新发煤业有限公司招议标及合同管理办法.doc

新发煤业有限公司招议标及合同管理办法一、 管理办法1、 为进一步加强材料设备购货管理，规范公司招议标行为，在公司建立公平、公正的招投标管理机制和公正的评标准则，确保资金的合理使用，加强采购项目管理。2、 公司招标项目范围，公司领导及系统领导批准的采购配件、材料设备等。3、 公司负责标的金额在 万元内（不含 万元）的采购工作。4、 根据项目性质，和投标人数的情况定公开招标还是邀请招标的方式进行招标，公开招标以向社会公告的方式，邀请不特定的有资质能力的法人或组织参加投标，邀请招标应向三个（含三个）以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或组织发放投标邀请书，邀请其参加投标。5、 公司所有招标活动应当遵循公开、公平、公正、择优和诚信的原则。6、 招标工作需具备下述相关条件，招标工作才能进行，否则不予办理。影响生产时由申请办理招标、议标的相关科室负责编制申请计划，经分管矿长、董事长审批，申请应注明招标或议标意向（如材料购置、设备购置、备品备件购置等）品牌、规格、数量、质量等信息、时间要求。招标时选择三家（含三家）以上投标人，且注明投标单位的具体名称，议标时，应明确注明相关单位的具体名称。7、 公司定于每月 日集中进行招议标工作，届时由相关单位参加（综合办、财务、机电、供应、纪检），由供应科组织。二、 招议标组织及工作职责1、 七一新发煤业有限公司成立对外经济活动领导组组 长： 董事长副组长： 各分管矿长成 员： 供应、综合办、机电、财务、生产技术科。领导组下设办公室，设在供应科。2、 对外经济活动领导组职责 根据招议标项目性质确定招标方式。 确认招标文件、评标方式和标底。 确定评标成员（由对外经济活动领导组组长负责，招标时参与评标的人员根据项目性质届时确定）。 组织发标书和招、议标会议，负责招、议标会议记录及招、投标文件、资料的整理归档工作。 听取投标人的标书报告。 审阅投标文件并质疑与项目投标内容相关的问题。 根据评标办法对投标人做出客观、公正的评定。 形成书面评标报告，推荐第一、第二候选中标单位。 向评标领导组汇报评标结果。 领导组组长审批后通知中标单位。三、 议标会议的组织1、 由对外经济活动领导组组长或副组长主持。2、 供应科负责会议场所准备及召集参会人员，负责会议记录、资料整理等工作。四、 招标工作管理1、 物资采购（含一般配件购置）项目，由供应科提出书面申请; 设备购置（含关键设备配件）项目，由机电科提出书面申请, 经过对外经济活动领导组履行完招标程序后，报请对外经济活动领导组组长审批后执行。2、 安全生产过程中急需的材料、设备购置在不具备招标时，由使用单位做出计划（计划应注明：急需原因、数量、价格等重要信息），报经分管领导及董事长审批后办理（签订协议或合同）。3、 招标前的准备 检查招标项目是否达到招标条件。 根据招标组长意见，拟定招标方案，推荐招标方式。 对潜在的招标人进行调查。 预审潜在投标人投标资格（投标前由项目单位及有关科室负责预审，并在投标、议标人资格审查表上签字）。 根据对外经济活动领导组意见，向有资格的投标人发出投标邀请函，或向社会发出招标公告。 根据国家行业管理有关招、投标法律、法规、政策及相关技术文件等起草项目招标文件和评标办法，招标文件应包括招标项目的技术要求、对投标人资格要求、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件及准备签订合同的主要条款等。 招标文件和评标办法由对外经济活动领导组组长批准。4、 组织发售标书 向投标人发售招标文件，设计图纸和其他相关的技术资料，每次收取投标人资料费200元，作为评委评标费，评标费支出时应报对外经济活动领导组组长批准。 收取投标人投标押金。收取标准：5万元以下的项目收取押金1000元；5万元以上（含5万元）至10万元以下的项目收取押金5000元；10万元以上的项目收取押金10000元。定标后退还未中标单位的押金，中标单位的押金待其履行完合同后退还。 组织投标人进行现场勘查（必要时）。 对投标人提出的疑问进行口头（或书面）回答。5、 组织编制标底 物资采购的标底由供应科负责编制，其他项目由项目单位编制。 标底经过对外经济活动领导组认定后，由纪检部门参与密封加盖公章后由招标办保存。 标底应密封保存至开标，所有接触过标底的人员均负有保密义务。6、 评标及定标 在招标文件确定的提交投标文件截止时间，在招标文件预先确定的地点公开进行开标，对外经济活动领导组办公室应及时通知评标委员会成员准时参加。 开标过程应在严格保密的情况下进行，所有参加开标人员应在会议签到表上签名，记录整个开标过程并存档备查，具体开标过程如下：由矿长和投标人或其他部门推选的代表共同对投标文件的密封情况进行检查。对外经济活动领导组工作人员按抽签顺序当众启封投标人标书。各投标人分别介绍投标书内容。评委会成员对投标书的内容进行质疑。投标人对评委质疑做出口头或书面回答。采取议标形式时，要求投标人二次报价及优惠条件承诺。对外经济活动领导组根据评标办法进行评标，没有标底的必须参考标底。招议标工作结束后，对外经济活动领导组编投招、议标结果报告，并推荐第一、第二候选中标单位，由对外经济活动领导组组长最终确定中标单位。由项目单位向中标单位发出中标通知并同时将中标结果通知所有的未中标的投标人。所有开评定标过程中的相关文字材料，由对外经济活动领导组办公室整理，交由矿档案室保存。如经过对外经济活动领导组评审，认为投标不符合招标文件要求的，报请领导组组长批准后，可以否决本次投标结果，且重新依据本程序另行组织招标活动。7、 开标过程中，下列情况视为废标 投标书未密封。 无法人（单位）和法人代表或法人代表委托签字或印章。 未按规定内容填写，有涂改或字迹潦草、辨认不清者。 开标后投标人未按时参加开标会议。五、 合同的管理1、 合同的起草、会签、签订，由各项目单位负责起草，合同或协议正式签字盖章前，由项目单位进行审核后报董事长审批，其他人员必须取得董事长的授权方可在对外合同上代签。2、 未经董事长审签的合同，不得盖章。3、 合同或协议的保管：合同正本或协议原件及相关附件（投标书、投标文件、报价等），交矿档案室存档，按档案制度管理。4、 财务科保存一份合同，项目单位留存合同副本或复印件，作为履行合同过程中的监督参考依据，各科室设专人保管。5、 合同或协议应包含的内容要求合同的数量，计量标准和计量方法应准确，质量标准应明确具体。合同价款、税金或酬金应具体