大学生计算机科学基础之操作实训篇（下册）---用excel制作电子表格.ppt

第6章用Excel制作电子表格 主编 杨绍增 制作 魏铁进 2009年8月 欢迎学习 6 1建立电子表格6 2编辑工作表6 3工作簿中工作表的管理6 4使用公式和函数6 5用数据生成图表6 6数据管理与分析6 7工作表的格式化与打印设置6 8数据安全 学习内容 Toc234463586 Toc234463591 学习目的与要求 掌握基础知识 基本概念和基本操作 学会运用公式和函数 制作各类电子表格 熟悉数据清单的各种操作 重点 制作电子表格 并利用公式和函数进行各种运算 难点 公式和函数相对引用和绝对引用 数据清单 学习重点与难点 6 1建立电子表格 6 1 1创建一个空白工作簿6 1 2向工作表输入数据 6 1 1创建一个空白工作簿 在 开始 菜单中启动Excel软件 Excel将自动产生一个新的工作簿Book1 一个工作簿可以由一张或多张工作表组成 一个工作簿最多有255张工作表 默认情况下 Excel为每个新建工作簿创建3张工作表 标签名分别为Sheet1 Sheet2和Sheet3 选择 文件 菜单中的 新建 选项 在启动的任务窗格中 单击 空白工作簿 也可创建空白工作簿 6 1 2向工作表输入数据 1 字符型数据的输入在单元格中输入字符串时 只需逐字符输入 输入完毕后按光标移动键 按Enter键或单击编辑栏上的 按钮确认 输入数字字符 如编号 电话号码 邮政编码 时 需在数字字符之前加单引号 如 01 然后选择 忽略错误 或使用 01 形式输入 也可以先字符格式再输入 2 日期和时间型数据的输入输入日期时可以采用如下形式 以2008年10月10日为例 08 10 10或2008 10 10 2008 10 10 10 OCT 08 10 OCT 08 若按Ctrl 键 可取当前日期 日期在Excel系统内部是用数值方式记录的 系统把1900年1月1日作为起始日 输入的日期与起始日期之间的天数间隔就是该日期的数值 按Ctrl Shift 组合键 取当前时间 3 数值型数据的输入可作为数值型数据输入的字符有 0 9 E e 等 输入数字时可以包括千分号 例如123 456 789 对于数值型数据 系统默认的对齐方式为右对齐 当输入的数字宽度超过单元格的宽度时 系统自动将其转换为科学计数法来表示 输入分数时 要以 整数 空格 分数 的形式 如果没有整数 则视整数为0 例如输入 2 3 要用 02 3 4 数据有效性设置选择 数据 菜单中的 有效性 命令 弹出 数据有效性 对话框进行设置 5 自动填充数据如果要在连续的单元格中 横向或纵向 输入有规律变化的数据 可使用自动填充的方法 以提高效率 常用的自动填充方法可以通过按住左键或右键拖填充柄 编辑 填充 序列菜单选项 工具 选项菜单来实现 6 2编辑工作表 6 2 1选中单元格6 2 2修改或清除单元格的内容6 2 3插入或删除行 列以及单元格6 2 4移动和复制数据6 2 5查找和替换单元格内容 6 2 1选中单元格选中单个单元格 单击单元格即可 选中一块连续的单元格 从左上角一直拖动到右下角的单元格 或单击左上角 再按住Shift键单击右下角的单元格 选择不连续的单元格或单元格区域 按住Ctrl键单击需要选择的单元格 6 2 2修改或清除单元格的内容 双击单元格 即可修改单元格中的内容 如果要清除单元格中的内容 在选中单元格后 按Delete键 6 2 3插入或删除行 列以及单元格 通过 插入 菜单的 单元格 行 或 列 选项完成插入操作 选择 编辑 菜单的 删除 命令 展开 删除 对话框 进行删除操作 单元格中内容的删除方法和WORD相同 6 2 4移动和复制数据 将鼠标指针移到所选区域的边线上 当指针呈四向箭头状时 按住鼠标左键不放 拖动到在所需放置的位置上释放鼠标左键 将鼠标指针移到所选区域的边线上 当指针呈四向箭头状时 按下Ctrl键同时按住鼠标左键不放 然后拖动鼠标到所需的位置 再释放鼠标左键 也可以用右键拖动 实现单元格或单元格区域的复制和移动 使用剪贴板 6 2 5查找和替换单元格内容 可以在某个单元格区域内 也可以在整个工作表或整个工作簿范围内进行查找与替换 在查找时可以按行或列进行搜索 查找的内容可以是公式 值和批注 选择 编辑 菜单中的 查找 命令 弹出 查找与替换 对话框完成操作 6 3工作簿中工作表的管理 6 3 1工作表的选取6 3 2工作表的重命名6 3 3工作表的移动和复制6 3 4插入工作表6 3 5设置工作表的背景和标签颜色 6 3 1工作表的选取 1 单击工作簿中工作表名称即选择一张工作表 该工作表名称以白底加下划线显示 2 按住Ctrl键的同时单击工作表标签 可以选择多张不相邻的工作表 3 单击第1个工作表 按住Shift键的同时单击最后一张工作表可以选择多个相邻的工作表 4 右击工作表标签 选择 选定全部工作表 命令可选中所有工作表 选定全部工作表后 再单击任意工作表可取消全选状态 6 3 2工作表的重命名 选择 格式 菜单中的 工作表 重命名 命令 则当前工作表的名称反白显示 此时可以输入新名称 在快捷菜单中选择 重命名 命令 使其名字反白显示 直接输入新名称 直接双击要重命名的工作表的名称 使其名字反白显示 直接输入新名称 6 3 3工作表的移动和复制 要在当前工作簿中移动工作表 可单击要移动的工作表标签 将其拖动到目标位置 在需要复制时按住Ctrl键拖动 要将工作表移动或复制到其他工作簿上 应先打开接收工作表的工作簿 再切换到需要移动或复制工作表的工作簿中 选定工作表 通过剪贴板完成操作 6 3 4插入工作表 选择 插入 菜单中的 工作表 命令或右击工作表标签 在弹出的菜单中选择 插入 命令 可以在当前工作表左侧插入新的工作表 6 3 5设置工作表的背景和标签颜色 通过 格式 菜单 工作表 选项中的 背景 命令和 工作表标签颜色 命令可以设置工作表的背景图片和工作表标签的颜色 6 4使用公式和函数 6 4 1使用公式6 4 2单元格的引用6 4 3使用函数6 4 4逻辑函数的应用6 4 5日期和时间的计算 6 4 1使用公式 先在单元格或编辑框中输入公式的标记 号 然后输入公式 最后按Enter键结束 公式中可以包括数值 运算符号 单元格引用 即单元格地址 和函数 6 4 2单元格的引用 当公式中需要引用某个单元格时 需利用单元格的地址 单元格地址引用可分为相对引用 绝对引用和混合引用三种 1 相对引用相对引用是指那些与公式所在单元格具有相应位置的单元格的引用 相对引用用列标和行号表示 2 绝对引用绝对引用是根据单元格在工作表中的绝对位置来引用的 绝对地址的表示方法为 列标 行标 3 混合引用混合引用是指公式中既有相对引用 又有绝对引用 混合引用中的相对引用部分在复制公式时会发生相应的变化 4 不同工作表 簿 之间的三维引用需要用到同一工作簿的工作表Sheet2中的B3单元格 则可以采用Sheet2 B3的形式引用 若引用另一个工作簿Book2中的工作表Sheet2中的B3单元格 则用 Book2 Sheet2 B3的形式引用 6 4 3使用函数 在公式中使用函数有时会更加简便 Excel提供的函数很丰富 包括常用 财务 日期与时间 数学与三角 统计 查找与引用 数据库 文本 逻辑和信息函数 共10种类型 在 插入 菜单中选择 函数 命令 弹出 插入函数 对话框圆心选择插入 6 4 4逻辑函数的应用 逻辑函数是进行逻辑判断的函数 1 IF条件函数2 AND OR和NOT函数 6 4 5日期和时间的计算 利用日期和时间函数 可以计算年龄 工龄等 常用到的函数有两个 Today 返回当天的日期 年月日 Year 返回日期时间数据中4位数的年份 6 5用数据生成图表 6 5 1用数据建立图表6 5 2格式化图表 6 5 1用数据建立图表 选择电子表格中需要生成图表的数据单元格 然后再单击工具栏中的 图表向导 按钮或选择 插入 菜单的 图表 命令 6 5 2格式化图表 可以使用图表菜单和图表工具栏进行操作 格式化图表 6 6数据管理与分析 6 6 1数据清单的概念6 6 2按记录操作记录清单6 6 3排序6 6 4筛选数据6 6 5数据分类汇总6 6 6建立数据透视表和透视图 6 6 1数据清单的概念 数据清单是指包含字段名行的工作表格 Excel2003把数据清单作为数据库进行管理 数据清单应符合如下要求 工作表的第一行必须是字符串表示的字段名 同一列必须具有相同的数据类型 每行的数据称为一个记录 不能有空白的行或列 6 6 2按记录操作数据清单 在 数据 菜单中选择 记录单 命令 弹出如下对话框 进行程序编辑操作 6 6 3排序 选择 数据 菜单中的 排序 命令 通过 排序 对话框进行操作 6 6 4筛选数据 选择 数据 菜单中选择 筛选 命令下的 自动筛选 进行自动筛选 选择 数据 菜单中选择 筛选 命令下的 高级筛选 子命令 弹出 高级筛选 对话框 进行相应操作 6 6 5数据分类汇总 首先要对分类的字段进行排序 然后 在 数据 菜单中选择 分类汇总 命令 此时会弹出 分类汇总 对话框 6 6 6建立数据透视表和透视图 数据透视图则是用图表方式显示的数据分析结果 在 数据 菜单中选择 数据透视表和透视图 命令 弹出 数据透视表和数据透视图向导 对话框 按向导提示完成相关操作 6 7工作表的格式化与打印设置 6 7 1格式化单元格6 7 2使用样式和模板6 7 3页面设置 6 7 1格式化单元格 选中要格式化的单元格 再选择 格式 菜单中的 单元格 命令 弹出 单元格格式 对话框 在相应的选项卡中进行单元格数据类型 对齐方式 文本字体和颜色 边框和底纹 行高和列宽等的设置 6 7 2使用样式和模板 在Excel中 可以使用样式和模板来加快工作表格式化的速度在 格式 菜单中选择 样式 命令 弹出 样式 对话框 单击 修改 按钮 可以设置单元格格式 选择 文件 菜单中的 新建 命令 打开新建工作簿任务窗格 单击其中的 本机上的模板 选项 在弹出的 模板 对话框中选择一种模板 新建一个文档 6 7 3页面设置 在打印之前 首先需要进行页面设置 在 文件 菜单中选择 页面设置 命令 弹开 页面设置 对话框 进行相应的设置 6 8数据安全 6 8 1保护工作簿和工作表6 8 2隐藏工作簿和工作表 6 8 1保护工作簿和工作表 1 为工作簿设置密码选择 文件 菜单中的 另存为 命令 在弹出的 另存为 对话框中 单击 工具 下拉按钮 在出现的下拉列表中选择 常规选项 弹出 保存选项 对话框 进行设置 2 保护工作簿和工作表选择 工具 菜单中的 保护 级联菜单下的 保护工作簿 或 保护工作表 选项