1采购信息管理作业指引.doc

海尔地产（集团）有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行采购信息管理作业指引编制人编制日期审核人签发人修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人签发人399海尔地产（集团）有限公司管理体系文件海尔地产（集团）有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行1、目的加强采购信息管理，明确采购信息的保密级别、内容、范围等管理要求，以更好地执行集团信息保密制度，进而维护公司的商业利益。2、 适用范围集团及下属公司。3、 术语和定义3.1采购信息：在采购过程中产生的所有信息，包括通过任何方式储存和传播的信息，包括但不限于：电子信息、书面信息、通过口头传播的信息等。3.2采购系统公开信息：已对外公开披露或已经相关授权人员确定可对外公布披露的信息称为采购系统公开信息，首次披露须由公司组织进行。3.3采购系统保密信息：除公开信息外，采购系统内所有信息都称为保密信息。4、 职责4.1集团成本管理中心负责采购信息管理规定的制定、修订、解释。4.2集团总裁办公室是采购信息保密工作的IT技术实现部门,负责对采购信息保密工作提供技术支持。4.3集团审计法务中心负责采购信息管理规定执行情况的监控、检查。5、 工作内容5.1 保密信息的级别、内容及范围保密信息根据其保密程度从低到高分为三个级别：内部公开、机密、绝密。5.1.1内部公开5.1.1.1内部公开信息是指采购系统内的一般信息，是可在集团范围内公开颁布、阅知的信息。5.1.1.2内部公开信息包括：以公司名义发出有关合约采购的制度要求、通知通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。5.1.1.3内部公开信息阅知范围：集团全体。 5.1.2机密5.1.2.1机密信息是指需要明确限定其阅知范围，且这一范围根据职能线条、地域、职员层级等通用标准划分的保密信息。5.1.2.2机密信息包括：项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计划与总结、集团及下属公司采购月报、采购合同台帐、招标文件、供方信息等。5.1.2.3机密信息阅知范围：集团高管、集团成本管理中心、财务管理中心、相关部门负责人及相关业务经办人、下属公司负责人及相关采购业务经办部门分管负责人和经办人、集团审计法务中心。经集团分管领导审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。5.1.3 绝密5.1.3.1绝密信息是指涉及到公司成败或重大利益的关键信息，其受限阅知范围一般根据信息的具体内容来确定，通常需要准确到具体的个人或职位。5.1.3.2绝密信息包括：投标文件、评定标文件、合同信息（协议、合同）、企业技术标准等信息。5.1.3.3绝密信息阅知范围：集团招标采购领导小组、招标采购工作小组、评标小组成员、集团成本管理中心等相关部门负责人及相关业务经办人、下属公司负责人及相关采购业务经办部门分管负责人和经办人、集团审计法务中心。经集团分管领导审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。5.2 管理要求5.2.1招标过程管理5.2.1.1招标、评标、定标过程中，除各招标采购相关人员外，其他人无权查看有关标书等的任何信息。5.2.1.2招标采购过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人透漏有关招标采购的信息，更不得引导投标单位如何中标。5.2.1.3对于已开标未做评标的标书，除与招标采购工作相关的人员外其他人无权查阅投标文件，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透漏投标信息。5.2.1.4定标过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透漏意向定标供方等任何定标信息。5.2.2 合同信息管理5.2.2.1合同信息包括合同文本,特别是产品价格、运输价格、安装价格，还包括产品所对应的型号、规格、数量等信息。5.2.2.2价格信息除采购、成本人员及相关负责人外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报集团分管领导或下属公司分管负责人审批。5.2.2.3合作伙伴有义务对协议信息保密，如发现合作方泄密的，可追究其相关责任。5.2.3供方信息管理5.2.3.1供方信息包括供方公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合作情况等信息。5.2.3.2凡有权查阅合格和试用供方信息人员，应严守信息，确保不向外传播。5.2.3.3非授权人如需查阅合格或试用供方信息，需报集团合约采购分管领导审批。5.3 其它5.3.1公司员工都应该理解并承诺遵守信息保密制度的相关规定、主动避免获知非授权的信息。5.3.2采购保密信息的标注、保存、借阅、打印、复