总承包项目的档案管理.doc

总承包项目的档案管理 随着工程总承包业务的开展，档案管理的重要性也突显出来。由于总承包工程本身所具有的特性，决定其所形成的文件资料具有连续性、系统性和完整性的特点，反映总承包工程从立项、可行性研究、设计、设备采购、施工、试车直至竣工验收的全过程。这些文件资料是日后参考、借鉴的依据，是重要的组织过程资产。工程总承包项目档案从收集、归档、整理编目，到妥善保管及向业主移交，需要总承包商、设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等工程参建单位共同来完成，它是一项需要各方密切配合的工作，参与的各方存在着一种互动的关系。一、总承包商在工程项目中的档案管理职责 国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实“国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理，进一步加强建设项目档案工作的通知”中要求：各建设单位档案部门除做好自身的项目档案工作外，要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督。因此，工程总承包商在项目档案管理中负有两方面的职责：一是对分包商档案工作的业务监督、指导的职责；二是档案收集、整理、存档及向业主移交的职责。 1.对分包商档案工作监督、指导职责 (1)将工程总承包项目档案工作纳入工程负责人的责任制；项目文件材料的收集，管理纳入工程建设计划，纳入各部门的职责范围和岗位责任制，并定期检查考核；将档案管理纳入到合同管理之中，将档案是否移交完整与工程款结算挂钩。 (2)整个工程总承包项目建立档案管理网络，建立建全统一的档案管理制度标准和规范；配备统一的管理软件，实现档案的现代化管理。 (3)监督、指导各分包商，将工程档案管理工作与工程建设同步进行；统一执行档案分类办法和档案整编标准。 2.档案的收集、整理及向业主移交职责 (1)指导工程总承包项目各部门收集和整理工程建设的前期文件和有关设备、工艺、涉外、试运行、竣工验收等文件，及时向档案部门归档。 (2)接收分包商文件材料的归档，并进行审核、验收。对全部建设项目档案进行汇总整理。 (3)按国家有关规定，在建设项目竣工验收后三个月内向业主移交建设项目竣工档案。二按项目实施各阶段做好档案管理工作 按照工程总承包项目自身的特点和动作规律，将档案管理工作落实到项目各个发展阶段。 1.工程前期 包括收集和整理以下资料：工程选址及征地文件、筹资融资文件、相关的项目审批文件、建设计划、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书，各种往来函件等。 2.设计阶段 包括设计依据性文件(如水文、地质、气象、资源等)、初步设计报告、施工图设计报告、各种计算书、概预算材料以及往来信函等。 3.采购阶段 包括采购计划、采购协调程序、采购措施及特殊问题的说明、供货厂家资格评审、采购询价文件、报价文件、开标/评标/定标文件及其记录、采购合同、设备检验文件等。 4.施工阶段 包括施工计划、施工招投标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程开工审批文件、图纸会审记录、施工组织设计、施工滚动计划、各种月报、设计变更、工程检查记录、工程照片、质量事故处理报告、大事记、往来信件等。 5.试车开车阶段 包括试车计划和审查会记录、操作指导手册、培训计划、试车方案等文件。 6.工程收尾阶段 包括竣工验收文件、工程遗留问题、竣工验收会议决议、交接证书、工程决算、工程项目收尾报告等。三加强工程档案管理工作的过程控制 1.工程档案管理应与项目进展同步 工程总承包项目大多工期长、子项目多，且参与单位和工作交叉多，这在一定程度上给档案管理工作增加了难度。时间长了，文件很可能丢失。为了确保工程总承包项目档案收集齐全、完整，坚持档案工作与工程建设同步进行是一条切实可行的措施。在项目提出和论证初始，档案部门即应确定专人负责，并根据项目的类别，对工程项目的文件材料进行通盘考虑和统筹规划，对其形成文件的种类和数量做到心里有数。对项目立项阶段、项目实施阶段、生产考核试车阶段及项目竣工验收的文件材料，均在每道工序结束或告一阶段时，及时收集，保证归档文件材料的完整有序。 2.建立工程总承包文件跟踪管理网络 以工程总承包单位的内部网络系统为主体，通过INTERNET网和电子邮件与各分包商联系。按照总承包项目的工作程序和档案工作自身的特点，布网、建点、设人，以点接线以线联网，使网络覆盖整个工程项目。在网络中将项目进程中的四个阶段和业主、总包商、分包商在各阶段所产生的文件，以表格的形式设置归档职责、时间和文件来往情况等管理模块。将档案部门作为监控点；对整个工程的文件材料进行跟踪、动态管理。 3.加强与工程技术、管理人员的联系 工程的管理、技术人员对工程项目的情况最了解，大量的工程文件材料由他们产生，也是利用档案的主体。档案人员应经常深入项目现场，密切与工程技术和管理人员的联系，进行多种方式的交流和沟通。一方面督促他们对项目的每一个环节都做详尽的记录；另一方面对于在编制文件材料中涉及档案方面的问题给予耐心解答，明确具体的案卷编制方法，以达到档案管理的要求。四.做好档案的立卷归档管理 总承包商应按档案管理标准做好档案的立卷归档工作。对归档的文件材料进行审查，审查的重点是：各专业、各阶段档案的内容是否齐全，应归档的原件是否为原件；检查有关责任者的签字、盖章手续是否完备；检查图表质量是否符合归档要求，是否满足今后计算机扫描等现代化管理的需要；是否按规定的分类方案进行系统化的整理和编目。 工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位组卷；监理文件、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段线卷；竣工图、竣工验收文件按单位工程、专业组卷；案卷不宜过厚，一般不超过40mm；卷内文字材料按事项、专业顺序排列；同一事项请示与批复，同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前、附件在后；图纸按专业排列，同专业图纸按图号排列，严格按程序规定组卷归档。工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，表格应采用统一表格。分部工程、分项工程完成后，工程档案资料必须同步完成，杜绝后补工程资料现象，使工程档案及时记载工程状况。五.工程总承包档案管理工作应注意的几个问题 工程总承包工作在电力勘测设计系统开展时间不长，工程总承包项目的档案管理也是一个新的课题，还在不断的探讨与发展之中。从实践中，在工程总承包项目档案管理中特别要注意以下几个问题； 1.工程总承包项目初期，总承包商一定要把档案管理提到领导议事日程上来，并要明确一位负责人分管档案工作。 2.要按照国家档案局和行业有关档案管理标准，制定本工程的档案管理制度，明确各自的职责，并与经济责任制挂钩。如：文件材料未按要求归档，不进行工程结算等。 3.由于工程总承包