第一章：文件管理(实务).doc

档案中级学习材料 第一章文件管理文件管理知识点：1、文件定义（广义）：中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语的文件定义是，国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务在形成的各种形式的信息记录。2、“文书”一词历史上使用较长，三国时期就出现，而“文件”一词出现于清末，其后两个概念比较长时间里具有通用性。不过相比较而言，“文件”一词更具有现代性。3、“公文”概念包含于“文件”之中，公文一般是指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整形式和处理程序的文件。2000年我国国务院颁布的国家行政机关公文处理办法中规定：“公文是指行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 4、公务文件：是文件家族中最重要的组成部分，公文的形成、处理、运转和管理，是文件管理的主要内容。5、公务文件的特点：A、公文由法定的作者制发；这是公文的最重要的特点B、公文具有法定的权威性和现行效用；C、公文具有规范的体式和特定的处理程序。6、所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义享有权利、承担义务的组织及其领导人。7、文件的名称通常又称为文种。它与发文目的、发文者权限及收发文机关之间的关系等因素有直接关系。接来源分：收文、发文和内部文件三类；接保密程度来分：绝密、秘密、机密、内部、限国内公开和对外公开等六类文件；按行文方向分：上行文、平行文、下行文三类；按载体形式分：纸质文件、感光介质文件、磁介质文件和电子文件等。8、通常，人们按文件的规范性情况分为通用公文和事务文件两类。9、通用公文一般是指党政机关的规范性文件。1996年5月中共中央办公厅印发了中国共产党机关公文处理条例，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）了国家行政机关公文处理办法，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 10、命令（令）：适用于国家行政机关依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令是一种法规性、强制性很严格的下行文，受文机关都要无条件地贯彻执行。命令的制发者有严格的限定范围，不是每个领导机关或领导人都可以发布的，一般机关单位不能使用。发布命令通常以机关首长职务名义签署。11、公报、公告和通告：公报用于公开发布重要决定或者重大事件；公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；通告用于在一定范围内公布应当遵守或者法定周知的事项。三者区别：使用的范围不同：公告适用于国内外，范围最宽；公报适用于党内外，范围次之；通告则是“社会有关方面”使用，范围最窄。作用不同：通告一般公布需要遵守或周知的事项，带有一定行政约束力；而公报和公告更多的是宣示性、告知性事项。公布的方法不同：公告主要通过新闻媒体、张贴公布，公报主要是通过新闻媒体、文件传递公布，通知主要通过张贴、一定范围内的新闻媒体公布。 写作要求不同：通报、通告要求写得通俗、简洁，多采用分条式写法。公告要求写得精练，讲究逻辑严密、语言规范、措辞文雅，一般采用一段式写法。12、决定用于对重要事项或重大行动作出决策安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项；决议用于经过会议讨论通过的重要决策事项。决定和决议的区别 ：联系：决定、决议是领导机关对于某些重大行动、重要问题作出安排、规范和决策时使用的领导性、规定性文件，属于下行文。决定和决议一经行文下达，下级机关必须贯彻执行。 区别：内容不同；形成程序不同；效力不同；行文主体不同；13、指示：是党的上级机关用于对其下级机关布置工作，提出或阐明开展工作的原则和要求的一个文种，属于下行文。14、意见、条例和规定：意见用于对重要问题提出见解和处理办法；条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；规定用于对特定范围内的工作和事务制定有约束力的行为规范。15、议案和报告：议案用于向人民代表大会提请审议的议事案。议案基本上是一种法律文件，一般都有较为固定的格式，使用范围较窄。议案不只是人民政府使用，事实上按法律规定有权提出议案的机关都可以使用。凡属人大职权范围的事项皆可提出议案。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告是一种陈述性文件，属于典型的上行文。它按性质可以分为二大类：呈报性报告和呈转性报告；从内容上可以分为专题性报告和综合性报告；从作用上，可以分为汇报性报告、情况报告、答复性报告。报告的特点及注意事项：一是告诉性，下级上报情况或意见，上级只需了解，不必答复；二是报告时间限制不严，事中、事后都可以报告；三是报告可以一文一事，也可以一文多事；四是报告中不要有请求事项；五是报告要形成制度。16、请示与批复：请示用于向上级机关请求指示、批准。请示是一种典型的下行文，主要用于下级向上级请示问题，并要求上级对所请示的问题给予批示或答复。特点：内容简明，一文一事；事前请示，期复性文件；上级必须给予批示或答复；逐级行文，主送单位单一。批复用于答复下级机关请示事项。批复属于下行文，是上级对下级请示的问题表明态度、提出意见和办法的复文。特点：内容简明，一文一事；针对性强，批复必须明确答复请示事项；逐级行文，主送单位只能是请示单位；执行效力强，批复的内容下级必须执行。请示和批复是一组不可分割的文件在文件处理和立卷归档保存时应将同一事项的一组请示和批复组合在一起，切不可分散。 17、通知和通报：通知是党政机关用于发布法规和规章，任免或聘用干部，传达上级机关的批示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项的一个文种。它是一种典型的下行文。其主要用途有以下四个方面： A、用于批转或转发文件；B、用于发布行政规章；C、用于办理、执行或告知等事项；D、用于任免或聘用干部。18、通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。它的通用性很强，可以发向下级和有关单位，可以对外通报，也可限于内部通报，可以直接通报，也可以转发文件通报。通报有三种类型：A、表扬性通报；B、批评性通报；C、情况通报。19、会议纪要：是党政机关用于记载和传达会议主要精神、会议情况和议定事项的一个文种。主要是反映会议情况和与会者的共同认识或意见。未经会议讨论和座谈的问题不能写入纪要。会议纪要如果下发执行，以“通知”发出；有的是报送上级领导机关，用“报告”发出。会议纪要的类型：A、决议性会议纪要；B、协议性会议纪要；C、研讨性会议纪要。20、函是用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和短答复审批事项。属平行文。凡是同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是询洽性，一般都应使用“函”。21、事务文件：是各机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。事务文件的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等（不是重点，作下了解）。22、文件的拟定过程：A、领会意图，明确目的；B、调查研究，获取材料；C、总体构思，拟写提纲；D、起草初稿，认真修改。23、行文应该注意有关事项和遵守以下几条原则：A、严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。 B、除非确有必要，一般以不越级行文为原则，以免打乱正常的领导关系。C、行文要注意隶属关系。D、行文应分清主送与抄送机关。E、两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。24、公文的结构规范：（1）密级标识：“秘密”、 “机密”、“绝密”。 “机密”、“绝密”的文件还应当标明份数序号。（2）紧急程度分“急件”、“特急”。（3）发文机关标识：表明公文作者的标志，显示公文的权威性与严肃性。（4）发文字号：又称发文编号，它是专指性很强的文件代号，可为引用和检索提供便利。它由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办单位的发文字号。（5）签发人标识：一般只用于上行文。（6）标题：一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成。（7）主送机关：标注主送机关时，应使用全称、规范化简称或统称。（8）正文：主体部分，要做到一文一事，包括开头、主体、结语三部分。（9）附件说明：为附件所做的标记。（10）成文日期：形成文件的确切日期。通常以领导人签发的日期作为公文的成文日期。（11）印章：（12）附注：对文件内容或有关事项、要求的注解与说明。如果有，要加括号标注。（13）附件：指附属于公文正件的其他公文或材料。（14）主题词：用于提示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。主题词的引用，应根据主题词涵义大小，从大到小依次排列，选用35个，一般不超过8个。（15）抄送机关：只需执行或了解公文内容而不必承担办理或答复责任的机关。（16）印发机关与印发日期：又称版记，其作用是明确公文印制质量。25、文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文书处理的基本原则应为：实事求是、精简、高效、安全保密。 文书处理包括：收文处理、发文处理、文书管理三个环节。26、收文处理：是指各单位围绕所收文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。签收：是收件人在对方的传递文件单或文簿上签字，以表示文件收到。 签收文书要注意的几点和操作步骤如下：（1）清点（2）检查（3）签字登记：（1）收文登记的内容和形式一般采用专用的收文登记簿进行登记。其中必须登记的文件、材料包括：上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件等。下级机关请示性、报告性文件等。重要的、带有密级的刊物、资料。机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等。收文登记的方法：流水式登记法、 分类式登记法审核：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点包括：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。分送：由文书处理部门快速送达有关部门或人员传阅或承办。传阅：应阅人之间不横传文件，由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅。传阅要求：A、掌握传阅范围；B、传阅文件不要横传；C、控制文件运行；D、传阅文件，要建立必要的传阅手续和制度。拟办：是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。文件的拟办有的由的由具体承办人进行；有的由秘书部门的负责人进行；或者由有关业务部门的负责人进行。拟办意见要写在文件处理单上，并署上拟办人姓名和日期，不可在文件上写、画。批办：是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见。承办：一是从业务部门的工作来说，针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理；二是从文书工作来说，对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。这里所讲的承办主要是指文书工作中的办理复文。注意：承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件优先处理。 催办 ：是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。 催办的范围包括：上级机关来文要求及时回复的；平级机关与本机关联系工作、商洽事务需要复文的；下级机关送本机关的请示需要批复的等。注办：由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件处理单上注明文件办理情况，需要说明的问题和办理结果等情况。归档（销毁）：文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交；将无保存价值的文件按规定销毁 。27、发文处理：是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等。1）拟稿是文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟成文件初稿的过程。 拟稿要符合党和国家的方针政策，贯彻领导意图，联系实际解决问题。在撰写时，要注意搞好调查研究，综合分析有关材料。拟稿时要注意结构层次的安排，语言文字的准确运用 。2）核稿：对文稿审核，根据有关规定应做到“六查”：一查文稿内容同党和国家的有关方针政策和上级规定有无矛盾和相抵触之处；二查文稿中规定的政策界限及其根据是否明确、恰当；三查文稿中提出的要求和措施是否明确具体，切实可行；四查公文处理程序和审批手续是否完善；五查文字表达是否准确无误、简练通顺、合乎语法逻辑；六查文稿的体式是否规范，文种使用是否得当。核稿工作完毕后，按规定程序，送领导人审批或签发。 3）签发：签发是单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为准确无误，即批明发文意见并签字。文稿经领导人签发即成定稿。4）编号：5）缮印：缮印是指经过领导签发的定稿印成正本。缮印的方法有很多种，如打印、铅印、激光照排、复印等。缮印制成文件的正本、副本和存本。正本是发出的正式文本；副本是指多余备用的正式文本；存本是指留存归档的正式文本。 6）校对：打印稿与底稿核对检查，以发现并纠正各种错漏。7）用印：公章应由专人掌管。加盖印章要经过批准并按领导人签发的份数盖印，任何人不得私自盖印。盖印应盖在正文之后的落款与年月日上，要求上不压正文，下要“骑年盖月”，用印要端正、清晰。8）登记：登记的项目主要有：顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注。 9）分发：党政机关公文，一般只发组织，不发个人。28、立卷：文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。立卷是文书处理工作的最后一个重要环节，是文书处理程序结束的标志。29、立卷的含义：（多选）A、必须是办理完毕的文件材料才可以立卷；B、必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存；C、必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。30、立卷特征：就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。文件特征是立卷的依据，立卷特征就是按文件特征分类和组卷。A、按文件的问题特征立卷；B、按文件的作者特征立卷；C、按文件的名称特征立卷；D、按文件的时间特征立卷；E、按文件的地区特征立卷；F、按文件的通讯者特征立卷；G、按文件的其它特征立卷。人事文件材料，也可以用人物特征来立卷。31、目前，我国各级各类机关、企事业单位的立卷环节的选择大体上有两种，即文书处理部门（人员）立卷和文书处理部门与单位档案室结合立卷。文书处理部门立卷就是由文书处理部门或人员承担文件材料立卷工作的一种立卷环节模式，又简称为“部门立卷”。主要包括：集中式、部门式和“谁办谁立卷”等具体模式。文件处理部门与机关档案室结合立卷就是以机关文件处理部门为主，由文件处理部门和机关档案室共同承担机关文件材料立卷工作的一种立卷环节模式。从机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。32、文书立卷的准备工作是指立卷前的组织工作。包括立卷的工作会议、立卷的业务培训、文件材料的收集收集和清理以及机关档案室（或人员）的业务指导与监督等。机关每一个工作人员都有责任、有义务在机关年度立卷前，对自己形成、保管和与已有关的属于归档范围的文件材料进行彻底的清理，向立卷人员移交。文件材料的清理和收集工作是机关一项重要的立卷准备工作，必须在立卷工作开展前完成。33、机关档案室在立卷工作中的作用（多选题）A、协助立卷部门组织立卷的准备工作；B、进行立卷工作的业务指导和监督；C、为机关立卷工作提供良好的后期服务。34、立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制的新年度归档文件目录，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。立卷类目是由机关文件处理部门在机关档案机构工作人员的指导下，按照档案分类方案的框架、上一年度立卷情况、机关职能和任务以及年度工作计划、文件分类组卷以及档案保管期限的要求编制而成的。立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。35、平时归卷：就是立卷人员按照当年拟订的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷，到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。目的是为了加强文件的日常管理，有利于文件材料的齐全完整，防止文件散失或堆积，方便平时查找利用，并为立卷归档工作奠定基础。平时归卷主要有几下几个方面的措施：（多选题）A、建立和健全平时归卷制度；B、要有平时归卷的物质条件；C、注意平时的清查和归卷。1）清点核查已归卷的文件材料是否齐全完整；2）清点核查已归卷的文件材料有无归类或归卷错误；3）清点核查已被借阅的文件材料是否按时归还；4）有些办理完毕的文件材料可以及时立卷。36、卷内文件的排列与编目工作是系统化整理组合案卷的重要基础性工作，应符合文书档案案卷格式的规定，其主要工作程序如下：排列卷内文件、编页（件）号、填写卷内文件目录、填写卷内备考表、拟写案卷题名、填写案卷封面、装订案卷。1）卷内文件排列的目的是为了使杂乱无章的文件变成有序的互上联系的有机整体。卷内文件系统排列的方法，应根据卷内文件的情况具体来确定。其中用得最广泛的是按文件的时间先后顺序或按文件重要程序排列的方法。2）编页（件）号：卷内文件凡以“卷”为单位装订成岫的均需编写页号，统一编写在每页文件的正面的右上角、背面左上角，凡有图文的页面均需编写页号（空白页不编页号）；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的首页右上方加盖档号盖，并逐件编写件号。每一份文件均应编写页号。编号时应使用阿拉伯数字。3）填写卷内文件目录：主要包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。填写卷内文件目录时应注意，对于一些没有责任者或成文日期的文件材料要设法考证清楚，填写时外加“”，凡会议记录应填写每次会议的时间、议题，不能只写“会议记录”。卷内文件目录应该一式三份，一份装订在案卷中，一份留在立卷部门查阅，一份可写上案卷的档号，装订成册，制成全宗文件目录。4）卷内备考表包括以下内容：本卷情况说明；立卷人；检查人（由案卷质量审核者签名）；立卷时间。5）案卷题名：又称案卷标题，用以概括提示卷内文件的主要内容与成分，是检索文件的重要标记，也是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。具体要求是：A、政治观点正确；B、文字精练，表达准确；（文字应尽量控制在五十字内，最好能用二三十字概括标出；并列成份之间使用顿号，题名后不用标点符号。）C、基本结构力求完整。案卷题名的基本结构是：作者（责任者）内容（问题）名称（文种）。6）填写案卷封面：包括全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。 档号包括全宗号、目录号、案卷号。全宗号是档案馆给予立档单位的编号。目录号是全宗内案卷目录的编号，同一个立档单位不能有重复的案卷目录号。案卷号，即目录中案卷顺序的编号，同一册案卷目录内不能有重复的案卷号。7）装订案卷：确定装订线、去除金属物、补贴加边、折叠对齐、棉线装订。37、卷内文件经过系统化排列与编目，组合成案卷之后，仅完成了文书立卷工作的第一步。还应在此基础上，把所有案卷进一步组织成有序的更大的系统，并最终形成一个提示各案卷之间有机联系的“案卷目录“，用于今后的文件保管和检索工作。38、排列案卷：就是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。排列案卷的实质是为了保持案卷之间的联系，更好地为立卷目的服务。通常情况下，案卷的排列在立档单位的立卷类目或文件分类表中已经排定。按保管期限和组织机构排列案卷是现行机关中最常用的两种基本方法。39、同一层次排列标准要统一，而且一经选定某种排列方法，每年都应依照此法排列，以保持案卷之间的连续性和稳定性。不同载体、不同门类的案卷要按有关专门规定予以排列。40、编制案卷号，就是按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷号的编法也各异。41、案卷目录即案卷的名册，即案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。文书部门编制的案卷目录，既是移交目录，又是移交凭据。案卷目录的编制方法主要有：一是按年度编制的，由机关档案室将全宗内的每年的全部案卷编本本案卷目录，主要适用于每年形成案卷较多的机关；二是按保管期限编制的，即一个机关全宗内的案卷按照永久、定期或永久、30年、10年分别编制成两本或三本案卷目录，中小机关适合采用这种方法。三是由机关内各内部机构分别编制的，即内部组织机构有多少就编制多少本案卷目录。适用于机构复杂、文件数量大的大型号机关。42、组件：归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。这里的归档文件整理，即组件。组件的优势可以归纳如下：（多选题）A、有利于提高和控制档案的质量；B、有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率；C、便于深化档案信息资源的开发、利用和管理；D、更适应现代化的计算机管理。43、组件的方法步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。1）装订：以件为单位固定在一起。是归档文件整理的首要环节。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。目前常用的装订方式有：线装方式（最有利于档案保护的方式）、缝纫机轧边或穿针打结、粘接式（裱浆糊、热封胶）、穿孔式（钉书钉）、钢夹、塑料夹、铆接式（热压胶管）、无酸纸封套。为保证档案安全，装订方式必须经过同级档案行政管理部门的认可。2）分类：将文件分成若干层次和类别，以构成有机体系的过程。常用的方法有：年度、组织机构和保管期限分类。年度机构（问题）保管期限或保管期限年度机构（问题）。组件时应注意以装订时排列在前面文件的日期为准，如：正本与定稿为一件，此件日期以正本日期为准。3）排列：是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程序等排列。归档文件的排列方法：按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。4）编号：是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。5）编目：编制归档文件目录，它反映了全宗内归档文件的体系结构，是归档文件整理工作的重要内容之一，也是开展档案管理各项工作的基础和基本工具。归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。题名：即文件标题。文件只有一个正题名时，应照实抄录。文件若有附件，可在正题名后抄录附件题名，外加“（）”号。文件若没有题名或题名欠缺，应根据内容重新拟写或补充，并外加“ ”备注：填写归档文件需补充和说明的情况包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。若内容多写不下可写到备考表中，并在备注栏中标注“*”号。归档文件目录应单独装订成册并编制封面。6）装盒：包