文件管控程序.doc

鸿川显示科技（深圳）有限公司文件管控程序文件编号Q/HC-HR-02-001文件版本A0质量体系程序生效日期2008-7-21页次1/6文件管控程序拟制部门：人力资源部版本修改内容修改人批准人生效日期部门会签：PMC部 工程部 品质部 HR部 业务部 采购部 财务部 生产部拟制日期审核日期批准日期发行号：受控印章：鸿川显示科技（深圳）有限公司文件管控程序文件编号Q/HC-HR-02-001文件版本A0质量体系程序生效日期2008-7-21页次2/61.0 目的通过对质量管理体系文件的管理和控制，确保其严格的分类编号、拟制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改，使公司的各项工作依据正确的程序进行。2.0 适用范围本程序适用于公司所有的质量管理体系文件的管理和控制。3.0 定义3.1 质量手册:规定公司质量方针、描述公司质量体系的组织架构、职责、过程和资源的文件。3.2 程序文件:描述质量体系有关的目的、范围、权责、作业内容和记录的文件。3.3 作业指导书、规范：针对具体的作业活动而制定的文件。3.4 表单:用于记录、传递程序文件和作业标准所规定的活动和所达到的结果的文件。3.5 外来文件:与质量体系有关的国际标准、国家标准、行业标准、客户技术标准、国家法规等。4.0 职责文件拟制、修改、审核、批准权责：文件阶别 文件类别 拟制、修改 审核 批准 管制部门一阶 质量手册 品质部主管 总经理 总经理 文控中心二阶 程序文件 部门主管 管理者代表 总经理 文控中心三阶 作业指导书 部门主管 部门主管 管理者代表文控中心 四阶 表单 部门主管 部门主管 部门主管 文控中心外来文件 提供单位 相关负责人 相关负责人 相关负责人 文控中心5.0 程序内容 5.1 文件编号、版本5.1.1 文件编号规则：号码共有九码,格式如下：Q/HC-XX-XX-XXX文件序号文件级别部门代码公司代码 质量体系 鸿川显示科技（深圳）有限公司文件管控程序文件编号Q/HC-HR-02-001文件版本A0质量体系程序生效日期2008-7-21页次3/65.1.2 代码表代码 含义 代码 含义 代码 含义 代码 含义Q 质量体系 HC 公司代码 QC 品质部 GC 工程部SC 生产部 YW 业务部 HR 人力资源部 CW 财务部 CG 采购部 PM PMC部01 一阶文件 02 二阶文件 03 三阶文件 04 四阶文件 5.1.3 文件序号：按文件制定顺序从001开始至999。5.1.4 文件版本:文件第一次发行皆为A0版,第一次修改时为A1，第二次修改时为A2，第三次修改时为A3第四次修改时，则整份文件换成B版，B版第一次修改时为B1，依此类推。5.2 基本要求5.2.1文件拟制应符合并覆盖所选标准或所选标准条款的要求。5.2.3 文件拟制应符合本公司的实际情况5.2.4 文件与文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。5.2.5文件的编写应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。5.2.6 文件编制应结构清晰、职责分明、文字简明、格式统一，文风一致。5.3文件编写格式规则 5.3.1程序文件封面包括：公司名称、文件名称、编号、版本号、文件页数、拟制部门、修改内容、修改人、部门会签、拟制人、审核人、批准人、生效日期、发行号、受控编号。5.3.2文件使用WORD拟制。5.3.3文字要求：宋体；程序名称：字体小三加粗，其它内容字体五号。5.3.4页边距：上、下2cm；左右1.5cm。5.3.5行距：1.5倍。5.4 文件编制5.4.1质量手册的编制 质量手册的结构：a)1.0前言b)2.0目录c)3.0职责与权限d)4.0发放范围e)5.0总则f)6.0公司概况g)7.0质量方针h)8.0质量目标鸿川显示科技（深圳）有限公司文件管控程序文件编号Q/HC-HR-02-001文件版本A0质量体系程序生效日期2008-7-21页次4/6I)9.0组织架构j)10.0质量管理体系k)11.0资源管理l)12.0产品实现m)13.0测量分析与改进5.4.2 二阶文件的编制 二阶文件正文部分结构:a)1.0目的b)2.0范围c)3.0定义d)4.0权责e)5.0程序内容f)6.0相关文件h)7.0相关表单i)8.0附件：管理流程图5.4.3 三阶文件的编制a)三阶文件含作业指导书、标准、规范、制度等。b)正文：可随文件性质不同而采用不同的格式，但必须按文件管控程序所涉行文、通用字体等相对规范、统一。5.4.4四阶文件的编制四阶文件包含各种质量记录。可随文件的性质及内容采用不同的格式，但必须文件管控程序所涉行文、通用字体等相对规范、统一。5.5 文件有效性控制5.5.1 文件分为受控原件和受控副本。受控原件经总经理批准签字并注明生效日期，同时作为复制用途；受控副本（原件的复印件）盖上“受控文件”印章，作为公司内使用的合法文件。5.5.2 文件若有不合现状处需要修改、增订，须填写文件修改申请单，经批准后方可进行修改 ，修改后的文件经总经理核准方可生效、发放。5.6 文件发放5.6.1 文件经批准后由人力资源部按统一发放,发放前在文件上盖上红色印章,收文部门在收文后在签名。5.7 文件保存、作废、回收和销毁 5.7.1 文件保存:经批准的质量手册、程序文件、作业指导书、作业规范、表单及外来文件均由人力资源部保管，并登录在文件清单中，根倨其重要性保存一至三年。5.7.2 文件作废:当有下列情形之一时,文件作废：鸿川显示科技（深圳）有限公司文件管控程序文件编号Q/HC-HR-02-001文件版本A0质量体系程序生效日期2008-7-21页次5/6a) 文件经修改发新版本时,被代替的旧版本作废；b) 声明作废的文件作废。 5.7.3 文件回收和销毁： a) 所有作废文件（正、副本）由人力资源部按文件发放/回收一览表统一回收和销毁；b) 逾期资料、记录，由保管部门自行销毁。5.8 文件补发5.8.1 文件如有遗失、破损应填写向人力资源部申请补发。5.8.2 破损文件由人力资源部回收销毁。6.0 相关文件6.1内部质量体系审核程序6.2 质量记录管理程序6.37.0相关表单7.1文件清单7.2文件发放/回收一览表7.3文件申请单8.