公司向员工寄送法律文件操作流程及注意事项.doc

公司向员工寄送法律文件操作流程及注意事项若员工不愿意当面签收公司发出的书面通知（包括但不限于签订劳动合同通知书、警告通知书、变更工作地点通知书、续签劳动合同通知书、法律风险告知书、解除劳动合同通知书、办理离职手续通知书、离职证明等文件），或因为某种原因必须将某些法律文件送交给员工而员工拒绝前来领取，若不送交员工的话，公司将承担法律风险的情况（例如离职证明等），建议公司于该员工当面拒收当日或于法定的单位须送交员工的截止期限前，按照以下流程操作：一、通过员工自己确认的联系地址用快递形式（建议用EMS）送达文件。邮递地址的优选顺序是：1、入职信息表（若有）、劳动合同内确认的通信地址。2、员工虽然在上述入职信息表或劳动合同内有确认的通信地址，但员工通过本单位申请办理过本市住房公积金贷款、提取等业务，有相关证明文件证明该员工在本市还有实际居住地址的，按此地址邮递。3、若无上述二种地址，则按员工身份证地址寄出。4、对于预期可能发生重大争议、或者需要密切关注的个案，建议按照上述多个地址分别寄出内容相同的法律文件以确保万无一失。二、寄送快递时，在邮包上随附的快递详情单上面明确写出所寄送文件的名称，如“致张三解除劳动合同通知书”。另请注意，由于预期此份快递详情单可能会作为证据使用，因此务必用力填写！必要时请掀开最底层一联查看复写的字迹是否清晰可辨。三、寄送快递时，向快递公司明确提出的要求：1、请要求快递公司提供签收回执（例如EMS的大部分快递详情单会有“需要回执”的选项，可以勾选；若快递公司不提供此返回签收回执的服务的，则不宜选用这家快递公司！）。2、明确告知快递公司，不得擅自更换本邮件的包装及快递详情单的填写内容，若有必须更换本邮件的包装以及快递详情单的情形，务必通知发件人再行处理（这是因为某些不规范的快递公司有内部潜规则：为防止其内部员工窃取邮包内的物品，对于所有填写了“内件说明”的快递详情单均私下更换）。若遭遇此类不规范的快递公司，则公司原本要达到的送达法律文书的意图就不能实现。3、若与快递公司沟通良好，还可要求快递公司在投递该份快递前，不要电话联系员工；四、若快递被签收，请联系快递公司，要求快递公司提供签收回执单据；五、若快递被“查无此人”“拒收”等原因退回，请将退回的邮包原件（含邮件包装及随附的快递详情单）直接作为档案留存，请有关操作人员注意务必不要拆开快递。六、对于预期可能发生重大争议、或者需要密切关注的个案，快递公司提供的有收件人签字的签收回执或被退回的邮包，对请仔细检查其外观和记载内容，注意以下细节并提前完善辅助证明以免在今后的案件举证期内因时限较短而手忙脚乱：1、复写的字迹是否清晰（请参阅本流程第二点内容）。2、是否与本公司寄出的版本及内容一致（请参阅本流程第三点第2项内容）。3、签收人是否与收件人姓名一致（若不一致，建议还需请快递公司出具一份投递情况说明，用以证明是按指定的地址通知了指定的收件人，签收人可推测出是与收件人同住的有密切关系的人）。4、送达的时间能否清晰看出是当月的多少日期（若因投递员疏忽未填写，建议还需按本流程第六条第3项处理）。5、有无快递公司的盖章？（若无盖章，建议按还需按本流程第六条第3项处理）。附件是来自一宗真实个案，我们要求快递公司详细说明投递情况的证明（因为该快递公司提供的“签收回执”上没有规范填写是几月几日送达的，且实际签收人与指定的收件人不是同一个人），我们作为示范，以助理解：证 明2011年12月9日“AAA有限公司”委托我司“全一快递”（单号：*1110 9006 #*）投递的到XX市XX北路XX花园XX苑X幢502房张XX收，此件是由该地址居住的男孩在2011年12月10日签字签收的（签名为：王XX）。当时的情况是：我司快递员在2011年12月10日下午到达至上述地址楼下，根据该快递单上填写的手机号码（136XXXXXXXX）通知张XX有快递到，张XX表示会下楼前来领取。但是过了一会下楼来的是一名男孩，自称是张XX的儿子，是来帮张XX领快递的，于是我司快递员就与他核对了收件地址和收件人姓名，并由他在快递单上签字签收了。该快递单上收件人所签的名字是王XX，签收时是2011年12月10日下午14点20分。此快递件在我公司系统登记的到达时间是2