数据的浅易分析.ppt

第6章数据的浅易分析 6 1排序数据 6 1 1单条件排序 6 1 2多条件排序 6 1 3自定义排序 6 2使用条件格式 6 2 1新建条件格式规则 6 2 2应用条件格式 6 2 3清除格式规则 6 3筛选数据 6 3 1自动筛选 6 3 2自定义筛选 6 3 3高级筛选 6 4分类汇总数据 6 4 1创建分类汇总 6 4 2隐藏与显示分类汇总 6 4 3删除分类汇总 6 1排序数据 数据排序是把一列或多列无序的数据按条件进行有序排列 这样有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据 有助于组织并查找所需数据 有助于做出更有效的决策 单条件排序就是依据一个条件对数据进行排序 其操作步骤如下 步骤1新建 车辆管理 xlsx 工作簿 并重命名Sheet1为 车辆使用登记 然后在工作表中录入数据 制作 车辆使用登记表 表格 如图6 1所示 步骤2在表格中选中任一单元格 然后在 数据 选项卡下的 排序和筛选 组中单击 排序 按钮 如图6 2所示 6 1 1单条件排序 图6 1制作 车辆使用登记表 表格 图6 2单击 排序 按钮 步骤3弹出 排序 对话框 然后在 主要关键字 下拉列表框中选择 调用部门 选项 如图6 3所示 图6 3设置主要关键字 图6 4查看排序结果 步骤4接着设置 排序依据 为 数值 次序 为 升序 再单击 确定 按钮 排序后的效果如图6 4所示 多条件排序是指按两个或两个以上条件对数据排序 具体操作步骤如下 步骤1在表格中选中任一单元格 然后在 数据 选项卡下的 排序和筛选 组中单击 排序 按钮 打开 排序 对话框 步骤2设置 主要关键字 为 调用部门 排序依据 为 数值 次序 为 升序 再单击 添加条件 按钮 如图6 5所示 步骤3这时将在 主要关键字 下方显示 次要关键字 列 在 次要关键字 下拉列表框中选择 车辆耗费 选项 接着设置 排序依据 和 次序 参数 如图6 6所示 6 1 2多条件排序 图6 5添加排序条件 图6 6设置次要关键字 如果是以某文本为条件进行排序 在默认情况下 排序依据中的 数值 是按字母顺序取值的 用户也可以定义按笔划排序 具体操作步骤如下 6 1 3自定义排序 步骤4单击 确定 按钮完成多条件排序操作 结果如图6 7所示 图6 7查看多条件排序结果 步骤3单击 确定 按钮 按笔划升序排序调用部门的效果如图6 10所示 步骤1参考前面方法 打开 排序 对话框 在 主要关键字 下拉列表框中选择 调用部门 选项 再单击 选项 按钮 如图6 8所示 步骤2弹出 排序选项 对话框 在 方法 选项组中选中 笔划排序 单选按钮 如图6 9所示 图6 8 排序 对话框 图6 9 排序选项 对话框 图6 10查看按笔划升序排序调用部门后的效果 图6 11选择 新建规则 命令 6 2使用条件格式 应用条件格式可以帮助用户直观地查看和分析数据 发现关键问题以及识别数据的某种趋势 为此 下面将介绍如何新建条件格式规则 应用条件格式以及清除条件格式等操作 条件格式是基于条件更改单元格区域的外观 如果条件为True 就会基于该条件设置单元格区域的外观 如果条件为False 则不改变单元格区域的外观 若用户想设置特殊效果的单元格区域外观 可以通过新建条件格式规则来实现 具体操作步骤如下 步骤1在 开始 选项卡下的 样式 组中单击 条件格式 按钮 从弹出的菜单中选择 新建规则 命令 如图6 11所示 6 2 1新建条件格式规则 图6 12 新建格式规则 对话框 步骤2弹出 新建格式规则 对话框 在 选择规则类型 列表框中选择 只为包含以下内容的单元格设置格式 选项 接着在 编辑规则说明 选项组中设置规则条件为 特定文本包含私事 再单击 格式 按钮 如图6 12所示 步骤3弹出 设置单元格格式 对话框 在 字体 选项卡下设置 字形 为 倾斜 颜色 为 红色 再依次单击 确定 按钮 如图6 13所示 图6 13 设置单元格格式 对话框 步骤4在 开始 选项卡下的 样式 组中单击 条件格式 按钮 从弹出的菜单中选择 管理规则 命令 如图6 14所示 步骤5弹出 条件格式规则管理器 对话框 在 显示其格式规则 下拉列表框中选择 当前选择 选项 接着在 规则 列表框中找到新建的条件格式规则 并在 应用于 列中单击右侧的图标 如图6 15所示 步骤6这时会发现 条件格式规则管理器 对话框变窄 在 车辆使用登记 工作表中选择要应用条件格式的单元格区域 按Enter键还原该对话框 如图6 16所示 图6 14选择 管理规则 命令 图6 15 条件格式规则管理器 对话框 步骤7在 条件格式规则管理器 对话框中单击 确定 按钮 效果如图6 17所示 步骤8如果要删除新建的条件格式规则 只需要在 条件格式规则管理器 对话框中将其选中 再单击 删除规则 按钮即可 若单击 编辑规则 按钮 用户可以修改新建的条件格式规则 图6 16选择要应用条件格式的单元格区域 图6 17查看应用新建条件格式规则后的效果 在默认情况下 使用条件格式规则容易达到以下效果 突出显示所关注的单元格或单元格区域 强调异常值 使用数据条 颜色刻度和图标集来直观地显示数据 下面以使用数据条规则为例进行介绍 应用默认条件格式规则的操作步骤如下 步骤1选择要应用条件格式的单元格区域 这里选择G3 G22单元格区域 然后在 开始 选项卡下的 样式 组中单击 条件格式 按钮 从弹出的菜单中选择 数据条 命令 接着从子菜单中选择一种规则 如图6 18所示 步骤2应用数据条样式的条件格式规则的效果 如图6 19所示 6 2 2应用条件格式 图6 18选择条件格式规则 图6 19查看应用默认条件格式规则后的效果 如果用户接下来还需要对数据进行筛选 分类汇总或使用数据制作图表等操作 为了整体美观 用户可以清除工作表中的格式规则 其方法是在 开始 选项卡下的 样 6 2 3清除格式规则 式 组中单击 条件格式 按钮 从弹出的菜单中选择 清除规则 清除整个工作表的规则 命令即可 如图6 20所示 如果只需要清除一部分格式规则 用户可以先选择应用该规则的单元格区域 然后在 条件格式 菜单中选择 清除规则 清除所选单元格的规则 命令即可 图6 20清除整个工作表的规则 6 3筛选数据 使用突出显示单元格条件格式规则 用户可以设置满足条件的单元格的外观 使其突出显示 即使这样 在数据记录非常多的情况下 查看这些满足条件的单元格也不方便 为此 下面将介绍筛选功能 使用该功能可以筛选出满足条件的数据记录 隐藏其余不满足条件的数据记录 下面以筛选某车牌号的数据记录为例进行介绍 具体操作步骤如下 步骤1选中A2 I22单元格区域 然后在 数据 选项卡下的 排序和筛选 组中单击 筛选 按钮 如图6 21所示 步骤2此时选中的表格列标题右侧会出现三角形按钮 单击 车牌号 列标题右侧的三角形按钮 如图6 22所示 6 3 1自动筛选 图6 21单击 筛选 按钮 图6 22单击 车牌号 列标题右侧的三角形按钮 步骤3在弹出的 车牌号 菜单中设置选择筛选条件 如在下方的列表框中只选中 苏A3SB55 复选框 如图6 23所示 步骤4单击 确定 按钮 筛选出车牌号是 苏A3SB55 的数据记录 如图6 24所示 步骤5若要清除筛选 用户可以再单击 车牌号 列标题右侧的三角形按钮 从弹出的菜单中选择 从 车牌号 中清除筛选 命令即可 如图6 25所示 图6 23设置选择筛选条件 图6 24查看筛选结果 图6 25清除筛选 图6 26选择 数字筛选 命令 如果用户要筛选某个数值段中的数据记录 用户可以通过自定义筛选方式来实现 具体操作步骤如下所示 步骤1参考上一节的操作 对A2 I22单元格区域使用筛选功能 然后选择筛选条件数值列 这里单击 报销费 列标题右侧的三角形按钮 从弹出的菜单中选择 数字筛选 大于 命令 如图6 26所示 步骤2弹出 自定义自动筛选方式 对话框 在 显示行 报销费 选项组中设置筛选条件为 大于150 如图6 27所示 6 3 2定义筛选 图6 27自定义自动筛选方式 步骤3单击 确定 按钮 这时只显示报销费大于150的数据记录 如图6 28所示 图6 28查看自定义筛选效果 如果筛选约束条件有两个或两个以上 排除两个约束条件针对同一列数值的情况 用户可以使用高级筛选功能进行操作 具体操作步骤如下 步骤1在K1 L5单元格区域中输入筛选条件 并在筛选条件与数据记录之间至少保留一列空行 如图6 29所示 步骤2在 数据 选项卡下的 排序和筛选 组中单击 高级 按钮 如图6 30所示 步骤3弹出 高级筛选 对话框 在 方式 选项组中选中 在原有区域显示筛选结果 单选按钮 然后单击 列表区域 文本框右侧的按钮 如图6 31所示 步骤4返回工作表中 选择A2 I22单元格区域 按Enter键还原 高级筛选 对话框 如图6 32所示 6 3 3高级筛选 图6 29设置高级筛选条件 图6 30单击 高级 按钮 图6 31设置高级筛选方式 步骤5单击 条件区域 文本框右侧的按钮 接着在工作表中选择K2 L5单元格区域 按Enter键还原 高级筛选 对话框 如图6 33所示 步骤6在 高级筛选 对话框中单击 确定 按钮 如图6 34所示 图6 32设置列表区域 图6 33设置条件区域 图6 34 高级筛选 对话框 步骤7这时将会在工作表中显示满足多个筛选条件的数据记录 如图6 35所示 图6 35查看高级筛选结果 图6 36清除高级筛选结果 步骤8如果要清除高级筛选结果 用户只需要在 数据 选项卡下的 排序和筛选 组中单击 清除 按钮即可 如图6 36所示 6 4分类汇总数据 分类汇总是一种常用的数据分析方法 该功能是按指定的字段对数据记录进行分类 然后统计同一类型记录的信息 统计的方法由用户指定 用户可以求和 计数 求平均值 求最大值以及乘积等 分类汇总是建立在排序的基础之上的 因此需要先对数据记录排序 然后才能使用分类汇总功能 具体操作步骤如下 步骤1参考前面的操作 将 车辆使用登记 工作表中的数据记录按 调用部门 进行 升序 排序 然后在 数字 选项卡下的 分级显示 组中单击 分类汇总 按钮 如图6 37所示 6 4 1创建分类汇总 步骤2弹出 分类汇总 对话框 设置 分类字段 为 调用部门 汇总方式 为 求和 接着在 选定汇总项 列表框中选中 报销费 复选框 如图6 38所示 图6 37单击 分类汇总 按钮 图6 38 分类汇总 对话框 图6 39查看按调用部门分类汇总的结果 步骤3单击 确定 按钮 按调用部门分类汇总的结果如图6 39所示 图6 40隐藏数据 图6 41隐藏所有明细数据 6 4 2隐藏与显示分类汇总 为了便于分析每个分类汇总 用户可以将其他暂时不用的分类汇总隐藏起来 在需要时再将其显示出来 具体操作步骤如下 步骤1单击工作表左侧的按钮 可以隐藏相应级别的数据 并且按钮将变成按钮 图6 40所示是隐藏部分级别数据后的结果 步骤2单击按钮 则会显示隐藏的数据 步骤3在工作表左上角有三个按钮 若单击 1 按钮 将隐藏所有数据 只显示 总计 汇总结果 若单击 2 按钮 将隐藏所有明细数据 显示每个分类汇总和总计 如图6 41所示 若单击 3 按钮 将显示出所有的明细数据和汇总 步骤4如果用户想保留分类汇总结果 清除分级显示效果 用户可以在 数据 选项卡下的 分级显示 组中单击 取消组合 按钮旁边的下拉按钮 从弹出的菜单中选