泛港地产集团OA使用制度.docx

汎港地产集团OA使用制度制定目的：为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。使用范围： 汎港地产集团及各下属子公司。 一 、总则1.1 汎港地产集团办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微E-Cology7.1协同办公系统为管理平台，采用B/S(浏览器/服务器)结构，建立起来的覆盖全公司职员的办公信息管理系统。实现网上办公和信息资源共享。OA系统是汎港地产集团信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。1.2 为了加强对汎港地产集团OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本办法。1.3 自本制度生效日期起，所有汎港地产集团OA系统的操作均按照制度来操作、管理和奖罚。1.4全公司工作人员必须自觉使用OA软件,应每天查看OA软件上的文件、信息，检查并接收自己的流程；1.5 各单位须指定专人负责OA信息维护，及相关信息工作与总部总经办的联络沟通。同时也须明确各自门户网站上相关栏目信息发布工作的相应负责人。 二、管理制度：2.1、组织职责 OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：1、公司集团办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为： （1）、负责制定OA系统规章制度； （2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；2、OA系统管理员负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作； （5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理； （7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。 3、人事人员负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。2.2 权限职责：（1）由各单位提交对OA系统各模块和菜单的权限划分，再由系统维护部门设置权限；（2）系统用户账号不得借予他人使用；如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。（3）员工权限职责：a) 拥有普通职员的权限；b) 在上级领导的许可下，可以代理同部门同事在外期间的工作事宜处理；c) 可以新建协作区，以便讨论工作使用；d) 根据部门需求，申请文档目录和门户栏目更改事宜；e) 离职前一天，提交离职人员OA系统账号给OA系统管理部门，以停用账号；（4）部门主管/经理权限职责：a) 拥有不同职员的权限；b) 及时批示本部门职员的流程申请，以及处理上级领导的批示；c) 可以查看其下属的文档，并规范其文档；d) 监督部门职员在OA系统上的操作行为；（5）经理以上人员权限职责：a) 拥有部门主管/经理的权限；b) 及时批示本部门职员的流程申请；c) 可以查看本系统内的所有文档及协作区，总经理和董事会可以查看所有文档和所有协作区等内容；2.3、基础管理1、使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。3、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。4、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。5、OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政人事部负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。6、各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。2.4 文档管理：（1）公司文档由办公室发布，任何文档必须遵守命名规范;（2）任何文档格式都要遵守公司的文档标准格式；（3）任何正式文档（如：通知通告等）只允许使用word文档格式；（4）任何文档必须根据文档类型，存放在OA系统的对应目录里；（5）任何需要审批的文档或报表，需按照文件审批流程执行，不得以共享方式直接发布；（6）一般正常文档大小为：020MB；如需上传超大文档，需要部门经理核定，由OA系统管理员负责设置； （7）非特殊情况，不得上传压缩格式的文档附件； （8）不得上传和发布与工作无关的文档，如：电影，视频，言论攻击等； 2.3 流程管理： （1）OA系统管理部门必须按照各部门的事务处理流程需求，界定其可行性后，在OA系统上设定相应的事务处理流程； （2）各部门处理事务时，如果该事务流程已经存在于OA系统上，非特殊情况下，一律使用事务流程处理； （3）各下属公司新进人员由指定人员申请OA账号，如果该下属单位无文员或主管职务人员，可以指定一个人申请； （4）任何职员需及时处理待办事宜，提交回复意见；查看流程后，需在按以下标准及时提交回复： （5）如果出差在外，或不能正常办公，需设置代理人员或委托他人处理相关事宜； 2.4 门户管理： （1）各部门门户栏目由各部门定义，提交OA系统管理部门设置； （2）各部门门户内容由各部门自行维护和更新，OA系统管理部门提供相应的技术支持； （3）门户内容必须与工作相关，或体现健康风貌，或传达知识技能等；不得有攻击之类不健康的或私人的内容，门户内容必须有单位负责人审批；2.5 其他管理：（1）OA系统的个别附属功能，按照公司相关规定，对实际需求人员开放； （2）在工作协作区，不得建立和发布攻击或与工作无关的讨论； （3）不得使用OA系统邮件功能，传达和处理与工作无关的事情；三、安全保密 1、为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。2、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 3、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。四、考核为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。 1、OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或年度考核范围。2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理。 3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。4、对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。 五、 应急措施应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。 2、公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。 3、OA管理员对OA系统要及时进