金字塔原理麦肯锡写作技术与逻辑思考.ppt

金字塔原理TheMintoPyramidPrinciple 麦肯锡写作技术与逻辑思考 第一次担任主持人 紧张 克服 结果 2 我们无法控制时间的流失 却可以学习跟上时间的速度 大纲 3 讯息是什么 使讯息更明了精彩的传达讯息解决问题的能力我们一起说故事结论 麦肯锡写作技术与逻辑思考 4 5 文章讯息种类 讯息可以分为三种 记叙 评价 规范 记叙讯息描述事物的情况和现象本身 评价讯息表现出情况或现象的好坏 规范讯息表示情况或现象 应有的状态 以及建议某人 应该采取的行动 6 何谓记叙讯息 记叙讯息描述事物的情况和现象本身 ex 这把椅子是木制的 ex 这瓶宝特瓶的容量为五 毫升 ex 射日塔造型是取诸于阿里山神木 7 何谓评价讯息 评价讯息表现出情况或现象的好坏 ex 这把椅子非常有设计感 ex 这瓶宝特瓶容量很小 ex 射日塔是一座美丽的塔 8 何谓规范讯息 规范讯息表示情况或现象 应有的状态 以及建议某人 应该采取的行动 ex 这把椅子应该售价一万块 ex 这瓶宝特瓶应该要有五百毫升 ex 希望大家能上射日塔远眺嘉义市全景 9 10 我未必这么说 但能使你这么做 把事实变评价ex 项目使用各会计科目之概况分析1 浏览页 显示各金额之计算规则 2 明细页 显示明细数据并且提供各种查询条件 您可以看到各金额的明细从何而来 不必再对照其他报表 评价 这是能快速查询明细账的作业 11 我未必这么说 但能使你这么做 心存 行动原理 的默契 使对方这么做 行动 请使用者直接在数据明细页查看金额来源及对帐 不需再透过先杰提供其他查询报表 12 ex 1 射日塔造型取诸于阿里山神木 其褐色铝条之纹理似神木之外皮 2 建筑中间留有高40公尺的一线天 评价 这是一座造型非常特殊的塔 62公尺的射日塔顶楼有咖啡厅跟瞭望台 行动 至射日塔顶楼远眺嘉义市是个不错的选择 13 麦肯锡写作技术与逻辑思考 14 15 主词 主词与述词关系明确主词 支配动作的主体述词 表示动作或状态ex 1 浏览页 显示各金额之计算规则 2 明细页 显示明细数据并且提供各种查询条件 您可以看到各金额的明细从何而来 不必再对照其他报表 16 连接词 使用正确的逻辑连接词表示 归结 因果ex 浏览页 显示各金额之计算规则 明细页 显示明细数据并且提供各种查询条件 所以您可以看到各金额的明细从何而来 不必再对照其他报表 表示 强调 手段ex 浏览页 显示各金额之计算规则 除此之外 藉由 明细页 显示明细数据并且各种查询条件 您可以看到各金额的明细从何而来 不必再对照其他报表 17 麦肯锡写作技术与逻辑思考 18 19 您有下列困扰吗 为何老是觉得与他人沟通不良 为何常有鸡同鸭讲之感觉 事情安排紊乱 常觉得时间不足 遇到问题 不知如何解决 20 因为我们彼此没有共同的语言 金字塔架构就是告诉我们如何以逻辑性之金字塔原理分层叙述我们的想法 让对方能逐步由说故事模式 情境 冲突 问题 回答 让你带领对方了解你的论证过程 沟通的问题 ex 你对你的妻子说 我想出去买份报纸 有什么东西要我帮你带回来的 啊 看了那些电视广告后 我好想吃葡萄 在你走向柜子拿外套时 她说 还有 或许你应该再买些牛奶 你从柜子取出外套 而她则走进厨房 让我看一下橱柜 是否还有足够的马铃薯 还有 对了 我知道了 我们没有鸡蛋了 我看看 没错 我们的确需要马铃薯 你穿上外套并走向门 红萝卜 或许再买些柳橙 你打开门 奶油 你走下楼梯 苹果 你坐进车里 还有酸奶油 都有了吗 没错 亲爱的 谢谢你 21 沟通的问题 现在 如果没有重读这段话 你还记得你的妻子要你买哪九项物品吗 多数的男人回家只带了报纸与葡萄 观点太多太杂 太专业 太抽象 22 23 解决之道 利用逻辑力将观点组织成金字塔需思考的是更高一层的抽象层次 但正因这是较高层次的思考 所以它也自然让人联想到下一层所属的这些项目 金字塔原理 每一层的观点永远是下一层 成组观点 的结论 每组观点永远都必须具备相同的特性 每组观点都必须按照逻辑顺序组织 24 利用逻辑力将观点组织成金字塔 25 利用逻辑力将观点组织成金字塔 26 金字塔原理每一层的观点永远是下一层 成组观点 的结论 每组观点永远都必须具备相同的特性 每组观点都必须按照逻辑顺序组织 利用逻辑力将观点组织成金字塔 主要讯息关键讯息次要讯息 27 不重复不遗漏MutuallyExclusiveCollectivelyExhaustive MECE 各部分之间相互独立 不重复 所有部分完全穷尽 不遗漏 ex 需求反应单分类以学校分类以系统分类 28 ex 需求反应单分类以问题分类 29 不重复不遗漏MutuallyExclusiveCollectivelyExhaustive MECE 麦肯锡写作技术与逻辑思考 30 31 真的有问题吗 是否或可能有问题 这个bug在哪里 为什么这个问题bug会存在 我们能做什么呢 我们应该做什么呢 32 界定问题 建构分析 解决方案 33 解决问题的层次 修理损坏的程序 恢复原状 不让程序损坏 防杜潜在 让程序更好 追求理想 34 理解现状 厘清原因 思考解决方法 执行 35 36 想象的舞台 序幕 起点 想象自己安静坐在剧院中 帘幕拉开 舞台上映某个时空背景的布幕 那就是起点 或是序幕 第一幕 设定状况 铺设产生问题的时空背景 第二幕 发现问题 设定课题 开始上台表演 内容就是引发困扰的事件 冲突点 第三幕 克服障碍 所有故事就是一场解决问题的过程 落幕 结局 可以是不同的收尾 37 麦肯锡写作技术与逻辑思考 38 39 说故事的经验 40 现在开始大家轮流上台说故事 我不会说故事啊 怎么办 大家都在等豁出去了 说故事的经验 41 从前从前有一个OOO 有一天 OOO 这时OOO遇到问题了 于是OOO 最后OOO从此过着幸福快乐的日子 一开始 可是 于是 SCQOR ex 鬼子母的故事从前从前鬼母子 有一天 失去孩子的母亲很难过 这时向佛陀求救 鬼子母吃人类的小孩 于是佛陀抓走鬼母子的小孩 鬼子母很慌张 让鬼母子感受失去骨肉的痛苦 最后鬼母子向佛陀发誓不再吃掉别人小孩 42 设定状况发现问题设定议题克服障碍解决收尾 SCQOR 43 魔术方程式SCQOR 设定状况 Situation 介绍主角 不管好坏都要写出目前稳定的状态 发现问题 Complication 描写失去稳定的混乱 确定问题类型 设定议题 Question 针对这问题 确认对主角而言重要的课题是什么 克服障碍 Obstacle 描写替代方案的立案或实施等课题解决的过程 并描绘如何克服困难 解决收尾 Resolution 将克服困难而达成的提案 定位为课题的解答 44 ex 需求反应单的故事从前从前亚太会计室朱小姐使用先杰系统 有一天发现传票明细突然不能汇入 这时在eOffice填了张需求反应单 于是雨蒨开始用学校提供的附件测试 原来是其中一个汇入字段科目有错 可是程序并没有阻挡就跳出错误讯息 于是花五分钟在程序加上判断 此时就算科目有错也不会跳错误讯息了 最后更新程序 打电话给亚太会计室朱小姐说明状况 45 SCQOR 设定状况发现问题设定议题克服障碍解决收尾 解决之后 我们只留下这样的讯息 其他人看的懂我们的意思吗 需求人员 会计室朱小姐需求内容 传票明细汇入异常 请协助确认 谢谢 明细及异常提示如附件 处理情形 已完成 汇入Excel会计科目有误 如果我们没有打电话向客户说明 如果我们没有花时间向主管报告 客户知道为了这个汇入异常做什么测试 做什么调整吗 主管知道我们花了多大功夫吗 为什么工时这么多 46 47 先描述这个需求目前的状况 S 经由我们测试之后发现的问题 C 及设定议题为何 Q 描述我们如何去克服这张需求单的问题 O 此时可针对不同类型的问题及修复状态来说明 恢复原状型 防杜潜在型 追求理想型 最后提出我们提供解决方案 R ex 朱小姐您好 此汇入异常的问题 经由附件实际测试后发现原因为您汇入Excel之会计科目有误 导致汇入产生异常的状况 因本学年度会科没有114302 针对此问题 目前已在程序增加判断避免此错误之发生 以上说明 如果您还有任何的疑问 再麻烦您跟我们联络 谢谢 48 实际说说看 实际说说看 好处是 节省回电话的时间虽然加上程序判断花不到我们半小时的时间