办公室综合管理办法.docx

办公室综合管理办法XX字2011xxx号为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本办法，明确要求，规范员工行为，创造良好的工作氛围。 一、服务规范 凡是公司员工，均应注意言谈举止，应当注意以下几点：1.仪表：公司员工应遵守员工着装管理办法，仪表整洁、大方。 2.微笑服务：在面对公司内外人员的垂询、要求等任何情况下，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌对待，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。 5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 二、办公秩序 1.员工在上班时间应集中精力完成本职工作，严禁做与工作无关的事：如 上网玩游戏、聊天、睡觉等。工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲 聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（会议室、接待室等）或通过公司内线电话、内部网上交流平台联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过十分钟（特殊情况除外）。 3.各部门做好卫生清洁工作。员工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 4.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部报修，以便及时解决问题。 三、物资管理条例 为使办公室物资管理合理化，合理节约开支，特作以下规定： （1）物资分类 公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。 1.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等 2.管制品：订书机、剪刀、文件夹、计算器、美工刀、打孔机等 3.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资，比如移动电话等。 4.实物资产：物资价格达300元以上，如空调、计算机、摄像机、照相机。 （2）办公用品物资采购 1、公司办公用品物资的采购，原则上由行政部统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。 2、申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。 （3）物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： 1、定点：公司定大型超市进行物品采购，保证质量，可开发票。 2、定时：每月月初进行物品采购。 3、定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 4、特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。 （4）物资领用、使用、借用管理 1、公司根据物资分类，进行不同的领用方式： 1.1低值易耗品：直接在行政部签字领用。 1.2管制品：直接在行政部签字领用，并配合填写物品领用单。 1.3贵重物品：写好物品申请单，部门领导同意后在行政部领用。 1.4实物资产：行政部设立公司物资统计册，准确记录固定资产的现状。 2、每个员工都应爱护公司的财产，应注意以下几点： 2.1新进人员到职时，在行政部领用办公物品；凡离职人员，必须在行政部办理办公物品归还手续。2.2借用物资超时未还的，行政部有责任督促归还。 2.3借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。 2.4办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。2.5各部门平时都应注重固定资产的使用及保养，个人办公物品及设备必须爱护。2.6行政部定期按照实际情况记录固定资产的使用或保存情况，并将各部门的财产登记表分发给其部门领导。2.7若部门办公设备出现异常状况需要修理时，应及时上报部门领导，主管部门应审核固定资产的损坏状况，属于人为原因造成的，应追究相关责任人赔偿责任。其他原因交由行政部联系维修人员来进行修理。 2.8正常工作期间，员工携带公司物品出外进行相关业务，须经部门经理同意，方可离开公司。 （5）打印复印工作规定：、员工在打印文稿时，应本着节约用纸的原则，爱护印刷设备和物品。行政部按规定做好维护保养工作。 、凡是不重要的资料、内部交流文件、初稿等可利用废纸打印。、待修改、校稿完全正确后，再用好的打印纸。、复印量较大时，考虑到成本，应当联系广告印刷公司来办理。、只书写一面的纸张应整理好，废纸也应当收集在一起，可以再利用。、打印重要文件资料的过程中，留下的废纸、废文件页，不能随便乱扔或送到垃圾箱里，要及时销毁，以免泄露。 、对重要的文件、数据应有备份，一旦发生系统故障，可恢复原始文件数据。 （6）传真、电话使用管理办法： 1、传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由行政部统一接收。 2、传真件接收后，及时传至相关部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。 3、公司传真机应随时处于开机接由状态，保证机内预存纸张。 4、传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。 5、公司的固定电话或长途电话，就近原则接听，友好应对外来电话。及时传达给相关部门或人员。 6、公司的固定电话只限于接听外来电话。市区内重要项目或业务电话才准许外拨。 7、公司的三部移动商务机适合长途事务和日常业务。 8、通话应当注意言辞，使用礼貌用语，电话表述问题应当精简。 9、禁止使用公司电话进行私人事务。四、工作要求工作以为个人岗位负责为原则。每个人制定好自己的工作计划，结合行政制度中的岗位制，认真履行工作职责。1、各部门必须按照该部门的岗位要求来对待工作：财务部: 以确保公司内帐与外帐准确为原则； 行政部：以保证公司的正常营运为原则； 市场部：以收集有效信息维护客户关系为原则； 技术部：以团队合作及时有效完成目标任务为原则；商务部：以确保项目实施进度保证其质量为原则；设计部：以有效实用的制作、逐渐求精的工作态度为原则。2、每个人可制定好自己的周工作总结及下周工作计划，使工作有规划性。3、部门领导每月对部门员工工作绩效做评估，报交行政部，配合行政部做员工量化绩效考核。4、员工必须认真履行公司的各项制度，根据个人岗位要求，发挥自己的工作潜力，听从上级领导的工作安排，并给予公司管理、工作事务上的建议和意见。 五、会议会务管理以不开没有结果的会为原则。会议上提倡员工积极发言，会议上决定了的事情，会后相互监督并执行，以少数服从多数为准则。如果特殊情况开会的，会议组织主持的部门或人员监督会议表决结果。注意事项：1、公司集体或部门领导间的开会时间由行政部提前通知到会的相关人员，保证消息的及时性和准确性。会议记录由行政部负责。2、