镇江港务集团有限公司协同办公系统使用管理办法[1].doc

镇江港务集团有限公司协同办公系统使用管理办法为规范集团公司协同办公系统（以下简称“OA系统”）的使用和管理，确保OA系统安全、畅通地运行，充分发挥系统的作用，提高工作效率，特制定本管理办法。第一章 总则第一条 集团OA系统提供的主要功能包括：1、协同办公（包括“工作流程”栏目）；2、公文管理（包括“发文管理”、“收文管理”功能）；3、电子邮件（包括“内部邮件”、“企业邮箱”功能）；4、信息发布（包括“信息资料”栏目）；5、内部交流（包括“单位主页”、“论坛”栏目）；6、常用工具（包括“RTX腾讯通”功能）；7、其他。以上功能旨在实现集团公文、信息的无纸化传输以及内部信息的交流共享，规范工作流程，提高机关办公效率。第二条 从2010年6月1日OA系统正式运行之日起，集团内部原则上实现无纸化办公，集团总部的所有文件均应以电子文件形式运行。除对外报送文件、发函、存档等可根据需要印制少量纸质文件以外，集团机关内部、集团总部与基层单位之间一般不再进行各类纸质文件的交换传递。集团总部的各类通知公告、新闻、信息资料等应通过OA系统及时进行发布。 第二章 职责第三条 集团信息中心是OA系统的技术支持部门。负责该系统的维护和管理，保证系统安全，为集团公司用户使用OA系统提供指导、培训和技术支持服务，协助各部门（单位）工作流程的定制、推广、使用、优化。第四条 集团办公室是OA系统的监督管理部门。负责制定收发电子公文与信息流转的管理制度与具体工作规范，负责集团首页板块的调整与定制，负责OA系统推广应用的督查督办。具体负责“通知公告”内容发布。第五条 集团发展计划部负责“信息资料”子栏目的建立与优化，统筹确定机关各部室需要发布的项目。集团党委工作部负责“我的论坛”板块的建设与维护管理。第六条 集团机关各部室对集团公文流程以及本部门管辖范围内的所有项目（包括工作流程、信息资料、单位主页）等负有推广应用责任。各单位对本公司内公文流程、单位主页项目等负有推广应用责任。第七条 在某一具体工作流程的流转过程中，发起部门（单位）和主办人员应根据公文的缓急程度，主动对所发送公文的接收情况进行检查，并负责对该流程的全程流转进行催办，发现问题及时与有关人员联系。第八条 集团各部门（单位）应确定本部门（单位）OA系统推进员1名并报信息中心备案，如遇人员变化需及时知会信息中心。各部门（单位）系统推进员的职责是：1、负责指导本部门（单位）OA系统的日常运行；2、负责OA系统运行与集团信息中心的各类衔接工作；3、负责反馈OA系统在本部门（单位）使用过程中出现的问题。第九条 集团机关各部室、各分、子公司负责人、基层单位二级机关负责人应熟练掌握发文、转发、签呈等流程，避免误发、错发情况的发生。所有OA系统用户应加强操作学习，熟悉OA系统使用管理规定。第三章 系统管理第十条 各部门（单位）下列事项，应由本部门（单位）系统推进员负责通过OA系统流程向集团信息中心提出申请，经审核批准后具体办理。1、各部门（单位）新进人员需开设新用户帐号；2、原用户出现变更、撤销等需在OA系统中做相应处理；3、本部门（单位）OA用户因岗位调整需调整权限；4、本部门需新增或变更工作流程；5、部门（单位）电子印章新制或变更。其中，部门（单位）新制、变更电子印章的，需经集团办公室批准同意。 第十一条 OA系统用户在本人办公室工作时间内应保持开机登录OA系统状态，所有OA系统用户必须尽可能坚持每天上、下午登录系统查看文件各一次（建议一上班时间），保证及时查看通知公告、待阅文件、邮件，及时处理待办文件。如果因未阅读而造成工作延误，相关责任由本人承担。OA系统用户如因出差等原因无法办理文件，应指定授权的公文代办人代为办理或通过外网远程访问直接办理。外网远程访问OA系统的登陆方式为：,也可通过登陆集团公司门户网站后点击“协同办公”链接来远程访问OA系统。第十二条 集团电子公文文种、格式、内容等的审核把关由发文主办部室负责，电子公文要力求细节规范，发文拟稿中，正文与附件的字体、字号为仿宋、小三号，标题的字体、字号为黑体、小二号（或三号），行间距设置为固定值25。第十三条 集团总部层面的收文，如有电子文件则按电子公文流程处理，如无电子文件则暂仍以纸质文件传阅。集团总部层面无法通过网络对外抄、报的各类公文，承办部室应及时以纸质公文形式寄送相关单位。第十四条 各基层单位要充分利用OA系统接收、转发集团电子公文以及上报本单位电子公文与签呈，本单位内部要尽可能减少或取消各类纸质文件的交换传递。各基层单位接收电子公文要按常规收文方式进行登记。各单位在公文、签呈流转中如带有不方便进行电子化处理的附件（如图纸等）的，附件可按纸质方式进行传送，正文仍以电子形式发送。第十五条 集团电子公文存档采用两种方式并行。一是集团及基层公司办公室文书应负责及时将“发文管理”、“签呈”中的发文稿纸、正文、附件等打印后，按纸质文件的常规要求进行归档。二是集团办公室对OA系统上的电子公文原则上每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。集团办公室应充分利用OA系统档案管理功能，将各类公文与流程进行分类归档管理，逐步实现电子档的借阅管理。第十六条 OA系统各用户应在本人帐号个人资料上登记自己的手机号码，以便于使用OA系统的用户短消息通知功能，各用户如手机换号应及时通知本单位系统推进员，向信息中心提出变更。第十七条 发送重要邮件（如会议通知等）时，主题的填写必须准确、清晰、明了，以便OA系统短消息通知当事人时不发生歧义。发生急办或重大信息，除在OA上进行发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通、传递。第十八条 集团鼓励员工通过“RTX腾讯通”日常工作交流工具进行工作事项交流，传递各种文档。鼓励各单位、部门员工将工作中积累的知识、经验、建议到内部论坛的相应版块中进行发布。第四章 系统安全与保密第十九条 接入OA系统运行的电脑，应安装杀毒软件，应尽量减少使用或不用外来存储设备，确实需要使用的，事先应予以检测，以防病毒入侵。第二十条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，用户首次登录系统时应及时更换密码。由于密码外泄造成的任何损失，由使用者本人承担。第二十一条 对本部门负责发布的信息或拟提供给相关发布部门进行OA发布的信息，部门主要负责人要审核在前，对内容的正确性、涉密性要负全责，对于信息的发布范围、内容是否可下载或打印等要在发布前事先考虑清楚，未经部门主要负责人审核的信息，相关发布部门不得擅自发布。第二十二条 对OA系统上的工作流程、信息资料两栏目，应事先设置权限。权限包括上传（含发起、发布）、共享（含内容浏览、下载、打印）和变更（含内容更改、删除）等。集团信息中心应负责收集各部门（单位）关于各自管辖范围内所有工作流程、信息发布的权限设置建议，经集团分管领导批准后，进行系统设置，不得随意开放权限。工作流程执行中或执行完毕的内容如需更改和删除，应由本部门（单位）负责人与集团信息中心联系协调处理，涉及到集团考核、各种集团发文等重要事项须由本部门主要负责人向集团提出申请（流程记录变更处理申请），集团信息中心根据审批结果进行系统处理，所有变更记录保留备查。第二十三条 所有用户应按规定权限浏览和使用系统所提供的信息。非经他人同意，不得非法使用他人的用户名登陆系统，不得通过非法操作删除不属于自己的办公信息,不得访问未经授权的办公信息,不得干扰其他用户和破坏系统服务，不得在系统上传播不健康信息，不得将带毒文档导入系统。第二十四条 在OA系统上发布或流转的文件、信息、资料、邮件等必须严格按照集团保密管理规定执行。第二十五条 所有的电子签章应严格建立与实物印鉴相一致的保管人制度。电子签章保管人分为两种：公文传递中的电子签章保管人一般为各单位文书，保管人应及时更换电子签章密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的后果由该保管人负责。报告、签呈传递中的电子签章保管人一般为各单位、部门主要负责人，保管人应对盖章后报告、签呈进行只读锁定，确保原文送达。第五章 系统维护第二十六条 集团信息中心负责定期对服务器进行检查，定期做好系统备份，保证公文、信息的正常流转，落实系统应急处理预案。各单位、部门因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向信息中心反馈。信息中心应在第一时间组织力量排除系统故障，同时报告集团分管领导。如OA系统出现故障较短时间内无法排除，应启用备用系统。如OA系统24小时内仍无法正常使用，由集团办公室通知各使用单位，暂时按照纸质文件进行操作，保障各单位正常办公。 第六章 罚则第二十七条 不按规定使用OA系统，导致系统信息的接收、处理、传送等运转环节不正常，情节相对轻微的，对相关责任人及所