U8进销存操作说明.doc

目 录第1章 采购管理- 1 -1.1 产品介绍- 1 -1.2主要功能- 1 -1.2.1 采购订货- 1 -1.2.2 采购业务- 1 -1.3.1 产品接口- 3 -1.4.1 第一年使用采购管理系统- 3 -1.4.2 采购管理日常业务操作流程- 4 -1.5 系统初始- 5 -1.5.1 期初记账- 5 -1.6 采购订单业务- 5 -1.6.1 采购订单- 5 -1.6.2 录入采购订单- 5 -1.6.3 审核订单- 6 -1.6.4 关闭订单- 7 -1.6.5 订单列表- 7 -1.6.6 单据流转（采购订单）- 8 -1.6.7 向供应商发催货单- 8 -1.7 日常业务- 9 -1.7.1 采购入库- 9 -1.7.2 暂估入库- 9 -1.7.3 根据发票填制入库单- 10 -1.7.4 退货处理- 11 -1.7.5 修改入库单- 12 -1.8 采购发票- 12 -1.8.1 采购发票- 12 -1.8.2 增值税专用发票- 12 -1.8.3 运费发票- 13 -1.8.4 红字(负数)发票- 14 -1.8.5 采购发票记应付账如何处理？- 14 -1.8.6 如何处理现付- 14 -1.9.1 自动结算- 15 -1.9.2 手工结算- 16 -1.9.3 费用折扣结算- 17 -1.9.4 “溢余短缺”结算处理- 17 -1.9.5 对红字入库单结算- 18 -1.9.6 取消采购结算- 19 -1.10.1 供应商往来期初- 20 -1.10.2取消操作- 20 -1.12.1 如何查询票到货未到明细表- 22 -第2章 销售管理- 23 -2.1 第一次使用销售管理流程- 23 -2.2 日常业务：- 24 -2.2.1 销售订单- 24 -2.2 单据流转（销售订单）- 24 -2.3 发货单- 25 -2.4 销售发票- 26 -2.5 月末结账- 26 -第3章 库存管理- 27 -3.1 系统概述- 27 -3.2 期初设置- 27 -3.3 日常操作- 30 -3.3.1 采购入库单- 30 -3.3.2 产成品入库单- 32 -3.3.3 其他入库单- 33 -3.3.4 盘点- 34 -3.3.5 销售出库单- 35 -3.3.6 材料出库单- 36 -3.3.7 其他出库单- 37 -3.4 月末结账- 38 -3.4.1 结账顺序图- 38 -第4章 核算日常处理- 40 -4.1 科目设置- 40 -4.2 月末处理- 41 -4.2.1 特殊单据记帐- 41 -4.2.2 正常单据记账- 42 -4.2.3 恢复单据记帐- 42 -4.2.4 暂估入库成本处理- 43 -4.2.5 期末处理- 44 -4.3 凭证- 45 -4.3.1 生成凭证- 45 -4.3.2 客户往来制单- 45 -4.3.3 供应商往来制单- 47 -4.4 账簿- 48 -4.4.1 收发存汇总表- 48 -4.4.2 暂估材料/商品余额表- 48 -第1章 采购管理1.1 产品介绍采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论是工业企业还是商业企业，“采购”业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企业产生下列不良影响：一、产生额外的库存管理费用，如：仓库租赁费、保险费等。二、造成资本的僵化，使周转资金紧张。三、过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。虽然库存发生的原因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法计算的损失。采购管理追求的目标是：密切供应商关系，保障供给，降低采购成本。采购管理系统是用友通管理软件的一个子系统。它主要进行采购订单处理，动态掌握订单执行情况，向拖期交货的供应商发出催货函；采购管理系统处理采购入库单、采购发票，并根据采购发票确认采购入库成本。采购管理系统可以掌握采购业务的付款情况；与“库存管理系统”联合使用可以随时掌握存货的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积压；与“核算系统”一起使用可以为核算提供采购入库成本，便于财务部门及时掌握存货采购成本。本系统适用于各类工业企业和商业批发企业以及医药、物资供销、对外贸易、图书发行等商品流通企业的采购部门和采购核算的财务部门。1.2 主要功能1.2.1 采购订货 采购订单：经供货单位审核确认后的订单，可以生成入库单和采购发票。 订单执行统计表：可以查询某张采购订单或某业务员、某供应商或某货物的订单的到货入库和货款支付详细情况。可以查询各种外币采购业务的订单详细执行情况。 采购订货统计表：可以查询某业务员、某供应商或某货物的订单的到货入库和货款支付汇总信息。 供应商催货函：对拖期没有按时到货的供货单位，能及时向供应商发出催货函。1.2.2 采购业务 F采购入库：可以根据采购订单和实际到货数量入库填制入库单，可以根据采购发票填制入库单。可以暂估入库，支持退货负入库和冲单负入库，并可处理采购期初退货。 F采购发票：能对取得供货单位开具的发票进行处理。采购发票分为增值税专用发票、普通发票、运费发票、其它票据等。发票可以根据入库单产生。可以处理负数发票。可以进行现付款结算。 F采购结算：采购结算是针对采购业务的入库单，根据发票确认其采购入库成本。采购结算可以由计算机自动结算也可以由人工进行结算，对费用票系统提供功能更强大更灵活的单独结算。 自动结算：按日期、供应商、存货、制单人等条件选择未报账的发票和入库单，将存货同等数量的发票不含税金额记入入库单。 手工结算：可以对发票数量与入库数量不相等的情况进行处理；可以对非合理损耗损失及税金进行灵活处理；可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算；可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算；支持三角债结算，即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物；支持多个操作员在网上同时结算。 费用分配：工业企业可以将采购发票的费用或费用发票的金额按入库数量或入库金额分摊到入库成本中。 费用折扣单独结算：对费用折扣票进行单独费用分配，可以选择已结算的入库单、未结算的入库单、部分结算的入库单。1.2.3 采购账表 货到票未到统计表：可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件统计货到已入库但发票未收到的情况 货到票未到明细表：可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件查询货到已入库但发票未收到的情况 票到货未到统计表：在可以查询某段日期内，某供货单位或某采购部门或某业务员的已收到发票但货物未入库的情况 票到货未到明细表：在可以查询某段日期内，某供货单位或某采购部门或某业务员的已收到发票但货物未入库的情况 费用明细表：费用明细表是对采购发票分已结算、未结算，按发票日期、发票号、费用名称逐条记录详细列表的明细表。 结算统计表：结算统计表是根据业务类型为“一般采购”的结算单，按供货单位、存货统计的汇总表。 结算明细表：结算明细表是根据业务类型为“一般采购”的结算单，按供货单位、存货逐条记录详细列表的明细表。 存货采购余额一览表：采购存货一览表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称分类汇总记载的统计表。 存货采购明细表：采购存货明细表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称明细记载的表。 增值税发票抵扣明细表：可以按发票类型，按月汇总已结算的增值税发票抵扣一览表。 采购综合统计表：采购综合统计表是分别按供货单位或按地区，按采购部门、业务员，按货物大类、货物分列汇总的统计表。该表分为：供货单位采购统计表、地区采购统计表、采购部门采购统计表、业务员采购统计表、存货采购统计表，反映采购业务活动中的定货、到货入库，收票、付款情况。1.3 产品接口1.3.1 产品接口采购管理系统与用友库存管理系统、核算系统联合使用。采购管理系统填制的采购入库单，库存管理系统能够审核确认，核算系统能够记账。采购管理系统没有结算的入库单，核算系统可做暂估入库记账处理；采购管理系统填制输入的采购发票，可随时调阅登记应付账款信息，无论其是否结算。采购管理系统的采购入库单、采购结算单，其记账凭证由核算系统编制，而根据采购发票编制记账凭证由核算系统编制。采购管理系统能把本系统的单据、账表数据以文本文件和ACCESS文件、Excel文件等格式输出，以便于用户利用这些数据进行二次开发。1.4 操作流程1.4.1 第一年使用采购管理系统第一年使用采购管理系统的操作流程如图所示。初次使用本系统的用户，应首先按系统管理使用手册介绍的方法安装采购管理系统。系统安装完成后，应建立系统账套参数等应用前的基础数据准备工作，之后可以输入在使用本系统前未执行完的采购订单、采购入库单（暂估入库）和采购发票（在途数据），并进行期初记账处理；做完这些工作后，就可以进入日常采购业务流程了。1.4.2 采购管理日常业务操作流程有采购订单管理需求的企业，可以根据与供应商签定的采购合同或协议，按本系统规定录入进计算机，没有采购订单的采购业务可以不必录入采购订单，但我们建议：对于采购周期比较长、有到货时间规定的采购活动，应根据传真单或电话记录等单据建立模拟采购订单，以便对该定货活动进行监控与管理，因为有了采购订单档案后，可以根据该订单存货的入库情况进行订单执行情况统计，对拖期的订单，可以发出催货函。采购货物验收入库时，那么根据实际入库数量填制入库单，取得供货单位的发票后，在本系统中输入采购发票，进行该项业务的采购结算工作。用户可以随时查询：采购订单执行情况、没有取得采购发票的暂估入库统计信息和明细数据、没有货物入库的采购发票（在途货物）统计信息和明细数据、已进行采购结算的采购入库统计表和明细表；可以随时查询采购台账。1.5 系统初始1.5.1 期初记账期初记账是将采购期初数据记入有关采购账中。期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在【月末结账】功能中记入有关采购账。【操作步骤】1. 用鼠标单击【设置】下的【期初记账】或按下Alt+S键，用光标移动键选择【期初记账】，即可进入期初记账处理功能。2. 用鼠标选择期初记账，对期初数据进行记账；用鼠标选择取消期初记账，则对期初记账数据设置为未期初记账状态。注意：没有期初数据时，也可以期初记账，以便于输入日常采购单据数据。已做【月末结账】处理后，不能取消期初记账，除非取各月的【月末结账】。1.6 采购订单业务1.6.1 采购订单采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。【操作流程】1.制定采购订单；2. 待供货单位确认后，修改并审核订单；3. 货物到达企业后，填制入库单，并在入库单上注明订单号；4. 对于已执行完成的订单和不能执行完成的订单，可以人工关闭订单；5. 查询订单的到货执行情况；6. 查询订单各存货的到货执行情况；7. 对于拖期的订单，向供货单位发出催货函。1.6.2 录入采购订单当与供货单位签定采购意向协议时，可以将采购协议输入计算机，并打印出来报采购主管审批。【操作步骤】1. 在进入采购管理系统主选单后，用鼠标单击【订单】下的【采购订单】或按下Alt+O键，用光标移动键选择【采购订单】，即可输入采购订单。屏幕显示采购订单格式。2. 用鼠标单击工具栏的增加按钮或按下F5快捷键，增加一张采购订单。输入采购订单表头各项内容。输入采购订单编号、订单日期、供货单位等项。如果该订货业务需要对方单位开具增值税抵扣发票，那么应该输入税率。3. 按F12功能键可以从单据表头进行标题，或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的增行按钮或按下Ctrl+I快捷键，增加一行订单货物。输入采购订单表体各项内容。如：货物编号、数量、单价、金额等项。 提醒： 在填制采购订单时，单击鼠标右键可查存货现存量。 注意： 用户如果在存货档案中设置了最高进价，在【设置】_【选项】中对“最高进价控制口令”参数录入了口令，那么当采购的货物进价高于最高进价时系统会自动报警。4. 如果单据输入有错误，可以用鼠标单击要修改的数据项或用Tab、Shift+Tab键移到要修改的数据项，直接输入要修改的数据。5. 单据输入正确后，必须用鼠标单击工具栏的保存按钮或按下F6快捷键，保存当前输入的订单。6. 订单存盘后，用鼠标单击工具栏的预览按钮可查看并设置打印格式，退出后按打印按钮或按下Ctrl+P快捷键，可将设计好的订单打印出来，交由供货单位进行确认。7. 如果不想保存当前输入的订单，可以用鼠标单击工具栏的放弃按钮，放弃该订单。8. 在保存订单后，如果发现数据有错，或该订单执行过程中需要调整，可以用鼠标单击工具栏的修改按钮修改订单。9. 继续按上述步骤输入其它订单，当一批订单输入完后，用鼠标单击工具栏退出按钮结束输入采购订单。注意：如果企业要按部门进行采购考核，必须在部门栏输入部门；如果企业要按业务员进行采购业务考核，必须在业务员栏输入业务员名称或编码；. 已审核、已关闭的订单不能修改、删除。& 技术细节：L.参照输入：在输入采购类型、部门、业务员、供货单位、存货编号、运输方式、备注等项目时，按F2键或双击鼠标左键，可以参照输入这些数据。带参参照可以缩小参照数据范围，即先输入数据编码、代码或名称的任何几个字，然后再参照。举例：在存货栏中输入“0101”，再按F2键或用鼠标点击参照按扭，则参照界面列示的是只含有“0101”的存货，且无论“0101”处在存货编码、代码和名称的什么位置。1.6.3 审核订单审核订单可以有三种含义，用户可以根据企业需要进行选择一种：1、采购订单输入计算机后，交由供货单位确认后的订单；2、如果订单是由专职录入员输入的，由业务员进行数据检查，输入正确的订单；3、经过采购主管批准了的订单。?注意：审核过的订单不能修改。除非取消审核。采购【订单审核】没有数据修改功能，如果发现订单数据有错误的话，可以在输入【采购订单】功能中进行修改。修改后再回到本功能中对订单做审核标志。【操作步骤】1. 用首张、末张、上张、下张功能找到要审核的订单，用鼠标单击工具栏的审核按钮，屏幕显示的采购订单就审核了，订单的状态变成为：“审核”状态。2. 对于审核过的订单，如果要修改该订单，那么找到该订单后单击弃审按钮，将该订单从审核执行状态，恢复到输入状态。这时可以进入【采购订单】功能进行订单修改等操作。1.6.4 关闭订单采购订单执行完毕，也就是说某采购订单已入库并且已付款取得采购发票后，该订单就可以关闭了。对于确实不能执行的某些采购订单，经采购主管批准后，也可以关闭该订单。订单关闭采用人工关闭。【操作步骤】1. 用首张、末张、上张、下张功能找到要关闭的订单，用鼠标单击工具栏的关闭按钮，采购订单就自动关闭了。关闭的订单不能再执行。2. 对于某些由于不能执行而关闭了的订单，如果又可以执行了，那么可以找到该订单后单击打开按钮，将该订单从关闭状态，恢复到审核执行状态。1.6.5 订单列表订单列表是将本年度的采购订单以列表的格式显示出来，以便于快速查询订单。订单列表的功能在工具条的按钮上，主要有：打印、输出、单据、过滤、定位、设置、排序、刷新等，双击某行的订单列表可以将该张订单以单据格式显示出来，并且允许您进行修改等操作。1.设置订单列表n利用设置功能可以根据企业实际需要将采购订单明细一览表的格式n用鼠标单击上移和下移按钮，来设置订单列表的显示顺序；n用鼠标双击某“显示项”设定该项是否显示出来；打勾表示该项将出现在订单列表中，没有打勾表示该项不显示在订单列表中。n用鼠标双击某“条件项”设定该项是否作为过滤条件和查询条件；打勾注意：条件项只能选已打勾“显示项”范围内的项目，如果选择的“条件项”不是列表显示项，那么该条件项无效。2.利用过滤功能过滤是将满足一定条件的订单数据筛选并显示出来。比如在设置功能中，已在条件项中，选择了“供应商”和斎掌跀，这时您可以将某些供应商在某段日期范围订立的采购订单挑选出来。注意：系统默认的过滤条件是当前日期所在月份的起止日期。例如：当前操作日期为8月15日，那么默认过滤条件是：起始日期=8月1日，截止日期=8月31日。3.利用定位功能定位是将数据定位在满足条件第一笔订单数据上。比如在设置功能中，已在条件项中，选择了“业务员”，这时您可以输入某业务员名称，计算机将把该业务员签定的第一笔订单显示出来。注意：查询只能查询目前过滤数据范围内的数据。比如：在过滤条件中输入了日期在“1998-11-01”至“1998-12-30”范围，而查询的条件为业务员=“张三”，这时只能查找到1998-11-01至1998-12-30时段内的第一笔“张三”的采购订单。4.利用单据联查功能单据联查是查询列表中任意行中相对应的单据，将该行对应的订单以订单表显示出来，以便详细查询订货数据。用鼠标定位或光标移到要查询的列表行后，双击鼠标左键或在工具栏按单据按钮就可以查询该行的订单。5.利用排序功能排序是对设置的显示项目任选某些项进行按字母顺序和数字大小顺序排列。排列分为“升序”和“降序”两种，升序是由小到大，由a到z的顺序，降序则是由大到小，由z到a的顺序。用鼠标选择排序功能后，显示出选择排序字段对话窗，用鼠标双击要排序的项目字段，会显示“升序”、“降序”和空，空表示取消该项排序。要调整排序的顺序，可以用鼠标单击上移和下移按钮来设置，计算机将按字段的上下顺序来排序。6.利用打印功能设置好了的订单列表数据，在做完以上操作后，在屏幕上出现您需要的数据，就可以利用打印功能将列表打印出来了。如果您想把列表结果保存到磁盘上，用鼠标单击输出功能，将该订单以任意文件格式保存起来。具体参见“系统管理”帮助说明。7.利用订单复制功能可以直接将一张单据的数据复制到另外一张单据上。点击“流转”按钮的下拉菜单中增加“订单复制”，就可以将数据进行复制。1.6.6 单据流转（采购订单）采购订单进行单据流转，可以生成采购入库单、生成普通发票、生成专用发票、生成红字采购入库单、生成红字普通发票、生成红字专用发票。只有经过审核后，并且没有关闭的采购订单才可以生成入库单和发票。采购订单在执行完毕后，不可以继续生成兰字采购入库单和兰字采购发票，但是可以生成红字采购入库单和红字发票。1.6.7 向供应商发催货单按照采购订单的计划到货日期规定，当在规定的到货日期货物没有收到时，就可以向供货单位发出催货函。企业实际操作时，可以根据货物的在途运输时间提前发出催货函。【操作步骤】1. 进入供应商催货函功能：用鼠标单击【订单】下的【供应商催货函】或按下Alt+O键，用光标移动键选择【供应商催货函】。2. 输入以下条件：截止日期：必须输入，计算机默认为操作日期，可以参照输入，输入该日期，计算机将查找到该日期为止没有发货的订单。供应商：可输可不输，可以参照输入，也可以直接输入供货单位编码或名称。如果不清楚哪个供应商的订单没有发货，那么可以先查询订单执行统计表。存货：可输可不输，可以参照输入，也可以直接输入存货编码或名称。按确认按钮，计算机把所输入的供应商没有发货（入库）的订单信息显示出来。如果该供应商到截止日期还没有符合催货的条件，那么计算机屏幕上不显示数据。3. 打印供应商催货函：用鼠标单击工具栏的打印按钮，或按快捷键Ctrl+P就可以将屏幕上显示的供应商催货函打印到纸上。1.7 日常业务1.7.1 采购入库采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：入库单、退货单；按业务类型划分为：普通业务入库单。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。在实际工作中，用户可根据到货清单直接在计算机上填制采购入库单（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。【操作流程】1. 填制采购入库单。如果采购入库货物是根据采购订单产生，那么可以用复制原采购订单方法填制入库单；如果采购发票先收到并且已输入计算机，那么入库单可以用复制原采购发票的方法填制；如果本次入库的货物以前已有相同的入库单，那么可以用复制以前入库单的方法填制。2. 如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，否则可以由采购人员审核。3. 交给采购结算会计进行结算处理。或者在采购入库单生成发票并直接结算。4. 查询各入库单的实际入库成本。注意：凡是审核过的入库单本系统不能再修改。因此审核必须认真仔细。如果没有启用库存管理系统，并且企业管理不要求严格，那就可以不审核入库单。采购发票与入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可多次与采购发票结算。1.7.2 暂估入库采购的货物到达企业后，如果没有收到供货单位的发票，可以对货物进行暂估入库，待发票到达后，可以根据该入库单产生发票做报账结算处理。【操作步骤】1. 在进入采购管理系统主选单后，用鼠标单击【普通入库单】，即可输入采购入库单。屏幕显示采购入库单格式。2. 用鼠标单击工具栏的增加按钮或按下F5快捷键，增加一张采购入库单。输入入库单表头各项内容。输入采购业务类型、入库日期、供货单位等项。如果该入库单是按采购订单安排的，必须输入采购订单号。提醒： 如果用户想查询供应商、存货的具体档案可单击鼠标右键。3. 按F12功能键可以从单据表头进行标题，或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的增行按钮或按下Ctrl+I快捷键，增加一行入库单货物。输入采购入库单表体各项内容。如：货物编号、数量、单价、金额等项。注意： 如果入库的货物要分批跨月结算，那么必须按预计结算的数量，分行填写到一张入库单上。 如果企业在存货档案中设置了4. 如果单据输入有错误，可以用鼠标单击要修改的数据项或用Tab、Shift+Tab键移到要修改的数据项，直接输入要修改的数据。5. 如果该入库单和某张已有的入库单据相同或相似，可以单击鼠标右键，出现鼠标右键快捷菜单，用鼠标或光标键选择【拷贝入库单】功能，或者通过点击“选单” 按钮旁边的下接箭头，选择“采购入库单”，选择入库单，把该入库单的有关信息填入当前入库单中。具体操作方法参见“如何根据采购订单填制入库单”。6. 单据输入正确后，必须用鼠标单击工具栏的保存按钮或按下F6快捷键，保存当前输入的入库单。注意：用户在库存管理系统的【业务范围】中设置为“现存量低于最低库存量或高于最高库存量时报警”，保存单据时，如果存货的现存量低于最低库存量或高于最高库存量，并且，系统将提示用户是否继续，如果用户选择是，系统将保存单据，如果用户选择否，系统将让用户重新输入数量。7. 入库单存盘后，可以用鼠标单击工具栏的打印按钮或按下Ctrl+P快捷键，将入库单打印出来，交由有关人员进行确认。8. 如果不想保存当前输入的入库单，可以用鼠标单击工具栏的放弃按钮，放弃该入库单。9. 在保存入库单后，如果发现数据有错，或该入库单审核结算时发现该单据需要修改，可以用鼠标单击工具栏的修改按钮修改入库单。10. 继续按上述步骤输入其它入库单，当一批入库单输入完后，用鼠标单击工具栏退出按钮结束输入采购入库单。注意： 1.本系统规定凡是没有结算的入库单都是暂估入库。已采购结算的入库单和已审核了的入库单不能修改、删除； 2.如果启用了用友“核算系统”，对于已记账的入库单不能修改、删除； 3.如果启用了用友“仓库管理系统”，对有批次管理的，现存量表相关存货的结存数量当前入库数量的存货记录不能修改、删除； 4.凡是按采购订单进行的采购业务，货物到达后，填制的入库单，必须正确注明订单号，否则不能正确统计订单执行情况。1.7.3 根据发票填制入库单当采购发票先到，而货物未到企业时，如果该发票作为在途存货已输入进计算机，那么这时可以根据发票填制采购入库单。【操作步骤】1. 用鼠标单击【普通入库单】，屏幕显示采购入库单格式。2. 用鼠标单击工具栏的增加按钮或按下F5快捷键，增加一张采购入库单。输入入库单表头各项内容，如仓库编号、采购类型、收发类别等。3. 单击鼠标右键，出现鼠标右键快捷菜单，用鼠标或光标键选择【拷贝发票】功能；或者通过点击“选单” 按钮旁边的下接箭头，选择“采购发票”。4. 用鼠标双击发票列表中的某张发票，计算机把该发票的有关信息填入入库单中。如果采购发票较多，可以在选择的发票列表中，输入“发票号”或“供货单位”快速找到要复制的发票。5. 修改实际入库数量、单价，对需要批次管理、保质期管理的货物还需要输入批号和失效日期数据项。6. 如果该批入库货物没有发票中的某些货物，将光标移到该行上，单击减行按钮或使用鼠标右键的【减行】功能，删除该行的数据。7. 如果该批入库货物有发票中没有的某种货物，可以单击增行按钮或使用鼠标右键的【增行】功能，增加输入该货物的入库数据。8. 单据输入正确后，必须用鼠标单击工具栏的保存按钮或按下F6快捷键，保存当前输入的入库单。1.7.4 退货处理如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），也可以填制退货单（负数入库单）原数冲抵原入库单数据。原数冲回是将原错误的入库单，以相等的负数量填单。【操作步骤】1. 在进入采购管理系统主选单后，用鼠标单击【采购入库单】，再选择【红字采购入库单】，即可输入采购退货单。屏幕显示采购退货单格式。2. 用鼠标单击工具栏的增加按钮或按下F5快捷键，增加一张采购退货单。输入退货单表头各项内容。 输入采购业务类型、入库日期、供货单位等项。 如果该退货单是按采购订单安排的，必须输入采购订单号。3. 用鼠标单击工具栏的增行按钮或按下Ctrl+I快捷键，增加一行退货单货物。输入采购退货单表体各项内容。如：货物编号、数量、单价、金额等项。4. 如果单据输入有错误，可以用鼠标单击要修改的数据项或用Tab、Shift+Tab键移到要修改的数据项，直接输入要修改的数据。5. 单据输入正确后，必须用鼠标单击工具栏的保存按钮或按下F6快捷键，保存当前输入的退货单。6. 退货单存盘后，可以用鼠标单击工具栏的打印按钮或按下Ctrl+P快捷键，将退货单打印出来，交由有关人员进行确认。7. 如果不想保存当前输入的退货单，可以用鼠标单击工具栏的放弃按钮，放弃该退货单。8. 在保存退货单后，如果发现数据有错，或该退货单审核结算时发现该单据需要修改，可以用鼠标单击工具栏的修改按钮修改退货单。9. 继续按上述步骤输入其它退货单，当一批退货单输入完后，用鼠标单击工具栏退出按钮结束输入采购退货单。注意：对于已到货没有入库的货物，要求退货不在本系统处理，待本软件产品升级增加“到货处理”内容后处理。在库存系统有一选项：“批次管理的存货，如果入库单未审核不准出库”，对本系统的退货处理有制约作1.7.5 修改入库单在入库单输入和采购结算时，如果发现入库单数据与实际入库不符或与手工填制的入库单不符，可以修改入库单据，但已审核、已结算或已记账的入库单不能修改。修改入库单有两种方法：1. 利用【入库单列表】进行修改：即找到要修改的入库单，双击该入库单进入单据显示状态，用修改功能进行修改。2. 利用【采购入库单】 “填制采购入库单”功能实现。用鼠标键单击工具栏的首张末张上张下张功能找到要修改的入库单，用修改功能进行修改1.8 采购发票1.8.1 采购发票采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单。在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入计算机做报账结算处理。也可以先将发票输入计算机，以便实时统计在途货物。采购发票按发票类型分为：专用发票、普通发票（包含：普通、农收、废收、其他收据）、运费发票；按业务性质分为：兰字发票、红字发票。 【操作流程】1. 输入采购发票。如果采购发票有对应的采购订单，那么可以用复制原采购订单方法输入发票；如果采购入库单先填制并且已输入计算机，那么发票可以用复制原采购入库单的方法输入；如果本张发票与以前已有某张发票相同，那么可以用复制以前发票的方法输入。2. 如果管理需要的话，通知审核人员对输入的发票进行审核确认。或者经主管领导签字准予报销的发票做审核确认。审核过的发票不能修改、作废。3. 交给采购结算会计进行结算报销处理。4.查询各采购发票的有关信息，如：某时间段已结算的发票、及其增值税额抵扣数据等。1.8.2 增值税专用发票【操作步骤】1. 用鼠标单击【采购发票】，选择【专用发票】或【红字发票（专用）】，即可输入采购发票。屏幕显示采购发票格式。2. 用鼠标单击工具栏的增加按钮或按下F5快捷键，增加一张采购发票。输入发票表头各项内容。输入采购业务类型、发票日期、供货单位等项。如果该发票是有对应的采购订单，必须输入采购订单号。3. 按F12功能键可以从单据表头进行标题，或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的增行按钮或按下Ctrl+I快捷键，增加一行发票货物。输入采购发票表体各项内容。如：货物编号、数量、单价、金额等项。4. 如果单据输入有错误，可以用鼠标单击要修改的数据项或用Tab、Shift+Tab键移到要修改的数据项，直接输入要修改的数据。5. 如果该发票和某张已有的发票相同或相似，可以单击鼠标右键，出现鼠标右键快捷菜单，用鼠标或光标键选择【拷贝发票】功能，或者通过点击“选单” 按钮旁边的下接箭头，选择“采购发票”，选择该发票，把该发票的有关信息填入当前发票中。具体操作方法参见“如何根据入库单填制发票”。6. 单据输入正确后，必须用鼠标单击工具栏的保存按钮或按下F6快捷键，保存当前输入的发票。7. 发票存盘后，可以用鼠标单击工具栏的打印按钮或按下Ctrl+P快捷键，将发票打印出来，交由有关人员进行确认或结算。8. 如果不想保存当前输入的发票，可以用鼠标单击工具栏的放弃按钮，放弃该发票。9. 在保存发票后，如果发现数据有错，或该发票审核结算时发现该单据需要修改，可以用鼠标单击工具栏的修改按钮修改发票。10. 如果企业在收到发票时，便支付了发票上价税合计的总额，可用鼠标单击现付按钮，屏幕出现结算画面，输入付款方式进行付款结算，系统自动生成付款单。11.继续按上述步骤输入其它发票，当一批发票输入完后，用鼠标单击工具栏退出按钮结束输入采购发票。注意：1.已审核、已采购结算的发票不能修改、删除，除非取消结算；2.对于已应付结算的发票不能修改、删除，除非取消应付结算；3.凡是按采购订单进行的采购业务，货物到达后，填制的发票，必须正确注明订单号，否则不能正确统计订单执行情况。4.企业如果在存货档案中设置了最高进价，那么在发票中的采购进价如果高于最高进价，系统会自动报警。5.商业版采购发票中审核与现付功能不能同时进行。提醒：对于有折扣属性的存货，在采购发票录入时应录入折扣额。该属性的存货在开发票时可以没有数量，只有金额；或者在兰字发票中开成负数。技术细节：参照输入：即在输入采购类型、部门、业务员、供货单位、存货编号、运输方式、备注等项目时，按F2键或双击鼠标左键，可以参照输入这些数据，要想缩小参照数据范围，可以或先输入数据编码或名称的前几个字， 然后按F2键参照。1.8.3 运费发票企业在货物运输过程中取得的运费发票以及按国家有关会计制度可以将某些费用摊入采购成本的，应将这些费用项目数据作为“运输发票”输入计算机，也可以在货物发票中直接输入费用项目。可以进行增值税抵扣的，还必须输入税率，计算机只把税后金额摊入采购成本。如何填制运费发票，具体操作方法参见“如何填制增值税专用发票”。注意：如果在输入发票时选择“运输发票”，那么在发票的存货编码/名称栏目下，只能输入存货档案中的“应税劳务”大类中的应税劳务编码/名称。商业版运费发票能否摊入采购成本，由【系统设置】-【选项】决定。技术细节：如果您还没有设置“应税劳务”档案，可以在【设置】/【编码档案】/【存货档案】功能中设置。在设置时必须将“存货属性”设置为“劳务费用“1.8.4 红字(负数)发票采购活动中，如发生退货或要求供货单位销售折让，应视如下不同情况进行处理：如果该项业务的发票没有录入计算机，不论货物是否办理入库手续，即不论是否已输入了入库单，都可以不进行处理，不必要求供应商开具红字(负数)发票，只须将发票退给供货单位即可。如果该项业务的发票已输入计算机，那么若该发票还没有采购结算，则可以删除该发票，不必要求供应商开具红字(负数)发票；否则必须要求供应商开具红字(负数)发票，并录入计算机与相应的红字入库单进行结算。1.8.5 采购发票记应付账如何处理？采购系统的采购发票录入保存后，即可通过复核功能，以登记应付账，同时回填采购发票的审核人。1.8.6 如何处理现付现付款指在款货两讫的情况下，在采购结算的同时向客户支付货币资金。实务中也经常将款项直接支付给本单位的采购人员，因为采购人员在采购取得货物的同时将货款已先行垫付。在采购发票保存后就可以进行现付款处理，已记应付账的发票不能再做现付处理。一张采购发票支持多种结算方式。可以全部现付、可以部分现付。【栏目说明】? 结算方式：录入现付款的结算方式。可单击参照按钮或键入F2键参照选择输入。结算方式不能为空。如果结算方式分了级，此处只能录入最末级的结算方式。? 付款金额：录入每种结算方式相对应的现付款金额，比如付现金100，支票200。此处只能录入正数。提示：在红字单据（如红字专用采购发票）中录入现付款，实际上是录入现收的对方退回款，即负付款。? 票据号：如果结算方式支持票据管理，在此处可以录入结算方式对应的票据号，例如支票结算方式下的支票号。? 银行账号：收执的银行结算票据所载明的客户开户银行账号。【操作步骤】1.在采购发票（含红字单据）中，用鼠标单击【现付】按钮。2.输入结算方式、付款金额、票据号和银行账号。每输入一笔付款金额系统自动累加到表头的付款金额中。3. 按enter键光标自动转入下一行次，可录入下一笔现付款。一张发票可以有多种结算方式。4.按【确认】按钮即完成现付款的录入，返回调用现收款的单据窗口。注意：? 如果要取消现结，在采购发票界面按鼠标右键，在弹出的菜单中选择“取消现付”。? 支持全额现结和部分现结，即现结金额之和可以小于或等于发票金额。? 支持外币现付，现付汇率以发票上的汇率为准。? 无论是否做采购结算都可以进行现付。? 已复核记应付账的采购发票不能进行现付；已现付的采购发票记账后不能取消现付。? 现结的制单在核算系统中进行，发票审核记账后才能现结制单。已制单的现付不能取消。1.9 采购结算采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。采购结算是针对“一般采购”业务类型的入库单，根据发票确认其采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式，另外考虑费用折扣结算的特殊性，专设费用折扣票单独结算功能；从单据处理上分为正数入库单与负数入库单结，正数发票与负数发票结，正数入库单与正数发票结，费用折扣发票与入库单结，费用折扣票与存货结等方式。注意：如果没有期初记账，则不能进行采购结算。如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。支持多个人在网上同时结算。结算时，入库单和发票上的“项目”（项目档案的项目，不是栏目）不要求一致，可以均为空，可以一方为空。结算单项目继承入库单项目，但如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。1.9.1 自动结算自动结算功能中有三种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。注意：红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。【操作步骤】1. 用鼠标单击【采购结算】下的【自动结算】，屏幕显示自动结算画面。2. 企业可以根据需要输入结算条件，系统将根据企业输入的条件范围进行结算。例如，企业只要对某个供货单位的采购业务进行结算，可以输入该供货单位的名称或编号。3. 用鼠标单击工具栏的开始结算按钮，计算机自动把采购入库单和采购发票相同，供货单位、存货相同且数量相等的单据进行结算，产生结算结果列表。4. 用鼠标单击工具栏的打印按钮，将本次结算结果打印出来。5. 用鼠标单击工具栏的退出按钮或单击窗体右上角的退出按钮x，结束自动结算。6. 进入【采购结算单列表】功能，查询、打印本次自动结算结果。1.9.2 手工结算使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。手工结算支持到下级单位采购，付款给其上级主管单位的结算，支持三角债结算，即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物。【操作步骤】1. 用鼠标单击【采购结算】下的【手工结算】，屏幕显示手工结算画面。2.企业可以根据需要输入结算条件，系统将把满足条件的入库单和发票过滤出来，在选择入库单和发票时只能选择过滤出来的入库单和发票。提示：系统提供丰富的过滤条件，包括日期、发票号、入库单号、部门、业务员、客户、存货、自由项、自定义项、制单人等。制单人也可以参照录入。3. 选择要结算的入库单、发票：用鼠标单击想要结算的入库单、发票左侧的选择栏，选择栏打勾注意：企业如果选择了带有折扣金额的发票，系统将把折扣金额在“结算费用列表”中显示出来，在结算时再将折扣金额分摊到对应的入库单、发票的存货中去，改变存货成本。4. 如果您的企业要把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度可以摊入采购成本的，那么可以选择“费用发票”。5. 选择一种费用分摊到发票上的一种方法。用鼠标左键选择“按数量分摊”或按金额分摊。6. 产生结算汇总表：入库单、发票选择完毕后，用鼠标按确认按钮，计算机自动将本次选择的数据汇总，以汇总表显示出来。当入库货物数量等于发票货物数量+合理损耗数量+非合理损耗数量时可以结算。用鼠标按确认按钮进行结算，用鼠标按取消按钮，取消本次结算，可以重新选择单据进行结算。提示：您可以在结算汇总表中处理非合理损耗的金额和非合理损耗进项税转出金额，此处确定的非合理损耗类型将决定核算系统对这两项的入账科目。系统支持一张入库单与多张发票的分次结算，可以拆单、拆记录，即可以结算入库单上的部分货物，也可以结算入库单中一个货物的一部分，您只需调整入库货物的结算数量使之与发票数量+合理损耗数量+非合理损耗数量相等即可。入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空，入库成本以结算金额为准。7. 结算完成后，计算机把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以单击【过滤】继续按以上步骤进行其它采购结算。结算的结果可以在【采购结算列表】功能中查看到。技术细节：手工结算时选择入库单和发票的窗体中均提供排序的功能，使您的单据选择更轻松。1.9.3 费用折扣结算费用折扣结算功能可以灵活处理费用、折扣的分摊结算业务，费用、折扣可以与采购购入库单结算，可以与存货直接结算。【操作步骤】1. 用鼠标单击【采购结算】下的【费用折扣结算】，屏幕显示费用折扣结算画面。2.您可以根据需要输入结算条件，系统将把满足条件的入库单和发票过滤出来，在选择入库单和发票时只能选择过滤出来的入库单和发票。注意：l 只能过滤出存货都为费用和折扣属性的采购发票。l 可以过滤出所有入库单，包括已结算、未结算和部分结算的入库单。l 系统提供丰富的过滤条件，包括日期、发票号、入库单号、部门、业务员、供应商、存货、自由项、自定义项、制单人等。制单人也可以参照录入。3. 选择要结算的入库单：单击想要结算的入库单左侧的选择栏，选择栏打勾，表示该行数据选择上了，可以结