文件控制程序(HBG-0-B-0).doc

编号: HBG02-01-B-0文件控制程序编制丁平峰江苏宏宝五金股份有限公司审核批准1 目的通过对管理体系运行的有关文件实施控制，确保相关场合所使用文件的适用性和有效性。2 适用范围本程序适用于与管理体系运行有关的文件的控制。3 职责3.1 办公室负责管理手册的编制工作。3.2 各相关部门负责与本部门有关的程序文件的编制。3.3 档案室负责文件的归档、借阅等管理工作。3.4 办公室负责管理体系文件、公司管理制度和适用的外来文件的控制和管理。3.5 技术研发部负责技术文件的收集、汇总和存档工作。3.6 各职能部门负责本部门与体系运行有关文件的控制和管理工作。4 工作程序4.1 文件的分类和编号4.1.1 文件的范围和分类管理体系文件：综合手册、程序文件、作业指导书及记录表式等；公司管理类文件：包括技术标准、工艺规程（规范）及管理制度等文件；外来文件：法律、法规、标准及各种外来文件。4.1.2 文件的标识方法A、管理手册的标识HBG01-B-0其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司 01 代表第一层次文件（综合手册） B 代表版本号 0 代表修订号B、程序文件代号HBG02-B-0其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司 02 代表第二层次文件（程序文件） B 代表版本号 0 代表修订号C、规章制度代号 XXX03-001-0其中：XXX代表部门代号（注1） 03 代表第三层次文件 001代表序列号 0 代表修订号D、记录的标识XXX-XX其中：XXX代表部门代号（注1） XX 代表记录编号注1：部门代号为：办公室(包括信息中心、档案室)HBB；采购部HBG；财务部HBC；营销部HBX；设备科HBS；计划科HBD；技术科HBJ；品管部HBZ；研发部HBY；投资发展部HBE。4.2 文件的编制4.2.1 管理手册由管理者代表组织办公室进行编制。4.2.2 程序文件由各相关职能部门负责编制。4.2.2 技术性文件由技术研发部负责编制，如产品企业标准、检测规范、工艺规程、操作规程、作业指导书等。4.2.3 公司企业管理文件、规章制度等由办公室负责组织编制。4.2.4 其它文件如质量、生产、设备、计量、财务、贸易、能源、环保、安全、卫生等由各相关部门负责编制。4.2.5 文件的编制必须规范、适用、完整和统一，并按4.1.2规定进行标识。4.2.6 文件编制后，应规定其版次、发布、实施日期等内容。4.3 文件的审核、批准4.3.1 管理手册由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2 程序文件由办公室负责审核，由管理者代表批准。4.3.3 技术性文件由技术科负责人或专业技术人员进行审核，报技术研发部主管批准。4.3.4 设备管理类文件由设备科负责人审核，报制造部负责人批准。4.3.5 企业管理类文件由办公室审核，报总经理批准。4.3.6 其它文件经相关部门负责人会审后，由主管部门负责人批准。4.3.7 对直接应用于生产、检验的各类外部技术文件，要经技术研发部负责人批准。4.4 文件的发放4.4.1 文件发放部门应对文件规定其控制性质（分“受控”和“非受控”两种状态），对受控文件发放前应加盖“受控”印章予以标识。4.4.2 受控文件发放时，由主管部门确定发放范围，办公室按规定范围进行发放，文件领用人应在文件发放、回收登记表上签收。4.4.3 当文件破损严重影响使用时，文件领用人应到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，并要在原发放登记表上注明更换日期，有分发号的仍沿用原文件发放号，并将破损文件加盖“作废“章，按4.9执行。4.4.4 当文件使用人文件丢失后，应到文件主管部门申请领用手续，并在原发放登记表上注明丢失和补发日期。4.4.6 外来文件的发放参照上述条款执行。4.5 文件的复印4.5.1 一般性及非保密性文件需复印时，由专人进行复印。对于保密性文件的复印，应由办公室负责人同意后方可复印。4.6 文件的管理4.6.1 各部门要对本部门内使用的文件加强管理，确保在现场使用的是相应文件的有效版本。档案室负责文件的归档管理工作，并要在档案资料移交清单上作好记录。4.6.2 受控文件由部门负责人、档案员或文件使用人妥善保管，确保文件保持清晰、易于识别，不得随意借阅和涂改。4.6.3 文件持有者因故调动工作时，由双方办理移交手续。4.6.4 公司员工需借阅文件时，需经档案管理员同意，并在借阅登记表上签字登记后即可借阅。4.6.5 对非公司员工需外借文件的，必须经办公室审定借阅内容、范围、时间，经批准同意后方可借阅。4.7 文件的评审4.7.1 对于在各种场合下，评审不合格项所采取纠正和预防措施，并审定是否需要修改文件，若需修改。按4.8执行。4.7.2 在管理体系的内部审核和管理评审中。若发现管理体系文件不适宜时应提出文件评审，若需修改，按4.8执行。4.8 文件的更改和换版4.8.1 发行的文件不适用时，由原文件编制部门提出申请，经主管部门同意后，由文件编制部门进行修改。4.8.2 如合同有规定时，文件更改应征得顾客的同意。4.8.3 文件修改后，由编制部门按文件发放、回收登记表上原发放名单，对受控文件在规定时限内逐一实施更改，同时，需更改存档文件。4.8.4 文件的更改可根据情况采用下列三种方法之一：a、 采用附页更改的方式，文件持有者签收更改页，并纳入文件中；b、 采用换页更改的方式，将文件原页抽掉并由发放部门回收，纳入更改页，但需注明版次或更改次数。c、 采用在原文件上进行更改的方式，文件持有者在原文件上进行更改，必要时注明更改人、日期。4.8.5 对4.8.4中a、b更改后的发放，需在文件发放、回收登记表上，由收到更改页的人签字确认。4.8.6 文件一般经四次更改后或进行了大幅度的修改时作换版。原版次文件作废，按4.9作废和销毁条款执行。4.9 文件的作废和销毁4.9.1 有下列情况之一的文件可作“作废”处理：a、 多次修改已换版的；b、 破损严重需重新更换的；c、 已过有效使用期限的；d、 由于各种原因已失效的或失去使用价值的。4.9.2 文件“作废”后，由档案室或主管部门收回所有“受控”版本，划掉“受控”章，加盖“作废”章，并在文件发放、回收登记表上作用好记录，回收的作废文件，一律加盖“作废”章，以防止误用。4.9.3 对于因法律或积累知识的目的需要保存已作废的文件，应加盖“参考”图样章，作好标识，由档案室妥善保管。4.9.4 除4.9.3外的所有作废文件，应经主管部门负责人签字批准后在主管部门指定专人在场监督的情况下一律予以销毁，并填写在销毁记录表上。4.10 对电子文件应经相关主管审核后设置密码，如需发放需经相关主管批准后方可发出，发出按4.4.2执行