行政--2012-08-24-办公用品管理办法.docx

办公用品管理办法为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，现结合公司实际，特制定本办法。第一条 本办法所涉及的办公用品基本业务由公司行政人事部统一归口管理，各级行政部门具体执行。第二条 本办法适用于公司内所有部门办公用品的采购、领用及报废等管理。第三条 本办法所指办公用品为员工日常办公所用文具、办公自动化所需用的耗材（含电脑、光盘、色带、墨盒等）以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。第四条 办公用品申购程序（一）按月度集中采购管理方式。各需求部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划表（附件一），由各部门负责人签署确认后报公司行政人事部；（二）公司行政人事部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后，填写办公用品采购计划表（附件二），经公司财务部审核，呈报公司常务副总裁审批同意后，实施采购任务；（三）各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门主管填写内部请示报告，注明急需采购的原因，报分管副总裁审核、财务部门复核，财务务副总裁审批后，由行政人事部负责委派他人实施采购任务。特殊物品的采购或金额巨大的物品采购，应报总裁审批后实施采购。第五条 办公用品的采购（一）为有效完成采购任务，原则上由公司行政人事部统一负责实施采购任务；（二）对专业性办公用品的采购，由所需部门协助公司行政人事部共同进行采购；（三）临时急需办公用品，可经公司行政人事部同意后由需求部门自行采购；（四）对任何办公用品的采购，采购人员应先进行询价、比价、议价，方可实施采购任务；（五）在采购过程中，必须坚持“双人互控”原则方能购买。第六条 办公用品的入库（一）办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政部门办公用品管理人员填具办公用品入库登记表（附件三）办理入库。对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续；（二）公司行政人事部办公用品的采购经办人员会同办公用品管理人员签字确认入库后，发票方可报销。第七条 办公用品的保管（一）办公用品由行政部门管理专员负责管理采购发放；（二）办公用品的种类和数量做到合理控制，避免库存积压；（三）批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购专员在验收工作时，应在办公用品入库登记表上填写物品的名称、规格、单价和数量，并签字确认。（四）办公用品发放须及时记帐，做到帐物相符。（五）定期进行办公用品小库房清点，确保帐物相符。（六）行政部负责调离人员办公用品的收回管理；如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。第八条 办公用品的领用（一）每月领用一次。各需求部门需在每月3日至5日将本部门所申报的办公用品领回；（二）员工领用办公物品，须经部门负责人核准同意；（三）员工领用办公物品时，应填写办公用品材料领用单（附件四），列明领取日期、领取物品名称及规格、数量等项，并签字确认；（四）办公用品管理专员应坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公用品合理供应；（五）所有办公用品在领用时，需以旧领新（消耗品及特殊情况除外）；（六）领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列办公用品个人物品保管清单，避免重复申领；（七）大件物品领取后，须列入办公室固定资产管理，明确责任人；（八）办公用品领取后发现不适用应立即退还给保管专员，保管专员根据情况予以调换或收回入库。第九条 办公用品的使用（一）严禁员工将办公用品带出公司挪作私用；（二）员工离职时应依办公用品材料领用单所领物品一并退回（消耗品除外）；（三）凡属各部室或部室内员工共用的办公用品应指定专人负责保管；（四）公司员工应本着节约的原则使用办公用品；（五）对于耐用办公用品，同部门间应尽量协调相互借用，不得重复购置；（六）办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。第十条 物品报废非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门负责人审核，公司行政人事部、财务部复核后，报财务副总裁同意后，方可至公司行政人事部办理报废注销手续。第十一条 凡未按本管理办法操作的，将依照公司奖惩管理制度及有关规定执行。附件一：办公用品计划月报表附件二：办公用品采购计划表附件三：办公用品入库登记表附件四：办公用品材料领用单附件一：办公用品计划月报表填报月份： 年 月序号办公用品名称规格使用方式使用部门本次购买数量估计价值上次购买备注时间数量申请部门负责人行政部审核总经理审批附件二：办公用品采购计划表序号办公用品名称规格购买数量单价总价上次