纬置地（天津）有限公司员工内部传阅使用。为保障公司内部重要文件的保密性及整个公司的利益，公司员工应采取有效的保密措施，不使任何未经许可的第三人获得、阅读或复制本文件。一经发现，按严重违纪处理。1 目的 本办法明确了文书作业的管理职责、工作流程和要求，确保公司文书处理工作的规范化、标准化，提高文书处理工作的效率。2 适用范围 本办法适用于指导公司的文书制作、传递、批转等工作。3 内容 3.1 文书的形式：3.1.1 文书是指在企业内外部运营管理工作中使用的各类文件。包括公告、通知、人事令、签呈或立项申请书、报告、会议纪要、传真、函、工作联系单、制度、工作流程、合同等专用文书。 A 公告：适用于发布重大事项(如组织调整、员工奖惩等)时使用（格式参见附件1）。 B 通知：适用于传达公司的指示、决定，要求下级部门办理相关事项等（格式参见附件2）。 C 人事令：适用于公司内人员任免时使用（格式参见附件3）。 D 签呈或立项申请书：适用于下级部门向上级请求指示、批准时使用，要求上级部门必须给予答复（格式参见附件4）。凡申请事项涉及费用支持且金额在800元以上的，还须填写立项申请书（格式参见附件5） E 报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议等事项（格式参见附件6）。 F 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决议事项时使用（格式参见附件7）。 G 管理制度：是公司管理系统的基本框架，是为了保证公司正常经营管理秩序的根本性（不可缺少的、影响全局的）的管理制度，对公司全体成员皆须遵循的和公司的专业性职能管理系统工作的职能、管理原则、工作流程、方法等所做出的原则性的要求；是公司与国家、行业性法规相结合的、公司内部可以自成一体的专业性管理制度，是企业管理系统的必备组成部分，相关制度一般按公司内部职能进行分类。（格式参加附件8）H管理办法：对某一个专项的涉及到全公司人员的事情或某一个专业系统内的职能性工作所做出的具体要求，或职能部门对其所管辖的、公司全体人员皆会涉及到的利益、环境、资产、工作程序等所做出的具体要求。（格式参加附件9） I 工作流程：是指企业内部发生的某项业务从起始到完成，由多个部门、多个岗位、经多个环节协调及顺序工作共同完成的完整过程。简单地讲，工作流程就是一组输入转化为输出的过程。（格式参加附件11） J 作业指导书：是指为了控制过程活动、保证作业质量而制定的具体的作业指导性文件，用以指导某个部门内部或某个岗位的作业活动，是对某个具体过程的技术性细节描述的可操作性文件。（格式参加附件12） K 守则：守则是公司为维护公司利益和工作秩序，向所属员工发布的行为准则和道德规范。一般以看板的形式公布在办公场所。 L 传真/函：是公司与不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。与商业伙伴之间以传真形式为主，与政府机关以函形式为主。（格式参加附件13、14） M 部门工作联络单：是指公司内，部门之间用于提出工作事项需求的书面联络函件。除该项需求不属于接收部门的职责范围外，接收部门必须承办。（格式参加附件15） N 合同：是指公司运营过程中，须以公司名义与对方签订的各类经济、法务、劳资合同。相关文本须经公司法务部门核定后，方能使用。 3.2 行文规则3.2.1 下行文规则各部门根据本部门职权可以相互行文或向下一级部门行文；但同级部门未协商一致的事项，不得各自向下行文，违者按员工奖惩管理办法处理。如下级部门受双重领导，行文内容须抄送其另一上级部门。3.2.2 上行文规则 “签呈”、“立项申请书”等应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门；“报告”不得夹带请示事项；一般不得越级请示和报告；不得已他人名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；受双重领导的部门向上级行文，应当写明主送部门和抄送部门。3.2.3 联合行文规则 同级各部门，上级部门与下一级部门可以联合行文。3.3 行文程序3.3.1 拟稿A 由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。B 对外发文一般以公司名义发文。各部门有必要发文时，在公司后加下属部门全称。 C 发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。 D 文稿必须打印。3.3.2 部门核稿部门经理负责对文稿进行校对、核准。3.3.3 如果文件内容涉及到相关部门的，应送交相关部门会签A 其他部门会签。B 根据相关部门的会签意见，拟稿人对文件作适当的修正。C 部门再次核稿 3.3.4 签发权责领导审核文稿，同意后签发，明确签署意见、姓名、日期。3.3.5 校对、登记编号、发文A 人事行政部的行政单位对行文格式进行最终校对；B 人事行政部的行政单位对发文文件登记并发放编号；（编号详见本办法3.6款：文书编码规则 ）C 人事行政部的行政单位按照印发数量打印、盖印、分发。 3.3.6 签收登记相关部门收到文件即进行签收登记（电子文件必须回邮认可）。 3.3.7 不同行文根据实际需要选择性适用该程序。 3.4 文书保密程度和紧急程度规定3.4.1 文书保密程度是为确保公司、客户及员工的利益不受损失，分为一般、机密、绝密三级。保密程度公布层级保存方式一般员工层级纸类可保存于开架，电子文件不加密码机密部门经理层级或文件内规定对象纸类应加锁保存，电子文件类应加密码，作废时碎纸处理绝密副总、总经理层级或文件内规定对象纸类应加锁保存，电子文件类应加密码，作废时碎纸处理3.4.2 文件的紧急程度是指文件内容涉及的时效性分为一般、加急、特急。紧急程度收文部门（人）处理方式一般按照日常行文处理时限处理加急行文后当天下发完毕，收文人员4小时内必须执行文件要求或回复，或按照文件规定的时限完成特急行文后1小时内下发完毕，收文人员必须立即执行文件要求或回复，或按照文件规定的时限完成3.4.3 对公司绝密级文件、资料及物品，未经总经理批示，任何人不得抄摘，私自收发、复制、传递和带出。3.4.4 公司不允许员工利用工作之便以任何形式向外传递公司商业和技术秘密。对公司造成威胁或损失，将依据双方签订的保密协议追究其法律责任。3.5 行文的规范： 3.5.1 公告、通知、人事令、传真/函： A 受文者、发文者应当写全称或者规范化简称。文内使用简称，一般先用全称，并注明简称。受文者为公文发放的对象，发文者为公文撰写单位或权责单位。 B 正文由“主旨”、“内容”两部分组成。3.5.2 签呈/立项申请书： A 当请求事项发生时，各级管理者须依公司相关制度进行判断，凡超越核决权限或公司无明确制度规定的事项均须依签呈格式向上级请求。 B 需呈报事项发生时，由呈报人制定签呈，在“主题内容”栏内手书签名确认签呈内容。C 签呈内容由“主旨”、“内容说明及拟办意见”两部分组成。D 签呈执行逐级审批的原则。 a 呈报人将签呈提交直接上级主管审核。 b 请示事项超出直接上级主管权限，由直接上级主管在“领导签字”栏内签署意见后，报上一级直属主管核准。E 签呈核准人也在领导签字意见栏明确签署意见，如“同意”、“不同意”、“在XX条件下同意”等。当核准人不在时，依公司相关职务代理人规定处理。F 特别重大或重要事项，须经相应会议审议后作出会签核准。G 经核准后的签呈由人事行政部行政单位负责登记并回复审核人。H 经核准的签呈，呈报单位必须严格遵守，迅速实施。I 在实施过程中如有变更，需重新提交签呈，请求重新核准后执行。 3.5.3 报告： A 报告中常见内容如“出差报告”、“工作总结报告”、“活动总结报告”等，以陈述事实，发表见解为目的，一般不需上级回复。 B 正文由“主旨”、“内容”两部分组成。 3.5.4 会议纪要：A 公司各项例行会议以及部门间、部门内部工作会议，一般由会议召集的主办单位或指定专人负责会议的记录工作，以利备查或呈报。 B 会议纪要的内容要求真实、准确、全面、重点突出，并力争尽快整理完成，经会议主办单位主管核准后，分发给与会人员和相关上下级单位。 C 会议内容可以以摘要或结论方式条列。D 会议纪要如需呈报，应另以签呈说明并附于会议记录之上。 3.5.5 管理制度、管理办法、工作流程、作业指导书、守则： A 各类管理制度文件及表单，依相应的专业规范撰写，但均需制作会签单、封面、版本变更记录等要件。 B 相关文件表单未经总经理书面核准，不得自行启用、变更、废止。 C 相关文件的原版由人事行政部的行政单位统一保管及更新。 3.5.6 工作联系单： 工作联系单须一式三份，一份本部门留存，一份接收部门留存，一份交人事行政部备案。工作联系单中所列工作事项的完成情况，须由需求部门负责追踪并将结果反馈给人事行政部备案。3.6 文书的编码规则 3.6.1 编码组成 公司级别代码文书形式代码版本顺序代码 3.6.2 编码规则 A JWT1为经纬置地（天津）有限公司代码。JW为“经纬”两个字拼音首字母，T为“天津”拼音第一个字母，1代表在天津的第一家公司。 B 文书形式代码文书形式代码为5位，前3位为英文字母作为类别识别码，后2位阿拉伯数字作为名称识别码。公司文书中内部通知类（公告、通知、人事令）的首代码为T；外部信函类（传真、函）的首代码为C；请示汇报类（签呈、立项申请书、报告）的首代码为Q；管理制度的首代码为Z；管理办法的首代码为B；工作流程的首代码为L；作业指导书的首代码为W；表单（工作联系单）的首字母为D。文书形式代码的起始编码为“00”，该编码在实际使用中可以省略。 D 版本顺序代码版本顺序代码为6位阿拉伯数字，前2位为行文年份号，后4位为行文顺序号。 3.6.3 文书的密级和紧急程度通过加盖密级图章和紧急程度图章标识，不在文书编码中体现。3.7 文书的审批： 3.7.1 审批： A 对只涉及本专业系统内容的非签呈公文，可由公司各系统最高主管签准后即可下发。 B 对操作内容涉及多个专业系统的非签呈公文，应由文件起草部门负责该文件的会签，并送总经理核准后方可下发。 3.7.2 公文的发放及传递: A 公司的公文由人事行政部的行政单位负责发放及传递管理。各部门应指定人员负责公司文书的收发、登记及传递工作。 B 各部门应指定一名人员负责文书管理，负责本部门日常文书的收发、登记、归档工作及公文送审过程中的传递工作。 C 涉及机密文件，除可采用密封专人递送外，还可通过电子邮件加密的方式进行管控。 3.7.3 对急件、机密的传真或重要的公文，要求各部门即时签收，并标注明月、日及时分送给各部门，履行签收手续，以备事后查考。 3.8 文书的传阅： 3.8.1 需要在一定范围内周知或共同执行之事项，总公司/分公司人事行政部行政单位需将各类公文发行到各相关单位主管处在相关范围内进行传阅周知。 3.8.2 各部门相关人员阅后应及时在文书背面签名、注明阅件日期，返还文件管理人员并由其负责将公文归档。 3.8.3 员工的公务邮箱必须开启自动回复功能，公务邮件的收发必须存档2个月备查。 3.9 文书的立卷、归档： 3.9.1 凡具有查考利用价值的公文，一经办理完毕，由各部门主管将原稿交予本部门公文管理员，由其及时整理立卷。电子资料，须存放在部门内指定电脑硬盘中；公司每月使用移动硬盘统一拷贝一次。 3.9.2 归档公文按类加以区分，并按年度分别装订成册，存放于柜内，做到排列有序、查询方便、安全可靠；电子档案则须按相同规则建立电子索引目录。公司人事行政部于年初就各部门上一年的档案进行汇总整理，归入公