销售信息系统管理办法0728.doc

销售信息系统管理办法1目的12引用文件和适用范围13部门及职责14销售信息系统管理流程25业务数据的确认原则46网络安全与保密57录入质量监督检查及考核57奖惩61 目的为加快公司信息化的进程，提高总公司与分公司、分公司与办事处、代理商、零售店的信息反应速度，特制订本办法。2 引用文件和适用范围引用文件：营销管理大纲、财务管理大纲。适用范围：本办法适用于手机销售信息流的管理。3 部门及职责3.1 手机销售的相关信息在网上的录入工作由销售公司市场营销部、办公室、股份公司信息工程部统一指导，分公司由财务部负责管理，办事处负责数据的录入与更新。3.2 总公司相关部门职责3.2.1 物控部负责合资公司、股份公司发货串号的及时录入。3.2.2 随州分公司负责随州所生产机型的发货录入工作。3.2.3 销售公司财务部负责库存初始化及每月盘库的指导。3.2.4 市场营销部负责全国分型号总代的档案的录入与更新。3.2.5 产品计划部负责分公司之间调货的审核。3.2.6 销售公司办公室负责录入各分公司月度销量及回款任务。3.3 分公司3.3.1 各分公司应配置专门的网络管理员负责各办事处网上录入数据的监督检查。3.3.2 各分公司应根据下设各办事处的实际情况，在每个办事处设专门的信息录入员，对终端销量较大的办事处，分公司应增加信息录入员及设备。3.3.3 负责省代档案的录入与更新。3.3.4 负责向代理商、直供店发货信息的录入。3.3.5 负责分公司管理范围内盘库的统一实施与监督检查。3.3.6 负责分公司内部各办事处之间调货的处理。3.3.7 负责调价保价的监督检查。3.3.8 负责分公司范围内网络的维护及技术支持，以及定期更新各办事处、各部门密码。3.3.9 负责分解各办事处月度终端销量及回款任务。3.4 办事处3.4.1 各办事处应配置有专门的信息录入员负责终端销量在网上的录入工作。3.4.2 负责代理商、零售店、营业员、业务员等相应档案更新工作。3.4.3 负责保修卡的收取。3.4.4 负责终端销量在网上的录入工作。3.4.5 负责盘库信息的录入。3.4.6 分解各代理商、直供店、业务人员月度销售及回款任务。4 销售信息系统管理流程4.1 发货4.1.1 总公司与随州分公司发货：总公司在发出手机的当天应将串号录入到相应分公司，在录入相关信息时应避免出现重复串号，避免箱号与箱内串号不符，避免录错发货地。随州分公司最迟应在发出手机的次日将串号录入到相应分公司。4.1.2 分公司发货：分公司发货时应在向代理商发出货物的当天将串号录入到相应的代理商及直供店，最迟不得超过第二天上午，分公司向省会所在地代理商的发货必须在当天录入串号。4.1.3 办事处发货：按照公司的要求，禁止办事处向代理商及直供店发货，部分分公司尚未达到该要求的，要限期达到由分公司统一发货。在未做到由分公司统一发货之前可以由办事处录入发货信息。4.2 代理商、零售店、营业员、业务员档案的录入4.2.1 全国分型号代理商的档案由总公司市场营销部负责录入；4.2.2 省级分型号代理商的档案由分公司市场管理部负责录入；4.2.3 其余代理商、直供店、营业员、业务员的档案由办事处负责录入。4.3 保修卡的管理4.3.1 各分公司、办事处应建立保修卡收集的管理制度，将保修卡的回收写入代理协议，以保证波导手机的保修卡的及时收回，保修卡应作为分公司、办事处、业务人员终端销量考核的原始依据。4.3.2 保修卡上相关信息应填写完整，特别是销售时间、客户的信息。4.3.3 办事处中心城区的保修卡要求当天销售，当天收回；部分较为僻远的郊区、县至少应做到每周收集一次保修卡。4.3.4 当天销售的手机应将保修卡交回办事处录入人员，当天不能收回保修卡的，应将手机串号告诉办事处录入人员，以保证当天的销量及时在网上录入。4.4 终端销量的录入4.4.1 办事处录入人员应在当天录入实际销售的手机串号，最迟不得超过第二天上午。4.4.2 录入人员应按保修卡上的实际销售时间录入终端销量。4.4.3 由于当天未能及时收回保修卡而导致不能在当天录入终端销量的，以后补录时应将该串号信息按照保修卡上的实际销售时间录入。4.4.4 保修卡信息补录时，应将客户的信息补录完整。4.5 调货的处理4.5.1 分公司内部各办事处之间的代理商调货流程：4.5.1.1 代理商向办事处调出申请；4.5.1.2 分公司同意，并确定调入办事处的代理商；4.5.1.3 调出办事处的代理商向调入办事处的代理商发货，同时调出货物代理商所属的办事处将调出货物串号录入到调拨单中，并通知分公司审核，分公司审核后自动将串号信息改录到调入方代理商。4.5.2 分公司之间的调货4.5.2.1 分公司提出调出申请；4.5.2.2 总公司同意，并确定调入分公司；4.5.2.3 调出分公司向调入分公司发货，同时调出货物的分公司将串号录入到调拨单管理中，销售公司产品计划部审核后自动将串号信息改录到调入方分公司。4.6 退换机的处理：4.6.1 已实现销售的坏机退换机信息由各地售后部门录入到维修工单，销售管理信息系统从维修工单中取相应信息。4.6.2 坏机换机不影响终端销量。4.6.3 坏机退机应减去实际售机零售店的终端销量，同时应减去相应的业务人员、办事处等的终端销量。4.6.4 分公司退机的，由分公司将相应信息录入到调拨单中，总公司审核。4.7 盘库的处理4.7.1 库存初始化：分公司、办事处在实盘后，分公司及相关人员应收齐分公司库存及代理商、零售店的所有手机串号，并将串号信息录入到盘库管理中。4.7.2 盘盈的处理：在相关部门确定相关责任人并处理完毕后，通知总公司市场营销部进行修改。4.7.3 盘亏的处理：在相关部门确定相关责任人并处理完毕后，通知总公司市场营销部进行修改。4.8 分公司、办事处的赠机及直销机的处理分公司所在地办事处在零售商档案中建立办事处直销店（虚拟店），店面性质为直销店（名称统一为*办事处直销店），该店只用作赠机及直销机的处理，当分公司、办事处发生赠机或直销机时，将相应的串号信息录入到办事处直销店中。4.9 货损的处理：在相关部门确定货损机器串号及相关责任人，并处理完毕后，通知总公司市场营销部将货损机器信息从分公司记录中删除。4.10 销售任务的分解：总公司制定月度任务后，应于次日将各分公司的总体任务及分机型任务录入到信息系统，分（子）公司、办事处最迟应在一周以内将任务分解到办事处、代理商及直供店及业务人员。5 业务数据的确认原则5.1 终端销量的确认：5.1.1 各业务单位上一日的终端销量最迟应在次日中午12：00之前录入到销售管理系统中。5.1.2 每月的终端销量以按实际销售时间录入到系统中的终端销量计算，计算时间为本月起始日0时到结束日24时。5.1.3 终端销量对应的销售时间与顾客信息应当完整并真实有效。5.1.4 分公司、办事处对零售店、营业员、业务人员的奖励或考核等所依据的终端销量应以该系统中所确认的终端销量数据为准。5.2 保价数量的确认：分公司对代理商及零售店的保价数量应以实盘数量为准，但不能超过销售管理信息系统中减去窜货部分（包括分公司之间、分公司内部办事处之间、办事处内部各机型各代理小区域之间）的保价数量，每次保价数量需市场营销部依据销售管理信息系统的基础数据确认。6 网络安全与保密6.1 各分公司、办事处应将销售管理信息系统的网络管理员、信息录入员的名单、工号等报告给总公司信息工程部备案。6.2 系统的用户名、初始密码等由总公司信息工程部统一分配。6.3 分公司、办事处用户密码需由分公司网络管理员至少每月更改一次。6.4 网络管理员、信息录入员更换时，分公司、办事处应将新的网络管理员、信息录入员相应资料提供给信息工程部备案，同时应更换原有密码。6.5 各分公司、办事处的网络管理员、信息录入员应与分公司签定相应的保密协议，网络管理员、信息录入员不能泄露用户名与密码，各分公司应针对此制定相应的管理办法并将保密协议内容纳入到劳动合同中。7 录入质量监督检查及考核7.1 监督检查6.1.1 总公司由市场营销部、办公室负责对分公司及办事处的录入情况进行监督检查。6.1.2 分公司网络管理员应对办事处信息录入员的录入情况每天了解，至少每周要对各办事处的录入情况进行检查，对办事处在录入中存在的问题要及时解决，对不能解决的问题要及时反馈到总公司。7.2 录入质量考核6.2.1 对销售管理信息系统的整体录入情况每个月考核一次，对相关责任人员进行奖励与惩罚。6.2.2 针对销售管理系统存在的问题，总公司可以针对具体情况不定期考核。6.2.3 分公司的责任人为总经理、财务总监、网络管理员；办事处的责任人为办事处主任、信息录入员。分公司可以针对当地的实际情况对相关岗位及责任人员进行考核。6.2.4 考核指标6.2.4.1 粗录入率（A） = 已录入终端销量的天数/考核期间总天数6.2.4.2 录入准确率（B2） =(ai/bi)/n 指标说明：网上分型号的销量（ai）报表分型号的销量（bi）型号（i）所有统计的机型（n）当网上销量大于报表销量时，该项指标为0。注：报表销量系各办事处从报表录入菜单中录入，同时各办事处应将统计期的终端销量报表发到总公司市场营销部，以便核查。报表销量无数据时，该项指标为0。6.2.4.3 录入及时率（C）：主要考查录入人员是否及时将当天的终端销量录入到网上。指标说明aj：录入到第i天的销量中延误j天的销量bi：所有录入到第i天的销量N：考核时间段的总天数，默认天数为30天，最小考核天数为28天，可以自行设置天数。i：第i天，i取1Nj：录入到第i天的实际销量中各批录入销量所延误的天数，j取0N，当j N时，取j = N。6.2.4.4 总分 = ABC7 奖惩7.1 奖励7.1.1 在每次考核中，对总体录入及维护情况较好的前5名分公司总经理、财务总监的奖励金额分别为500元，对网络管理员的奖励金额为300元；对总体录入及维护情况较好的前30名办事处主任、信息录入员的奖励金额分别为300元、200元。7.1.2 对全年历次考核总体评分一直在全国前30名的办事处主任、信息录入员的另外奖励；对全年历次考核总体评分一直在全国前5名的分公司总经理、财务总监、网络管理员另外奖励。7.2 惩罚7.2.1 在每次考核中，对总体录入及维护情况较差的后30名办事处予以罚款，对办事处主任每次的罚款金额为300元，对信息录入员每次的罚款金额为200元；对总体录入及维护情况较差的后5名分（子）公司总经理、财务总监的罚款金额分别为500元，对网络管理员的罚款金额为300元。7.2.2 对于不录入终端销量的办事处在经济处罚的同时，对办事处主任第一次给予通报批评处分；连续两月未录入的，对办事处主任给予记过处分；连续三月未录入，对办事处主任给予辞退处分。7.2.3 对于办事处以尚未销售的手机保修卡来虚报销量或用以前已售出的保修卡来重报销量的，一经发现，对办事处主任给予辞退处分，若虚报销量数达到当地手机销量的1%以上时，对分公司经理、财务总监予以降职处分。7.2.4 保修卡上未填写销售时间的，分公司应对办事处主任按