对电子商务企业内部控制体系的思考.docx

对电子商务企业内部控制体系的思考随着高科技浪潮的到来，网络信息技术的快速发展，我国电子商务企业面临着巨大的机遇与挑战。电子商务企业利用各种网络资源进行相应的商务活动，打破了传统的贸易模式，通过网络将各活动之间的沟通与交流更加便捷的联系起来，但同时也极大的改变了企业的内部控制体系，对电子商务企业的内部控制体系提出了更高的要求。本文拟对电子商务企业的内部控制现状进行简要的探讨。一、电子商务对企业内部控制的影响电子商务通常是指在开放的网络环境下，买卖双方基于浏览器或服务器的运用进行不谋面的商务活动，从而实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付以及各种商务活动、交易活动、金融活动和相关的综合服务活动的一种新型的商业运营模式。电子商务对企业内部控制的影响主要表现在以下几个方面：一是，电子商务企业内部控制环境的变化。电子商务企业需要建立完善的数字化管理信息系统，保证企业各种商务信息能够及时、全面地被获取，从而为企业管理层提供足够的决策基础，优化了企业的组织结构和管理模式，实现企业管理的信息化和网络化。二是，电子商务企业风险因素的变化。电子商务企业的管理运营大多的依赖于电子商务系统，一旦该系统崩溃或系统数据被盗或丢失等都将对企业造成无法弥补的损失。三是，无纸化贸易对控制活动的影响，电子商务企业不再使用手工签章、编码等，其大多数交易单据全部数字化和无纸化，各类授权和业务记录通过操作员完成，其有效性受系统的准确性影响。四是，电子商务改变了企业的原有业务流程，内部控制内容也随之发生转变，内控体系往往通过信息技术监督企业的各种商务活动，这种监督的有效性更多的依赖于系统的安全性和准确性。五是，电子商务对企业的信息和沟通方式提出了更高的要求，企业管理理念由“纵向”转为“横向”，由“内视型”转为“外视型”，要求企业信息与沟通不能局限于企业内部，而应扩散到企业外部贸易活动的各节点。二、电子商务企业内部控制现存主要问题电子商务环境下，企业内部控制体系与传统手工会计的内部控制体系存在较大的差异，经调查研究，目前虽然我国大多数电子商务企业在电子信息化建设中都取得了一定的成就，为电子商务系统的实施奠定了良好的基础，但同时也反映出了我国电子商务企业内部控制体系中存在的各种问题。电子商务企业内部控制现存主要问题表现在以下几个方面：1、电子商务企业管理者对网络环境认识理念存在偏差电子商务企业内部控制环境受到企业所处整体环境的影响，不仅包括企业的组织结构、管理模式、权责分配模式的影响，同时包括电子商务所处外部环境，尤其是网络环境的影响。部分电子商务企业管理者对其所处网络环境在认识理念上存在一定的偏差，对于人在网络中的作用，网络的运用程度有不同的理解，会使管理者对网络信息技术和网络环境的安全性存在不同的认识程度，最终对企业内部控制造成影响并产生相应的问题。电子商务的基本管理思想认为，组织是一个相互协作的系统，组织内外部人员会在信息技术环境下进行平等、动态的沟通与合作。过去企业组织结构形式大多是金字塔式，信息沟通方式自上而下，将企业目标逐层分解，然后进行相应的资源分配和控制，而当前我国电子商务企业在网络技术环境的影响下，企业组织结构形式趋于扁平化，内部控制层次明显减少，企业内部控制不在是基于权力的需要，更多的是由于商务活动信息的科学性和企业发展的需要。如果企业领导者不能意识到这种转变，将直接影响的企业内部控制的有效性，制约企业的发展。2、缺乏高素质的复合型人才人才的竞争是现代企业竞争的核心，对于电子商务企业来说，电子商务系统是人和信息技术的有机结合，它极大的改变了企业的管理模式，对企业需求的人才提出了更高的要求。目前，我国大多数电子商务企业要求业务人员既要精通业务知识又要熟悉电子商务的运营模式，要求财会人员既要掌握财会知识，又要懂得电子商务知识，复合型高素质人才的缺乏往往无法满足电子商务企业高速发展的需求。3、网络风险增加内控风险程度，风险控制方面存在缺陷在电子商务环境下，网络技术是一把“双刃剑”，其一方面改变了企业的商务模式，另一方面信息系统本身也带来企业内部控制的风险，网络数据的安全性会影响企业整个内部控制的运行。在电子商务环境下，伴随着企业业务流程的改变，企业信息系统的开放性以及数据的共享性和分散性极大的改变了企业内部控制的方法和内容，例如由于网络信息的公开性和传播性，数据处理过于集中，数据容易被泄露、不留痕迹的篡改或删除等，种种因素构成了电子商务企业内部控制的新内容，要求企业重新对风险进行评估并设计全新的风险控制系统，但国内电子商务企业在这方投入相对较少，缺乏有效的风险控制方法和完善的风险控制体系。4、企业信息安全性受到威胁，内部控制难度加大电子商务企业的各类商务活动是在开放性的互联网进行的，其所产生的数据和信息都需要通过网络进行，很容易成为非法攻击的对象。传统的企业会计信息大多以纸张作为载体，一般可以保障会计信息质量的安全性，但电子商务企业是在网络环境下对对企业商务活动形成的数据进行处理、传输和存储，系统的安全性和稳定性将会影响电子数据的可靠性和完整性，在这样的环境下，电子商务企业信息的安全性受到很大的威胁，也大大增加了企业内部控制的难度。三、完善电子商务企业内部控制体系的策略1、强化电子商务企业内部控制意识，建立健全内部控制体系网络环境对电子商务企业内部控制体系的建立具有深远的影响作用，电子商务企业应在遵循传统内部控制制度原则的基础上，重新认识网络环境对企业管理模式和内部控制的影响，建立适宜的内部控制体系。电子商务企业内部控制体系建立应注意以下几方面：首先，内部控制应将安全性放在首位。企业信息系统面临的最为突出的问题便是安全性问题，开放的电子商务模式下，企业商务活动形成的电子单据、货币等容易受到非法的攻击，因此电子商务企业应从网络安全、信息安全和信用安全三方面入手，保证电子商务活动的安全性。其次，运用供应链思想使企业财务活动和经济活动相互制约。在网络环境下，电子商务所有的经济活动主要包括资金流、信息流、物流和商流四个环节，电子商务企业的内部控制体系应基于以上四个循环来建立。而供应链思想则能够很好的将企业生产、供应商、销售和客户等连结起来，能将企业的财务活动和经济活动有机的联系起来。再次，重视全面预算管理在企业内部控制中的作用。全面预算管理是企业内部控制的一个重要方面，电子商务企业的财务活动和经济活动都应收预算的控制，以减少网络环境带来的不确定性同时减少决策的盲目性和随意性，提高企业整体竞争力和管理水平。在网络环境下，电子商务企业应利用网络传递信息的及时性和信息的共享性，随时将预算与实际发生值进行对比，对企业各经济活动进行实时的控制，变事后控制为事前、事中、事后控制相结合，为企业管理层的决策提供足够的、有力的信息支持。2、完善内部控制环境企业内部控制环境能够影响员工控制的意识和自觉性，是内部控制企业要素发挥作用的基础。因此，在电子商务环境下，要想加强企业内部控制应首先加强内部控制环境的建设，主要包括以下几方面内容：一是，建立稳健有效的企业组织结构。电子商务企业组织结构的设置应根据企业的实际规模、经营目标，按精简、合理的原则进行组织结构设计。在网络技术的支持下，电子商务企业管理幅度不断增大，管理层次也随之减少，企业整体组织结构应偏向扁平化组织形式，同时按会计数据形态的差异，将相关工作组划分为数据输入组、处理组和信息分析组等，避免冲突，促进合作。二是，充分认识到内部控制框架中人的重要性，挖掘全方位复合型人才。电子商务企业应加强对企业财会人员的培训，努力培养既熟悉业务知识，又懂网络知识的复合型人才。例如，要求财会人员不仅要关注企业内部财务会计信息，还要关注价值链环节的外部信息，要能分析和预测企业未来的发展趋势，保证企业财会信息的有效性。复合型人才的培养将是电子商务企业在激烈的市场竞争中获胜的一大法宝。三是，应加强企业外部环境建设，主要包括营造良好的电子商务信用环境、完善物流环境、健全法律环境等。3、完善企业风险控制体系电子商务企业风险控制体系的建立主要可以分为两个方面：一是对网络环境下风险的识别，主要是指对企业业务活动风险的识别。对于企业业务活动风险来说，其风险主要来自信息系统的问题或操作问题，例如信息处理操作的中断、管理责任的变动以及企业内部审计部门工作不利等。企业识别网络环境下的风险主要有以下几方面内容，包括非法网站的假冒销售代理、非法消费者、合法销售代理的内部破坏、企业信息被截取或盗用等。电子商务企业应加强对企业业务活动的参与者、活动资源和使用数量等的控制，保证企业业务活动的正常、合法地开展。二是加强对信息处理的风险控制，包括记录风险、维护风险和报告风险。记录风险包括记录的不准确和不完整；维护风险是指未察觉或未记录组织的资源、参与者和地点的变化；报告风险是指将数据提供给不符合要求的人或数据提供错误、未及时提交数据等。针对以上三类信息处理的风险，电子商务企业应保证与企业经济活动相关的数据被及时、准确的记录，并按类汇总，形成完整的信息报告，最终为企业管理层提供准确、真实的决策基础。4、将现代信息技术引入企业内部控制活动中电子商务企业的会计信息系统是企业内部控制的核心，企业可以利用现代信息技术、供应链技术以及全面预算管理的思想将企业的财务活动和业务活动有机的结合起来，实现产、供、销环节的一体化，确保企业内部控制的实现。利用现代信息技术构建的会计信息系统应具有以下几个特点：该系统具有会计核算的功能，能充分发挥会计的管理功能；该系