国际贸易部工作流程修改1--最新修订版.doc

国际贸易部工作流程说明书第一节 订单操作流程一、接到询盘（一）客户知道我司有三种途径：1通过我司网站了解。2同行朋友介绍。3交易会上认识。（二）与客户洽谈1. 接待客户一般老客户来工厂前会先通知业务员具体的日期，业务员在安排客户来厂事务时要了解客户是否要接机，在哪个机场或哪个宾馆，有多少位人员等一些资料，并和我司负责车子调度的人员联系，如果是去机场接机的要提供客户的姓名、公司等资料。业务员把来厂客户的信息通知客户服务代表，由客户服务代表负责安排车子接送客户，客户服务代表要及时的负责客户的接送行程，并为需要预订宾馆的客户订好宾馆以及相关的服务工作。2. 洽谈业务业务助理或业务员在洽谈业务时一定要处长在场。客户要求的信息要详细地记录在客户洽谈单中，业务员要为客户介绍我司的最新产品，或按客户以往的订单推荐一些适合客户市场的产品，业务员要掌握和了解生产上的一些技术问题和业务知识。让客户也要了解我司的一些要求，如PVC注塑鞋没有底模的，开模的数量要求是20000双以上，冷粘鞋是10000双以上（组合底5000双以上），开刀模的数量要求是1500双，帮面移大底的数量要求1500双，要了解更换材料后的价格差异是多少，因为有些材料的单价相差很多。与客户洽谈时要了解客户的各种信息，并在业务洽谈记录单中详细记录。二、评审业务员接到客户询盘，如电话、邮件、传真、业务洽谈记录单，首先判断顾客要求是特殊要求还是常规要求，具体评审见顾客要求评审细则三、报盘业务员对客户询盘评审结束，对客户询盘进行回复，用传真或邮件、电话报盘。四、磋商如果客户认为还有内容需要磋商，会还盘，我司相应地进行报盘，直至双方达成和约。五、客户是否要签合同在签订合同之前业务员要按程序文件中的顾客需求识别对合同的性质进行评定，是特殊合同还是一般合同。如果是特殊合同要召集相关部门对合同进行评审后再决定是否可接受此订单。详见顾客要求识别与评审控制程序。（一）客户要求先打样后签合同由制单员或助理开打样单给开发部打样，详见打样流程说明书（二）客户签合同客户与我司签合同后有两种情况：1. 客户先签合同后要求打样由制单员或助理根据客户邮件、传真或业务洽谈记录单制作销售合同确认书，详见销售确认书流程说明书；然后制单员或助理制作打样单给开发部，详见打样流程说明书2. 客户签了合同不需要打样对于一些老客户订购的老货号、返单的订单或一些不需要打样的客户，签订销售确认书即可，详见销售确认书流程说明书，跟踪客户，待客户预付款到，则制作生产明细单，详见生产明细单流程说明书。六、打样见打样流程说明书。样品寄给客户后，业务员应进行跟踪，并对跟踪情况进行记录。打样跟踪的结果要及时登记在客户管理员的打样信息反馈表上（此表客户管理员与业务员共享），要求业务员每10天登记一次，直至客户最终是否明确下单为止。登记时要按照表格要求详细填写（下单的，标注清楚；未下单的，填写原因），详见打样跟踪流程。七、样品是否需要修改（一）客户对样品需要进行修改客户对样品需要进行修改的，业务员或助理要确定客户要求修改的内容。业务员或助理要求客户将修改内容以书面记录、传真或电子邮件发至我司。样品修改而不需要打样的，则业务员或助理检查是否有合同 ，没有合同的应与客户签订合同。样品修改而客户要求重打样，按打样流程说明书进行。（二）客户对样品无修改内容客户对样品满意，无修改内容时，业务员检查是否有合同，若没有合同的则与客户签订销售确认书，详见销售确认书流程说明书，并跟踪客户，待客户预付款到，则制作生产明细单，详见生产明细单流程说明书八、开明细单1. 开明细单之前，业务员或助理应检查是否收到客户预付款，若没有收到预付款，应与客户保持联系，向客户催预付款。开明细单的前提，必须要有客户的预付款，由统计员负责把关.2. 若没有收到客户预付款，则由业务员负责跟踪客户，待客户预付款到，则制作生产明细单，详见生产明细单流程说明书。3.特殊情况下，如果客户的预付款未到，而生产交期很紧，由业务处处长和国际贸易部经理审批后，可以先下生产明细单。九、支持信息客户邮件、传真十、成果清单业务洽谈记录单销售确认书打样单生产明细单第二节 打样流程（流程图需要修改）一、制单员制作打样单1. 制单员根据业务洽谈记录单以及其他来往函件中的客户打样信息制作打样单。2. 制单员在制作打样单时，必须做到准确及时。准确，一是指准确地按照客户的要求；二是指根据客户的等级和样品的性质准确地判断打样单的级别（一般，确认样，加急）。二、处长、经理审核业务员将打样单交处长审核.处长主要是根据客户的等级情况以及样品的数量审核打样单的级别是否恰当准确，控制公司的打样成本；如果是加急的样品，必须由国际贸易部经理签字。详见打样操作规定三、开发部打样开发部接到制单员传递的打样单后，进行排单，并在打样签收本上签字确认完成日期，保质按时地完成样品。期间如果有任何的疑问和特殊情况应该及时反馈到制单员处，以便及时更正。四、开发部通知样品完成样品完成后开发部通知制单员。五、拍照留档制单员在接到开发部样品完成的通知后，对样品进行检查校对，如果准确无误的，在收样签收本上签字，如果样品有误或者有品质问题的，应该要求开发部重新制作，并且确认新的完成时间。然后对确认后的样品进行拍照留档，并对样品照片进行登记编号，以供正式定单时参考。六、寄样文员制单员根据样品性质和客户等级按照公司规定选择合适的快递公司邮寄样品，并且跟业务员确认到付或者预付。文员根据公司签订协议的几家快递公司的优势区域选择最优惠的快递公司进行邮寄，并且跟业务员确认是到付或者预付，业务员、文员不能擅自找非协议的快递公司邮寄。详见打样操作规定七、跟踪客户样品寄出后，业务员及时通知客户邮寄单号，以便客户跟踪查询。客户收到样品后，业务员主动征询客户对样品的建议，如需修改的，及时安排重打样。并且在客户跟踪表上作好跟踪记录。八、其他工作内容及要求如有客户提供实样的制单员应该将打样单和实样同时传递到开发部。九、支持信息清单业务洽谈单、来往函件十、成果清单打样单寄样单样品照片打样签收本收样签收本客户跟踪表第三节 销售确认书流程返还业务员统计员登记、留原件、复印件给计划员传真给客户确认签字处长审核签字盖章制作S/C（流程图需要修改）一、制作S/C业务员根据评审后的客户传真、邮件、业务洽谈记录单制作S/C，即销售确认书。签订销售合同前要结合ISO9000中的一般合同、特殊合同的标准进行操作二、处长审核签字盖章业务员制作销售确认书后交给处长审核签字。处长要审核合同的性质，是一般合同还是特殊合同，并应审核合同上单价是否可行，交货方式，付款方式，港口、有无工厂的货号、尺码、数量、有无特殊要求等，审核无误后处长盖章并在反面签字。处长对于合同内容的完整性、正确性要负责三、传真给客户确认签字业务员将销售确认书传真给客户确认，并要求客户签字回传。四、统计员登记、留原件、复印件传真给计划员业务员将销售确认书交给统计员。统计员将销售确认书进行登记、留原件、复印件传真给计划员（是否需要传递给统计员） 此流程环节可去掉五、生产计划员登记排单业务员将客户签名回复的销售确认书交给生产计划员登记排单，生产计划员登记排单后，将确定的交货期填写在销售确认书上。并且对新底、新刀模的货号进行标注以及对于新底、新刀模要预先申请放样。六、返还业务员计划员将确定交货期的销售确认书返还给业务员七、其他要求1、付款方式：只接受即期、保兑、不可撤消L/C、前T/T（指有预付订金的）、前D/P（指有预付订金的）。预付订金新客户合同金额的30%，老客户不低于20%。2、低于一万美金的合同，因为银行费用太高原则上不接受L/C。3、特殊合同：一票金额在50万人民币或6万美金以上；或插单、工艺复杂、订单数量少、但要求特殊的；订单要求交期短于公司生产周期；或其他特殊要求。4、常规合同：除了特殊合同之外的全部为常规合同。5、特殊合同必须要与相关部门评审后方可签订。七、支持信息清单客户邮件、传真业务洽谈记录单八、成果清单销售确认书第四节 生产明细单流程制单员制作明细单审单人审核处长审核签字发至生产部发至供应部发至商务部（包括S/C）计划员登记结束发至生产部发至业务员流程修改 ，计划员只传递给制造部的生产计划部和商务处。详见生产明细单制作与执行规定。统计员审核定金这一关一、制单员制作生产明细单1. 制作生产明细单的目的是将客户的定单信息转化成生产指令。2. 在制作生产明细单时，必须依据确认样、确认样照片、业务洽谈记录单、寄样单以及客户的来往函件等里面的定单信息，严格按照客户的要求制作。必须注意以下几个方面：（1）数量。（2）配码。（3）颜色。（4）包装细节（内盒，商标，唛头，挂牌贴标等）。3. 把生产明细单交给业务员二、业务员审核签字业务员对制单员制作的生产明细单进行审核并签字。统计员审核此订单的预付定金是否到位，没有预金定金的订单要及时通知所属处长，特殊订单没有预付定金先下生产明细单的，由处长和经理签字同意后方可下发。（统计员与排单员的接口）三、处长审核签字（明细单附合同）1. 处长接到业务员传递的生产明细单后，进行审核。2. 处长审核的目的是控制销售价格，检查业务员所签合同价格是否符合公司授权的销售价格范围。 3. 处长在审核时还必须检查生产明细单上填制的材料是否是常规材料，如果不是常规材料，应该检查合同价格是否已经相应的调整了。4.处长必须检查预付款或信用证是否到位。5审核客供资料到位的时间、商标授权书或商标注册证书是否到位等。四、审单人审核1. 审单人接到业务处长传递的明细单，进行审核。2. 审单人审核的内容：货号、尺码、配码、数量、材料、生产工艺、包装要求、商标要求是否填写完整、客户有无特殊要求、明细单内容填写是否完整。以及其他的细节是否跟确认样一样。3. 审单人如果发现生产明细单上有任何的疑问，必须及时跟制单员校对确认。五、计划员登记传递1. 计划员接到处长盖章的生产明细单后，对生产明细单上的每个货号及其数量进行登记，并对生产指令进行分解。商标授权书是否到位，2. 将登记分解后的生产明细单传递到制造管理事业部下的生产计划部、商务部，业务员等，如要开底、刀模的，排单员须填制底、刀模开发通知单连同生产明细单一同传递到产品开发部，并做好准确的发放记录。六、其他工作内容及要求1、制作和传递生产明细单的过程中不可遗漏丢失附件（主要是包装资料信息）。也不可以将有关客户的信息的附件传递到其他相关部门。2、业务员接到生产部门关于生产明细单信息有异议的反馈单后，应立即与客户取得联系确认，如不能及时得到客户回复，应立即与反馈方联系并确定回复时间，最迟不得超过三个工作日。七、支持信息清单业务洽谈记录单寄样单来往函件确认样 底、刀模开发通知单八、成果清单生产明细单明细单传递记录第五节 生产明细单更改流程一般更改：一、业务员1. 由客户或生产各部门、业务员提出更改要求。2. 业务员查明生产情况。3. 填写生产明细单更改联系单，凡客户或其它部门原因的附书面资料。4. 交业务处长审批。二、业务处长1. 业务处长审批生产明细单更改联系单。三、计划员1. 接到业务员提交的生产明细单更改联系单签字存档。四、有关部门计划员将生产明细单更改联系单下发到有关部门，并做好下发记录。五、支持信息清单客户或生产各部门提出的更改要求六、成果清单生产明细单更改联系单生产明细单更改联系单发放记录特殊更改：（指对公司造成经济损失的）业务员国际贸易部经理有关部门计划员业务处长一、业务员1. 由客户或生产各部门、业务员提出更改要求。2. 业务员查明生产情况。如为客户原因更改，业务员要了解造成的经济损失大致有多少费用，并同财务及相关部门评估、鉴定损失金额。损失金额确定后，积极与客户协商其应承担的金额（视客户的不同，特殊情况由经理确定客人是否最终承担金额或部分金额）。原则上能不翻工的，能为节约公司各项成本的，建议客人不进行更改。3. 填写生产明细单更改联系单。4. 交业务处长审批。二、业务处长业务处长审批生产明细单更改联系单。三、部门负责人国际贸易部经理审批业务员提交的生产明细单更改联系单。四、生产计划员接到业务员提交的生产明细单更改联系单签字存档。五、有关部门计划员将生产明细单更改联系单下发到有关部门，并做好下发记录。六、支持信息清单客户或生产各部门提出的更改要求七、成果清单生产明细单更改联系单生产明细单更改联系单发放记录业务员接到正本提单复印件第六节 T/T放单流程处长确认审批后给予业务员正本提单项式交统计员审核业务员填写放单申请单核查收到货物余款业务员寄提单一、业务员接到正本提单复印件业务员接到处长给予的正本提单复印件。二、 核查收到货物余款1. 业务员核查银行水单。2. 业务员确认应收货款全额到位，并在相应的水单上填入相应的客人公司及商检号。统计员审核无误后，在水单上签字确认。三、业务员取正本提单业务员凭统计员已经签字确认的银行水单到处长处取正本提单四、业务员寄正本提单.业务员将正本提单寄给客户。五、其他工作内容和要求处长发现超期的提单（指超过装船日期一个月），必须提醒业务员，并进行积极跟踪处理。六、支持信息清单水单正本提单复印件水单复印件七、成果清单提单签收单提单邮寄单第七节 垫付海运费流程一、业务员接到客户要求1. 业务员接到客人垫付海运费的要求，以书面形式（传真或邮件）同客人确认此要求。 2. 业务员以书面形式同客人确认船公司及海运费。若客人有指定船公司：同客人确认海运费。3. 同客人确认在公司规定时间内以公司允许的支付方式支付海运费。二、业务员填写垫付海运费申请单1业务员收到客户海运费垫付要求或船公司确认件后,填写海运费申请单。2在申请单上填入相应的内容。三、处长审批 业务员把填写完整的垫付海运费申请单,附上客人要求垫付海运的书面凭证交于所在处的处长审批.四、交外运员业务员把处长审批了的垫付海运费申请单交于外运员。五、支持信息清单客人邮件或是传真件六、成果清单垫付海运费申请单第八节 出货流程一、计划见计划流程说明书。二、跟单见跟单流程说明书。三、订舱见订舱、报关（外运）流程说明书。四、报验见报检流程说明书。五、发货见发货流程说明书。六、提单见提单流程说明书。七、制单、交单见单证流程说明书。八、回收核销单和报关单见核销单流程说明书。第九节 计划流程了解产品工艺及难度接收业务员传递销售合同制单员制作生产明细单反馈业务员确定交货期核查刀模底模计算配码业务处长审核计划流程中制作生产明细单、处长审核、审单员审核这审单员审核些环节是否可删除掉传生产计划员复印生产明细单下发有关部门结束订商检号下发开发部开新刀模底模申请单开新刀模底模 Y盖准许生产章结束复印生产明细单 N下发有关部门有关部门是否能确定具体的部门一、 计划员接收业务员传递的销售合同二、了解产品的工艺及难度计划员凭样品目录书、工艺卡片、样品间实样和个人经验估算产品的工艺及生产难度。三、核查刀模、底模计划员应进行以下工作：1. 查刀模、底模记录表。2. 与开发部门联系。3. 如无刀模、底模，则应在合同上注明。四、计算配码。计划员根据模具的双数计算合同的配