江苏项目管理流程2.doc

广东河海工程咨询有限公司江苏项目部内部管理流程一、档案管理制度1、人员管理档案：现场人员须提供如下资料供公司归档 1）、入职登记表，相关栏目必须填写完整，无缺项、漏项，信息真实无虚假；2）、身份证、学历证书、技术职称证书扫描件，相关执业资格证书原件；3）、免冠彩照电子版；4）、个人简历及业绩证明材料（电子版）2、工作档案：以项目监理部为单位提供如下资料供公司归档1）合同原件2）项目水下验收证书、完工验收证明、竣工验收证明原件3）业主评价意见原件4）项目重要文件，如监理规划、监理实施细则、月报告、重要的会议纪要等按月提供电子版。二、考勤制度1、现场监理人员实行综合工时制度，每周休息一天（假期可累计集中休息），具体出勤时间依项目工程情况而定，与施工单位同步。2、员工在现场期间必须本人亲自记录考勤，不得请他人代记考勤或替他人记录考勤，考勤表按月由项目负责人（总监或总监代表，下同）核准后报公司备案，作为发放伙食补贴的依据。考勤不得弄虚作假，否则一经发现，将对责任人处以50元/天处罚。3、请假：1、执行综合工时制度，每周休息一天，全年可休假天数为 52天。以一年为计算周期，如一年内提前休满52天，公司将不再批准其后的休假。2、在工作安排允许的情况下，全年的公休假日可集中一起休息，但每次集中补休 的时间最长不得超过15天,如需超期须书面经公司批准。3、员工具体集中补休的时间，四天及以下的，由项目负责人批准；超过四天，由员工本人提前提出书面申请，部门（分公司）经理统筹安排批准后，报公司备案。4、请休事假、病假、调休假、年休假、婚假、丧假及生育假,都必须填写公司统一印制的请假申请单，请假、休假均需填写请假申请单，四天以下由项目负责人核准后报公司备案，四天以上项目负责人核准后报公司核准并备案。三、 其他办公管理1、办公用品管理：办公用品由项目负责人签字后领用，项目结束时由项目负责人与公司办理交接；个人用办公用品（安全帽、胸卡）由使用人签字后领用并负责保管，使用人更换工作岗位时，个人用品随人；个人用品损坏或需调换，由项目部统一报公司更换；员工离职时，应按公司要求退回领用的个人用品。2、通讯管理：1）、各监理项目部现场监理人员，视所在项目工作需要，每月定额补贴一定额度的个人通讯费补贴；2）、为保持沟通顺畅，员工变换电话号码或邮箱地址需及时知会公司。3）、公司定期更新一次通讯录，并在公司QQ群共享。3、伙食管理：员工驻现场期间，公司原则上不提供炊事人员服务，按15元/人.天发放伙食补贴用于解决现场人员就餐不便。若现场有相关单位提供就餐条件，就餐标准与费用由公司与对方协调结算，期间员工不再发放伙食补贴。若部分项目因特殊情况需外请专门炊事员时，须经公司批准后，公司可酌情承担炊事人员50%以下工资。四、 费用报销1、费用发生时，有关开支经办人应向对方索取正规有效的报销凭证；对确实无法取得合规单据而以白条报帐的就以其他发票补足，并附白条作为支出证明且需说明原因；对能取得发票而用白条报帐的，公司财务将给予退回、不予报销。2、开具发票的要素须齐全，包括冠名、时间、数量、单价、金额、收款单位、收款人等都应如实填写。接受的发票字迹要清晰可辨，大小金额必须一致，数量乘单价的金额必须计算正确，严禁任何涂改。3、粘贴原始报销凭证的封面为公司统一的“付款申请单”、“差旅费报销单”、“费用报销单”并按要求进行规范地粘贴。4、 公司原则上不报销“业务招待费”，如确有需要，事前应得到公司同意，员工在报销“业务招待费”时除需有正式发票外，还需用列明（或用铅笔在发票背面注明）招待时间、地点、对象、金额、招待目的等项目。5、项目间交通以工交为主，公司原则上不报销打的费，特殊情况如确有需要，事前应得到公司同意。因公出差，住宿费用不超过150元/人天，出差无对方接待的，伙食补助为50元/天（同时段不再享受现场伙食补贴）。6、常规费用的批核流程：经手人项目总监财务初审（现时报电子格式由李总审核）发放。7、报销时间：每月10号前一次性（遇节假日不顺延）各项目部统一将上月所有费用凭证交回公司，同时将费用明细以EXCEL格式发送给李总（156218122），审核后于15日发放费用。凭证如不能当面递交，可采用快递方式，快递地址为：（江苏省响水县城区军民路195号幸福小区 丁玉芹收，电话 。电子格式明细须与凭证吻合。8、项目部物品、办公用品的购置经项目负责人审核后由信息员以EXCEL格式报计划到公司（邮箱： ），核准后公司统一采购或授权项目部自行购买，如项目部自行购买报销时原始发票应由经手人、验收人签名，交部门负责人审批。9、备用金：公司视项目提供备用金2000元整，备用金由项目负责人控制，主要用于项目上的公务开支，备用金每月结算一次，已使用部分经报销后补齐。10公司对员工探亲车旅费用实行补贴制，原则上每年补贴一次，补贴标准如下：江苏省内：800元/年；省外华东地区内：1200元/年；华东地区外：1800元/年。费用在年底一次性发放，员工提供等值交通费用票据。11.员工个人用途非办公用品一律不得报销。五、 奖惩制度1、奖惩原则1）、公平、公正、公开；2）、有功必赏，有错必纠，赏罚分明；3）、以事实为依据、以制度为准绳；4）、员工享有举报权和申诉权。5）、普通员工考核以项目负责人（总监或总监代表）为主，项目负责人考核以公司为主。2、绩效工资与考核奖为进一步调动员工的工作积极性，树立员工对项目服务质量的责任感，自2012年起，公司实行绩效工资与考核奖挂钩，具体办法为：1）、绩效工资：每月预留员工基础工资的10%为绩效工资。绩效工资为考核奖计算基数。2）、绩效考核：每一项目完成后，由公司按项目完成质量对项目进行考核，考核结果及考核奖计算方法如下：优秀：项目按时完成，费用足额到位或项目不因监理原因延误并能争取相应补偿，业主评价较好，为公司树立良好形象 。考核奖为绩效工资*100%。良好：项目基本按时完成，费用基本到位，业主评价较好，为公司树立良好形象 。考核奖为绩效工资*50%。合格：项目不能按时完成，但不因监理原因延误；费用基本到位，业主无不良评价，不对公司形象有负面音响。考核奖为绩效工资*20%。不合格：有向施工单位索取钱物或向施工单位报销个人消费票据等不良行为或工作极不负责导致业主单位投诉或其他影响公司形象给公司带来负面影响的，除扣除绩效工资外公司将视员工所犯错误的具体情况，给予相应的处分，并可能由此导致员工降职、降级、调