配送部职责及流程.doc

配送部职责及主管职责一、配送部架构图2、 配送部职责（一）采购配送部职责基本信息部门名称配送部部门编号直属上级公司总经理部门编制职能定位根据公司提供的销售订单进行产品配送，严格遵守配送的准确、安全、及时，。职责范围部门管理、配送管理部门职责一、 配送部管理制度建设1. 制定部门相关管理制度，及配送流程。2. 制定配送安全管理规范及防火安全管理规范二、 配送管理1、 负责验收及管理收到的设备及材料；2、 负责配送信息的接收，制定送货计划，编排送货线路，组织送货；3、 负责及时将货物运达现场，协调与销售部门和工程部门送货与收货的问题；4、 负责及时与收货客户进行联系，监督、回馈配送工作情况，确保客户满意，及时反映客户信息到相关部门；5、 安装卡录入与调拨，熟练掌握公司用友通等系统；6、 负责协助销售部解决与配送业务关联的客户问题（包括收款事项）；7、 负责出、入库的办理与核对，实物盘点，掌握单据制作权限的标准，熟悉公司所有销售设备的型号及参数并及时对空调型号进行更新；8、 负责各种配送单据及本部门相关文件传输和发放，并做好存档及上交工作；9、 负责对配送价格的管理并按期向总经办提供配送标准进行审核；10、 负责本部门人员、驾驶员、车辆、货物、物流设备等的安全管理及制定相关规范标准；11、 负责根据公司发展要求制订相关的配送服务、时间规范和标准。12、 做好本部门的统计工作：库存表统计、外请车辆的费用明细、搬运明细，并及时交统计的数据报主管进行分析汇报13、 其他工作1、 负责部门工作日、周、月、季度、年度报表工作总结及分析；2、 负责协调其他部门完成相关工作流程；3、 采购配送部岗位职责（一）采购配送主管岗位职责1、基本资料 1、职务名称：配送主管2、直接上级：总经理3、直接下级：配送部所有职员4、所辖部门：配送部5、职务等级：主管级6、辖员人数：1-3名左右2、工作内容1）、工作职能概要全面负责部门配送工作，根据销售订单及时、准确、安全配送材料设备，部门管理并组织员工培训、考核。2）、职务说明（主要工作任务、职责、权限）职责与任务职责一：制定配送管理制度、流程工作任务1、 负责组织制定公司配送制度、流程及安全规范。2、 负责组织监督、检查相关制度、流程在配送中的落实情况。3、 负责及时总结经验、教训，修改、完善配送制度和流程。职责二：配送管理工作任务1、 负责组织验收及管理收到设备及材料。2、 负责组织配送信息的接收，制定送货计划，编排送货线路，组织送货。3、 负责组织及时将货物运达现场，协调与销售部门和工程部门送货与收货的问题。4、 负责组织及时与收货客户进行联系，监督、回馈配送工作情况，确保客户满意，及时反映客户信息到相关部门。5、 负责协助销售部解决与配送业务关联的客户问题（包括收款事项）。6、 负责出、入库的核对，实物盘点。7、 负责对配送价格的管理并按期向总经办提供配送标准进行审核。8、 负责本部门人员、驾驶员、车辆、货物、物流设备等的安全管理及制定相关规范标准。9、 负责根据公司发展要求制订相关的配送服务、时间规范和标准。10、 负责组织做好配送部收货、退货、送货的商品管理及有关单据的审核、把关、快速准确传递单据11、 负责确保配送商品的包装完好、数量准确。12、 对商品配送过程中存在的问题及时上报、跟进和反馈。13、 监督检查防火、防盗等工作，严格执行安全消防规定。14、 组织员工熟练操作各宗装卸设备。职责六：负责部门内部日常管理工作任务1、 负责部门工作计划的制定与实施；2、 负责部门内工作任务分工，合理安排人员；3、 负责指导下属员工制定阶段工作计划，并督促执行；4、 负责部门队伍建设，选拔、配备、培训、评价本部门人员；5、 拟定本部门财务预算，控制实际费用支出。职责十：其他职责工作任务1、 完成上级领导交办的其他职责。配送流程A、配送部接收配送信息B、制作发货单，联系客户发货换货C、库管见财务及销售签字出库单发货I、销售部门出具换货凭证退货H、退货或换货D、客户确认签收J、制作退货单K、司机拉货回库E、配送半小时内回访客户是M、入售后仓通知售后维修否F、是否退换货L、库管查货物是否完好否是N、签 单入库G、配送完毕2、 配送流程说明：A、 配送部收配送信息：1、销售部门制作销售订单，由销售人员签字，销售主管审核，财务复核销售款项后交配送部发货；2、公司原则上不允许有赊账销售订单，但由销售主管特别申请，总经理特批，配送主管确认的销售订单方可发货；3、突发性销售订单无法按时完成流程的，由财务部确认销售款项无误、配送主管确认后提交给配送助理发货，销售部门在1个工作日内补齐手续。4、配送助理在制作发货单前需再次向业务人员核对销售订单信息，并对各部门审批意见复核无误后方可发货。B、制作发货单，联系客户发货：1、配送助理按照完成流程的销售订单流转到发货单，由部门主管审核，财务部确认发货单、销售订单与销售金额无误后，将发货单白联返还给配送部正式发货。2、与相关销售部门及工程部确认送货时间后，再与客户确认送货时间，发货前一天与客户确定送货上门时间，并确定好送货驾驶员，发货当天再次确定上门具体时间，使客户等待时间不得超过1个小时。因特殊原因不能按时送达的，配送助理需在第一时间与客户协商，否则造成投诉一次处罚配送助理100元。3、配送驾驶员根据配送部提供的发货单到库房提货，库房管理员必须根据流程完整的发货单进行发货，若库房管理员对配送单存在疑问，应及时向配送主管反映。4、库房管理员在设备出库时必须与配送驾驶员当面进行每台开箱检查，配送驾驶员确认设备完好无损后签字确认，若送达现场由于外观损坏、遗失等，责任和损失则由配送驾驶员承担；库房管理员由于配送前未与配送驾驶员当面开箱检查送达现场后，由于外观损坏责任及损失的由库房管理员承担，根据配送单清点设备数量、型号等无误后，库管签字确认，驾驶员签字，库房管理员保留红联。5、每天五点之前的销售订单，在第二天统一配送，配送助理在每天下午6点前统计配送数量及确定配送路线，正常情况下同一地点一天不得出现两次或两次以上配送，由于特殊原因同一地点需配送多次的，则需向配送主管申请。否则配送费用由配送助理承担。6、每天五点以后的销售订单，由销售人员与客户沟通，在第三天配送。7、上货装车前，配送助理与库房管理员必须认真核对送货单，清点核对货品的规格、数量，防止发生送货单与实际货品差错或欠货情况。8、装货时必须做到轻装轻放且摆放整齐，不得损坏外包装。9、加强配送驾驶员的管理，要求驾驶员态度和蔼、不得与客户发生争执，遇事须立刻向公司负责人反馈。C、客户确认签收：1、货品送达到现场后，需与客户本人或客户委托他人当面验收，若客户对配送货品外观无异义，则签字签收；若货品外观损坏、客户拒绝签收的，由配送驾驶员承担损失。由于货品型号、数量与销售的不符，则配送驾驶员需及时向公司反馈。（送货到现场由发货单上收货人负责人签收，确认设备外观无损坏方能签收，签收后外观由签收人员承担相关损失，客户不在现场的由销售部门负责联系客户确定签收人，由外包单位在2个工日内找到客户签收，）配送驾驶员将发货单交回配送助理，配送助理交工程部黄联，销售部红联，财务部绿联及蓝联，客户不留存？。2、成都地区客户，驾驶员送达后，十分钟内通知配送助理，配送助理在半小时内回执客户确认已收货。3、外地客户，发货到托运部后，由驾驶员将托运单交回配送助理，配送助理当日5点前向客户发送配送回执单，并于第二日3点前向客户确认收货。配送助理必须按配送时间表规定跟踪设备到货情况并及时通知客户，否则造成的设备丢失及客户投诉，责任由配送助理承担。主管负监督义务，需承担连带责任。D、退换货：1、 客户需要退货的，设备无论何种原因损坏，需由工程部负责将设备现场拍照，照片需包含设备条码及对应纸箱包装外观和条码。2、 由配送助理联系客户退货原因，外观损坏的，按照第款条中第4条及C款中第1条执行？。3、 设备故障的，需保护现场，工程部第一时间通知售后部，售后部联系技术人员上门检查，确认故障后，需要更换设备的通知配送部运回库房，已安装的通知售后部门更换相关配件或上门维修。4、 由于客户自身原因需退换货的，由销售部进行协商，协商后将相关部门签字的退换货单交配送部助理，由配送部负责退换处理。5、 由于业务人员原因造成的退换货，所有损失由业务人员自行承担。6、 所有退换货必须由相关责任人出具经部门销售人员、部门主管、财务、总经理签字的退换货单方能办理，当日情况无法办理的需电话确认并在一个工作日内补齐手续。7、退换货的财务部门必须进行审核款项情况，由差价及由相关责任人承担的费用必须注明，因财务人员未审核造成差价、费用无法收回的由财务人员承担。8、退货入库：驾驶员到现场进行退换货必须在现场负责人陪同下检查箱内设备及配件是否完好及齐全，否则造成损失由驾驶员承担，入库时，库管必须检查设备外观及配件完整性，未检查入库造成的损失由库管承担。E、配送T6系统处理流程：1、 发货：流转发货单