费用管理办法.doc

费用管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司费用支出管理及核算工作，持续提高财务资源利用效率，降低公司运营成本，减少公司各项费用开支，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制订本管理办法。第二条 费用支出管理制度是为了费用报销工作所设定的执行标准，它对于公司和个人严格遵守财经纪律，加强现金管理，控制费用支出，提高企业经济效益具有重要意义。第三条 财务部门需制订预算管理制度，并通过制订年度预算和月度资金计划，以达到成本有效控制和资金的合理利用。第四条 公司各项费用支出管理办法属于内部核心管理制度，未经公司经理许可不得对外传播。第二章 费用支出的内容第五条 公司的费用支出包括制造费用、管理费用、销售费用、另公司应单独核算研究开发费用。第六条 公司各费用开支的内容有用人相关费用、非资本材消耗费用、设备及劳务相关费用、业务相关费用、其他相关费用。第七条 公司财务人员应以部门为费用中心单位，理清各种费用的核算范围，确保每一项费用支出账务清晰明白。第三章 费用支出签核流程第八条 公司的签核流程采用总经理授权制，总经理根据行政管理权限以及各部门的职能和职位，对各部门的领导实行授权管理。第九条 公司权限管理分为人事支出权限、请购权限、费用报支权限以及其他事项审批权限。1、 人事支出权限是针对员工工资福利保险等相关的支出签核权限，工资福利等因受款人属于所有员工或者大部分员工，且发放前已经有经过总经理审批，所以在发生的时候不再审至业务部门，而是经过总经理授权人事和财务核实。2、 请购权限是针对原物料、后勤物资、生产耗材、生产工具及固定资产的采购而设置的权限签核流程，这些费用的发生前都有专门的订单或者订立合同，请购回来以后是直接付给供应商或者公司以外的个人的款项。原物料采购应单独制订管理办法，因此本制度暂不考虑原物料的支出管理。3、 费用报支权限是指因非原物料采购和固定资产采购而发生的费用签核权限，这些费用发生都是付给公司内部员工的。4、 其他事项审批公限是指其他非直接签涉到资金的业务申请。第十条 公司签核流程设计成业务流程和财务流程两部分，业务端流程负责确认业务的真实性，合理性和合法性，业务流程按金额大小最高签到权限主管层级，业务端流程签完后将报销申请单和相关合法发票送财务会计处，财务端流程包括财务人员主要审核申请单审批权限是否够，报销是否符合公司的标准，票据是否合法等，财务人员凭审核过的原始凭证入账后，汇总交总经理审核付款。第十一条 公司流程按费用属性不同可以分为人事支出审核流程、费用报支流程、非原物料 采购流程、非原物料采购请款流程。第十二条 各费用支出审核流程：各费用审核权限根据总经理授权表执行。1、 人事支出审核流程图 流程开始申请人提报审核核准付款YY流程结束人 事 专 员副总经理会 计出 纳N N 备注：人事专员每月8号（暂）前提交上月薪资报表，经总经理审核无误后交由财务部专人审核，财务部需详细核对，是否有过算或者少算的情况，核实无误后登记入帐，并打印记帐凭证，核准后付款。2、 费用报支及借支审核流程图： 流程开始申请人提单审核审核付款YY流程结束申 请 人费用部门主管副总经理会 计出 纳核准YNNN 备注：申请人或者申请代理人在提单时应将费用申请单、合法发票和其他票据按标准要求粘贴在一起，交由费用部门主管审核，申请人或申请代理人需跟催整个流程进度，直到受款人收到报支款。3、 非资本材请购及付款管理流程：1)、非资本村请购流程： 采购需求核准审核验 收YY流程结束需求部门副总经理采 购供 应 商仓 库送货流程开始NNYNN备注：采购部门应定期收集各部门下个月对非原物料的需求，经各费用部门主管及权限按请购单权限核准后，将需求单统一交由采购部门汇总，采购部门汇总向供应商开立订单，供应商根据订单交货期将货物送交公司仓库，仓库核对数量，品质管理部检验质量后办理入库，并将入库单其中一联交由供应商带回，采购联和财务联交由采购，仓库自留一联。2）、非资本材支出请款流程： 付款申请审核核准付款YY流程结束采 购 员采购主管副总经理会计出 纳审核流程开始NNYN备注：承接上同采购流程，仓库验收后，采购填列付款申请单，并将采购订单、仓库验收单，供应商送货单和合法发票当作附件由采购权限主管签字后，送交财务会计入账并打印记账凭证，财务部再根据付款条件，定期将记账凭证交由总经理核准后付款。 第四章 费用支出标准第十三条 公司应根据财务部制订的预算管理制度，制订全面预算和月度资金预算，用于指 导和控制每月的经营费用，并使资金得到合理有效率使用。第十四条 各部门应本着增收节支，厉行节约的原则，严格控制各种开支，权限主管对于各 部门递交的费用预算进行严格审查，财务部应每月对各费用部门的预算执行情况分析，定期将预算执行情况向公司管理层汇报。第十五条 公司使用统一的费用支出标准，有特殊需要不一致的须副总经理书面批准同意，并知会财务部监修正管理办法。第十六条 各类费用支出标准：1、 人事相关费用里加给/津贴、伙食补贴、加班费、奖金、员工保险费，按人事部制定的薪资福利管理制度列支。2、 修理费、水、电、暖、租费用、顾问资询费用、律师费、业务招待费、业务推广费、产品检测费等费用在预算框架下，根据需要，实报实销。1）、业务招待费用包括所有招待客户所发生的费用：餐费、礼品费、客户住宿费、游玩费、交通费等。报销时，必须凭正式的发票、购物小票、住宿清单、酒水清单等消费明细一起按照审批程序报销。2）、业务招待费的开支严格执行事前审批的原则。在发生业务招待费前，经办人员必须事先填写“业务招待费用审批单”，详细注明客户名称、招待事项、费用预算等，经部门负责人同意、副总经理审批后方可开支。经办人员出差在外地需要开支招待时，原则上应在出差前事先提出书面申请，经部门负责人同意、副总经理批准后方可开支；如遇不可预见的变化临时需要开支或增加开支时，应电话向副总经理请示，获同意后方可开支。副总经理出差或不在公司时，由副总经理授权指定人员代行审批。如有特殊原因不能做到事前审批的，应先电话请示，事后及时补办手续，但必须在五个工作日内办完相关报销手续。3）、 业务招待用餐标准：原则上禁止高消费，按客人重要程度，杭州市一般招待用餐标准如下：重要客人，由总经理酌情确定；来客为总经理（副总经理）级，每餐每人不超过500元；来客为经理（副经理）级，每餐每人不超过300元；一般客人，每餐每人不超过200元；招待所用的酒水、饮料等费用一律纳入标准以内。主要陪同人员应有针对性，陪同人员原则上不得多于来客人数。其它城市参照以上标准，结合当地物价水平适度掌控。3、 差旅费：1）、差旅的时间计算：从出差人在出发地起程的时间开始计算，至首次回到出发地的时间为止作为一个完整出差周期。每24小时为一整天，凡整数天以外时间部分，未超出12小时的，按半天计算，超出十二小时（含）的，按一整天计算。2）、出差地点级别界定：出差差旅费及交通费补贴以城市类别区别计算，以出差目的地城市类别为准。具体城市类别标准如下：一类城市：北京、上海、天津、深圳、广州、珠海、大连、厦门；二类城市：各省会及重庆、青岛、苏州、常州、无锡、温州、宁波；三类城市：指各地级市及地区中心城市、二类城市周围的县市；其 他：县城及以下级别区域3）、出差交通工具乘坐报销标准：类别代码飞机动车普通列车轮总经理（含副）经济舱一等坐软卧部门主管酌情特批二等坐硬卧员工级原则上不特批二等坐硬座备注:A、 乘坐飞机的前提：白天乘火车在6小时以上则可改乘飞机（白天乘车指8：00-18：00）。如该线路有夕发朝至的火车则不得乘坐飞机。B、 乘坐普通火车卧铺的条件：夜间乘火车6小时以上或需连续乘车十小时以上。夜间乘车指：20：00-6：00。有动车的，优先选择乘坐动车组。C、 乘坐汽车卧铺条件：需夜间乘车且必须夕发朝至的汽车，夜间乘车指：18：00-8：00。否则，不得报销。D、 需提高乘坐交通工具标准的，应于出差前由副总经理审批同意后方可乘坐。E、 个人自愿提高乘坐交通工具标准的，公司只按规定标准报销，并按照规定时间计算补助，该类事项不需要另外审批。F、 公司出差为考虑同仁安全，原则上不同意自驾出差，如确有需要的须副总经理同意后仍按上乘坐标准报销。4）、出差住宿报支标准：类别代码住宿费标准（元/晚）一类城市二类城市三类城市其他总经理（含副）450300250200部门主管350250200180员工级250200150150备注:A、 出差人员住宿费报销，凡实际住宿费在标准以内的，按实际住宿费发票据实 报销；实际住宿费超出公司标准的，按公司标准上限报销。确实因工作需要导致住宿费用超出标准的，经副总经理同意后主可据实报销。B、 若属跟随公司领导或受公司委派参加特殊公务处理等出差，确实因工作需要导致住宿费用超出公司标准的，经副总经理公文批复后方可据实报销。C、 如为同性别二人（含）以上出差到同一地点，应以两人或三人为单位入住标准间,住宿费按两人或三人原标准的70%执行。D、 如属公司统一组织的开会或培训，按照会务组安排进行入住，会议或培训期间不报销伙食补助和交通补助。报销差旅费时，须提供会议或培训通知。E、 对于区域人员、区域常设有机构所在地有宿舍的不报销住宿费用。5） 、出差伙食补贴70元/天。备注：。A、出差对方提供食、宿、行的，不予报销以上伙食补贴、住宿费。B、同仁出差需乘坐飞机的，其来往机场交通费以每趟次25元限额据实报支。6）、出差申请及相关费用报支程序： A、所有人出差应事先填写出差申请表，出差申请单必须写：出差时间、地点、事由、目的及预估出差所需费用，由费用报支由总经理审核后，财务部方可办理借支和报销手续。B、 出差人员返回单位6个工作日内在填写出差报销单，并附上相关发票。经总经理签核后，送交财务部。超出此时间一律按发生费用总金额的90%报支。因特殊原因无法在规定工作日内报支的，需要副总经理书面签名同意方可全部报支。 C、 差旅费用报支原始凭证按时间先后顺序粘贴，住宿费发票一律写明公司全名。 D、出差期间如发生发票丢失无法提供原始凭证的，经副总经理同意后可报销总金额的75%。4、非资本材支出，在公司预算限额下根据需要据实列支，消耗工具及用品由采购部统一按需求先采购再月结支付给供应商，办公用品则由行政部根据需求统一采购，凭发票据实报支。 第五章 汽车费用报销规定第十七条 公司人员用车应当完全为了工作所需。严禁不经批准，因私事动用公司车辆。第十八条 工作人员在用车时应注重提高车辆的使用效率，合理安排行车路线，尽可能同方向的同时搭乘。第十九条 任何人不得擅自动用公司车辆，因故需要动用的，应事先征得副总经理的批准。休息日应把车辆停放公司车库。特殊情况确需在外停放的，需经副总经理同意。