秘书室八十七学年度秘书工作座谈会纪录.doc

淡江大學校刊 第七十四期秘書室八十七學年度秘書工作座談會紀錄時 間：八十七年十二月二日（星期三）中午十二時至下午二時卅分地 點：驚聲大樓國際會議廳主 席：陳主任秘書敦禮 紀錄：阮劍宜列席指導：張校長紘炬、馮學術副校長朝剛、張行政副校長家宜出 席：全校秘書同仁列席：文書組吳組長美秀、秘書室其他同仁壹、主席報告一、教育部為建構我國大學綜合評鑑系統架構與指標項目，委託國立台灣師範大學研究中心進行的大學校務綜合評鑑指標建構之研究已於日前完成。依據研究成果所建構的三種指標包括：(一)客觀指標資料(共十大類)、(二)主觀滿意度資料(共十八項)、(三)質化的描述性資料(共兩大類)。本校將就發展特色，參採各項指標，做為自我評鑑之依據，以持續檢討改進校務缺失，自我策助校務進步，追求卓越發展(第92期高教簡訊報導詳附件一)。二、淡江大學分層負責明細表自八十六年六月由秘書室編印完成以來，奉示增修之條文計三十七條(如附件二)。為配合各行政單位簡化工作流程，提昇行政效率，秘書室擬全面檢討本校分層負責明細表內容。請各單位就業務相關項目予以修正，並於十二月十五日前，送回秘書室(如附件三)。三、本校法規整編工作，自八十七學年度起，委請法規會許執行秘書志雄進行通盤檢討(作業說明如附件四)。請各相關單位就OA共有文書法規之電腦檔惠予校正，於十二月三十一日前，送回秘書室（如附件五）。四、教學單位公文定稿四十八種（目錄如附件六）已上傳至FTP，請教學單位同仁多加利用，並給予使用之建議。五、各單位承辦公文時宜注意：簡明、整潔、迅速，並備齊各種必須之文件。各類會議紀錄應附秘書室公布之陳閱單依序會簽陳核；簽呈之會簽意見欄儘量以一單位一欄為原則，不敷使用時，另加附一新頁簽辦。行政院秘書處八十七年八月最新出版之文書處理檔案管理手冊可做為文書處理時之工具書每冊訂價八十元，如有需要，請自行向正中書局洽購。六、請各位秘書同仁秉持服務、服從的精神，在工作崗位上負責協調並爭取時效。依國際化、資訊化、未來化的性質，將每日的工作分類整理建檔，而不是在學校需要相關資料時，才開始去蒐集。如此日積月累，更可以看出各單位執行三化政策的完整過程。貳、專題一、公文之擬製韓教授耀隆(詳附件七)二、電子化公文吳組長美秀(本校公文稿修正草案及行院研考會”新公文世代之現況與遠景”詳附件八)參、討論提案提案一：校務滿意度調查計畫案，提請討論。說明：一、依教育部委託師大研究中心辦理之大學校務綜合評鑑指標建構之研究，校務滿意度調查共有十八個項目。（詳附件一）二、奉示於八十八年二月底前陳報調查結果。決議：提案一與提案二合併討論，初步結果如下：一、張校長已訂於十二月九日（星期三）下午二時，召開大學綜合評鑑指標座談會，邀集相關單位一級主管進一步研議。二、校務綜合評鑑指標：(一)承辦單位：教品會，請先行設計表格，並於十二月八日前提供給校長室，於九日召開座談會時使用。(二)各項目提供資料及彙整單位如下表：指標項目提供資料單位彙整單位一、基礎設施總務處、資訊中心總務處二、學生結構與入學教務處教務處三、圖書資源圖書館、資訊中心圖書館四、行政與經費會計室、人事室會計室五、課程教務處、教育發展中心教務處六、教學與師資人事室、教務處人事室七、學生活動與服務學務處、大學發展事務處學務處八、教育成果教務處、大學發展事務處教務處九、學術研究綜研中心、國交會、人事室綜研中心十、社會服務人事室、會計室、資訊中心、建教中心、推廣教育中心、綜研中心人事室(三)資料基準：提供之各項資料及數據，以八十七學年度第一學期實際情形為準。(四)預定時程：相關資料應於八十八年元月十五日前送達彙整單位。彙整資料應於八十八年元月二十日前送達秘書室。三、校務滿意度調查：(一)承辦單位：秘書室(二)調查對象：教師、學生、校友、行政人員。(第一階段調查對象不包括雇主及社區人士)(三)調查時間：本學期期末考(八十八年元月八日)前完成。(四)問卷施測及回收：教師、學生、行政人員問卷請各單位秘書協助；校友部份，請大學發展事務處協助。(五)問卷分析：張校長紘炬四、校務綜合評鑑描述資料之內部自我描述：(一)承辦單位：秘書室(二)背景說明：由相關單位提供；並由秘書室整合各系、所、院及本校中程發展特色。五、全校綜合評鑑報告於八十八年二月底前完成。提案二：校務綜合評鑑描述資料執行案，提請討論。說明：一、依教育部委託師大研究中心辦理之大學校務綜合評鑑指標建構之研究，校務綜合評鑑描述資料共兩大類。（詳附件一）二、奉示於八十八年二月底前陳報調查結果。決議：同提案一決議內容。提案三：本校公文稽催時效，提請討論。說 明：一、為加速本校文書處理、提高行政效率，擬訂定公文稽催時效。二、依行政院秘書處八十七年八月編印之文書處理檔案管理手冊中所訂之文書處理辦法：(一)公文稽催期限可分為三種：1.最速件隨到隨辦。2.速件不超過三日。3.普通件不超過六日。但案情繁複須經詳商或具其他理由者，得酌予延長辦理時限，惟應視申請展期天數，區分核准權責，由各機關自行規定。(二)公文處理時限計算標準規定如下：1.創稿案件：如係交辦，以交辦之日起算；如係會議決定，以會議紀錄送達之日起算；如係先簽後辦，以送簽之日起算；如係直接辦稿者，以辦稿之日起算。2.彙(併)辦案件：自規定彙報截止之日起算至全部辦畢發文之日止，所需天數扣除例假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數，為實際使用天數。3.答復案件：自總收文之次日起至發文之日止(包括會稿、會簽時間)，所需天數扣除例假、紀念日及節日，為實際使用天數，其送會本機關以外機關之時間，得予扣除。三、決議內容奉核定後，由秘書室以OA轉知全校各一、二級單位。決議：交本校公文自動化小組討論後再行研議。提案四：秘書工作講習班課程之規劃，提請討論。說明：一、張校長於八十七學年度國際化委員會第一次會議中指示：國際化時語言很重要，故行政人員的語言能力要全面提升，請秘書室規畫開設秘書工作講習班，中英文書信格式及打字速度都要加強訓練在講習班中也要讓秘書了解三化工作認知及行政工作簡化的共識。二、講習班之規畫事宜，請各位同仁提供意見。決議：一、秘書室先對全校秘書同仁調查與職務有關之訓練需求，再進行課程規劃。二、上課時間，可考慮安排在上班時段，除秘書外其他在業務上有需要的同仁也可以參加，但辦公室必須有人負責處理公務。三、開班費用由校長室預算支付。四、福利會中午所開各班，屬於興趣班，不在本案討論。肆、臨時動議案由一：一、函稿併陳時，建議以總收文字號或以創稿的文號為主，並註明函稿併陳字樣，而以該文號作為後續傳送會辦相關單位及追蹤查詢之文號。二、可否請人事室設計表格，取代目前各系所以簽呈方式，核銷教育部及國科會補助教師出席國際會議經費的作業方式？（何秘書憶萍提）案由二：一、請各單位在會簽公文時，儘量簽註在所屬單位的欄位內，以免會計室因欄位在後面，因欄位被常佔用而需要另加一頁，增加處理公文時的困擾。二、秘書室在公布法規時，宜加註該法規擬製及修訂之負責單位，以免年代久遠後對不常用的法規不知應由何單位負責處理。三、傳票量龐大，為方便本室簽收作業及結省公文封袋用量，請使用透明塑膠封套遞送，本室簽收後可退回原單位重複使用，經濟又方便。（孫秘書扇提）案由三：一、請明確規範公文退件時應如何處理，退文書組、退相關一級單位，或直接退相關二級單位？二、總收文字號應一號到底，承辦單位不宜另行編號。（李琳秘書提）案由四：一、有些單位發OA時，一再更正，多達九次，建議先擬妥公文稿，經核定無誤後再發，可節省操作及閱讀人之時間。二、請同仁以全名簽辦及簽收公文以示負責及易於辨識。三、行文或發函時，行文或發函者，若為單位名稱時，則應註明聯絡人或經辦人姓名。四、請明確規範一級單位送文時應針對一級單位，而非直接對二級單位，可達督導之功效。五、請明確規範二級單位可否對一級單位行文。六、請明確規範主辦單位及協辦單位的職權如何劃分？例如，各學院協助學務處辦理之導師會議，其主從之事務如何分辨？七、負責彙整(主辦)之單位於蒐集資料時，請事先將設計好的表格或軟體交資料提供單位，隨時填送更新資料，以便及時彙整。（江秘書家鶯提）案由五：一、總收文之外來函歸檔時，可由承辦單位逕送文書組，無需以一級單位對一級單位對等的方式處理，以簡化流程。二、請明確規範單位間公文會簽方式，以送會一級單位為原則，是否可逕會二級單位。三、請明確規範二級單位可否對全校各級單位發文。四、請明確規範簽稿上決行權責，應由承辦人標示編號。五、請秘書室就全校OA送收文管理與追蹤作業系統使用情形，針對各單位收發人員作一問卷調查，加強對很少使用或不會使用該系統的收發人員再訓練，以加速全校公文系統自動化之推動。六、決行權責編號第01110項：一級單位設備使用管理、租賃、維護及其相關合約之簽訂依預算授權辦理，如簽約時需要校長身份證明相關資料時，公文是否必須陳請校長核定？如是，請於備註欄註明。七、決行權責編號第05221項：檢據請領系所改進計畫經費及經費核銷，備註欄除註明會：會計室外，如因教學設備規劃表上需總務長用印，應加：總務處。（丘秘書瑞玲提）伍、張行政副校長家宜致詞一、各單位應配合工作流程之簡化，針對每一項工作確實思考如何增加效率，降低決行權責，再行研議公文稽催時效。二、在平日批閱公文的過程中，發現部份組員同仁有公文寫作的問題，但短時間內無法訓練完成，建議文書組在電子化的同時，將各類公文範本放在網路上，供各單位使用。三、秘書室針對秘書開辦公文、書信、語文等職務相關訓練班的構想很好，我也會請人事室支援，對其他職員同仁（如組員）召開