对账管理办法.doc

工作指引文件编号：WI-FIN-006版 本：04文件名称：对帐管理办法编制日期版本修改内容编制人2004-02-122004-08-242005-10-222008-08-202009-07-070001020304初版增加供应商月结货款审核、支付内容修改应付账款付款期间修改第1.0,3.1.1,3.1.2,3.1.3,3.1.4,3.1.5,3.1.6,3.1.7,3.1.8修改第3.1.4对账时间由“财务部每三天核对一次”改为：“财务部每天核对一次”修改3.1出货、销售对账、货款回收3.1.5、3.1.6；修改3.2应付账款的对账、审批、支付3.3.2、3.2.6、3.2.9。王 敏王 敏 熊洪军杨 婕朱娘英 分发部门 总经办市场部生产部技术部品质部PMC部财务部管理部编制： 审核： 审批： 目的:为了能按时收回货款，确保销售收入的确认及时、准确、完整以及加强对应付款项的支付管理特制定本办法。范围:本流程适用于公司市场部、物料部、管理部、财务部。内容:1.1出货、销售对账、货款回收： 1.1.1 每日出货前，市场专员必须在出货单上签名确认方可出货，如本人外出，可由代理人代为处理。市场部保留一联出货单做销售统计分析。1.1.2市场部每天与仓库核对前一天的出货记录，每天上午9:00点前将前一天的销售登录到销售汇总表上；1.1.3市场部销售汇总表中的模具收入应以当月通过FA为标准，确认为当月收入。对于当月没有通过FA模具，如模具主体已完工，达到预计可使用状态，通过公司的内部验收合格。如需确认为当月收入，则需经总经理特批的书面文件的原件给到财务方可确认为当月收入。现收、分摊、免费开模具收入须按原币别分栏核算，在汇总数据中按财务部提供的汇率来折算成RMB为记账本位币汇总。免费及分摊开模费用分摊到产品中，若未在可行性报告中说明分摊时间、数量的，需提供一份经总经理审批后的文件原件给到财务部，文件中需列明分摊数量、时间等相关信息。1.1.4仓库每天上午8:30前将前一天的出货单交财务部, 财务部每天核对一次市场部的销售汇总表，对销售收入的及时性、准确性、完整性进行审核，无误需签名确认。 1.1.5市场部根据与财务核对无误相关信息包括：（交货数量、单价）等信息，制成书面对账单结合客户方的结账期与客户采购对账，请客户方核对后确认回签，每月3号前须完成。回签的对账单原件给财务部作为开发票，收款的依据。市场部留存对账单复印件备查。财务部会根据核对无误客户方采购或财务回签的对账单来确认销售收入（如电子邮件确认的客户，需将客户邮件打印作为附件），以保证每月销售额的正确性、完整性。1.1.6 财务部根据市场部提供的客户方采购或财务核对确认无误回签的对账单来开增值税发票或INVOICE、出口发票，如与客户采购或财务核对过的数据我司的数据不符，则要市场部与客户采购或财务再次核对，直到正确，每月5号前须完成。如市场部没有在规定的时间内与客户采购对好帐并将对账单给到财务，财务无法及时开、寄发票给到客户，造成货款无法按时收回，则由市场部负责。1.1.7 财务部出纳每天查询货款到帐情况，每收到客户一笔货款，则及时登录在财务部服务器（FIANCE/PUBLIC）上的文件夹：市场部共享/应收帐款预算上，市场部应自觉关注财务部的收款情况，如有异常应及时跟催货款，并将跟催货款的过程抄送给到财务部。同时，财务部对于已到收款时间未收到的货款，也要及时反映给市场部及上级领导，并跟催客户财务部付款。1.1.8 对于一些平时付款较准时、有规律的客户，财务会提前催款;对于一些平时付款不准时，拖欠的客户，会以书面或EMAIL的形式通知市场部，加大力度催收货款，必要时采取相应措施。市场部、财务部无法跟催过期货款，由财务部、市场部呈报董事长帮助处理。1.2应付账款的对账、审批、支付：1.2.1供应商每月26-27日提供上月26至当月25日送货的对账单，同采购核对当月送货金额。超过此对账期，当月销售并为下月销售结算。1.2.2采购部每月26-28日将已与供应商对账OK并签名确认的对账单（对账单上须注明月结天数，税票种类等）给到财务部核对；超过此对账期，财务部不再接收逾期的对帐，做到当月清，特殊情况需采购出内部联络单，经董事长批准，财务方可补对帐，但付款时间需按对帐时间算起。1.2.3财务部于次月5号下班之前（遇周末，顺延两天）将已核对无误的对账单原件给回采购，对于有问题的对账单，可同采购、仓库共同核对、确认，直到对账单核对无误、确认应付账款金额。 1.2.4 物料部、管理部每月20日将供应商月结请款资料（并附上一份汇总表）提供给财务部审核，超过此期间，并为下月付款期间运作。1.2.5财务部每月21-26日审核，需支票支付的填写支票申请单。审核程序：每月21-22日核对未付金额、付款期限、总额是否正确，附列单据是否齐全，审核无误后转交出纳填写支票申请单和支票（每月25-26日完成）。填写的支票申请单和支票附带请款资料，再交回财务负责人签字确认。1.2.6 经财务负责人审核签字的采购请款资料及付款资料，于每月28日至次月的3日交董事长审批，财务部需跟催董事长审批结果。3.2.7 财务部积极筹划资金，在正常情况下，每月5-8日支付董事长审批的供应商货款（节假日顺延）。1.2.8采购提供应商请款资料明细为：有效订单原件或月结对账单原件、发票，并填写请款单。请款资料有误的，财务部有权将请款资料退还给物料部将资料补齐，不能补齐的，当月可以拒付到期货款。1.2.9 5-8号财务部出纳负责支付供应商货款。出纳会在支付期间5-8日，进行支付。对于逾期未来取款的供应商