时间管理培训完成版PPT课件.ppt

综合行政部 陈豪 时间管理 1 大纲 1 时间的概念2 时间管理的概念3 时间管理的误区4 时间管理六项原则5 干扰与沟通6 时间管理的实用方法7 结束语 2 1 时间的概念 1 1时间统计有人统计过一个平均活到72岁的人群对时间的分配 睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队6年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其它3年 3 1 时间的概念 1 2什么是时间 定义 从过去通过现在直到将来 连续发生的各种各样事件的过程所形成的轨迹 特征供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得结论时间独特和绝无仅有的特性决定了它是世界上最稀缺最宝贵的一种资源 4 1 时间的概念 1 3时间的意义使时间具有意义的要素 时间的管理是单位时间内要选择的事件时间因为事件的不同而变得意义不同因此 使时间具有意义的要素是事件 5 2 时间管理的概念 2 1什么是时间管理 定义 时间管理就是如何将时间很好的组织起来去完成组织 部门 的使命 目标 时间是无始无终的 而每个人的生命却是有限的 因此 时间管理的对象不是 时间 而是每一个 使用时间的人 时间管理的本质是 自我管理 6 2 时间管理的概念 2 2时间管理的意义做好重要的工作提高做事效率把想做的事情都做一遍 让自己的生活变的有趣而丰富 获得优质的人生 7 3 时间管理的误区 1 工作缺乏计划2 组织工作不当3 时间控制不够 8 3 时间管理的误区 3 1工作缺乏计划我们要步上职业化的道路 成为一个强调实效性的职业人士 不应该一些原因当做工作中的借口 为什么呢 剖析如下 虽然有些事情是易行而难料的 但若过分地强调这一点 则有可能养成一种 做了再说 或 船到桥头自然直 的侥幸心理 不做计划的人只是消极地应付工作 他将处于受摆布的地位 有的时候计划与事实常常难以趋于一致 所以我们必须定期审察我们的目标与计划 做出必要的修正 寻找最佳途径 9 3 时间管理的误区 3 1工作缺乏计划综上所述 由于我们的工作缺乏计划 将导致如下恶果 目标不明确没有工作归类的习惯缺乏做事轻重缓急的顺序没有时间分配的原则 10 3 时间管理的误区 3 2组织工作不当对于管理者而言 他们经常容易犯下面的错误 担心部属做错事担心丧失对下属的控制不愿意放弃得心应手的工作找不到合适的下属授权 11 3 时间管理的误区 3 3时间控制不够我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井 习惯拖延时间不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的 会议病 困扰 12 4 时间管理六项原则 1 明确目标2 有计划 有组织地进行工作3 分清工作的轻重缓急4 合理地分配时间5 与别人的时间取得协作6 制定规则 遵守纪律 13 4 时间管理六项原则 4 1明确目标目标刺激我们奋勇向上选择或制定目标时应考虑两个方面 一是目标要符合自己的价值观 二是要了解自己目前的状况 如何制定目标具体的 specific 可衡量的 measurable 可达到的 attainable 相关的 relevant 基于时间的 time based SMART目标管理原则 14 4 时间管理六项原则 4 2有计划 有组织地进行工作所谓有计划 有组织地进行工作 就是把目标正确地分解成工作计划 通过采取适当的步骤和方法 最终达成有效的结果 通常会体现在以下五个方面 1 将有联系的工作进行分类整理 2 将整理好的各类事务按流程或轻重缓急加以排列 3 按排列顺序进行处理 4 为制定上述方案需要安排一个考虑的时间 5 由于工作能够有计划地进行 自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行 有哪些是可以同时进行的工作 15 4 时间管理六项原则 4 3分清工作的轻重缓急请看下面的行事次序 看看你自己平时喜好用哪种方式 1 先做喜欢做的事 然后再做不喜欢做的事 2 先做熟悉的事 然后再做不熟悉的事 3 先做容易的做 然后再做难做的事 4 先处理资料齐全的事 然后再处理资料不全的事 5 先做已排定时间的事 然后再做未经排定时间的事 6 先做经过筹划的事 然后再做未经筹划的事 7 先做有趣的事 再做枯燥的事 8 先做紧迫的事 然后再做不紧要的事 9 先做只需花费少量时间即可做好的事 然后再做需要花费大量时间才能做好的事 10 先做别人的事 然后再做自己的事 11 先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事 然后再其他人所拜托的事 16 2020 2 8 17 4 时间管理六项原则 4 3 1时间矩阵 D重要但不紧迫 C不重要不紧迫 A重要而且紧迫 B紧迫但不重要 紧迫性 重要度 18 4 时间管理六项原则 4 3 1时间矩阵 19 4 时间管理六项原则 4 3 1时间矩阵如何处理各象限事务1 紧急且重要的事物 一定要减少不要成为 救火队员 首先关注重要但不紧急的事务 2 紧急且不重要的事物 可以委托授权主管临时派的某些活就可能属于这一类事务 对于主管来说重要 对于你只是紧急 倘若你人际关系很差 或委托授权的能力欠缺 那你只能独自忍受这类事务 高明的委托或授权 是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事 而又让被委托方或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值 因为紧急之事往往对别人而非对自己重要 3 不紧急且不重要的事物 放弃 这种事情最好别做 4 重要且不紧急的事物 需要最为重视 这类事就是你人生中的大石头 它们最关乎你的效能 你每天的生活 都应围绕它们来展开 20 4 时间管理六项原则 4 4合理地安排时间80 20原则 80 有效果的工作 20 次要的工作 20 的时间 80 的时间 花去 来自 21 4 时间管理六项原则 4 4合理地安排时间去寻找用20 的努力就可得到80 的效果的领域集中精力解决少数重要问题 而不是解决所有问题80 20原理对我们的一个重要启示便是 避免将时间花在琐碎的多数问题上 因为就算你花了80 的时间 你也只能取得20 的成效 22 4 时间管理六项原则 4 5与别人的时间取得协作任何人类的组织 不论大小 都有其周而复始的节奏性 周期性 而我们作为社会或是团体组织中的一员 毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系 在这种情况下 我们需要互相尊重对方的时间安排 也就是说要与别人的时间取得协作 23 4 时间管理六项原则 4 6制定规则 遵守纪律制定规则 遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面 1 在进行工作的时候 一定要念念不忘这个工作应于何时截止 2 即使外部没有规定截止的日期 自己也要树立一个何时完成的目标 3 由于不得已原因而不能按期完成时 一定要提前和相关部门取得联系 将影响缩小在最小范围内 24 5 干扰与沟通 5 1干扰学会说 不 不要企图获得所有人的赞扬不要担心冒犯到别人正确认识义务拒绝是有技巧的 25 5 干扰与沟通 5 1干扰拒绝是为了避免干扰 说明拒绝理由 坚定的语气 态度可适当变化 SayNo 拒绝与重要目标无关的事情打交道 才能创造时间的最大效益 26 5 干扰与沟通 5 2沟通时间管理中易被忽视的隐患我们工作时间的20 50 是在进行各种语言沟通 如果把文字沟通 包括各种报告和email QQ或MSN加进去 会高达60 沟通中节省时间的原则坦白表达自己的真实感受多提建议少提主张充分发挥语言表达能力让对方一次性理解自己所表达的含义 27 6 时间管理的实用方法 6 1ABC控制法根据事物在工作中的重要和紧迫程序 按照最重要 重要和不重要三种情况 分成A B C三类 有区别地管理实践的一种分析方法 ABC控制法 A最重要的工作 B较重要的工作 C次重要的工作 这类事情为 必须做的事 是关键事务 指 应该做的事 是具有中等价值的事务 这类事务比较重要 但相对A而言 不是十分重要 指 可以去做的事 相对前两类 是价值最低的一类事情 28 6 时间管理的实用方法 6 2德鲁克时间管理法记录你的时间发现并排除哪些根本不需要去做的事问自己一个问题 记录上哪些活动由别人参加而又不影响效果 再问自己一个问题 我做了哪些浪费下属 同事和上司的时间而又不产生效果的事情 找出浪费时间的情况 29 6 时间管理的实用方法 6 3最新时间管理方法 GTDGTD是GettingThingsDone 完成每一件事 的缩写 基本方法具体分为5个步骤 30 6 时间管理的实用方法 6 3最新时间管理方法 GTD收集 随便什么都可以作为收集箱 老板交办事项 自己想到的点子 今天收到的喜帖等 但一定要控制数量 数量越少越好 整理 从以上收集的事件里面 循环反复地进行处理分类 一般分为6大类 几分钟以内 等待事项 日程 单步事项 多部事项 未来事项 组织 组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念 整理完收集箱里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西 回顾 组织完毕后 就是检查以上6个大类里面的东西 最好是每天17 30检查一遍