操作工作簿和工作表常用技巧.ppt

1 第1章工作簿和工作表常用技巧 工作簿常用操作技巧自定义启动和关闭工作簿自定义工作簿保护工作簿修复受损的Excel文件工作表常用操作技巧选择 编辑工作表保护工作表格式化工作表打印工作表自定义菜单和工具栏自定义菜单自定义工具栏 2 自定义启动和关闭工作簿 每次启动Excel都自动打开多个固定工作簿创建自定义启动目录以自动打开工作簿快速关闭多个工作簿 3 每次启动Excel自动打开多个固定工作簿 设置默认启动 将要启动Excel时默认打开的工作簿文件的快捷方式保存到文件夹 C ProgramFiles MicrosoftOffice OFFICE11 XLSTART 取消默认启动 从文件夹删除工作簿文件的快捷方式 4 创建自定义启动目录以自动打开工作簿 设置启动目录 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 单击 常规 选项卡 在 启动时打开此目录中的所有文件 栏中输入启动目录 比如 C TempExcel 取消启动目录将 启动时打开此目录中的所有文件 栏中的目录删除 5 快速关闭多个工作簿 方法一 按住 Shift 键不放 单击 文件 全部关闭 命令 此时 文件 菜单上的 关闭 命令变为 全部关闭 命令 然后再释放 Shift 键 方法二 按 Alt F4 组合键 不管你打开几个工作簿 都会强制退出Excel 6 自定义工作簿 改变工作簿的默认字体创建默认的自定义工作簿模板调用本机或网站上的工作簿模板 7 改变工作簿的默认字体 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 并打开 常规 选项卡 在 标准字体 选项中 重新设置字体和字号 注意 这种设置不会影响以前创建的工作簿 而是仅仅影响设置后创建的新工作簿 8 创建默认的自定义工作簿模板 创建默认的自定义工作簿模板新建一个空白工作簿 对工作簿格式进行设置 单击 文件 另存为 命令 打开 另存为 对话框 在 文件名 栏中输入 Book 在 保存类型 下拉列表中选择 模板 xlt 将 保存位置 设置为C DocumentsandSettings 用户名 ApplicationData Microsoft Excel XLSTART 单击 保存 按钮 修改模版打开文件 Book xlt 修改后保存 删除模版将 Book xlt 删除 注意 自定义工作簿模板仅对创建新工作簿有效 对打开已有的工作簿是无效的 9 调用本机或网站上的工作簿模板 新建一个空白工作簿 单击 文件 新建 命令 打开 新建工作簿 窗格 单击 新建工作簿 窗格中的 本机上的模板 选项 选择需要的模板 单击 新建工作簿 窗格中的 网站上的模板 选项或者 OfficeOnline模板 系统就会连接到微软设立的相应网站上的中文模板库 10 保护工作簿 保护工作簿窗口和结构设置工作簿的打开权限密码和修改权限密码忘记了工作簿保护密码怎么办对工作簿进行宏病毒的保护 11 保护工作簿窗口和结构 保护工作簿窗口和结构单击 工具 保护 保护工作簿 命令 打开 保护工作簿 对话框 选择要保护工作簿的项目 如结构或窗口 或者两者都要保护 输入保护密码 说明 如果选择了 结构 复选框 那么工作簿被保护后 工作簿中的工作表将不能进行移动 删除 隐藏 取消隐藏或重新命名 而且也不能插入新的工作表 选择了 窗口 复选框 那么工作簿被保护后 在每次打开工作簿时其具有固定的位置和大小 撤销工作簿窗口和结构保护单击 工具 保护 撤销工作簿保护 命令 12 设置工作簿的打开权限密码和修改权限密码 设置密码打开一个要设置打开密码的工作簿 单击 文件 另存为 命令 打开 另存为 命令对话框 单击该对话框右上角的 工具 下拉菜单 执行 常规选项 命令 打开 保存选项 对话框 在 打开权限密码 文本框中输入保护密码 如果要限制他人修改数据 则还应在 修改权限密码 文本框中输入修改权限密码 撤销密码单击 文件 另存为 命令 打开 另存为 命令对话框 单击该对话框右上角的 工具 下拉菜单 执行 常规选项 命令 打开 保存选项 对话框 在 保存选项 对话框中删除打开权限密码和修改权限密码 覆盖保存文件 13 忘记了工作簿保护密码怎么办 到网站上随便下载一个免费的Excel密码破解软件或者Officel密码破解软件 尊重他人的劳动 爱护他人的数据 不要随便破解别人的密码 14 对工作簿进行宏病毒的保护 单击 工具 宏 安全性 命令打开 安全性 对话框 对宏安全性进行设置 15 修复受损的Excel文件 修复能打开但不能编辑的Excel受损文件单击 文件 另存为 命令 然后将工作簿保存为SYLK格式的文件 扩展名为 slk 修复不能打开的Excel受损文件利用 打开并修复 命令单击 文件 打开 命令 打开 打开 对话框 从文件夹中选择要修复的的Excel受损文件 单击 打开 对话框右下角的 打开 下拉命令中的 打开并修复 命令 利用Word程序来打开Excel受损文件自动修复Excel受损文件 16 选择 编辑工作表 快速新建工作表选择工作表重命名工作表改变工作表标签颜色复制和移动工作表删除工作表更改Excel新工作簿的工作表数目同时对多个工作表进行相同的操作 17 快速新建工作表 插入一个新工作表一般方法 单击 插入 工作表 命令 或者在工作表标签处单击右键 在快捷菜单中执行 插入 命令 快速方法 按 Shift F11 组合键 在插入一个工作表后 按 F4 可更快捷地插入另一个新工作表 一次插入多个工作表按住 Shift 键 同时单击选取与待插入工作表数目相同的现有工作表标签 单击 插入 工作表 命令 或在快捷菜单中执行 插入 命令 注意 一定要选取连续的工作表 插入的新工作表数目不能超过现有工作表数目 18 选择工作表 选择某个工作表方法一 用鼠标单击该工作表标签 方法二 右键单击工作表标签滚动条 从快捷菜单中选择某个工作表 选择连续的多个工作表按住 Shift 键 然后单击后面的某个工作表 就会选择两个工作表之间的所有工作表 选择不连续的多个工作表按住 Ctrlt 键 然后单击其他工作表 就会选择多个不连续的工作表 快速从数十 上百个工作表中选择需要的工作表从工作表的快捷菜单中选择提示 若要取消多个工作表的选定 只需单击未被选择的某个工作表标签即可 19 重命名工作表 方法一 右键单击工作表标签 执行快捷菜单的 重命名 命令 方法二双击工作表标签 在标签内直接进行修改 20 改变工作表标签颜色 右键单击工作表标签 执行快捷菜单的 工作表标签颜色 命令 21 复制和移动工作表 快速复制工作表全部信息到新工作表选择要复制的工作表按住 Ctrl 键拖动该工作表标签最后修改工作表名快速将工作表移动到新工作簿打开源工作簿和目的工作簿单击 窗口 重排窗口 命令 平铺窗口拖动源工作表标签到新工作簿中 快速将工作表复制到新工作簿打开源工作簿和目的工作簿单击 窗口 重排窗口 命令 平铺窗口按住 Ctrl 键 拖动源工作表标签到新工作簿中 22 删除工作表 方法一 单击 编辑 删除工作表 命令方法二 右键单击工作表标签 执行快捷菜单的 删除 命令 如果要一次删除多个工作表 可以先选择要删除的所有工作表 然后单击 编辑 删除工作表 命令 或者执行快捷菜单的 删除 命令 23 更改Excel新工作簿的工作表数目 一般情况下 新工作簿内的默认工作表数目为3个单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框的 常规 选项卡 可以设置新工作簿的默认工作表数目 24 同时对多个工作表进行相同的操作 首先选择要进行相同操作的多个工作表 这样 所选定的所有工作表就组成了工作表组 在工作表组的任一工作表中进行操作 比如设置单元格格式 输入数据和公式 进行打印设置 格式化工作表等等 操作完毕后 单击其他的任意工作表 或者在工作表标签上单击右键 执行 取消成组工作表 命令 取消工作表的组合 25 保护工作表 保护整个工作表保护某些单元格区域为不同的单元格区域设置不同的保护密码显示 隐藏工作表显示 隐藏工作表的特殊方法显示 隐藏行或列 26 保护整个工作表 单击 格式 单元格 命令 打开 保护 选项卡 选择 锁定 复选框 单击 工具 保护 保护工作表 命令 打开 保护工作表 对话框 输入保护密码 并进行有关设置提示 如果工作表被保护 但需要编辑这些数据 可以在不需要撤销工作表保护的情况下 将数据复制到其他工作表 进行编辑 撤销工作表的保护单击 工具 保护 撤销工作表保护 命令 27 保护某些单元格区域 选择整个工作表单击 格式 单元格 命令 打开 保护 选项卡 取消 锁定 复选框 选择要保护的单元格区域 单击 格式 单元格 命令 打开 保护 选项卡 选择 锁定 复选框 单击 工具 保护 保护工作表 命令 打开 保护工作表 对话框 输入保护密码 并进行有关设置提示 如果要隐藏单元格的公式 可选择 保护 选项卡的 隐藏 复选框 28 为不同的单元格区域设置不同的保护密码 单击 工具 保护 允许用户编辑区域 命令 打开 允许用户编辑区域 对话框 单击 新建 按钮 打开 新区域 对话框 输入单元格区域及保护密码 重复上述步骤 为其他单元格区域设置保护密码 最后保护工作表 29 显示 隐藏工作表 隐藏工作表选择要隐藏的一张或多张工作表 单击 格式 工作表 隐藏 命令 显示工作表单击 格式 工作表 取消隐藏 命令 在打开的 取消隐藏 对话框中选择要显示的工作表 30 显示 隐藏工作表的特殊方法 单击 工具 宏 VisualBasic编辑器 命令 或者按 Alt F11 组合键 打开VisualBasic编辑器窗口 在VisualBasic编辑器窗口左边的 工程资源管理器 中 选择要进行特殊隐藏的工作表对象 比如这里我们要隐藏工作表 Sheet1 那么就选择 Sheet1 Sheet1 对象按 F4 键 打开该工作表对象的属性窗口 单击 Visible 属性右边栏中的下拉箭头 选择 2 xlSheetVeryHidden 单击VisualBasic编辑器窗口中的 工具 VBAProject属性 命令 打开 VBAProject 工程属性 对话框 在 保护 选项卡中选择 查看时锁定工程 复选框 在 密码 和 确认密码 文字框中输入保护密码 这种隐藏 无法通过单击 格式 工作表 取消隐藏 命令将隐藏的工作表显示出来的 而且如果不知道VBA密码的情况下也不能通过工作表的属性窗口再显示该工作表 31 显示 隐藏行或列 隐藏行首先选择要隐藏的行 方法一 将行高设置为0 方法二 单击 格式 行 隐藏 命令 隐藏列首先选择要隐藏的列 方法一 将列宽设置为0 方法二 单击 格式 列 隐藏 命令 显示行或列 如果行高或列宽设置为0 应重新设置行高或列宽为大于0的值 如果是使用隐藏命令 先选择隐藏行或列的前后行或列 或者在名称框中输入隐藏行或列的前后两个单元格地址 然后单击 格式 列 取消隐藏 命令 提示 如果隐藏了首行或首列 可以在名称框中输入A1 然后再单击 格式 行 列 取消隐藏 命令 或者设置行高或列宽 32 格式化工作表 去掉工作表的网格线去掉窗口的垂直滚动条和水平滚动条不显示工作表标签隐藏 显示编辑栏 状态栏设置 删除工作表页面背景隐藏工作表的全部零值使用智能鼠标对工作表进行放大和缩小冻结行标题或列标题拆分窗口以同时查看工作表的多个区域同时显示多个工作表窗口 33 打印工作表 没有打印机如何进行打印预览将工作表数据压缩打印在一页内将工作表数据打印在指定几页内打印工作表的选定区域打印不连续的单元格区域在每页中都打印