JE-CG-ZD-04业务招标流程.docx

业务招标流程文件编号： 版本号： 编 制： 日 期： 审核： 日 期： 批 准： 日 期： 修订记录页次原版本版本修订日期修订内容提要1. 目的： 1.1为了更好的利用供应商资源，以确保公司的利益最大化，损失最小化2. 范围： 2.1适用于公司2000元以上的物料采购。3. 权责：3.1. 采购申请：仓库l 存货物料采购申请：由仓库在K3系统中中发起采购申请.见图表1图表 1l 其他类物资采购：物资需求部门。见图表2图表 23.2. 采购申请单审核过程：申请人申请部门主管审核总经理批准。3.3. 采购执行：采购部3.4. 采购物料验证：l 生产类物资：采购部，工艺部，仓库l 办公用品类物资：行政部门l 其他类物资：申请部门3.5. 技术资料管理：行政部3.6. 付款申请、批准、执行：具体管理办法见付款审批业务流程 4. 定义：4.1. A类物料：对产品的安全、主要功能和技术指标有重大影响的物料即：板材，PVC膜。4.2. B类物料：对产品的主要功能和技术指标影响较大的物料即：五金，。4.3. C类物料：对产品的主要功能和技术指标没有影响或影响轻微的物料。4.4. 委外件：指委托外单位加工的零件、部件，形式可以是包工包料或送料加工。5. 作业内容：5.1. 采购申请和审核5.1.1. 生产性采购：仓库根据物资需求计划，在K3系统中填写 “采购申请单”（见图表1）， “采购申请单”由仓库主管审核，采购部执行采购。5.1.2. 非生产性采购：需求部门填写采购申请单（见图表2），并经部门主管及总经理批准后，由采购部执行采购。5.1.3. 紧急需要的材料、物资采购：需求部门主管可通过邮件等电子或书面等方式征求总经理的意见，可先行执行采购，后补流程。5.2. 采购过程5.2.1. 供应商的选择5.2.1.1. 公司物资采购应在“合格供应商名册”中选取（紧急情况和小批量采购时除外）；5.2.1.2. 物资2000元以上的采购原则上需要三家以上供应商报价。5.2.1.3. 所要采购的物料没有列入“合格供应商名册”时，采购部应积极寻找供应商。5.2.2. 询价、比价、议价5.2.2.1. 询价：向供应商发出相关的征询信息，明确所采购物资的名称、规格、数量、技术要求、供货期及付款方式等事项。5.2.2.2. 比价：收到供应商回复的物料征询信息后对供应商提供的情况进行比较、筛选，初定供应商。新物资的采购原则上有三家供应商的采购。5.2.2.3. 议价：初定供应商后，进一步洽谈，对厂商所供货的质量、价格、供期、付款方式、售后服务提出具体要求。5.2.3. 生成采购订单、签订合同5.2.3.1. 采购部从K3系统中“采购申请单”下推生成采购订单。见图表3图表 3 (电子单据)，并将确定的价格信息、采购方式和供应商信息填入采购订单。5.2.3.2. 根据采购订单编制采购合同，合同应包含所订货物的名称、型号、物料代码、技术规格、数量、质量要求、验收方式、付款方式及送货时间、地点。5.2.3.3. 原则上建议使用标准合同范本。见图表4图表 45.2.3.4. 采购合同经供应商签字盖章后，采购部填写“采购合同情况说明表”见图表5图表 5连同“采购合同”文本先后经采购主管、总经理等进行审核，审核通过后，合同盖章生效；对应的采购订单需同时审批。5.2.3.5. 对于长期合作供应商，如已签订战略框架合同，则只需补充说明本次供应的规格、数量、交期即可。见图表6图表 65.2.4. 物资的入库5.2.4.1. 物料即将到货前，采购部通知仓库准备接收，到货后，货物送到仓库，仓管员根据“送货单”从K3系统上对应的采购订单下推生成“外购入库单”见图表7图表 7并通知采购部、工艺部对物料进行检验；工艺，采购根据质量检验标准进行验收。5.2.4.2. 只有办理好外购入库单的物料方能正式领用。5.3. 采购的质量管理 5.3.1. 由生产，工艺，仓库提出物料的质量标准，作为采购合同的附件；5.3.2. 有仓库主导，采购部及工艺部对产品质量进行验收。5.3.3. 供方在提供采购物资时，如有必要需同时提交交货物质的检验合格报告。5.3.4. 生产，仓库，采购部对检验用量测仪器仪表的配备提出建议，由总经理批准购买。5.4. 采购财务处理5.4.1. 先货后款供应商：收到供应商交来的送货单、发票后，由仓库管理员核对无误做采购入库单，由采购员将采购付款申请单.见图表8图表 8、发票、外购入库单一并送采购部主管审核、财务部，总经理批准，批准通过后由财务部付款。5.4.2. 先款后货供应商：由采购员将采购付款申请单、采购合同（采购订单）经采购部主管审核后交至财务部审核，经总经理批准，批准通过后由财务部付款。收到供应商交来的送货单、发票，由仓库管理员核对无误做外购入库单，由采购员签名后送财务部冲帐。采购部应在每月的10日之前要求供应商提供发票。5.5. 对账：每月的5日之前需要完成上月供应商应付的对账工作。5.6. 采购资料管理：由采购部将采购文件、供应商提供的有关技术资料编号归档，如需借阅应办理手续。使用人可用复印件或电子文档。5.7. 材料价格调整：采购员应及时了解市场供货行情，若有较大幅度提价要及时向分管领导直至总经理报告。5.8. 采购异议状况：合同延期、变更或合同上的预付款不到位，采购暂缓进行或取消。5.9. 委外件的质量控制5.9.1. 委外件的质量标准和图纸由生产部，工艺部及仓库共同制定和并由工艺部统一提供。5.9.2. 工艺部和采购部共同负责与外加工单位联系，工艺部负责外加工合同的技术协议部分，采购组负责商务协议部分。签订合同后，由采购部根据合同内容执行监督和跟踪。5.9.3. 在交接时，外协单位应提供按合同要求检验合格的报告。6. 相关文件：6.1. 供应商管理程序 -6.2. 生产管理程序 -6.3. 文件管理程序 - 7. 使用表单：7.1. 采购申请单 - 纸质单据7.2. 采购申请单-纸质单据7.3. 合格供应商名册 - 纸质单据7.4. 外购入库单 - 电子单据7.5. 采购订单-电子单据7.6. 采购合同情况说明表-纸质单据7.7. 付款申请单-纸质单据8. 附件图表 9附件2序号基本流程责权部门完成内容涉及表单时效涉及的部门1采购申请1.生产类：仓库2.非生产类：需求部门1.生产类需要由K3系统发起2.非生产类填写纸质采购申请单，经申请人，申请部门主管，总经理审批后采购部执行采购申请（K3系统采购申请单（纸质）1天内完成采购订单的生产公司所有部门2采购订单采购部采购部完成对订单中物料的名称、型号、物料代码、技术规格、数量、质量要求、验收方式、付款方式及送货时间、地点。1.采购订单2.采购合同1个工作日采购部3到货计划采购部根据采购订单生成采购到货计划表，每天16:00提交给到仓库采购到货计划表每日采购部4外购入库仓库根据送货单内容，生产外购入库单外购入库单1天仓库5对账采购部每月5日之前和供应商对账，10日之前供应商开具赠票对