英语函电教案.doc

1 编号 编号 时间 时间 潍坊教育学院潍坊教育学院 教教 师师 教教 案案 2007 2008 学年第学年第 一一 学期 学期 系部专业 中文系系部专业 中文系 课程名称 英文函电课程名称 英文函电 授课班级 授课班级 06 级文秘级文秘 任课教师任课教师 张里张里 潍坊教育学院教务处制潍坊教育学院教务处制 潍坊教育学院教案潍坊教育学院教案 年 月 日 2 授课题目 英文函电绪论 教学目标 1 通过英文函电的定义初步了解课程内容 2 明确学习英文函电课程的目的 3 学习并掌握英语函电的三大特点 4 英文函电课程的学习意义 教学重点难点 让学生真正掌握外贸函电与一般社交函电有何不同 即外贸函电的特点 教学时数 2 课时 教学内容 一 英语函电的定义 一 英语函电的定义 板书 定义 板书 定义 我们要学好这门课程首先要解决的就是概念问题 英语函电到底指的是 什么 所谓英语函电就是指在对外贸易中所使用的信件 电报 电传 传真和 电子邮件 English business correspondence refers to letters telegrams telexes faxes and E mails It includes foreign trade and domestic trade of course 板书 信件 电报 电传 传真和电子邮件 letters telegrams telexes faxes and E mails 停顿 1 2 分钟给学生留有记录的时间 二 英语函电的学习目的 板书 学习目的 二 英语函电的学习目的 板书 学习目的 我们本门课程的设立就是要让同学们能够运用最简练 最新颖的表达法 来撰写和阅读一封标准的英语函电 The purpose of this course is to help you learn how to write good business letters cables telexes and faxes by using up to date expressions in the simplest possible language 板书 简练 新颖 撰写 阅读 三 英语函电的特点三 英语函电的特点 板书 特点 板书 特点 我们说英语函电有三个主要特点 它的前提是指英语函电也与一般普通 社交函电有许多共同之处 因为英语函电毕竟是函电的一种 但由于外贸函 电有其自身的特别之处 因此学会了撰写阅读普通社交函电并不一定就能写 就能读懂我们的英语函电 正是基于这点 英语函电的自身特点决定了它必须成为一门独立的课 程 在国外的许多大学都设立了这门课程 只是叫法不一而已 Business Correspondence Business Communication Communicating in International Business 那么 英语函电到底有哪些主要特点呢 3 首先 英语函电有其独特的语言风格和用语 板书 1 独特的语言风格和用语 其次 英语函电充满了贸易术语 缩略语和缩写词 板书 2 充满了贸易术语 缩略语和缩写词 最后 英语函电的内容与外贸业务实践密切相关 板书 3 与外贸业务实践密切相关 以上三个特点是我们本次乃至以后上课的重点 等同学们学完这门课程 自然会明白 不过我们在这里不妨先举一二个例子以便使大家有个大概的了 解 停顿几分钟给学生做笔记的时间 一 首先来看第一个特点 英语函电有其独特的风格和用语 其实 我们学过 现代汉语 也知道三百六十行几乎行 行都有自己的行话 jargons 经商做生意当然也不例外 来看一个实 例 We are in the market for silk blouses and should be pleased if you could kindly quote us your keenest prices for the goods listed below 板书 注意这句话一开始就说 We are in the market for silk blouses 这 就是一句比较独特的外贸用语 之所以这么说 是因为我们平时并不这么说 在日常英语里 这句话我们通常这样说 Our company wants to buy some 例句中还有一句话 should be pleased if you could kindly quote us your keenest prices 其中 quote us your keenest prices 可以说也是一句比较独特的外贸用语 只有在外贸函电中使用 因 为通常我们不用 quote 这个词 而说 tell us your prices 大家来看 买东西要说这么一大堆套话 这跟平日我们在市场上买东西 问价的情形就大不相同了 从这就可以看出英语函电十分客套 而且一本正 经 同时行文还要不紧不慢 这就是英语函电的语言风格 用我们老师的行 话来说就是正式 礼貌 克制 板书 所以要这样写 除了这是商业联系 的惯例外 还因为正式才能显得郑重可靠有诚意 礼貌才能给人以好感 和 气生财就是这个道理 克制才能做到既不冒犯对方又不让人家抓住把柄加以 利用 当然 我们在给亲朋好友写信时就很难用上正式礼貌克制的这种文体 上面所说的正式 礼貌 克制就是英语函电的独特风格 二 接着我们转入下一个特点 充满了外贸术语 缩略语和缩写词 1 英语函电里运用的外贸术语多得很 在此不能一一列举 仅简单地 说几个比较常用的 上面例句中的 quote 报价 还有询价 inquiry 报盘 offer 实盘 firm offer 虚盘 non firm offer 还盘 counter offer 索 赔 claim 等等这些都是外贸术语的例子 板书 4 2 下面再说最常见的缩略语 大家都学过国际贸易实务 对此应了如 指掌 信用证 L C 成本保险加运费 CIF Cost 为成本 Insurance 为保险 Freight 为运费 一般译作 CIF 价 而简单地说 到岸价 是不妥的 因 为 到岸价 不含保险 所以 1990 年新通则就有了 CFR Cost and Freight 除了 CIF CFR 外 还有 FOB Free on Board FAS Free Alongside ship 这两者都为离岸价 但前者为船上交货后者为船边交货 因此要求大家要认真学习新通则规定的十三种贸易术语 灵活掌握运用新通 则 十三种贸易术语 板书 EXW Ex Works 工厂交货 FAC Free Carrier 货交承运人 FAS Free Alongside Ship 船边交货 FOB Free on Board 船上交货 CFR Cost and Freight 成本加运费 CIF Cost Insurance and Freight 成本保险加运费 CPT Carriage Paid to 运费付至 CIP Carriage and Insurance Paid to 运费保险付至 DAF Delivered at Frontier 边境交货 DES Delivered Ex Ship 目的港船上交货 DEQ Delivered Ex QUAY duty paid 目的港码头交货 DDU Delivered duty unpaid 未完税交货 DDP Delivered duty paid 完税后交货 拿出时间让学生练习 并当堂检查学习效果 以上所说的例子都是缩略语 为什么要使用缩略语 目的就在于省时省 事 如 CIF Shanghai 几个字一写 读信人就会明白货物是运抵上海港的 CIF 价 而无需把 Cost Insurance and Freight 全部写出来 3 接着顺便说一下电报电传中的缩写问题 现在做生意往往要密切注 意国际市场的行情 以达成对我方有利的交易 所以在对外贸易联系的过程 中 电报 电传 传真 尤其是传真以其快捷的特点越来越受到重用 而电 报电传除了缩略语外还充满了缩写词 这样做的目的主要是为了节省费用 因为英文电报是按英文字符来收取费用的 每 10 个字符为一个电报字 按 一个计价单位收费 超过 10 个字符又不足 20 个字符的则按两个电报字收费 电传则是以时间计价的 由于电传打字机的速度一般是固定的 因此为了使 电文简短而常常使用缩写词 有时还用几个字母代替一个短语以缩短发电时 间 如 ASAP as soon as possible 但是 无论是电报还是电传 缩写词是有一定的规则规律的 如果不了 解这些规则规律 别说起草就是读也读不懂英文电报电传 不过话又说回来 既然有规则规律那就不是不可掌握的 我们开设这门课程的目的之一就是尽 快地让大家掌握这方面的知识以免走弯路 5 下面再举一句常用的电报缩写 YL11 11RVD 板书 大家猜猜看这个电报字代表了哪些单词 表达的又是什么意思 找同 学尝试回答 电文中字母一律要大写 在这段电文中共有 10 个字符 按一个电报字 计价 只收取一个字的费用 可是要把这个电报字展开可就多了 We have received your letter of Nov 11th 40 个字符 大家看要把这一长串文 字用电报发出去要增加多少费用啊 如果说知识就是效率 知识就是金钱的 话 那么这个例子就是一个很好的注释 其实这种知识并不难学 只要大家 愿意并且肯下工夫都能学会 如在上面这段电文中 YL your letter 11 11 November 11 RVD received 收信人是谁是不言而喻 的 勿需说出 大家看就这么简单 所谓难者不会 会者不难 相信大家在 学了这门课后 都能读写英文的外贸函电 三 下面来看英语函电的第三个特点 函电与外贸业务实践密切相关 由于英语函电的内容涉及到外贸业务 不懂外贸业务就读不懂也写不好 英语函电 这一点也是不言而喻的 而且英语函电与普通函电最明显的区别 也就在此 例如 一个不熟悉外贸业务的人在读到 immediate shipment 时 也可 能读懂它的字面意思 立即装船 因为 immediate at once shipment make shipment 但他很可能忽视或根本就不知道在国际惯例中 立即装 船 是指卖方收到信用证后 30 天内装船 如果同美国人做生意 immediate shipment 是指在 10 天内装船 超过这规定的期限 由此引起 的损失当然要由没有读懂这句话的一方来承担 这既是外贸业务水平的问题 也是一个外贸英语水平的问题 因此 我们希望英语函电这门课程对大家在 这两方面都能有所帮助 四 小结 综上所述 英语函电比较正式 有礼貌和克制 并且有一套惯用的表达 法 英语函电常使用许多外贸术语 缩略语和缩写词 它的内容与外贸业务 实践密切相关 四 英语函电的学习意义四 英语函电的学习意义 板书 学习意义 板书 学习意义 从我前面所讲的来看 英文函电的重要性是十分清楚的 在国际贸易中 买卖双方往往远隔重洋 彼此间的联系大部分要依靠函电 虽说可以打长途 电话 但长途电话一来费用高 二来口说无凭 最后的成交还是依靠白纸黑 字的书面材料 所以说不学会英文函电就迈不出对外贸易的第一步 因而 建议大家学好这门课程 不管你将来是直接从事还是间接从事这方面工作 处在大力发展商品经济和对外开放的时代 随着我国加入 WTO 生活中随时 都有可能接触商业英语 缺乏这方面的知识恐怕会感到越来越不方便 从某种意义上讲 英文函电是以技能训练为主的课程 通过技能训练把 基础英语技能和外贸英语知识有机结合起来 所以没有扎实的基础英语而要 6 在外贸英语上深造 恐怕是会有一定的难度 因此 建议大家在学本课程的 同时 注意不断加强基础英语 送给大家一句话作为开场白的结束语 课前 预习 课后温习 只有这样才能达到熟能生巧 只有不断练习 才能达到运 用自如的境地 课堂随笔 7 潍坊教育学院教案潍坊教育学院教案 年 月 日 授课题目 UNIT1 MODERN BUSINESS LETTERS UNIT2 ESTABLISHING BUSINESS RELATIONS 教学目标 1 熟练掌握商务信函的结构 2 学习商务信函的行文格式 3 总体掌握写建立贸易关系的商务信函 教学重点难点 让学生熟练掌握住商务信函的结构及格式 并且能够掌握如何撰写建立 贸易关系的商务信函 教学时数 2 课时 教学内容 一 商务信函的结构及格式 一 商务信函的结构 1 1 信头 信头 TheThe letter headletter head It includes the essential particulars about the writer s name postal address and zip code telephone and facsimile numbers 顾名思义 信头就是位于一封信开头的那部分 即位于信纸顶端的那部分 信头分为事先印刷好的和写信时临时打上或写上的两种 事先印刷好的 信头 一般都采用通栏标题式 即信头的长度与信纸的宽度相同 而临时打 上或写上的信头一般位于信纸的右上角 其宽度不超过信纸宽度的一半 一个信头由两部分构成 写信人的单位名称和写信人的地址 包括邮编 和 发信日期 除此之外 还可以加上电话号码 传真号码 电子信箱地址以便 于收信人选择答复的方式 有的信头还印上公司的业务范围 服务宗旨 创 办日期 注册商标 总经理姓名等内容 甚至还有印上展示公司特色的图片 如办公大楼 产品等等 写信头要注意的事项 地址的排列应由小到大 日期一般位于信头的右边或 中间偏右 日期的写法比较流行的是日 月 年 这一项是写信人为了便于归档分类而编的号 加上这一项就成为信头的一部 分 有不少公司的信头上已印上 Our ref No 和 Your ref No 的字样 Our ref No 发文号 Your ref No 收文号或来文号 号码的编制 各公司都有自己的规则 在此不多讲了 但有一点 对方来信时的发文号 我们在回信时要写在来文号中 例如 在对方来信中 Our ref No 1234 那么我们在复信时要写成 Your ref No 1234 这是容易出错的一项 8 2 2 封内地址 封内地址 TheThe insideinside namename andand addressaddress It consists of the correspondent s name and address It appears exactly the same way as on the envelope It should be placed two spaces below the date 封内地址就是把信封上的收信人姓名 地址原封不动地抄写在信纸的左 上部 有的同学也许会问既然信封上已有了收信人的姓名地址 为什么在信 纸上还要抄一遍呢 再说这个姓名和地址邮局和投递员都看不到 岂不是多 此一举吗 其实 封内地址至少有以下几个好处 一方面 发信时可以同信封上的地址相对照 以免张冠李戴 把写给 A 公司的信装入了给 B 公司的信封里 另一方面 收信人在拆信时也可以把封 内地址与信封地址核对一下 如果不符 就知道弄错了及时退回 并了解到 由此影响到给自己公司的信被耽误了 可以采取相应的措施 此外 有了封 内地址 在信封磨损 信纸脱落的情况下 或在信封地址被污染而看不清时 信也有可能送到收信人手中 这样看来 打出封内地址并不是一种简单的重 复劳动 实际上很有必要 另外 现在国际上流行天窗式的封内地址 即在信封上用玻璃纸糊上 叠信时将封内地址朝外 这样从天窗就可以看到收信人的地址了 也就不用 在信封上再写收信人的地址了 既省事省时又不会出差错 写封内地址的注意事项 一般封内地址只有公司名称没有具体收信人名 字 这里有两个原因 一是属于初次交往 不知对方姓名当然也就无法写 二是 即使知道对方经办人的姓名但为防止由于这个人出差或其他事情暂时 离开而不能及时处理来信 也只写出公司名称 这样别人可以代办 以便酌 情处理 但如果信是专门写给某人的 如总经理就应写上他的职务 人名单 独成一行 位于公司名称之上 封内地址一般位于信纸的左上方 信头之下 3 3 称呼 称呼 TheThe salutationsalutation The salutation is the polite greetings with which a letter begins The customary formal greeting in a business letter is Dear Sirs or Gentlemen It should be placed two spaces below the inside address 写信人对收信人的称呼 它的位置在封内地址下面的两行 并与封内地 址平头 写称呼要注意 1 公司对公司 单位对单位可以用 Dear Sirs Gentlemen 中文译 为 敬启者 执事先生 注意单复数和标点的使用 2 如果信是专门写给某一个人的 该用什么称呼呢 如果对方是男 性 可以用 Dear Sirs 如果对方是女性 可以用 Dear Madam 这对已婚未 婚都适合 如果同对方有私交或很熟悉 则可以写出姓名如 Dear Mr Bush Dear Miss Smith 要注意的是 dear 这个词在此只是客套用语并没 9 有什么特殊的意义 4 4 事由 事由 TheThe subjectsubject line line The subject line is often inserted between the salutation and the body of the letter to invite attention to the topic of the letter 顾名思义就是一个标题的作用 目的是为了使信件得到及时处理 因为 收信人一看便知道该由哪个部门哪个人来办理 在业务量繁忙的大公司 这 样做可以节省不少时间 另外 有了这一项便于收信人分捡 归档和查阅 事由位于称呼的下端 可以把它看作信的正文的一部分 与正文平行 5 5 信的正文 信的正文 TheThe bodybody ofof thethe letterletter This part contains the actual message of the letter 信的正文开头空两格 这是信的主体 写信人的意思都在这部分表达 其它的部分只是为这部分服务的 在上节课中所说的英语函电的三个特点都 体现在这部分里 由于这部分是我们今后上课的重点 在这就不多讲了 6 6 客套结尾 客套结尾 TheThe complimentarycomplimentary closeclose The complimentary close is mere a polite way of ending a letter It should match the form of the salutation The most commonly sets of salutation and complimentary close are Yours faithfully Yours truly 客套结尾也是一种客套话 相当于中文信结尾的 谨上 谨呈 它一 般位于信的正文之下略偏右下方 写结束礼词应注意三点 1 要注意结束礼词和称呼的匹配 原则上 Yours faithfully Dear Sirs 相匹配 Truly yours Gentlemen 相匹配 2 要注意这两个单词的位置可互换 但只有第一个单词的第一个字 母大写 而且后面一定要用逗号 3 要注意的是 当下级给上级 子公司给总公司 厂矿企业给银行 写信时要使用的客套结尾是 Yours respectfully 7 7 签名 签名 TheThe signaturesignature A letter should be signed by hand and in ink Because many hand written signatures are illegible the name of the signer is usually typed below the complimentary close and followed by his job title or position 签名一般在客套结尾的下端 顺序是 1 首先应用大写字母写出公司的名称 2 然后是公司法人代表的手写签名 要求字迹清晰 工整 易于辨 认 避免潦草 不可图方便而只加盖图章 这样做是很不严肃的 3 签名的下面还要用打字机打出法人代表的姓名和职务 10 8 8 附件 附件 TheThe enclosureenclosure 如果一封信除了载有信的正文之外 还包括一些别的东西 如照片 单 据 报价单等就应当使用附件这一项 加以说明 它的作用在于对发信人和 收信人来说都是一种提醒 附件的位置一般位于信纸的左下角 使用附件要注意的事项 1 一个附件是自成一体的一件物品 一张发票是一个附件 两张发票是两 个附件 而一本十几页的产品目录也只算一个附件 2 有两个以上的附件就要注明附件的数量 附件可缩写为 Encl 也可写成 Enc 区别在于如果写 Encl 而附件是两个时就要把它写成 Encls 2 而缩 写为 Enc 只需在缩写字母后面加上数字即可即 Enc 2 3 附件如果比较重要 应列出附件表或明细 4 如果信的正文已提到随信附上发票一张 那么在附件这一项就要注明 As stated 如信中所述 即可 9 9 经办人代号 经办人代号 TheThe referencereference notationnotation The attention line is used to direct the letter to a specific individual or section of the firm It generally followed the inside address 这里可能写上某一个人的姓名 有时只写一个职务名称如 Export Manager 或只写一个部门的名称如 Export Department 一封信加上经办人姓名这一项 目的是避免不应有的耽搁 一个公司的 收发人员见到 The reference notation 之后 会直接把信交给经办人或经 办部门 从而减少不必要的周折 经办人姓名属于封内地址中的一部分 但是 如果封内址的第一行不是公司名称而是一个具体的收信人的姓名 或没有收信人姓名却有收信人的职务名称 那么经办人姓名这一项就不能采 用了 1010 抄送 抄送 TheThe carboncarbon copycopy When copies of the letter are sent to others you may type c c below the signature at the left margin 有时候 信的内容涉及到不只一个公司 写信人希望这些当事者都应该 知道此信的内容 就可采用抄送的办法 即写好信后复印所需份数 分别寄 给有关公司 写信人写信时用 c c 注明这封信还抄送给了哪些公司和个人 使收信人心中有数 The carbon copy 一般缩写为 c c 或 cc to 二 商务信函的行文格式 The Form of a Business Letter 格式是指信的结构是如何排列在信纸上的 习惯的格式大体可分三种 1 缩行式 indented style 所谓缩行式仅指信的正文而言 其它部分与平头式相同 缩行式要求每 一段落开始时往里缩进 5 个字母左右 2 平头式 又分为完全平头式和改良平头式 11 A 完全平头式 full blocked style 完全平头式的特点 凡是用打字机打上去的每一行字都从左边空白边缘 处打起 除了信的正文外 信的其余部分都采用开放式标点 现在让我们具体讲一讲 首先需要明确第一个特点 凡是用打字机打上去的每一行字都从左边空 白边缘处打起 因此信件比较整齐划一 这里就涉及到一个问题 关于空白 边缘的宽度问题 一般为 5 厘米左右 但可以根据信纸的宽窄 信的内容的 长短来调整 特点二是 除了信的正文外 信的其余部分都采用开放式标点 所谓 的开放式标点即 open punctuation 是相对封闭式 closed punctuation 而言 的 这两者的主要区别 封闭式标点符号的特点是信的每一部分都要用标点 符号来表示 例如在开头的后面要用逗号或冒号 客套结尾后面要用逗号等 等 开放式标点则尽量少用标点符号 只要不至于引起误解产生歧义 就不 用标点 完全平头式显得整齐划一 其主要优点是省时省事 但它也有美中不足 之处 即所有项目都集中在左边 而右边往往剩余很多空白处 使整个布局 显得不太平衡 B 改良平头式 modified blocked style 把完全平头式中的一些项目 日期 客套结尾 签名等 从左边移到了 右边 从而使全局的配置显得比较协调 这样做虽然费点事 但可以使信件 更加美观也很可取 所以不少公司都采用这种格式 3 混合式 Semi block style with indented paragraphs 其实它是改良平头式与缩行式的结合 混合式与改良平头式只有一点不 同 那就是混合式的正文部分 每一段的第一行都要缩进若干格 一般要与 开头最末尾一个字母或其后的标点垂直 有的甚至还要往后退 1 2 格 以上各种格式 仅供参考 一般可根据你的或公司的喜好而任选一种 关于打信时如何记住那么多要领呢 除了必须加强实践外 还有一个小窍门 如果你在给外商回信时 一时拿不准该采用什么格式或担心记不住打某种信 的要领 可以把外商的来信作为样例参考 二 建立贸易关系的商务信函 建立贸易关系 实际上就是确定贸易的对象 而贸易对象选择得合适与 否 决定着交易的成功与失败 因此 必须慎重对待 一般情况下 买卖双 方通过毛遂自荐或第三者介绍 首先调查清楚贸易伙伴的资信状况 经营能 力和业务范围等重要情况 再进行实质性的业务探讨 贸易双方只有在互相 了解 彼此信任的基础上 才能进行积极的合作 顺利地开展双边的贸易活 动 从内容上分为三大部分 1 消息来源 2 自我介绍 3 提出要求 现在我们通过学习常用的句子来进一步学习建立贸易关系的商务信函 1 消息来源和自我介绍消息来源和自我介绍 12 1 We are 我们 我方 我公司 为 We are a state operated corporation handling the export of animal by products 我方 我们 我公司 为经营畜牧产品出口的国营公司 2 This is to introduce as 兹介绍 为 This is to introduce ourselves as one of the leading exporters of garments in China 兹介绍 本公司为中国最大的服装出口商之一 3 to write to introduce 写信介绍 We write to introduce ourselves as large dealers in foodstuffs with good connections in the country 现函告 我方为食品大经销商 在国内拥有大批客户 4 to take the opportunity to introduce 利用机会介绍 We take this opportunity to introduce ourselves as large importers of fertilizers in our country 乘此机会 兹介绍 我公司为国内化肥大进口商 5 to inform sb that 告知某人 We wish to inform you that we are specialized in the export of arts and crafts 现奉告 我方专门经营工艺品出口 6 to take the liberty of doing sth 冒昧地作自我介绍 We take the liberty of introducing ourselves 现冒昧地作自我介绍 7 to have owe one s name and address from 从 处得知某人名字 和地址 We have your name and address from China Council for the Promotion 13 of International Trade 我们从中国国际贸易促进会得悉贵公司名称和地 址 8 to own one s name and address to 承蒙 告知 We owe your name and address to Italian Commercial Bank who has informed us that you are in the market for ball bearing 承蒙意大利商业银行告知贵公司名称和地址 并告知贵方欲购进滚珠轴承 9 to be transferred forwarded to for attention 转交 处理 Your letter of Sept 8 has been transferred to us for attention from our Head Office in Beijing 贵方 9 月 8 日函已由我们在北京的总部转交我方处理 10 Through the courtesy of 由于 的好意 Through the courtesy of the Paris Chamber of Commerce we have your name as a firm who is interested in doing business with us 经 由巴黎商会 我们得悉贵公司有兴趣与我方进行贸易 11 on the recommendation of 由 推荐 介绍 On the recommendation of Messrs Harvey UNIT4 FIRM OFFER AND NON FIRM OFFER 教学目标 1 理解几个重要概念 询盘 报盘 报价 实盘 虚盘 2 学习相关的重点单词及短语 3 学习和掌握如何写报盘的商业信函 教学重点难点 在理解几个重要概念的过程中 要特别注意到报盘和报价 实盘和虚盘 的区别 同时能够写出报盘的商业信函 教学时数 2 课时 教学内容 一 重要概念 一 询盘 询价 enquiry 询盘 询价 是买方对所要购买的商品向卖方做出的探询 其内容并不 仅限于价格 还可兼问商品的规格 性能 包装和交货期等 询问的目的主 要是从卖方即出口商方获得具有竞争性的价格 然后从几家报价中选择最佳 者 因此对同一商品的询盘 往往不只向一家公司发出询盘 而是向不同国 家的 在经营某种商品有名气的 而且是相互竞争的若干家公司同时发出 外贸行业有句口头禅 货比三家 就是这个意思 询盘信比较好写 一般不会出什么大问题 因为询盘是没有任何约束力 的 也就是说询盘的一方没有任何义务非要买被询盘一方的货物 因此就算 问得不妥 也不会或不容易造成经济损失 另外 一般情况下 卖方比买方 对达成交易更加积极 所以 既使买方在询盘信中没有详细询问的一些情况 有经验的卖方也会主动告知有关事宜以利于早日成交 但是 询盘信质量高 低 往往反映写信人业务素质和可靠程度 从而影响到被询盘人对交易条件 的各种考虑 所以希望大家能够认真对待 询盘信是所有函电中最普遍的一种 买卖双方第一次交易 买方难免要 向卖方打听许多事项 例如想知道销售条件 销售服务情况 询问产品制造 情况等等 最多见 最起码的不外乎询问价格 站在买方的立场是询问价格 18 站在卖方的立场上 则是报价 1 询盘依其性质和意图可分为两种 1 一般询盘 General Inquiry 这种询盘并不一定立即接触具体交易 一般属摸底性质 其内容包括 请 寄某种商品的样品目录价格表 探询某种商品的品质 价格 数量和交货 期等 2 具体询盘 Specific Inquiry 所谓具体询盘实际上就是请求对方报盘 也就是说 买方已经准备购买某种 商品 或已有现成买主 请卖方就这一商品报价 2 在询盘时 常常查问或要求对方提供的项目有 1 样品方面 sample 样品 sample book pattern book 样本 pattern design 款式 式样 sample cuttings 剪样 2 目录 catalogue 商品目录 the latest catalogue 最新目录 illustrated catalogue 附有说明书的目录 list 货单 display cards 展 览卡 3 价格 export price 出口价 the lowest price the best price 最低价 competitive price 竞争价 indication of price 参考价 reasonable price moderate price 公道价 favorable price 优惠价格 practical price workable price 可行价格 实际价格 4 付款 支付条款 terms of payment payment terms 5 折扣 数量折扣 quantity discount 特价折扣 special discount 6 交货 交货期 delivery date date of delivery 预计交货期 estimated delivery date 最早交货期 the earliest delivery date 7 一般资料 小册子 brochure 的全部细节 the full details of 有关 的全部资料 the full information about 公开性资料 publicity material 技术资料 technical information 3 写询盘信应注意如下重点 1 如属初次认识 要说明认识的经过 如承 或 处获悉对方的名称 和地址等 2 如是对方先来信时 则应表示感谢 3 说明本公司的业务范围及有意购买的商品种类数量规格等 4 请求报出价格包装付款保险等交易条件 必要时说明本身所希望的条件 5 说明商品市场的供应情况 6 请求寄送目录册 价目表 样品等 7 表明愿意热诚进行交易或要求早日答复 一起来学习一下 enquiry 这个单词的相关知识 enquiry n 询问 询价 调查 大家先记住它的同义词 inquiry 一般指 询问 放在经济术语里 19 我们解释为 询购 询盘 补充几个相关的短语 make an enquiry to sb 向某人询问 make an enquiry about sth 询问某种商品的价格 make an enquiry into sth 调查某事 enquiry office 问事处 enquiry desk 询问台 问事处 Enquiry Note Enquiry Sheet 询价单 二 报盘 offer 报盘 又叫发盘 发价 在法律上叫做 要约 即一项定约的建议 虽然在 中文里以上几种叫法都可以 但在英文里只有一种叫法 offer 1 报盘的分类 从不同角度分 可以将报盘划分为好几类 从报盘人的身份来分 有买方报 盘 卖方报盘 从报盘形式来分 又可分为口头和书面两种 从报盘先后顺序 来分 又可分为主动报盘和对询盘信的答复 报盘从法律责任上来分 又可 分为有约束力的报盘和无约束力的报盘 有约束力的报盘也叫正式发盘 formal offer 或有效发盘 effective offer 无约束力的报盘也叫自由发盘 free offer Offer with engagement formal offer effective offer Offer without engagement free offer 好 学习 offer 这个单词的一些用法 v 报盘 offer sb sth at a price 以 价格向某人报盘 offer sb firm 给某人报实盘 n 报盘 与动词 make send give cable 等连用 后接介词 for of make sb a firm offer for sth at a price 向 报实盘 a firm offer 实盘 a non firm offer 虚盘 to accept an offer 接受报盘 to confirm an offer 确认报盘 to decline an offer 拒绝报盘 to entertain an offer 考虑接受报盘 to extend an offer 延长报盘 to withdraw an offer 撤销报盘 to cancel an offer 取 消报盘 to renew an offer 恢复报盘 a combined offer 搭配报盘 2 实盘与虚盘 有约束力的报盘为实盘 无约束力的报盘为虚盘 在日常的外贸业务中 我 们就用这两种说法 分清实盘与虚盘 掌握两者关键性区别 是我们学习本 单元的重点 实盘对报盘人有约束力 在发盘规定的有效期内不得更改 或撤消已发出的 报盘 反之 虚盘则没有约束力 它可以更改 撤消已发出的报盘 3 实盘的必备条件 20 起决定作用的一词 subject 是决定本盘为实盘还是虚盘的一个重要标志 我 们先看看单词 subject subject adj 以 为条件 以 为准 取决于 后接介词 to We re making you a firm offer as follows subject to your reply reaching us by the end of this week 现向你方报实盘如下 以你方答复于本周末前到达为有效 The offer is subject to our final confirmation 本报盘以我方最后确认为准 这个表达法是典型的虚盘 即无约束力的报盘 类似的表达法 The offer is subject to prior sale 本报盘以货物先售出为条件 一个实盘从法律角度上讲 必须符合三点要求才构成实盘 1 Clear 内容清楚确切不含糊其词 模棱两可 2 Complete 交易条件完整 商品名称 规格 包装 数量 交货期 价格 支付方式 装运期等 对报盘有效期做出规定 这一点也很重要 3 Final 无保留 发盘人愿意按照他所提出的交易条件同受盘人签订合同 除此之外 没有任何保留条件 一般保留条件有以下表达法 不认为是实盘 A subject to our final confirmation 以我方最后确认为准 B subject to prior sale 以先售为条件 C subject to the goods being unsold 以货物未售为有效 D subject to change without notice 4 有效期问题 但对报盘有效期的规定则不视为保留条件 而应把它看作是交易的主要条件 之一 因为发盘人不规定有效期就等于报出了个无限期的盘 受盘人可以在 很长时间内根据市场行情变化来决定接受与否 因此报盘必须规定有效期 规定有效期又要具备两个要素 1 时间 时间 指有效期长度 注意不可太长 这在国际贸易实务课上 学过 2 地点 地点 指必须说明对方回答所到达的地点 如本课的时间规定 在 二月五日前 而地点规定 reaching us by us 到达我方 规定地点十分重要 因为如果对方用信答复 信件在路上得走一段时间才能 到达发盘人手中 如果不做出诸如 抵达我方手中 这样的地点规定 就很 容易出现说不清楚的纠纷 所以 在报实盘时 一般都规定 以答复到达发 盘人手中为准 reaching us 有的公司比较谨慎 甚至在时间的规定上 考虑了国际时差的不同 在时间的后面加上 our time 以我方时间为 准 在本课中 Subject to 是一个标准的报实盘时对答复信时间和地点的规定 要求大家一定要掌握好 21 在当前的国家贸易中 使用实盘报价较多 但遇到下列情况之一 实盘 立即失效 1 受盘人在实盘有效期外表示接受 发盘人不受约束 2 受盘人对实盘中的一项明确表示拒绝或修改 该项实盘立即失效 3 一经受盘人作出还盘 原发盘也随之失效 5 报盘 offer 与报价 quotation 的区别 课本 31 页 Offer 为报盘 也就是说除了针对某种商品的价格外 还应该包括数量 交 货期 支付方式等交易条件 quotation 为报价 即某种商品的价格 quote v 报价 quotation n 报价 价格 quote sb a price for sth quote sb for sth quote sb a price quote a price Please quote us your lowest prices for walnuts 请给我们报核桃的最低价 quote v 报价 与介词 for 连用 quotation n 报价 与动词 make send give cable fax 连用 后接介 词 for 但当买方提及卖方报价时一般用介词 of quotation sheet 报价单 二 相关单词及短语 1 place an order with sb for sth 向某人订购某物 place a large order with sb for sth 向某人大量订购某物 place a substantial order with sb for sth 向某人大批量订购某物 If your price is reasonable we may place a large order with you 若你方价格合理 我们可能向你大量订购 As your women s dresses are of high quality and prices are reasonable we ll place a substantial order with you 因为你方的连衣裙质量好 价格合理所以我们向你方大量订购 2 meet with a favorable reception 深受欢迎 类似的表达法 to enjoy popularity to enjoy fast sales to meet with great favor Our handicrafts have enjoyed general popularity in the European market 我们的工艺品在欧洲市场普遍受欢迎 3 bid n v 递价 我们可以看一下课