开展活动注意问题总结.doc

开展活动注意问题总结近期，我院协会举行了几个大型的活动，由于各方面的原因，活动效果并不是很好。经过这几个活动所出现的问题以及领导、老师和干部的建议，总结出了在开展活动时需要注意的问题如下。一、 活动前的注意问题活动前阶段又分为前期准备阶段与彩排。1、前期准备阶段事项注意问题活动方案活动前至少两个星期（大型活动提前一个月）递交方案到社团部和罗老师处。活动经费预算活动经费预算要征得罗老师的同意。大力宣传可通过海报、BBS上的宣传、班级传达等方式进行宣传。同时要注意，海报需要全英或全日，大小（一般是海报纸的一半），落款，保留的时间，粘贴时要贴紧一点。参赛情况参赛情况及时汇报至罗老师和社联处，避免出现参赛者严重不足的情况。与指导老师沟通所有的比赛环节、评分标准都必须与指导老师共同商定。试题难度统一尽量邀请指导老师出题，如果要干部自己出题，一定要找指导老师过目，确定试题难度要一致。活动工作安排必须做出活动安排的明细表，将任务落实到个人，一项项地核实。主动向该活动的负责人汇报情况，有需要社联帮忙的请务必提前至少3天通知。邀请评委与嘉宾评委与嘉宾至少要提前一个星期邀请，如有变动请马上通知罗老师（注：本学院的领导和老师一般情况下不用发邀请函）。主持人与主持稿（主持人要给罗老师把关）储备主持人，主持人尽量从文工团司仪队里找，口语要好。一般情况下是全英或全日的主持。主持稿必须提前交给我看。尤其要注意评委与嘉宾的姓名和详细职务。（彩排要注意顺序是否按评委嘉宾、职位高低排列，详细的可咨询罗老师）主持人不宜对选手的表现进行评价。展示的PPT、文字稿、电子书要求全英或者全日，放置在桌面上控制。必须要给指导老师和罗老师过目，同时要确定播放的流畅和时间上的控制（注：需考虑到一般的教室电脑反应较慢，不适宜弄一些操作比较复杂的东西）。活动流程表活动流程表必须至少提前两天发给罗老师，经确保无误再打印。（选手人数不是很多时，最好可以打上选手名字）场地申请场地申请要提前一个星期申请奖状与奖品的准备奖品与奖状一定要够数，出现团体组与个人组的时候要提醒选手与颁奖嘉宾，团体组只领一份。购买的奖品尽量开发票。评委劳务费的准备出现评委的变更要及时跟罗老师沟通。评委与嘉宾的座签注意评委与嘉宾名字的正确写法。（注：学工办综合服务部的抽屉里有大部分的领导和老师的座签，协会要先确认，没有的才打印，用完及时放回，避免影响其他活动。同时，嘉宾牌需提前1-2天确认，如遇到活动比较紧凑的情况，要提前协调好）观众的安排尽量鼓励相关学生群体和会员去观看。（注意：会员的参与率），提前了解场地的位置数目，做好具体的座位安排，并于当晚安排好干部（干部要提前熟悉安排表）引导，最好在排头位置写上序号。在彩排前必须收集并整理好所有的播放资料尤其是PPT的配乐问题和音乐单独放时是否需要循环等，并在限期后不能随便让选手更改资料而导致资料混乱。同时，操作的干部在彩排前也必须熟悉资料的操作。提前一天确定好所有物资水，注意水的数目，要及时到学工办确认水是否够，要在活动前安排干部拿到现场；计时牌和选手牌等（注意学工办周末一般是不开门的，要提前跟综服部的干部联系。）2、彩排时需要注意的问题（必须整个过程都过一遍，一定要流畅啊）（1）彩排时要谨记每个环节所用时间。（注意活动时间控制在2个半小时以内）（2）选手要定好点，包括进场、致意、定点与退场。（3）指导选手的仪表、姿势（由礼仪小姐指导）。注意选手着装。（4）确保播放材料的顺畅。包括组织部门与选手的材料。（一般活动或比赛）只允许一个人进行操作，特殊情况除外，这就要求操作者要作好记录，熟悉整个过程，彩排时要过一遍。（5）礼仪要到场，熟悉所有环节，包括引领领导、嘉宾讲话，获奖者领奖，选手进场与退场的递麦与接麦、收评分表等。（6）催场、计分、计时人员，这三个干部彩排时必须到场。催场的干部（至少两名）需了解整个流程，计分的干部需清楚收评分表的时间，提前和评委沟通好和准备好计算器，在评委点评完及时交给主持人结果表，选手名字、分数、名次和奖项必须清楚明了。注意避免错误和一定要及时。二、 活动当天的工作1、确保音响、麦克风、电脑设备没有问题。如果使用麦克风必须提前确定好电池，包括是否需要购买、购买的类型等。2、必须要熟练操作电脑。3、提前布置会场。要提前开门的话一定要跟教室管理科的老师沟通好，布置会场要确保工具齐全，例如梯子。4、选手与支持人在会场进行简短的彩排（走场）。5、摆好评委与嘉宾的座签位置。注意摆放的顺序。（提前咨询罗老师）6、催场、计分、计时人员到位。7、通知评委与嘉宾准时到场。提前半个小时提醒嘉宾活动的时间与地点。8、评分标准与评分规则要事先与评委老师沟通。9、邀请评委点评、颁奖以及嘉宾颁奖需活动前说清楚。10、比赛过程中，如果发现有什么需要变动的，请及时跟指导老师沟通作决定再通知在会的所有人员。11、确保摄影与写新闻稿人员。（现由本协会干部自行负责，特殊情况如需新闻中心协助，需提前至少3天）。12、主持人对于成绩的公布要认真再认真。13、会后由主持人邀请与会嘉宾、选手与工作人员合影。（及时！）三、 活动后的注意问题1、新闻稿的及时发布。新闻稿写完之后应发给罗老师过目，如果是与其他单位合作，切记一定要发给对方检查，经检查无误才可发布。新闻稿要注意发布处的特别格式要求，需发布在湛师新闻网、校团委网、校社联网、我院英语专业特色网及BBS上，也可尝试发到湛江有关的新闻媒体上，稿件一经采纳，写稿的干部做好截图证明，方便以后的利用和加分问题2、总结与照片要及时发到社联。总结和照片是分开的，要至少5张质量不错并能说明活动的照片，重命名，统一打包好在4天内发到社联邮箱。3、活动后及时召开总结会议。善于总结，找出做得好与不好的地方，将好经验传承并努力改善做得不好的