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文档简介

. 商会成立仪式的筹备一、会议筹划及准备1. 拟定会议计划：拟定会议主题、名称、地点、规模等，确定特邀嘉宾和赞助商；确定会议日期、日程及议程及预备会议内容；排出会议作息时间及注意事项；做出会议经费预算和筹资方案；成立会务组，明确会务分工。2. 发出会议通知：第一轮通知（告知会议具体时间、地点、参会人员名单等）；正式通知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等）。3. 准备会议材料：会议审稿，确定大会发言名单；确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿；编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）；准备会议纪要和通讯录。4. 准备会议标识：参会证；会场背景幕布、会标（宾馆门口）、指引标志（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处）等；会议展览布置（宣传标语等）；壁报。5. 安排会议生活：预定交通工具；预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场；联系安排参观、访问、旅游活动； 确定财务、接待、保卫人员；安排茶歇和娱乐活动。6. 选定布置会场：排定会议座次；布置环境；检查并配置电化设备；展台安排。（二）会议接待1. 会议报到：接站；填写报到单；分发会议材料，安排住宿；收取参会人员费用；通知有关事项。2. 会场组织：检查会议设备；接待嘉宾；保证会议主持人、发言人到位；调动与会者提问和讨论；会议记录。3. 会议生活服务：及时定购邀请参会领导回程票；印刷并分发会议参会人员通讯录；检查住房设施；征求膳食意见；保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。（三）会后安排1. 整理会议文件：整理会议记录；形成会议决定（简报、纪要）；写总结向上级汇报情况或发布；将会议材料分类、立卷、归档。2. 送别会议人员：分发邀请领导回程票；结清会议费用；根据返程时间安排车辆；发放会议资料、照片和通讯录。3. 会后工作：结算会议开支费用；归还会议所借物品。六、其它（一）各有关人员必须按照此工作方案认真履行好职责，确保会议顺利召开。（二）各有关人员应对分工有超前意识提前准备，对可能出现的情况有补救措施。（
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