费用报销管理办法

费用报销管理办法一、目的 为了规范公司财务制度，完善员工借款及各类费用报销的相关流程，统一各项费用的报销标准，以便做到有据可依，同时控制成本，提高工作效率。根据公司财务管理制度和相关规定，特制定本办法。二、适用范围 本办法适用于公司全体员工。三、职责 1、部门主管负责本部门员工各项借款申请及报销费用的审核。审核的内容包括费用产生的必要性、合理性、真实性及与公司制度的合规性等。 2、财务部负责借款及各类费用报销的最终审核及支付工作，审核内容主要包括报销票据的真实性、合规性、数据准确性、签批完备性及部门预算审核等。四、定义 1、差旅费：差旅费是指员工在因工作需要出差期间所发生的相关费用。主要包括：住宿费、交通费、出差补贴等。报销依据公司另行制度规定执行。 2、行政办公费：行政办公费是指员工因工作需要，配置适当的行政办公设备、器材、工具、耗材等所产生的费用。 3、业务招待费：业务招待费是指因业务拓展需要或方便某项工作的开展所发生的就餐、娱乐等相关费用。 4、礼品费：礼品费是指因市场推广需要或达成某项工作目的所发生的购置礼品的相关费用。 5、交通费：交通费是指出差期间所发生的长途交通费和市内交通费两类。 长途交通费:是指日常工作地与目的地城市之间的交通费用。 市内交通费：是指因公外出所发生的本市内交通费用或异地出差期间因工作需要在目的地城市内产生交通费用。员工乘坐地铁、轻轨和公共汽车的车票凭票据实报销；原则上乘坐公交车和地铁，不得乘坐出租车，因业务需要确实需乘出租车的，必须注明起止地名及理由，经部门经理报总经理审批后方可乘坐，否则不予报销。 为保障人身安全，所有员工均不得乘用不合法运营的车辆，若有违反，除不得报销费用外，发生的所有责任与后果自负。 6、电话费：分固定电话费和手机话费，固定电话费由公司综合部门统一办理付款。手机费用的报销由公司另行制度规定。 7、 费用报销：费用报销系指员工在业务处理完毕后，将与业务相关的合法有效票据整理粘贴后报领导签批并到财务部门核销借款或申请付款的行为。5、 借款及费用报销流程 借款流程：公司财务核准签字部门负责人审查签字借款人填写借款申请单 出纳核校确认金额支付借款董事长、总经理审批签字报销流程：报销人整理、粘贴原始单据公司财务核准签字部门负责人审查签字 董事长、总经理审批签字出纳核校确认金额进行报销或多退少补 另：具备审批权限的人员，不得签批本人开展业务产生的费用，其费用由上一级领导签批。六、费用标准 1、出差相关费用报销标准见附件1。 2、出差交通工具：部门因工作原因需公司派车，由部门填写用车申请单，部门领导签字，报总经理批准。不论因何发生代驾，公司均不予以报销。出差交通工具标准见附件2。 3、业务招待费报销标准。接待部门应根据招待对象合理确定招待规格，原则上单次招待费用不得超过100 元/人，预计超出标准的需事前请示上一级主管领导。除董事长、总经理招待客人外，其他人员单次招待费用超出500 元的，应事先报总经理和董事长批准。 4、礼品费用及标准。部门因业务需要赠送客人礼品，需经办人提出书面申请交部门经理审核后报董事长、总经理审批。 5、市内办事误餐费用报销标准：公司原则上不支持员工外出办事时在外就餐，如情况特殊需在外就餐按每人每次15元标准补助。另：员工市内外出办事，公司或相关方安排午餐则不得报销就餐补助。 6、其他费用的标准遵从公司其他管理文件的规定。七、单据规范 1、员工报销各项费用，使用的内部报销单据规定如下： （1）借款：使用“暂支单”； （2）差旅费报销及其他常规费用报销：使用“费用报销单”； a) 业务招待费用：部门发生业务接待费原则上应事先提出书面申请，经总经理审批方可。费用报销应为正式的开具公司名称消费机打发票，并注明接待客户单位人数、公司陪同人数。 b)礼品费用：填写费用报销单上的用途时须笼统一些，不注明客人的信息。但是需在费用报销单后附礼品清单，注明赠送对象、单位、礼品名称及金额。 （3）特别费用，报销人可以自制费用报销汇总表替代费用报销单，主要适用：组织专项活动发生的费用，为直观反映该活动发生的所有费用，报销人可以自制费用报销汇总表，分类列明各项费用，票据按汇总表上的顺序依次粘贴； 2、报销人须认真填写报销单据，书写工整，容易识别，数字不得涂改，用签字笔填写。有多张票据时，应分层次粘贴，关键内容不得被覆盖。 3、有下列情况之一的票据不予报销： a) 私自涂改票据、票据模糊不清的、内容与实际不符、大小写不一致的。 b) 签章不符合公司相关规定或违反财经法规和结算纪律的。 c) 违章罚款及其他因当事人过失造成的损失。 d) 费用发票中的有奖发票缺失兑奖联不予报销。 e) 按规定需明确注明单位抬头而未注明或错误注明抬头的单据不得报销。 f) 其他不符合国家法律法规及公司相关规定的。八、其他财务相关规定 1、借款人在公司已有借款没有还清时，出纳有权拒付再次借款。 2、当借款人不及时结清借款时，财务部门有权通知人事部门从借款人薪资中扣减。 3、外部单位、个人非公务借款原则上一律不准申请借款，除非获得总经理的批准。 4、员工离职，必须结清借款后才能结算离职工资，否则财务部门应通知人事部门在工资中扣除，工资不够扣的，公司将追究当事人责任，情况严重的公司将保留诉讼于法律的权利。 5、每次借支不得超过2000元，且应提前一天通知公司财务部门。 6、财务部门对所有款项原则上通过转账支付，不采用现金支付。 7、员工应在业务完成后5个工作日内完成部门报销审批手续并将单据送达财务部门审核，并结清费用。 8、票据丢失，且不能取得财务部认可的证据支持，经证明人书面证明，按实际金额的50%报销；不能取得其他人证明的不得报销。 9、所有借款和费用报销一律使用网银支付。九、附则 1、本制度由公司综合管理部、财务部起草，财务部具有最终解释权。 2、本制度报经董事长、总经理批准后生效、实施。 3、附件 （1）出差相关费用报销标准（附后） （2）出差交通工具标准（附后）职 附件1：出差相关费用报销标准用 费 位 城 市 别 类 等 级 准 标 董事长、总经理 副总/总监 部门负责人（经理） 经理以下员工 所有费用住宿 差旅补贴（天） 住宿 差旅补贴（天） 住宿 差旅补贴 （天） 北京、上海、广州、深圳 据实报销 3501002808024050省会级城市 据实报销 3001002608022050 地级及以下城市 据实报销 2601002208018050说明：1、上表中住宿费是入住酒店的住宿费用（不含洗衣费、电话费、餐费等杂费）；交通费系出差期间的市内短途交通费。报销时应提供住宿费和交通费的正规发票，补贴不需提供发票。2、表中住宿费是报销的上限，报销时在标准内据实报销；确因工作需要而超出标准，应提前征得总经理同意，否则超出的费用由个人承担。3、员工同时具有多个身份的，报销标准就高不就低，不得合计享受。4、员工在出差期间，如公司有统一安排住宿的，则不得报销住宿费。参加会议或学习，举办单位收取的会务费包含住宿及就餐费的，不再报销差旅补贴及住宿费用，报销费用时需提供会议相关文件通知作为依据。5、员工因公出差无论是异地还是本地，如公司有统一安排就餐或相关业务单位安排就餐的，不得享受差旅补贴。6、员工因公外出无论异地出差还是本地，如公司安排交通工具的不得再报销任何交通费用。7、部门主管以下多名同性员工一起出差，原则上要求两人共住一个标间，费用标准就高不就低。附件2：出差交通工具标准出差交通工具标准：员工异地出差长途交通费实报实销，根据职位等级和路程的不同可选择不同的交通工具，具体标准如下：职 交 距 位 具 工 通 离 董事长总经理 副总/总监 部门负责人（经理） 经理以下人员 备注 500公里以内 不限 汽车/火车软卧/飞机经济舱 汽车/火车硬卧/飞机经济舱 汽车/火车硬卧 汽车/火车硬座 费用标准报销，超出部分由员工自行承担。因工