信息资源管理过程1.ppt

2020 2 6 InformationResourceManagement Page1 第三章信息资源管理过程 3 1几个重要概念 3 2用户信息需求分析 3 3信息资源建设 3 4信息资源开发与利用 3 5信息资源传递与反馈 2020 2 6 InformationResourceManagement Page2 3 1几个重要概念 信息资源流信息资源流是有序运动的信息资源的集合 信息资源流形成的三要素 源头 渠道 目的地 信息资源流动的渠道有两种 在信息资源流动的过程中 人们常常通过人工设施来拦截和储蓄信息资源流 并形成了图书馆 档案馆等形式的信息资源中心 2020 2 6 InformationResourceManagement Page3 3 1几个重要概念 2 信息资源交流信息资源在人类管理控制之下 从生产者或控制者流向使用者的过程称为信息资源交流 信息资源交流是一种有目的的社会活动 是人们为了实现资源共享 而对信息资源流实施组织 规范 引导和控制的过程 信息资源交流活动只有在人类管理和控制之下 才可能实现信息资源的有向 有序 高效的流动 2020 2 6 InformationResourceManagement Page4 3 1几个重要概念 信息资源交流的类型 根据是否有反馈机制为标准 单向交流和双向交流 根据时空特性为标准 时间交流和空间交流 根据交流的性质和范围 自我交流 人际交流 组织交流 大众交流 信息资源交流的主要障碍 技术性障碍 自然语言 学科专业语言 检索语言 信息技术 社会性障碍 版权 政治因素 经济因素等 2020 2 6 InformationResourceManagement Page5 3 1几个重要概念 3 信息资源管理过程信息资源交流过程 由信息源 信息采集 信息转换 信息组织 信息存储等环节构成 引入过程管理即计划 组织 指挥 协调 控制过程 使此管理过程与信息资源交流过程统一 即形成了信息资源的管理过程 围绕此过程产生了很多理论和方法 称为信息资源的过程管理 信息资源管理过程是信息资源交流过程和管理过程相契合的产物 主要可包括四个重要部分 用户信息需求分析 信息资源建设 信息资源的开发和利用 信息资源的传递和反馈 2020 2 6 InformationResourceManagement Page6 3 1几个重要概念 信息资源管理过程的图示 2020 2 6 InformationResourceManagement Page7 3 1几个重要概念 信息资源管理过程的特点 闭环系统 信息资源管理系统由信息资源 信息用户 信息技术 管理系统 信息资源管理人员构成 运行依靠计划 组织 协调 控制等管理功能 用户是核心 信息技术是支持手段 整个过程由信息资源管理人员控制和操作 2020 2 6 InformationResourceManagement Page8 3 2信息需求分析 1 信息需求的基本概念和类型概念 人们在从事各种社会活动的过程中 为解决不同的问题所产生的对信息的需求 信息用户 拥有信息需求 即需要接收信息以解决未知问题 具备利用信息的能力 具有接受信息服务的行动 即事实上接收和利用信息 2020 2 6 InformationResourceManagement Page9 3 2信息需求分析 信息需求的类型 根据组织边界 内部信息需求和外部信息需求 根据信息的表现形式 对知识型信息的需求 对档案型信息的需求 对消息型信息的需求 对数据型信息的需求 图像型信息的需求 根据信息用户类型可分为 个人信息需求和组织信息需求 2020 2 6 InformationResourceManagement Page10 3 2信息需求分析 个人信息需求 生活中的信息需求 职业信息需求 为完成工作而产生的信息需求 为应付工作中的异常情况而产生的信息需求 组织信息需求 社会组织为实现各自的目标和宗旨所形成的一系列信息需求 在完成组织各项活动的过程中所形成的信息需求的总和构成了组织的信息需求 2020 2 6 InformationResourceManagement Page11 3 2信息需求分析 信息需求的共同规律 用户信息需求的全面性 由用户具有的个人 组织和社会的多方面特征激发 用户信息需求的集中性 由血缘 地缘 业缘关系决定的相关特征共同构成用户信息需求中的最主要的决定因素 这种情况充分体现了用户信息需求的集中性 用户信息需求的叠加性 故乡 成长空间 第二故乡 工作学习空间 和缘乡 旅游 出差 探亲形成的空间 构成的生命空间使得人的经验 观念 思想得以叠加 这些经验 知识等本身是信息需求满足的产物 同时又是新的信息需求产生的源泉 2020 2 6 InformationResourceManagement Page12 3 2信息需求分析 用户信息需求的阶段性 这是用户信息需求在时间纬度上所呈现的规律性 每个阶段的主要矛盾不同 用户信息需求的马太效应 信息需求和信息量间的辩证关系 以用户信息需求的规律性为指导 准确 动态的分析和把握信息需求 更好的 更合理的组织信息资源满足信息需求 2020 2 6 InformationResourceManagement Page13 3 2信息需求分析 2 组织信息需求分析 1 组织内的工作划分 2020 2 6 InformationResourceManagement Page14 3 2信息需求分析 2 专业技术人员的信息需求通常需要原始的 未经加工处理的数据专业技术人员的信息需求取决于工作性质 3 管理人员的信息需求计划 明确实现组织目标的步骤 包括长期短期计划信息需求包括 一是组织当前的生产情况 二是影响组织发展的周边环境信息 管理控制 通过衡量和矫正工作活动中的偏差 保证组织各项活动按计划实施 从而确保组织目标得以实现 信息需求包括 高度概括性报告 组织外部信息 2020 2 6 InformationResourceManagement Page15 3 2信息需求分析 关键问题 分析 影响组织生存和发展的重要问题组织内部和组织外部信息领导和礼仪活动直接监督业务控制 衡量单项任务完成的效率及采取补救措施纠正工作偏差人事管理 2020 2 6 InformationResourceManagement Page16 3 2信息需求分析 不同的管理层次 工作的重点不同不同层次的管理人员对信息需求表现出不同的时间特性 2020 2 6 InformationResourceManagement Page17 3 2信息需求分析 3 决策与信息需求决策的类型 非结构化 结构化 半结构化决策过程中的信息需求结构化问题 信息可由信息系统或有关资料档案提供 如 饲料配方 生产计划 调度等半结构化问题 需要大量的内部业务信息 同时也需要相关的外部信息 如 开发市场 经费预算非结构化问题 不确定因素多 决策难度大 2020 2 6 InformationResourceManagement Page18 3 3信息资源建设 信息资源建设的四个工作 信息源分析 信息采集 信息整序 信息存储 3 3 1信息资源建设的原则完整性 尽可能收集相关信息 满足组织不同层次的信息需求目的性 对组织活动有价值或潜在价值的信息及时性 时效性是信息资源的重要特征 流动性 利用顺畅 及时更新 易用性 易于查找 有针对性 安全性 部分信息的保密 2020 2 6 InformationResourceManagement Page19 3 3信息资源建设 3 3 2信息源分析信息源分析的目的是指根据用户的信息需求寻找合适的信息源 信息源指拥有相对信息优势的信息媒体 包括善于积累和储藏信息的人以及生产 制作 储存和传播信息的机构 1 信息源的特征 是获取信息的来源 是人类思维和社会活动的反映 是知识和记忆的物质载体 是信息传播的第一要素 只有传播才可利用 总处于不断传播与使用的循环中 并不断调整与重组 数量巨大 内容丰富 形式多样 2020 2 6 InformationResourceManagement Page20 3 3信息资源建设 2 信息源的类型 以组织边界为界线 内部信息源和外部信息源 根据信息是否数字化进行划分 数字化信息源和非数字化信息源 不同层次的管理者对数字化信息源的依赖程度不同 根据信息的载体 将信息源分为印刷型信息源 缩微型信息源 电子型信息源 实物信息源 声像信息源等 根据信息的运动形式 可分为静态和动态信息源静态信息源提供变化不大或不会变化的信息动态信息源提供的信息通常处于变化之中 2020 2 6 InformationResourceManagement Page21 3 3信息资源建设 根据信息源的层次及其加工和集约程度 可以分为四次信息源 一次信息源 本体论信息源 所有物质均为一次信息源 二次信息源 感知信息源 大脑的潜在信息源三次信息源 再生信息源 主要包括口头信息源 体语信息源 文献信息源 实物信息源等四次信息源 集约信息源 文献信息源或实物信息源的集约化 如图书馆 博物馆等 2020 2 6 InformationResourceManagement Page22 3 3信息资源建设 3 信息源分布的不平衡性 信息资源的布局是一种主观行为 信息源的分布是一种自然现象 是信息长期运动的结果 其实质是一种不平衡分布 信息源的地区分布不平衡 信息源的机构分布不平衡 信息源的个人分布不平衡 不平衡分布是绝对现象 但不平衡的格局是相对的动态的 2020 2 6 InformationResourceManagement Page23 3 3信息资源建设 3 3 3信息的收集 信息采集 1 信息收集的主要原则针对性 任何信息服务机构必须根据本机构的性质 任务和服务对象有针对性地确定信息搜集的范围和重点 系统性 了解和掌握信息源的动态变化 系统地 连续地搜集和积累有关的信息 信息的连续性和系统性是信息发挥其效用的前提条件 可分为纵的系统和横的系统 纵的系统按产品 工艺 学科 专业或专题积累 横的系统可按信息的载体或类型 期刊 专利等 积累 2020 2 6 InformationResourceManagement Page24 3 3信息资源建设 预见性 信息搜集中要预见可能产生的新的信息源和信息渠道 密切注视科学技术和经济的发展水平 动向和趋势 随时留意新信息源和信息渠道的产生及发展 预测信息源的集中与分散 增长与老化趋势 充分估计用户未来的信息需求 有预见性地搜集信息 提高信息服务的主动性 科学性 采用科学方法研究信息源的分布规律 选择和确定信息密度大 信息含量多的信息源 2020 2 6 InformationResourceManagement Page25 3 3信息资源建设 计划性 事先制定比较周密详尽的信息搜集计划 以便按计划有目的 有步骤地搜集信息 信息搜集计划要求信息搜集要满足当前任务的需要 要考虑今后的发展 要广辟信息来源 扩大国内外搜集渠道 要节约资金 用较少的钱办较多的事 要突出重点信息源 又要照顾一般性资料 要保证信息源的质量 又要注重数量 信息搜集计划划分从时间的角度 可分为长期 中期和短期计划或年度和季度计划 从其内容角度 可分为综合计划 专题计划 补配计划 搜集计划的项目 收藏信息的内容范围 重点信息和一般信息的划分及其比例 补缺配套的信息种类及起讫时间 采购标准 经费预算 完成计划的主要措施和保证等 2020 2 6 InformationResourceManagement Page26 3 3信息资源建设 及时性 应该在信息产生之后 在最短的时间内把信息收集到手 信息资源具有很强的时效性 生产时间越长 信息资源效用就越小 生产时间越短 信息资源的效用就越大 对一些瞬时信息在采集时要做到主动和及时 2020 2 6 InformationResourceManagement Page27 3 3信息资源建设 2 信息收集的基本程序 2020 2 6 InformationResourceManagement Page28 3 3信息资源建设 需求分析 确定信息服务的对象确定信息资源采集的内容确定信息资源采集的范围和量其他因素选择信息资源采集系统 确定采集途径和策略采集实施和结果评价 其他后续工作 数据的整理 原始文献的获取等 2020 2 6 InformationResourceManagement Page29 3 3信息资源建设 3 信息资源的评价与选择 1 信息评价的一般指标有价值的信息是在特定的问题和状态中被利用并有效发挥其功能的信息 是实现某种目标所需要的信息 是进行决定和选择所必需的材料 有价值的信息应该具备如下条件 能够及时地以适当的方式提供解决问题所需要的依据 信息符合用户需求的内容 信息的可信赖程度高 信息具有综合性 信息容易获取 不是用特殊的手段或极少数人才能获取 信息的费用与目标吻合 可以通过对信息源 信息准确度 信息费用三个方面的评价来判断信息是否有价值 2020 2 6 InformationResourceManagement Page30 3 3信息资源建设 2 信息源的评价直接评价法 按照前述有价值的信息应当具备的一般条件或标准 从不同角度和侧面对信息源的价值给予评分评价 可采用五项指标 十分制 我们对常见的信息源进行评价 各种信息源的该五项指标得分相加 便是该信息源所得的总分 按总分多少可对信息源进行排序 其特点 评价主体是信息工作者直接评价法具有主观性其不足 主观性太强不考虑信息源的实际利用情况指标不够完备 2020 2 6 InformationResourceManagement Page31 3 3信息资源建设 信息源直接评分评定表 2020 2 6 InformationResourceManagement Page32 3 3信息资源建设 间接评价法 通过信息用户来评价信息源 以调查表的方式调查用户对信息源的需求和利用情况 然后由信息工作者对调查所得到的数据进行统计分析和对比 对信息源的价值做出评定 这种方法的特点是需要信息用户密切配合 工作量较大 但评价结果较为客观 2020 2 6 InformationResourceManagement Page33 3 3信息资源建设 信息源间接评分评价表 设信息工作者将有n个项目的m张调查表收回后汇总成下表的形式 表中aij是被调查者i对第j个信息源的评分 信息价值较高的信息源其评分相应较高 2020 2 6 InformationResourceManagement Page34 3 3信息资源建设 四种相对重要性指标的计算评分平均值 用被调查者 指有效的被调查人 的人数去除这些被调查者给某一信息源的评分之和 Rj aij m式中 Rj 信息源j的平均评分 m 被调查人数 aij 被调查人i给信息源j的评分 评分比重 某一信息源所得全体被调查者的评分和 在全体被调查者给所有信息源的评分总和中所占的比重 pj aij aij式中 pj 信息源j的评分比重 n 信息源数 aij m与上式中的相同 2020 2 6 InformationResourceManagement Page35 3 3信息资源建设 最高评分频度 全体被调查者给某一信息源的全部评分中评最高分数的人数所占的比例 称为最高评分频度 Pmax m m式中 Pmax 最高评分频度 m 给最高评分的被调查者数 m 被调查人数 平均名次指标 将全部信息源分别就各个被调查者的评分排队 列出名次 然后用被调查者总数去除名次的数值和 便是相应项目的平均名次 Mj Cij m 式中 Mj 信息源j的平均名次 Cij 被调查i给信息源j的评分排队名次 m 同前 2020 2 6 InformationResourceManagement Page36 3 3信息资源建设 实例 2020 2 6 InformationResourceManagement Page37 3 3信息资源建设 各信息源的平均分 R1 9 5 1 8R2 17 5 3 4R3 15 5 3R4 14 5 2 8各信息源的评分比重 P1 9 9 17 15 14 0 16P2 17 9 17 15 14 0 31P3 15 9 17 15 14 0 27P4 14 9 17 15 14 0 25各信息源的最高评分频度 Pmax1 1 5 0 2Pmax2 2 5 0 4Pmax3 1 5 0 2Pmax4 1 5 0 2 2020 2 6 InformationResourceManagement Page38 3 3信息资源建设 平均名次表 M1 4 4 4 1 4 5 3 4M2 3 3 1 2 1 5 2M3 2 1 2 3 3 5 2 2M4 1 2 3 4 2 5 3 4 2020 2 6 InformationResourceManagement Page39 3 3信息资源建设 3 信息准确度的比较评价第一种角度包括下述三种方法 从不同的信息源获得同一性质的信息进行比较 定期地 系统地搜集信息 调查过去同种信息是否出现并和新获取的信息进行比较评价 从多种信息源搜集 分析同种信息和相关信息 与切题的信息进行比较评价 一般把从各个方面获得同一信息 并进行比较评价的方法叫作 交叉检验 2020 2 6 InformationResourceManagement Page40 3 3信息资源建设 第二种角度 使用 5W1H 评价信息的准确度 即内容 What 原因 Why 时间 When 地点 Where 人 Who 方法 途径 状况 How 步骤大致如下 把信息分成六个要素 按要素分成不同的组 分析各组中有无共同点 把具有共同点的信息抽出来 只用被抽出来的 具有共同点的信息要素构成信息形态 把组成信息形态的要素分别同原信息进行比较 根据比较结果 对于被认为最有共同点的原信息作进一步调查检验 分析它与其他信息的相关程度 相关的交接点等 2020 2 6 InformationResourceManagement Page41 3 3信息资源建设 4 信息的经济性评价信息经济性评价的要点 所需信息存在率的评价 调查有关的信息源 载体 实物 产品等 是否存在 如果存在 确定获取方法和途径 评价获取的难易程度 所需信息适合率的评价 评价获取的信息与所需信息的内容吻合程度 解决问题的有效程度 评价选择为利用该信息而需要加工处理的必要程序 所需信息可靠性的评价 对于二次信息和三次信息 应评价其性质 加工深度 是否能获得证明性信息以确认其可靠性 此外 由于信息可以传递某一事物或课题的全部内容 也可传递部分内容 因此 根据其所处的位置便可评价信息的可靠性 2020 2 6 InformationResourceManagement Page42 3 3信息资源建设 信息经济性评价的实施 再现率 从信息库中检索到的相关信息的比例称为再现率 适合率 真正所需的信息的比例 误检信息 即不需要的信息 漏检信息 虽是所需信息 但未被检索出来 称为漏检信息 存在率 表示机构信息的存在率 2020 2 6 InformationResourceManagement Page43 3 3信息资源建设 再现率 AELMD AEFD适合率 AELMD AKMD存在率 AEHG ABJG 2020 2 6 InformationResourceManagement Page44 3 3信息资源建设 在利用信息时 应当按照前述观点 对信息最合适的储存量 信息检索手段 信息利用率 信息的有效率等方面进行检查评价 以此来评价信息的经济性 针对机构不断变化的信息需求 随时提供所需信息 积极利用外部信息服务机构和网络 建立本机构最佳信息结构 还可以按照以下六个标准对信息进行综合评价 分出等级 以便于识别 从其他信息源得到确认 通过检索相关信息等措施大致被认为是确切的信息 从过去同种信息的可靠性来看 虽不能说是绝对确切 但确切的可能性很大 似乎不是错误信息 但值得怀疑 不太真实 不能评价其可靠性 2020 2 6 InformationResourceManagement Page45 3 3信息资源建设 信息错误及其原因 信息的提供 评价和利用等环节都是由人来进行的 所以不可避免地会产生人为的或无意识的错误 2020 2 6 InformationResourceManagement Page46 3 3信息资源建设 4 信息资源采集的途径 1 信息获取的效率指标采全率 用来衡量切题信息搜集的完整程度 指某一信息系统 信息库 所含的全部切题性信息 对该系统全体用户而言 在当时系统内外所有切题信息中所占的比例 如果用P表示采全率 r表示该信息系统中切题的信息 R表示当时系统内外全部切题的信息 信息采全率可表示为 P r R采全率取决于对本系统现有切题信息发展的预测数据 用户信息需求结构 相关信息源的分布和信息流的特征 在信息中心和信息系统评价一次和二次文档时 以及在编制索引 目录和咨询数据库时 都应事先确定一个采全率 在这一过程中 应当尽量吸收有代表性的用户参加或征询他们的意见 2020 2 6 InformationResourceManagement Page47 3 3信息资源建设 采准率 衡量信息搜集的针对性 指某一信息系统 信息库 所含的全部切题信息 对该系统全体用户而言 在当时该系统所有信息中所占的比例 如果用E表示采准率 r表示该系统中切题的信息 Q表示系统内所有的信息 信息采准率可表示为 E r Q采准率取决于用户的信息能力和知识水平 信息搜集工作者的业务水平 以及系统所采集到的信息源的质量等等 能够鉴定信息搜集过程的内部状况 即这一过程在何种程度上能够满足各种信息需求 2020 2 6 InformationResourceManagement Page48 3 3信息资源建设 及时率 衡量信息搜集的速度 即在最短的时间内完成信息搜集过程的能力 它由搜集过程的每一环节 从信息的产生到其被输入到信息库 所花费的总时间来计算 表示为 T t式中 i 1 2 n 表示搜集过程的环节数 为了提高该过程的及时率 人们不仅设法缩短二次信息的加工时间 而且设法缩短一次信息的时滞 在实践中常常将一次信息的手稿 预印本 工作报告等输入信息系统 2020 2 6 InformationResourceManagement Page49 3 3信息资源建设 费用率 衡量信息搜集的资金效率 指用于信息库中单位信息的费用的最低能力 如果C表示单位信息的费用率 F表示年度搜集信息的总花费 G表示年搜集到的信息量 总件数 费用率可表示为 C F G劳动耗费率 指信息系统搜集到的单位信息所耗