工程技术文件归档管理办法(新的未实施).doc

关于下发档案管理电子文件包的通知公司所属各单位、机关各部门：为了推进我公司档案管理的规范化、标准化，促进企业档案工作的整体建设，根据省公司规定及公司有关管理制度，经过有关人员编制、整理、讨论，拟定出一套档案管理电子文件包，现将此文件包下发各有关单位进行试行，希望各单位接到通知后认真组织有关人员学习，能够向公司档案室及时移交各类档。并将试行过程中存在的问题和有关意见、建议及时反馈至公司经理工作部档案室，以便继续完善和改进，提高公司的综合管理能力。此通知 二OO八年十一月目 录1、 企业档案管理办法-12、 工程档案竣工资料实施细则-3、 文件材料档案管理实施细则-4、 会计档案管理实施细则-工程档案竣工资料实施细则第一章 总 则第一条 施工技术文件是随电力建设工程实体的逐步完成而同时产生的重要成果。它是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录。它对不断总结和积累施工经验、提高施工工艺水平起着不可替代的作用。项目部、分公司等部门的技术档案应设专职人员管理，建立严格的管理制度和合理的运作程序，搞好自身建设，引入现代管理手段，适应施工技术管理工作的需要。第二条 编制依据：1、国家档案局国档发（1992）8号文建设项目（工程）档案验收办法；2、国家档案局档发（1984）4号文基本建设项目档案资料管理暂行规定；3、国家GB/T11822-89科学技术档案案卷构成的一般要求；4、原能源部源办（1991）231号文电力工业企业档案分类规则及分类表。第二章 职 责第二条 项目部部门管理职责（一） 工程管理部1、负责本工程全过程竣工资料的管理工作；2、负责所管辖范围内资料的收集、整理工作。（二） 安全监察部1、负责所管辖范围内职业健康安全和环境活动资料的收集整理工作；2、负责职业健康安全和环境体系活动资料收集整理的监督、指导工作。（三） 物资管理部1、负责所采购物资合格证件的收集整理和移交工作；2、负责物资管理体系竣工资料收集整理的监督、指导工作；3、负责所采购物资用材跟踪抄件的编制工作；4、负责本部门物资管理活动资料的收集整理工作。（四） 机械管理部1、负责项目机械管理活动资料的收集整理工作；2、负责机械管理体系竣工资料收集整理的监督、指导工作。（五） 经营管理部1、负责项目经营管理活动资料的收集整理工作；2、负责经营管理体系竣工资料收集整理的监督、指导工作。（六） 综合管理部1、负责项目综合管理活动资料的收集整理工作；2、负责综合管理体系竣工资料收集整理的监督、指导工作。（七） 分公司1、负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）。2、负责提交分部试运记录及验收签证书。3、负责提交分部（单体、分系统）试运记录及验收签证书。4、负责提交从开工至移交试生产前所有设备的消缺、修复与更换记录、设备消缺率的统计。（1）负责编制竣工文件，份数为一份。（2）负责分部试运（方案、措施）文件的整理。（3）负责设备调试文件的收集和整理。（4）负责提交建设期的工作联系单及工程总结。（5）负责施工过程中声像资料的整理和移交。（八） 试验室1、负责提交试验项目、调试方案、措施、验收签证记录与调试报告等。2、负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。3、负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。第三章 归档文件质量要求及归档时间第三条 归档的施工资料应为原件，因各种原因不能使用原件时，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字和注明时间。第四条 施工资料的内容及质量必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。第五条 施工资料的内容真实、准确、完整，与工程施工同步，与工程实际相符合。第六条 施工资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水、中性笔等。第七条 施工资料应字迹清楚，图样清晰、图表整洁，签字盖章齐全，手续完备。计算机打印的施工资料应采用手工签名方式，签名必须亲笔签全名并带日期，签字应易于辨认，不能用盖章或打印代替。第八条 竣工资料中文字资料幅面尺寸规格应为A4幅面（210297）。图纸应采用国家标准图幅。小于A4幅面的资料要用A4白纸（210297）衬托。 第九条 施工资料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得采用计算机出图的复印件。第十条 施工资料的填写和编制应符合计算机输入的要求。第十一条 在项目工程168试运后，公司工程质量部、档案室根据验收考核标准审核后（附件 ），由项目工程部30天内移交公司档案室，移交清册一式两份，并附电子版一份。 附件：施工资料归档主要内容、责任单位及要求施工资料归档主要内容、责任单位及要求序号技 术 资 料内 容收 檔单 位管理责任单 位填报整理责任单位1开工报告项目工程部项目工程部项目工程部专业分公司2竣工报告项目工程部项目工程部项目工程部专业分公司3交接签证书项目工程部项目工程部专业分公司4原材料（主材、铺材）合格证和出厂质量证明项目工程部项目物资部专业分公司项目物资部5构配件（材质证明书、合格证、检验证明）项目工程部项目工程部项目物资部专业分公司项目物资部项目工程部6金属、建筑材料试验及检查报告、试验记录项目工程部各试验室专业分公司各试验室7用材跟踪记录项目工程部项目物资部专业分公司8工程质量自检评定记录、质量评定签证、评定书（单位分部分项）项目工程部项目质量部专业分公司9隐蔽工程中间检查、验收签证与记录项目工程部项目质量部专业分公司10施工技术记录项目工程部项目工程部专业分公司11预应力砼输水管线垒底及基础工程验收记录项目工程部项目质量部专业分公司12管道水压检验记录项目工程部项目质量部专业分公司13施工过程中的缺陷、质量问题处理，分析与结论性文件项目工程部项目质量部项目质量部专业分公司14工程联系单，材料代用审批单 项目工程部项目工程部项目工程部专业分公司15图纸会审记录，有关技术会议记录和纪要项目工程部项目工程部项目工程部专业分公司16电气、热工仪表调试报告项目工程部各试验室专业分公司调 试17建、构筑物地基审底和地基处理（包括打桩）记录项目工程部项目质量部设计院18建、构筑物或大型设备主要轴线定位放线测量记录，沉降观察记录，高程控制记录及水准点一览表项目工程部项目质量部项目质量部19主设备产品出厂合格证、说明书，总装、试验记录、手册、图纸等技术文件项目工程部项目物资部项目物资部20施工及试运期间设备消缺、修补与更换记录、设备消缺率的统计项目工程部项目质量部项目质量部21主设备及主要辅助设备台帐项目工程部项目质量部项目物资部21备品、备件、专用工具交接清单项目工程部项目物资部项目物资部23开箱检验记录，装箱清单项目工程部项目物资部项目物资部24设备安装技术记录和签证（包括汽机扣大盖，发电机抽转子，变压器吊芯检查与电机，变压器干燥记录）项目工程部项目工程部专业分公司25热工和电气的仪表、保护、自动、控制装置检验记录项目工程部各试验室专业分公司26电缆敷设原始安装记录（包括接头位置路径）项目工程部项目工程部专业分公司27主、再热蒸汽和主给水管道支吊架弹簧安装高度记录项目工程部项目工程部专业分公司28注明蠕胀测点，监查管段、膨胀指示器、焊口及支架位置的主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统的单线立体图项目工程部项目工程部专业分公司29焊接、热处理、检验记录和图表，探伤底片、校验报告项目工程部各试验室专业分公司金 相30焊接工艺评定书，质量评定及总结项目工程部各试验室专业分公司31施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证（死循环）项目工程部项目质量部项目质量部专业分公司32合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录项目工程部各试验室专业分公司33重要的施工材料（如焊接、保温、蓄电池材质、机油、变压器油等性能证件，抽样化验记录和报告）项目工程部项目物资部各试验室专业分公司34分部试运方案或措施、记录与报告（含接地电阻）、签证项目工程部项目工程部专业分公司35前的各级质量检查验收记录与签证项目工程部项目质量部专业分公司36经上级质监站检查的项目、结果、评价及其它有关文件项目工程部项目质量部项目质量部37工程合同、协议、招投标文件（含与甲方、项目与分公司、分包方、外委件、材料等以及租赁文件等项目工程部项目经营部项目综合部专业分公司项目经营部项目综合部38外文技术资料与译文项目工程部项目工程部 筹建处39工程声像（片）材料项目工程部项目工程部项目综合部项目工程部项目综合部40工程技术交底（四级）项目工程部项目工程部专业分公司41分部试运及设备代管签证卡项目工程部项目工程部各负责人42分系统调试质量签证项目工程部项目工程部专业分公司43项目管理目标责任书；项目考核评价报告；项目管理规划大纲；项目管理实施规划；项目管理制度等项目工程部项目综合部项目综合部44工程预算、结算、决算书、结算报告等；工程定额项目工程部项目经营部项目经营部专业分公司45质量管理体系文件、质量计划等项目工程部项目工程部项目工程部项目质量部专业分公司46推广四新的试验、采用和改进记录项目工程部项目工程部项目工程部专业分公司47竣工技术资料汇编制项目工程部项目工程部项目工程部48各阶段的质量监督检查报告项目工程部项目质检部项目质检部49工程技术总结项目工程部项目工程部专业分公司项目工程部50工程创优评定公司工程部项目质量部项目工程部51 与制造，设计单位往来文件项目工程部项目工程部项目工程部项目综合部52工程监理资料项目工程部项目工程部专业分公司项目工程部53工程项目组织机构及负责人名单项目工程部项目综合部项目综合部54质量回访纪要项目工程部项目质量部项目质量部55各专业质量检验划分表项目工程部项目质量部项目质量部56试生产后的监督检查报告项目工程部项目质量部项目质量部57工程移交单位工程一览表项目工程部项目质量部项目质量部58施工中获得的各种奖项项目工程部项目质量部项目质量部59业主签认的资料移交总目录项目工程部项目工程部项目工程部60试运纪录本项目工程部项目工程部项目工程部第四章 组卷原则第十三条 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程开工顺序组卷。施工文件可按事项、专业、阶段等组卷。第十四条 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。第十五条 案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。第十六条 案卷不宜过厚，每卷厚度约为200页左右，一般不超过40mm。第五章 施工文件的组卷方法第十七条 案卷的排列顺序及格式1、卷内目录、资料正文、卷内备考表的顺序排列。 2、页号的编写案卷内技术材料均须在有书写内容的页面编写页号。卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编页号。文件材料以一册为单位，从正文起用阿拉伯数字1开始。页号编写的位置：用铅笔在正面的右下角、反面的左下角编写页号。竣工图的编号保持原图的编号顺序。3、卷内目录排列在案卷技术文件材料的首页之前，由每一小卷的名称按顺序组成。序号用阿拉伯数字从1起依次标注。文件编号填写文件的文号或图纸的图号。责任者填写技术文件材料的直接编制部门或主要责任者。文件材料题名亦称文件标题，填写技术文件材料标题的全称。日期填写文件形成的日期，年月日用八位数填写。例如：20081105。页次填写文件卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。终止页码要填写齐全（卷内目录），如 200 192 205 192 卷内目录样式见附件：（ ）4、卷内备考表的编制用国家编制的标准格式，书写内容打印机打印。填写本卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷使用过程中要说明的问题，没有的画。卷内备考表排列在卷内技术文件材料的尾页之后，其格式见附件（ ）。第十八条 资料正文的编制1、竣工资料正文材料组卷，排序顺序（以单位工程为例）（1）工程概况（附工程总结）（2）开工报告（3）竣工报告（4）竣工交接签证（5）上级质监站检查评价（6）图纸会审与技术交底资料（7）重要项目施工技术措施及组织措施（8）设计修改变更、材料代用（9）工作联系单（10）不合格品处理联系单（11）工程质量验评记录（12）施工、安装技术记录及签证（13）施工试验报告（14）不符合项及重大质量问题处理报告（15）施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录及签证（16）原材料、半成品设备出厂合格证和试验报告（17）监理文件（18）声像文件（19）其他（20）分部试验方案、记录、验收签证和报告2、组卷方法竣工资料汇编时，须按专业汇总，按类装订成册（一册不超过200页左右，若资料较少，允许合并装订）。各册的题名要准确地反映卷内的内容和特征，禁止使用一、二、三等作为分册内容。第十九条 竣工资料的印制规定1、案卷内技术文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。2、竣工资料编制中的文字须用仿宋体微机打印或黑色碳素墨水书写。3、案卷技术文件材料应为A4幅面（297mm210mm）70克白色书写纸，并在左边预留出25 mm的装订空白。小于标准幅面的资料要粘贴在A4规格复印纸上；大于标准幅面的要折叠成A4规格；原件下边及右边须与标准幅面对齐。4、所有文字资料均要去除金属装订物，案卷的装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和使用并装盒。装订厚度可为10mm、20mm、30三种规格，厚度超过30 mm的应分册。档案盒及卷皮由档案室提供。第七章 案卷封面、卷盒正面和脊背第十九条 案卷封面、卷盒正面和脊背的内容应包括：档号、档案馆（室）号、缩微号、案卷题名、编制单位、起止日期（编制单位）、密级、保管期限、共几卷、第几卷。1、案卷封面需填写的内容：（1）档号工程代号+工期代号+机组代号+分类号+案卷号（刻数字章，四号宋体）（2）编制单位XXX项目部。（刻章，四号宋体）（3）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期（168小时后的日期，由项目部统一编写）。（4）保管期限长期（刻章，四号宋体）。2、卷盒正面需填写的内容：卷盒填写的内容和案卷封面填写的内容一样，照此填写就行了。3、卷盒脊背需填写的内容：在档号上面填长期（盖章）；档号下面第一格填：工程代号+工期代号+机组代号（盖章）；第二格：分类号+专业代号（盖章）；第五格：大流水号（由项目部最后把整个工程技术档案按分类顺序排列的顺序号001、002、003以此类推，盖章），案卷题名下面需填写：前面空二个字，用碳素笔用正规的宋体字填写，从右向左，先写XX几号机，再空一格，把卷内目录的主要内容反映出来。注：没有写的就不要填了。 案卷封面、卷盒及脊背样式见附见（ ）移交目录清册、案卷目录附件目录：附件1 工程档案卷编号的编制方法附件2 施工文件的分类附件3 卷内目录格式附件4 卷内备考表格式附件5 工程验收表附件5 卷内封面格式附件6 卷盒正面、脊背格式附件7 施工资料归档内容表格格式附件1工程档案卷编号的编制方法一、档号由目录代号、分类号和案卷组成。（档号：工程代号+工期代号+机组代号+分类号+专业代号+案卷号）XX X X - XXX X XX 案卷号（使用01-99标识） 专业代号 分类号机组代号（或标段号）工期代号 工程代号1、目录代号由四位数组成：第一、二位代表工程代号，第三位代表工期代号，第四位代表机组代号，公用系统采用0标识，1号机组采用1标识，2#机组采用2标识，以此类推。2、分类号由四位数组成，前三位是分类号，后一位是专业号。3、案卷号由二位数组成，使用01-99标识。附件2施工文件分类6产品（工程）60工程建设综合600与业主、监理、调试、设计、制造单位往来文件601会议纪要（工程前期施工会议纪要、技术会议文件、重要技术决定文件）602工程阶段性汇报、考核603项目管理目标责任书604项目管理制度（包括施工技术管理制度等各项管理制度）605项目管理规划大纲、项目管理实施规划、项目考核评价报告等。606 工程项目施工管理组织机构及负责人名单。61工程管理610工程合同、协议、招投标文件（含与甲方、项目与分公司、分包方、外委件、材料以及租赁等文件）611工程预算、结算、决算书、结算报告等612工程定额613安全工作62工程施工620开工文件材料（开工报告、施工图会审、技术交底记录等）6201 土建专业（包括常规消防水）6202 锅炉、燃料、除灰、保温6203 汽机、管道、供水6204 电气专业（包括火灾报警）6205 热控专业6206 焊接、金属专业621施工组织设计纲要、施工组织总设计（施工组织设计或施工组织措施计划）、专业施工组织设计、质量管理体系文件、质量计划等（含施工工艺卡片）、验收项目划分表、调试大纲 6210 项目部6211 土建专业6212 锅炉、燃料、除灰6213 汽机、管道、供水6214 电气专业6215 热控专业6216 焊接、金属专业6217 起重专业622 施工技术措施和施工方案6220 项目部6221 土建专业6222 锅炉、燃料、除灰6223 汽机、管道、供水6224 电气专业6225 热控专业6226 焊接、金属专业6227 起重、搅拌站623 施工记录（含工程测试、原材料检验、工程质检评定、质量问题处理、监理工作联络单或问题通知书及回执、缺陷处理、工程监理、质量监督检查报告、合格证、评定表、质量回访记录、）6231 土建专业6232 锅炉、燃料、除灰6233 汽机、管道、供水6234 电气专业6235 热控专业6236 焊接、金属专业 6237 土建试验室6238 物资管理6239 分部试运记录及验收签证卡6240 质量回访记录 624 设计变更、变更设计（含工程洽商单、材料代用核定审批）6241 土建专业